PETUNJUK TEKNIS PANITIA PELAKSANA (ORGANIZING COMMITTEE)

PESPARANI II DUMAI, 6-8 OKTOBER 2023

NO JABATAN TUGAS (v)

1 KETUA 1. Memimpin dan mengendalikan persiapan,
pelaksanaan dan pasca kegiatan PESPARANI
2. Memberikan petunjuk dan mengkoordinasikan kegiatan
Panitia Pelaksana (Organizing Committee) serta unit-
unit kepanitiaan lainnya
3. Bertanggung jawab atas keberhasilan seluruh
kegiatan PESPARANI;
4. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya
dalam kepanitiaan;
5. Saling memberikan bantuan lintas divisi;
6. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam
rapat-rapat kepanitiaan;
7. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang
telah dan akan dilaksanakan kepada Panitia Pengarah.
8. Menyusun laporan alokasi anggaran kegiatan kepada
Panitia Pengarah.

2 WAKIL KETUA 1. Membantu Ketua Panitia Pelaksana (Organizing

Committee) dalam memimpin dan mengontrol Ketua-
Ketua Bidang dibawahnya.
2. Menggantikan posisi Ketua saat berhalangan hadir pada
setiap kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan pasca
kegiatan

3 SEKRETARIS 1. Mengatur, memimpin dan mengendalikan pelaksanaan

fungsi sekretariat untuk keperluan dan fasilitasi Panitia
Pelaksana (Organizing Committee);
2. Melayani, mempersiapkan dan memberikan
informasi yang diperlukan oleh bidang-bidang Panitia
Pelaksana (Organizing Committee).
 3. Berkoordinasi dengan setiap seksi dalam membuat dan
mengadakan keperluan-keperluan yang dibutuhkan
dalam kepanitiaan
4. Berkoordinasi dengan Pengarah, Ketua dan Wakil Ketua
dalam membuat dan menyusun agenda rapat dalam rapat
pleno ataupun rapat Seksi
5. Membantu Ketua, Wakil Ketua, dan Bendahara dalam
membuat dan menyusun laporan pertanggungjawaban
kegiatan
6. Bertanggung jawab membuat dan mengagendakan,
mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal
yang berkaitan dengan Seksi seperti notulen rapat Seksi,
kuitansi, surat yang dibutuhkan
7. Mempersiapkan Daftar Hadir Panitia, Narasumber
(apabila ada), Dewan Juri dan peserta untuk
setiap tahap kegiatan selama penyelenggaraan
PESPARANI;
8. Mempersiapkan tanda pengenal (name tag) bagi Panitia
dan Peserta;
9. Mempersiapkan Jadwal Acara Lomba, Tata Tertib Acara,
dan Tata Tertib Lomba setiap mata lomba (Koordinasi
dengan Bid. Mata Lomba SC)
10. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua

4 BENDAHARA 1. Mengkoordinir Sie Dana dalam penggalangan dana

PESPARANI;
2. Mempersiapkan Daftar Tanda Terima Pengeluaran
Pembiayaan untuk setiap aktivitas keuangan;
3. Mempersiapkan laporan alokasi anggaran.
4. Membuat laporan keuangan secara tertulis dengan
disertai nota-nota yang ada dan berhubungan dengan
kepanitiaan
5. Bersama dengan Pengarah, ketua, Wakil Ketua, dan
 Sekretaris menyusun laporan pertanggungjawaban
kegiatan
6. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua

5 SIE. LITURGI 1. Mempersiapkan seluruh petugas liturgi untuk Misa

Pembukaan dan Misa Penutupan.
2. Memastikan Pastor pemimpin misa dan selebran yang
akan hadir pada Misa Pembukaan dan Penutupan.
3. Bersama bidang perlengkapan mempersiapkan dan
memastikan ketersediaan peralatan liturgi, sarana dan
prasarana pendukung misa.
4. Menyusun dan menyediakan buku acara liturgi
5. Melakukan koordinasi dengan Imam pemimpin misa dan
bidang lainnya untuk memastikan pelaksanaan acara
liturgi dengan sebaik-baiknya
6. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana

6 SIE. CEREMONY 1. Mengatur segala hal berkaitan dengan acara Pembukaan

PEMBUKAAN DAN dan Penutupan
PENUTUPAN 2. Bersama SC Bidang Ceremony Pembukaan dan Penutupan
berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-
hal teknis di lapangan
3. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan
spesifik kepada seksi lain dan pihak-pihak terkait lainnya
atau yang di luar panitia
4. Bersama SC Bidang Ceremony Pembukaan dan Penutupan
mengatur denah tempat pembukaan dan penutupan dan
mengoordinasikan dengan pihak-pihak terkait
5. Bersama SC Bidang Ceremony Pembukaan dan Penutupan
menyiapkan para pengisi acara Pembukaan dan
Penutupan.
6. Mengatur protokol acara sesuai dengan pejabat yang hadir
dalam acara kegiatan
 7. Mempersiapkan penerima tamu ;
8. Mempersiapkan list undangan dan undangan ceremony
persiapan dan penutupan ;
9. Memastikan kehadiran para tamu undangan (para imam,
suster, tamu pemerintahan)
10. Bertanggung jawab kepada Pengarah dan Ketua, dan Wakil
Ketua

7 SIE. PERLENGKAPAN 1. Mencari dan mempersiapkan penyedia jasa akomodasi

CEREMONY DAN LOMBA untuk ceremony dan lomba;
2. Mempersiapkan segala perlengkapan untuk kebutuhan
penyelenggaraan kegiatan ceremony pembukaan dan
penutupan PESPARANI ;
3. Berkoordinasi dengan koordinator mata lomba (SC) dalam
mempersiapkan sarana dan prasarana setiap mata lomba
dan dekorasinya.
4. Berkoordinasi dengan Pengarah, Ketua, Wakil Ketua, dan
Bidang Acara Ceremoni Pembukaan dan Penutupan
5. Memastikan ketersediaan operator alat ketika kegiatan
berlangsung
6. Bertanggung jawab kepada Pengarah dan Ketua, dan Wakil
Ketua

8 SIE. PENDANAAN 1. Merencanakan dan membuka hubungan kerja sama dalam

melaksanakan acara-acara promosi kegiatan
2. Menghubungi dan merekrut sponsor baik dalam bentuk
iklan, pembuatan spanduk dan bentuk-bentuk lain dari
promosi kegiatan
3. Mengoordinasikan kesiapan dana pelaksanaan kegiatan
Pesparani Katolik Ke-2 Tingkat Provinsi Riau 2023
4. Mengorganisasikan pemberian penghargaan kepada setiap
sponsor kegiatan Pesparani Katolik Ke-2 Tingkat Provinsi
Riau 2023
5. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
 Ketua

9 SIE. HUMAS DAN 1. Membuat rencana strategis agar kegiatan PESPARANI

PUBLIKASI diketahui seluas-luasnya melalui segala media;
2. Mengatur spanduk-spanduk kegiatan agar tertata rapi dan
berada pada posisi strategis (koordinasi dengan sie dana
untuk spanduk-spanduk promosi)
3. Kerjasama dengan bidang perlengkapan lomba untuk
mempersiapkan spanduk atau bacdrop kegiatan;
4. Mengatur personel dan kelengkapan dokumentasi pada
kegiatan ceremony dan lomba;
5. Mengupdate informasi kegiatan PESPARANI melalui media
online dan offline
6. Berkoordinasi dengan media massa, media komunikasi
lainnya dan wartawan untuk publikasi setiap acara
kegiatan
7. Membantu sekretaris dalam mengadakan dan mengelola
dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
8. Meliput dan mendokumentasikan segala kegiatan dari
persiapan hingga pelaksanaan
9. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan
( dalam bentuk pamphlet, leaflet, brosur, spanduk, baliho,
poster, dsb )
10. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana

10 SIE. TRANSPORTASI 1. Memastikan dan mempersiapkan transportasi panitia dan

peserta dari tempat ceremony ke tempat penginapan dan
lomba dan sebaliknya.
2. Memastikan ketersediaan alat transportasi pada setiap
tamu dan kontingen
3. Memastikan jadwal mobilisasi tamu undangan dan
kontingen untuk setiap acara
4. Bekerja sama dengan bidang-bidang terkait lainnya dalam
menyediakan alat transportasi untuk kebutuhan setiap
 bidang kepanitiaan
5. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua

11 SIE. KEAMANAN 1. Memastikan keamanan kepada pihak satuan pengamanan

bahwa ada kegiatan PESPARANI;
2. Mengatur petugas dan melaksanakan protokol keamanan
bersama umat dan aparat di sekitar lokasi ceremony dan
lomba.
3. Menertibkan gangguan yang dapat merusak/menghambat
jalannya acara
4. Berkoordinasi dengan Sekretaris dan Bidang Humas,
Publikasi, dan Dokumentasi untuk membuat ijin dan
bekerja sama dengan pihak satuan pengamanan setempat
5. Membuat peta sirkulasi dan keamanan pada saat
berlangsungnya acara
6. Bertanggung jawab terhadap peminjaman dan
pengembalian serta sirkulasi pemakaian peralatan seksi
keamanan
7. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua
12 SIE. KONSUMSI 1. Mencari dan memastikan supplier konsumsi selama
kegiatan PESPARANI;
2. Menyediakan dan mengatur alokasi konsumsi selama
kegiatan PESPARANI;
3. Menyediakan dan mengatur konsumsi tamu saat
ceremony pembukaan dan penutupan.
4. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait jumlah
konsumsi yang dibutuhkan
5. Menyiapkan dan mengatur menu makanan dan jadwal
penyediaan konsumsi
6. Mengatur teknis pembagian konsumsi tamu undangan,
panitia, dan kontingen
7. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
 Ketua
13 SIE. P3K & KESEHATAN 1. Melakukan pelatihan-pelatihan kepada anggota-anggota
seksi kesehatan untuk tindakan kesehatan yang diperlukan
selama pelaksanaan kegiatan
2. Mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan obat-obatan yang
diperlukan selama pelaksanaan kegiatan
3. Bekerja sama dengan seksi-seksi lainnya untuk
menyediakan personel medis yang diperlukan pada setiap
kegiatan
4. Menyediakan dan mengelola posko kesehatan yang
dibutuhkan selama pelaksanaan kegiatan
5. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua

14 SIE. AKOMODASI 1. Mencari dan mempersiapkan akomodasi bagi panitia dan

peserta selama kegiatan PESPARANI
2. Kerjasama dengan sekretaris dan LO untuk memberi tanda
lokasi penginapan panitia dan peserta.
3. Menyusun daftar akomodasi bagi tamu undangan, panitia,
dan kontingen
4. Bekerja sama dengan seksi-seksi lainnya dalam mengatur
pemakaian akomodasi oleh tamu undangan, panitia, dan
kontingen
5. Bertanggung jawab kepada Pengarah, Ketua, dan Wakil
Ketua

15 LIASON OFFICER (LO) 1. Memastikan data peserta masing – masing Paroki yang
didampingi, dan membagikan name tag peserta Paroki
yang didampingi;
2. Memberi informasi waktu kegiatan kepada Paroki yang
didampingi;
3. Mengatur kesiapan Paroki untuk setiap mata lomba,
Kerjasama dengan ketua kontingen dari Paroki yang
didampingi;
4. Mempersiapkan papan nama kontingen, bendera
kontingen
5. Menyambut kontingen saat tiba di lokasi lomba dan
mendampingi menuju lokasi penginapan.
6. Mendampingi kontingen selama kegiatan PESPARANI dan
mengakomodasi kebutuhan kontingen yang disediakan
oleh panitia .