JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

No. Jabatan/Divisi Uraian Tugas

1. Mengawasi berjalannya pelaksanaan

kegiatan di seluruh tahapan
pelaksanaan;
2. Mengarahkan dan mengawasi Panitia
Pelaksana dalam menjalankan tugas
dan tangunggjawab;
3. Merumuskan Term of Reference Materi
dan Pemateri;
4. Mengevalusi kepanitiaan secara rutin;
5. Melakukan koordinasi dengan Panitia
Pelaksana guna sinkronisasi kinerja
1 Steering Committee Kepanitiaan kegiatan secara umum;
6. Memutuskan Calon Peserta yang lulus
seleksi karya tulis ilmiah dan/atau
Calon Pesert yang lulus Screening Test
berdasarkan penilaian yang telah
ditetapkan;
7. Melaporkan kinerja Kepanitiaan secara
umum kepada Pengurus HMI Cabang;
dan
8. Melaksanakan rapat-rapat rutin secara
berkesinambungan untuk
memutuskan arah Kepanitiaan dalam
menjalankan tugas dan tanggungjawab

1. Menjadi perantara komunikasi antara

Steering Committee dan Panitia
Anggota Steering Pelaksana;
2
Committee Ex-Officio
2. Melaporkan perkembangan kinerja
Panitia Pelaksana secara rutin;

3 Ketua Panitia 3. Memimpin semua anggota panitia.

Sehingga setiap Divisi berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan;
4. Melakukan koordinasi dengan setiap
anggota panitia;
5. Membuat detail konsep dan
melimpahkan tugas kepanitiaan
kepada yang bersangkutan;
6. Jika diperlukan dapat bersama-sama
Sekretaris Panitia dan Bendahara
Panitia melakukan kerja sama dengan
pihak terkait;
7. Mengarahkan dan mengawasi

1
 berjalannya acara;
8. Memimpin rapat perencanaan dan
evaluasi kegiatan;
9. Meminta evaluasi kepanitian secara
rutin; dan
10. Meminta laporan
pertanggungjawaban semua Divisi
dalam kepanitiaan yang nantinya akan
dituangkan dalam Laporan
Pertanggungjawaban (LPJ).

1. Bertanggungjawab atas seluruh

aktivitas administrasi dalam
kepanitiaan baik dari segi input,
process, dan output;
2. Membuat surat-surat resmi
kepanitiaan;
3. Membuat project proposal kegiatan;

4 Sekretaris Panitia 4. Berkoordinasi dengan Divisi

Administrasi dalam rangka mendata
kebutuhan administrasi kepanitiaan;
5. Menyiapkan kebutuhan administrasi
kepanitiaan dalam setiap rapat
perencanaan dan rapat evaluasi; dan
6. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan.

1. Bertanggungjawab atas seluruh

aktivitas pengelolaan dana dalam
kepanitiaan baik dari segi input,
process, dan output;
2. Menyusun rencana anggaran belanja
untuk memenuhi kebutuhan acara
dan kepanitiaan
3. Mengelola dan mengawasi pemasukan
5 Bendahara Panitia dan penggunaan dana;
4. Jika diperlukan dapat berkoordinasi
dengan Ketua Panitia dan Sekretaris
Panitia terkait konsep sponsorship;
5. Melakukan koordinasi dengan divisi
lain terkait kebutuhan dana; dan
6. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan.

6 Divisi Acara 1. Membuat susunan acara secara rinci

dan spesifik;
2. Menyiapkan dan menghadirkan pengisi
acara dalam pelaksanaan acara

2
 seperti: Master of Ceremony (MC),
Dirigen, Pembaca Kitab Suci, dan
Pembaca Doa;
3. Berkoordinasi dengan Divisi
Perlengkapan dalam menyusun daftar
perlengkapan yang dibutuhkan dalam
acara;
4. Melakukan pendataan terhadap list
pihak-pihak yang akan diundang
dalam acara;
5. Berkoordinasi dengan Divisi
Administrasi terkait pendistribusian
undangan untuk unsur-unsur acara
seperti: tamu undangan, dan lain-lain;
6. Mengoordinir dan mengatur hal-hal
teknis di lapangan saat acara
berlangsung
7. Melakukan sosialisasi susunan acara
kepada berbagai pihak yang terkait
dengan event tersebut, termasuk
kepada anggota panitia;
8. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan; dan
9. Divisi Acara dipimpin oleh seorang
Koordinator Divisi yang berfungsi
mengoordinir anggota divisi acara

7 Divisi Perlengkapan 1. Merencanakan peralatan dan

perlengkapan yang dibutuhkan dalam
acara;
2. Melakukan pendataan terhadap semua
perlengkapan dan peralatan yang
dibutuhkan dan mengupayakan
pengadaannya;
3. Bertanggung jawab atas pemeliharaan
dan pengembalian perlengkapan dan
perlatan acara;
4. Mengadakan dan mendistribusikan
perlengkapan acara;
5. Berkoordinasi dengan Bendahara
Panitia terkait sewa perlengkapan dan
peralatan acara;
6. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan; dan
7. Divisi Perlengkapan dipimpin oleh
seorang Koordinator Divisi yang
berfungsi mengoordinir anggota Divisi

3
 Perlengkapan.

1. Menyiapkan dan mengatur menu

makanan serta termasuk menentukan
penjadwalannya;
2. Menyediakan makanan untuk seluruh
unsur-unsur acara;
3. Menyiapkan dan membereskan alat-
alat konsumsi;
4. Mengelola biaya konsumsi;
8 Divisi Konsumsi
5. Berkoordinasi dengan bendahara
terkait list kebutuhan konsumsi;
6. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan; dan
7. Divisi Konsumsi dipimpin oleh seorang
Koordinator Divisi yang berfungsi
mengoordinir anggota Divisi Konsumsi.

1. Memproduksi dan mengelola

dokumentasi kegiatan dalam bentuk
foto ataupun video
2. Membuat konsep dan media publikasi
acara seperti: pembuatan poster,
brosur, banner, baliho, dan video;
3. Membuat konsep promosi acara secara
9 Divisi Multimedia menarik;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua
Panitia selaku pemimpin utama dalam
kepanitiaan; dan
5. Divisi Multimedia dipimpin oleh
seorang Koordinator Divisi yang
berfungsi mengoordinir anggota Divisi
Multimedia.