HAFLAH 2024

TUGAS POKOK DIVISI

No. Divisi Tugas

1. Sekretaris 1. Mencatat setiap hasil rapat
2. Menyusun proposal haflah bersama dengan seluruh
panitia
3. Mendata jumlah Wisudawan Madrasah Diniyah,
Tahfidzul Qur'an, Mts Al Amien, MA Al-Amien dan
SMK Al Amien
4. Mendata walisantri wisudawan
5. Mendata tamu undangan beserta alamatnya
6. Membuat undangan, Stiker VIP, dan Piagam santri
berprestasi
7. Pengelolaan Administratif (Check in) tamu yang hadir.
8. Membuat keterangan lokasi. Misalnya: tempat parkir,
toilet, tempat tamu undangan, dll
9. Menyusun LPJ bersama dengan seluruh panitia
10. Pengarsipan Berkas
2. Bendahara 1. Menyusun rencana anggaran biaya bersama dengan
seluruh divisi
2. Mengelola keluar masuknya uang
3. Menyetorkan uang kepada bendahara yayasan
4. Menyusun laporan keuangan bersama dengan seluruh
divisi
3. Acara 1. Menyusun rundown acara seluruh rangkaian kegiatan
Haflah (Pra Haflah - Haflah)
2. Mengawasi dan mengatur jalannya rangkaian kegiatan
Haflah.
3. Berkoordinasi dengan perwakilan setiap lembaga
berkaitan dengan rangkaian seluruh acara
 4. Berkoordinasi dengan divisi lain yang berkaitan dengan
kegiatan dan pihak-pihak terkait
5. Mempersiapkan petugas acara (MC, Qori', Tampilan,
dll)
6. Mempersiapkan tampilan dari setiap lembaga
7. Mendampingi gladi kotor dan gladi bersih wisudawan
dan petugas acara
8. Mengatur tempat duduk seluruh peserta kegiatan haflah
9. Mengkondisikan foto wisudawan bersama dzuriyah,
asatidz, dan dewan guru
10. Menjaga ketertiban didalam lokasi kegiatan haflah
11. Membuat juknis perlombaan kegiatan pra haflah
4. Dekorasi 1. Menyiapkan dekorasi seluruh rangkaian kegiatan haflah
2. Menyiapkan tata panggung
5. Perlengkapan 1. Mendata keperluan setiap devisi
2. Menyiapkan keperluan perlengkapan setiap divisi
3. Menyiapkan akomodasi untuk tamu yang menghendaki
menginap di pondok
4. Menyewa kebutuhan perlengkapan yang tidak tersedia
di pondok
5. Membuat denah dan mengatur tata letak tempat duduk
peserta haflah dan tamu undangan
6. Menata tata letak sound dan diesel dengan strategis agar
suara tidak bentrok
7. Menempelkan keterangan lokasi (Tempat parkir, Kamar
mandi putra/putri, Tempat tamu undangan, Tempat
wisudawan, dll)
8. Mengontrol kelengkapan kebutuhan setiap tempat
sebelum acara berlangsung
6. Konsumsi 1. Meminta data santri, asatidz, dan wali santri kepada
divisi sekretaris
 2. Merencanakan setiap kegiatan yang diberi konsumsi
dengan teliti
3. Menyiapkan konsumsi kegiatan pra haflah
4. Menyiapkan konsumsi ketika acara
a. Menyediakan suguhan untuk asatidz dan dzuriyah
b. Membagikan snack dan nasi kotak pada santri dan
tamu undangan (walisantri, asatidz, guru, dll)
c. Menyediakan unju'an mubaligh
d. Menyediakan konsumsi (Petugas operator sound
system, pemasang terop, dekorasi, sopir, dan
penjaga parkir)
5. Menentukan titik tempat-tempat yang akan digunakan
sebagai tempat penataan konsumsi dan pembagian
konsumsi
6. Membagi pembagian penjagaan tempat konsumsi
dengan teliti
7. Mengontrol keluar masuknya konsumsi (mengelola
ketika terjadi konsumsi sisa)
8. Menyiapkan konsumsi wali santri yang menginap
7. Kebersihan 1. Mendata tempat-tempat yang akan digunakan untuk
kegiatan pra haflah sampai dengan haflah
2. Meneliti bagian-bagian mana saja yang akan
dibersihkan
3. Menyiapkan keperluan yang akan digunakan untuk
membersihkan
4. Membersihkan tempat-tempat dan barang-barang yang
ada dilokasi yang digunakan untuk kegiatan haflah
5. Memastikan lokasi bersih sebelum acara berlangsung
6. Menyiapkan tempat sampah dibeberapa titik
7. Membantu membersihkan peralatan yang usai
digunakan ketika acara haflah (piring, gelas, dll)
 8. Membersihkan tempat penginapan sebelum dan setelah
selesai digunakan
9. Membersihkan dan merapikan kembali tempat-tempat
yang usai digunakan untuk kegiatan haflah
8. Keamanan 1. Menjaga ketertiban dan keamanan saat kegiatan
berlangsung
2. Menentukan titik-titik yang akan digunakan sebagai pos
penjagaan guna menjaga keamanan dan ketertiban
3. Mengatur dan menjaga parkir kendaraan
4. Menentukan alur keluar masuknya kendaraan
5. Menentukan lokasi parkir untuk kendaraan roda dua dan
roda empat
6. Mengawal Mubaligh dari lokasi penjemputan sampai ke
Pondok pesantren
7. Menyewa alat komunikasi panitia (HT)
9. Humas 1. Berkoordinasi dengan divisi sekretaris terkait tamu yang
akan diundang berikut dengan alamatnya
2. Mengantarkan undangan
10. Dokumentasi 1. Mendesain undangan, pamflet, dan video kegiatan
2. Melakukan Live Streaming Seluruh Rangkaian Acara
Haflah di Youtube
3. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara Haflah
(Highlight : Foto dan video)
4. Memastikan jaringan aman untuk melakukan live
streaming pada saat acara belum dimulai
5. Pemotrean wisudawan
11. Penerima Tamu 1. Menerima Tamu
2. Memastikan kebutuhan tamu telah terakomodasi dengan
maksimal (konsumsi, tempat duduk)
3. Mengarahkan tamu ke tempat yang telah ditentukan
(Tamu VIP, Tamu Wali Wisudawan)
12. Seluruh Divisi 1. Mengerti alur kegiatan haflah
2. Bekerjasama dengan seluruh divisi untuk kesuksesan
acara
3. Bertanggung jawab atas keamanan dan kenyamanan
kegiatan
13. Seluruh divisi yang 1. Mengantar asatidz menuju tempat duduk ketika acara
tidak memiliki tugas 2. Mengantar wali santri dan tamu undangan ke tempat
khusus saat acara yang sudah di sediakan
3. Mengantar dzuriyah menuju tempat yang sudah di
sediakan.
4. Membantu menyiapkan konsumsi acara