Fakultas Teknik Universitas IBA

Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin

Job Description
KEGIATAN “TEKNIK IBA EXPO 2018 & TRY-OUT”
NO JABATAN URAIAN TUGAS
1 Ketua Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan
Memantau perkembangan seluruh seksi
Mengkoordinir seluruh rangkaian kegiatan
Menyusun program Kerja
Mempertanggung jawabkan seluruh rangkaian kegiatan
Melaporkan hasil kegiatan
Monitoring pelaksanaan pra dan pasca pelaksanaan
Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada
suatu masalah yang berlarut-larut
Menentukan ruang peserta
Membuat presentasi
2 Sekretaris Mencatat hasil rapat koordinasi
Mengurus surat-menyurat
Menyusun proposal kegiatan
Menyusun laporan kegiatan
Menyusun proposal sponsor ke lembaga lain
Membuat surat kerja sama
Membuat blangko peserta
Membuat daftar hadir peserta
Menyiapkan surat kerja sama
Mengumpulkan blangko peserta
Membuat jadwal ngawas (menentukan pengawasnya)
Mengajukan usulan biaya kegiatan/ dana taktis
3 Bendahara Memegang seluruh keuangan acara
Memegang seluruh bukti pengeluaran
Menyusun rencana anggaran kegiatan
Bertanggung jawab atas dana yang dikelola
Menyusun realisasi anggaran kegiatan
Membuat laporan keuangan kegiatan
4 Seksi Bertanggung jawab atas ruangan yang akan di pakai
Perlengkapan dan Bertanggung jawab atas kebersihan ruangan sebelum dan
Dokumentasi setelah dipakai
Acara Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal acara dan

Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : ftibaexpo2018@gmail.com
 Fakultas Teknik Universitas IBA
Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin

peralatan yang dibutuhkan

Menyiapkan tenda dan panggung hiburan
Membuat denah ruang
Membuat identitas perlengkapan
Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam
bentuk foto, video
Membuat kartu peserta
Membuat ID card panitia
5 Seksi Acara, Menyusun acara menentukan jumlah jam yang dibutuhkan
Hadiah & Mengatur waktu pelaksanaan
Doorprize Menyusun acara hiburan
Membuat juknis kegiatan beserta jam dan penanggung
jawabnya
Menyiapkan door prize dan hadiah
Bertanggung jawab atas hadiah dan door prize (mulai dari
kemasan/ pembungkusan)
Menentukan dekorasi panggung
Menentukan dekorasi acara
Membuat Konsep acara & rundown Acara
Mengatur Jadwal Pentas
Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
Menentukan job description seksi secara lebih rinci
Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang
tamu/artis/MC
6 Seksi Sponsor Menyebarkan proposal sponsor ke lembaga/donatur
Memantau proposal yang telah di edarkan
Merekap daftar sponsor yang masuk
Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi
publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor
berkait, kontrak

Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : ftibaexpo2018@gmail.com
 Fakultas Teknik Universitas IBA
Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin

Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin

adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas
panggung, dll.
7 Seksi Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya
Publikasi/Humas poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media
sosial (facebook, twitter, WA)
Berkoordinasilah dengan seksi Sponsor mengenai logo
publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai
peletakan media onsite
Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana
letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat
ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-
bagian tertentu
Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai
keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak
sponsor.
Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media
elektronik lainnya bersama seksi marketing dan bicarakan
mengenai kesepakatan kedua belah pihak
Seksi Humas
Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin
kepolisian
Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan
transportasi pengisi acara
Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan
adanya acara
Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat
menyurat izin
Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi
pengisi acara
8 Seksi Konsumsi Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau
merencanakan konsumsi untuk panitia dan peserta
Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan
tukang parkir yang menjaga

Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : ftibaexpo2018@gmail.com
 Fakultas Teknik Universitas IBA
Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin

Menghandle segala macam urusan stand makanan dan

minuman kalau hal itu diadakan
Menyiapkan dan bertanggung jawab konsumsi untuk
panitia pada H-1 dan hari H
9 Seksi Keamanan Bertanggung jawab atas keamanan selama kegiatan
Menentukan area parkiran.
Membuat pos/lokasi keamanan di daerah parkir dan lokasi
acara
Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk
membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan pihak
kepolisian

Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : ftibaexpo2018@gmail.com