Anda di halaman 1dari 3

TUGAS PANITIA SEMINAR DAN WORKSHOP

Ketua : Mengkoordinasikan semua kegiatan pelaksanaan seminar dan


workshop

Wakil ketua : Membantu ketua panitia untuk mempermudah proses


pelaksanaan seminar dan workshop

Sekretaris : Melakukan proses administrasi dan surat menyurat


kepanitiaan dan membuat laporan kegiatan dan bekerjasama
dengan semua seksi
 Mempersiapkan proposal kegiatan seminar
 Notulensi setiap kegiatan rapat
 Share hasil rapat di grup khusus kepanitian seminar
 Menyiapkan surat-surat yang dibutuhkan masing-masing
seksi
 dll
Bendahara : Melakukan proses secara rinci mekanisme keuangan panitia
seminar dan workshop dan bekerjasama dengan semua seksi
 Rekap pembiayaan seminar dari masing-masing seksi
 Mempersiapkan No.Rek khusus untuk kegiatan seminar
 Rekapitulasi pengeluaran masing-masing seksi
 Rekapitulasi pemasukan dana dari peserta seminar
 dll

Seksi Ilmiah : Mempersiapkan materi seminar (bekerjasama dengan seksi


kesekretariatan) serta memastikan pembicara siap dan hadir
 Menentukan tema / topik seminar
 Menghubungi pemateri dan memastikan pemateri siap
hadir
 Materi seminar (soft atau hard copy)
 Seminar Daring (jika diperlukan)
 Souvenir pemateri (jika diperlukan)
 Quesioner kepuasan dan saran peserta seminar
 Dll
Seksi Perlengkapan : Melengkapi sarana dan prasarana selama proses seminar
 Gedung
 Mikrofon + baterai mikrofon
 Sound system
 Layar LCD
 Stop kontak / kabel gulung tambahan
 Kursi pemateri
 Kursi peserta
 Kursi sekretariatan (absensi)
 Kursi + meja MC
 Taplak meja
 Nampan (jika diperlukan)
 Bendera institusi dan bendera RI
 Ruang transit
 Ruang khusus (panitia dan pengisi acara)
 Backdrop
 Denah ruang seminar
 Dekorasi
 Petunjuk arah lokasi seminar
 Dll
Seksi Konsumsi : Menyiapkan konsumsi peserta, panitia dan undangan sesuai
kebutuhan bekerjasama dengan seksi kesekretariatan
 Penentuan dan menyiapkan jenis makanan pemateri
(+snack), peserta dan panitia
 Penentuan dan menyiapkan jenis minuman pemateri,
peserta dan panitia
 Konsumsu khusus jika diperlukan oleh sie acara dalam
persiapan kegiatan (misalnya gladi bersih/resik acara)
 Konsumsi sponsor (jika buka stand/promosi), security, OB
 Dll

Seksi Humas : Mempublikasikan rencana seminar yang akan


diselenggarakan
 Poster
 Spanduk
 Share kegiatan offline dan online
 Rekapitulasi peserta kegiatan setiap 2-3 hari
 Membantu sie usaha dana
 Menyebarkan poster ke RS/Sekolah Kesehatan, bekerja
sama dengan sekretaris untuk pengurusan surat ijin
pemasangan poster
 Brosur kampus STIK
 Dll
Seksi Acara : Mempersiapkan dan memandu proses seminar dan workshop
agar berjalan lancar
 Mempersiapkan rencana kegiatan hari H (rundown acara)
 Menentukan MC, moderator dan pengisi acara
 Melatih MC, moderator dan pengisi acara
 Mempersiapkan lagu-lagu yang digunakan pada hari H
(Lagu Indonesia Raya, Mars PPNI, Lagu STIK)
 Menghubungi pihak terkait sebagai pengisi acara (misal
sambutan-sambutan: PPNI DPD Jakarta Pusat, Ketua
STIKES, Ketua Prodi, dsb) bekerja sama dengan sekretaris
untuk pengurusan surat permintaan sambutan
 Dll
Seksi dokumentasi : Mendokumentasikan semua kegiatan seminar dan workshop
baik dengan dokumen foto maupun video
 Menentukan jenis dokumentasi yang digunakan (kamera/
handy cam)
 Membuat laporan dokumentasi selama kegiatan
 Dokumentasi khusus (misal: photobooth) bekerja sama
dengan perlengkapan
 Dll

Seksi kesekretariatan : Menyiapkan kebutuhan perlengkapan seminar dan penerima


dan Penerima tamu tamu
 Mempersiapkan seminar kit (misal: bolpoin, note book,
tas, nametag, souvenir, dll)
 Mempersiapkan kebutuhan khusus (misal ada surat STPD)
perlengkapan ttd dan stempel
 Abesensi seminar (panitia, peserta, pemateri)
 Menerima tamu dan peserta seminar
 Kebutuhan untuk kegiatan bekerjasama dengan sie
perlengkapan
 Dll

Seksi Usaha Dana : Melakukan penggalian dana dari sponsor untuk proses
kegiatan seminar
 Menentukan sponsor yang akan membantu atau
mendukung kegiatan (list)
 Memfasilitasi sponsor sebagai CP
 Rekapitulasi jumlah sponsor dan bantuan/dukungan dari
sponsor
 Ucapan terima kasih untuk sponsor (jika diperlukan)
 Sponsor yang akan promosi dan buka stand berkoordinasi
dengan sie acara dan perlengkapan
 Dll