SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI

PROGRAM :
TARIKH :
MASA :
TEMPAT :
PERASMI :

BIL PERKARA TINDAKAN PERKEMBANGAN

1. BAHAGIAN URUS SETIA
-Atur cara program
-Atur cara Perasmian
-Atur cara Penutup
-Lantikan Pengacara Majlis
-Skrip Pengacara Majlis
-Lantikan Pembaca doa
-Skrip Pembaca Doa
-Buku Pelawat ( jika ada )
-Pen untuk Buku Pelawat
-Persiapan peralatan/dokumen
 Dulang hadiah
 Alas dulang
 Air mineral
 Gelas
 Coaster / alas gelas
 Alas Meja
 Skirting Meja
 Bunga Meja
 Lain-lain
-Teks ucapan
 Perasmi
 Wakil Universiti / Pengarah
 Pihak ketiga ( Jika ada )
-Teks ucapan pendua (backup)
-Salinan teks-teks ucapan untuk wartawan / siding
akhbar.

-kata-kata Aluan Buku cenderamata

 Naib Canselor
 Timbalan Naib Canselor ( HEPA )
 Perasmi
 Penasihat
  Pengarah Program
 Lain-lain yang berkaitan
-Gimik Perasmian
 Jenis gimik
 Plan pelaksanaan gimik
 Harga props gimik
 Peralatan tambahan
 Raptai (rehearsal) gimik
 Plan B (Backup)
 Langkah keselamatan
-Jurugambar / juruvideo
 Atur cara program
 Jemputan jurugambar oleh Canseleri
 Jamuan jurugambar
 Tempat duduk jurugambar
 Tag nama jurugambar
-Mesyuarat Jawatankuasa Induk
 Minit Mesyuarat
-Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana
 Minit Mesyuarat
-Mesyuarat Jawatankuasa Kecil
 Minit Mesyuarat
2. BAHAGIAN JEMPUTAN DAN PROTOKOL
Surat Jemputan
Draf kad jemputan
Kad jemputan
Senarai jemputan ( Sila rujuk Pegawai Protokol di
Pejabat Canseleri )
Senarai kehadiran jemputan
Jadual penerbangan jemputan
Jadual penginapan jemputan
Kedudukan tempat duduk VVIP / VIP ( Sila rujuk
Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri )
3. BAHAGIAN SERANTA
Bahan Press Kit (untuk wartawan)
 Artikel
 Atur cara majlis
 Risalah (phamplet)
 Teks-teks Ucapan
 Cenderamata
Bilik Sidang Akhbar ( Press Conference ) ( jika Perlu )
 Hebahan menerusi akhbar / tv / radio / internet
Draf hebahan akhbar melalui canseleri
Kelengkapan
 Tempahan tempat
 Sistem Siaraya ( PA System )
 Bunga hiasan dewan
 Backdrop
 Logo Universiti
 Logo Penaja / kerjasama
 Logo program
 Susun atur kerusi / kelengkapan
 Rostrum Ucapan perasmi
 Sofa / kerusi VVIP
 Coffee table dan alas meja
 Bunga hiasan Coffee table
 Tagging nama pada kerusi VVIP dan VIP
4. BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA
Sebutharga buku cenderamata
Draf reka bentuk buku cenderamata
Susun atur kandungan buku
Contoh cetakan buku cenderamata
Naskah pruf buku cenderamata
Pembayaran cetakan buku cenderamata
Pembayaran cetakan buku cenderamata
5. BAHAGIAN CENDERAMATA
Senarai jenis, anggaran harga, tulisan untuk engraving
Survey / Memilih cenderamata
Sebutharga cenderamata
Menempah cenderamata
Mengagihkan cenderamata
Door gift ( Jika Perlu )
6. BAHAGIAN SAMBUTAN
Senarai Penyambut Tetamu
Penyelarasan dengan bahagian protocol untuk
senarai jemputan
Senarai jemputan terkini
Raptai aspek protocol dan etika ( Rehearsal )
 Pelan tempat duduk VIP dan VVIP
Menentukan pegawai pengiring ( Jika Perlu )
Taklimat kepada AJK penyambut tetamu
Persembahan aluan (gimik) ketibaan perasmi
Roset, Tanda nama, blazer dan vest petugas
7. BAHAGIAN JAMUAN
Menyediakan menu jamuan
Mendapatkan sebutharga jamuan
Surat melantik penyaji makanan (catering)
Bayaran pendahuluan ( Deposit )
Menyediakan minuman ringan ( refreshment ) untuk
perasmi / VVIP di Bilik menunggu
Menyediakan jamuan untuk petugas
 Pemandu
 Keselamatan
 Polis
 Pegawai Khas Kementerian
 Pegawai Pengiring
 Pegawai-pegawai lain
8. BAHAGIAN PENGANGKUTAN
Jadual penggunaan kenderaan
 Pandu arah jalan
 Pandu Arah meletak kereta (parking) VIP
 Pandu Arah meletak kereta (parking) BAS
 Pandu Arah meletak kereta (parking)
jemputan
Menyediakan pengangkutan untuk VVIP
 SUK Johor
 Jabatan Kerajaan
 Polis
 Imigresen
 Lain-lain jabatan
Menyediakan pengangkutan untuk petugas dan
peserta.
 Bas peserta
 Bas AJK
 Pajero/Van Urusetia
 Ambulans UTM
9. BAHAGIAN PENGINAPAN
Tempahan untuk VVIP
 Tempahan untuk petugas
Tempahan untuk peserta
Tempahan untuk pegawai pengiring
Tempahan untuk pemandu bas ( jika perlu )
Menyelesaikan bil-bil penginapan
10. BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO
Menyediakan bahan tayangan / story board
Kelulusan bahan dan konsep multimedia
Menempah peralatan multimedia
11. BAHAGIAN KESELAMATAN
Kawalan sepanjang majlis
Kawalan lalu lintas
Jaket keselamatan
Tanda arah ke tempat majlis
Kawalan tempat letak kereta ( parking )
EMS ( Ambulans / First Aid Kit )
Penyediaan Ruang Sakit ( Sick Bay )
12. BAHAGIAN PERCETAKAN
Reka Bentuk poster / sepanduk / panji-panji
Kelulusan Unit Media Grafik, Canseleri
Sebutharga poster / Sepanduk
Bayaran pendahuluan (deposit) percetakan
Menempah cetakan poster / Sepanduk / panji-panji
Kebenaran menampal / menggantung oleh
keselamatan
Menyelesaikan bil-bil percetakan
12. BAHAGIAN PERSEMBAHAN
Senarai persembahan bersama sebutharga
persembahan
Kelulusan dari unit Kebudayaan, Pejabat Canseleri
Pembayaran pendahuluan (deposit ) kepada ketua
persembahan
Persediaan logistik kumpulan persembahan
 Kenderaan
 Tiket kapal terbang
 Penginapan
 Makan / Minum
 Peralatan Audio Visual
 Peralatan muzik
 Latihan rehearsal
 Keselamatan artis
 Lain-lain keperluan
 CARTA ALIR : PENUBUHAN PERSATUAN PELAJAR

PELAJAR
MULA
 Menyalin perlembagaan persatuan ke dalam
pendrive / cd

 Menghantar permohonan untuk mendaftarkan

persatuan
PEMBETULAN

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

 Menyemak kandungan perlembagaan dan

maklumat yang diperlukan

TIDAK LENGKAP  Menyediakan Sijil Pendaftaran Persatuan dan

nombor rujukan
GAGAL LULUS

PELAJAR

 Menghantar perancangan aktiviti maklumat

persatuan / kelab pada awal semester

 Melaksanakan Aktiviti

 Mengadakan mesyuarat

 Menghantar minit mesyuarat agong dan carta

organisasi baru

 Rekod

TAMAT
 PROSES PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI DI POLITEKNIK

 Pelajar merancang aktiviti. Rujuk kepada

MULA penasihat Persatuan

 Membuat kertas kerja / Borang C dan serah

kepada Pejabat Timbalan Dekan (HEP & Alumni)

 Kertas kerja / Borang C disemak dan diusulkan

ke Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti ( Bajet <
RM 1000 diluluskan oleh Timb. Dekan HEP
< RM 1000 tanpa melalui Mesyuarat Tabung Amanah
Fakulti.

 Surat kelulusan program dikeluarkan

TIDAK LULUS  Aktiviti dijalankan

LULUS

 Menghantar laporan lengkap setelah program

selesai

 Rekod

TAMAT

NOTA :

Bagi program yang melibatkan kelulusan serta permohonan bajet daripada Bahagian Hal Ehwal
Pelajar, Kertas kerja dan Borang C yang lengkap hendaklah dimajukan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar
setelah Fakulti meluluskan program.
 ALIRAN KERJA PEMOHONAN DAN PENGURUSAN TAJAAN

Pegawai bertanggungjawab Penjelasan

MULA
Program Fakulti / Bahagian /
Cawangan Dekan / Ketua /
Pengarah
Permohonan
Permohonan tajaan program
Kelulusan Tajaan
Program Pelajar pelajar perlu disalurkan melalui
Penasihat Program Timbalan Naib Canselor HEP /
HEA

Program Fakulti / Bahagian / Program

Program
Cawangan Fakulti / Pelajar
jab / Tajaan yang telah diluluskan perlu
Kuasa Naib Canselor Bahagian
dimaklumkan kepada
Jawatankuasa Amanah berkenaan
Program Pelajar
Kuasa Kem. Pengajian Tinggi.
LULUS LULUS

Surat Kuasa di keluarkan oleh

Bendahari

Surat Kuasa Surat Permohonan Tajaan

Mengutip
1. Program Antarabangsa-
Shah Alam Tandatangan naib
Bahagian Akaun Amanah Canselor

Surat
Cawangan
Permohonan
Bahagian Kewangan Cawangan
Tajaan
2. Program Nasional-
Program Fakulti / Bahagian / Tandatangan Dekan /
Cawangan Ketua Bahagian /
Dekan / ketua / Pengarah Pengarah Cawangan
1

Program Pelajar
Penasihat Program
Pegawai Bertanggungjawab Penjelasan

1 1. Rekod Terimaan.

Bahagian Akaun Amanah / 2. Keluarkan Resit

Kewangan Cawangan
3. Makluman kepada Fakulti /
Surat Kuasa Bahagian / Cawangan
Mengutip
4. Pengurusan bayaran
berdasarkan pengesahan
Fakulti / Ketua / Bahagian
Bayaran
5. Pelarasan terimaan dan
bayaran

Program Fakulti / Bahagian / Penyediaan

Cawangan penyata

Bendahari Program

Program Pelajar Baki Lebihan pendapatan akan

Pendapatan dimasukkan ke dalam akaun
Penasihat Program
amanah berkenaan kekurangan
pendapatan akan ditampung oleh
akaun amanah fakulti /
Bahagian Akaun
Tamat Bahagian/Am / cawangan
Amanah / Cawangan
 CARTA ALIRAN : PERMOHONAN KENDERAAN

MULA PELAJAR

 Surat kelulusan aktiviti

 Isi borang tempahan kenderaan 2 minggu

sebelum aktiviti

 Pengesahan dan hantar borang ke unit

kenderaan

LENGKAP
UNIT KENDERAAN

TIDAK YA  Semak borang

 Semak penjadualan kenderaan

 Kelulusan dari unit kenderaan

 Pelajar buat susulan

 Dapatkan maklumat kenderaan dan

pemandu

 Pegawai Pengiring ikut serta bersama pelajar

 Pelaksanaan aktiviti

 Penilaian dari pelajar mengenai

perkhidmatankenderaan

 Rekod

TAMAT
 CARTA ALIR : PROSES PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN

MULA PELAJAR

 Surat kelulusan program

 Isi borang permohonan

 Hantar borang kepada Penolong Pendaftar (

pentadbiran) untuk kelulusan

HEP / PEJABAT PENTADBIRAN

 Semak borang pinjaman dan surat kelulusan

TIDAK program

YA

 Kelulusan pinjaman

 Pelajar mengambil peralatan

 Pemulangan peralatan oleh pelajar

 Pengesahan penerimaan oleh staf

 Tindakan jika tidak hantar peralatan

 Rekod

TAMAT
 CARTA ALIRAN KERJA

 Mengisi borang permohonan

pendahuluan setelah aktiviti diluluskan
MULA

 Serahkan borang yang telah diluluskan

beserta salinan aktiviti

 Proses kelulusan bayaran

TIDAK LULUS

LULUS

 Penyediaan cek oleh Unit Kewangan

Zon 4 ( Siap 7 hari bekerja dari tarikh
penghantaran borang )

 Penerimaan cek di kaunter Unit

Kewangan Zon 4

 Rekod
TAMAT
*Nota : Pelarasan pendahuluan hendaklah
dibuat dalam masa satu (1) bulan dari tarikh
penerimaan cek. Pemotongan gaji akan dibuat
tanpa notis peringatan jika gagal membuat
pelarasan.