Kandungan utama MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA JPP-PKB 1. Sistem Fail 2. Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk ) 3.

Pengurusan Biro 4. Surat-Menyurat 5. Pengurusan Mesyuarat 6. Perancangan, Pengurusan & Perlaksanaan Aktiviti 7. Pengurusan Kewangan

Contoh beberapa kupasan kandungan MPK JPP-PKB : 1. Kod Fail yang di gunakan

JPP/PKB/S1 06/ Cth : JPP/PKB/S2 06/02/14

* Maksud singkatan JPP - Jawatankuasa Perwakilan Pelajar PKB - Politeknik Kota Bharu S2 - Sesi Kedua ( Julai) 06 - Tahun Semasa 02 - Kod Fail yg digunakan (Fail Exco) 14 - Kod Exco ( Tugas - tugas khas)

2. Jenis-jenis fail a. Fail Pengurusan JPP-PKB (Fail Induk) b. Fail Biro c. Fail Kertas Kerja d. Fail Surat-Menyurat e. Fail Laporan Aktiviti f. Fail Kewangan g. Fail Minit Mesyuarat 3. Kandungan Fail Pengurusan JPP-PKB (Fail Induk) : a. Senarai Kandungan Fail Pengurusan JPP-PKB b. Akta Tubuh JPP - Sek. 7 Bahagian III, Akta 174 c. Takrif JPP-PKB d. Bab C - Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar e. Panduan Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Bharu f. Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976 g. Carta Organisasi JPP ( Sesi 200_ ) h. Takwim Induk i. Laporan Tahunan j. Analisa Penilaian Fungsi JPP-PKB ( Sesi 200_ ) k. Borang Semakan 1. Borang Serah Tugas

4. Kulit Fail

JAWATANKUASA PERWAKILAN \).c PELAJAR , YSsiHsiiiii

CONTOH KULIT FAIL-

5. Surat-Menyurat, Memo
<"-'">i

JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR POLITEKNIK KOTA BHARU

KM 24 PANGKAL KALONG, 16450 KETEREH, KELANTAN Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27) Tarikh: 25 Januari 2006 Ketua Unit. Unit Pembangunan Dan Penyelengaraan, Politeknik Kota Bharu, Km24, Pangkal Kalong, 16450 Ketereh. Kelantan. Tuan, Aduan Kerosakan Jalan Di Sekitar Tempat Letak Motosikal Pelajar Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Pihak jawatakuasa perwakilan pelajar telah menerima aduan daripada pelajar yang inginkan kawasan letak motosikal pelajar diturap. Memandangkan jalan pasir yang sedia ada adalah berlubang dan banyak debu yang berterbangan yang boleh membahayakan kesihatan pelajar. 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya pihak tuan dapat mengambil indakan sewajarnya untuk mengatasi masalah ini. 4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari pihak tuan dan diucapkan ribuan terima kasih. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK PELAJAR"

Saya yang menjalankan tugas, -T/T( MOHD RAZIN B. ABD WAHAB) Yang di-Pertua, Jawatankuasa Perwakilan Pelajar. Politeknik Kota Bharu.

JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR POLITEKNIK KOTA BHARU

KM 24 PANGKAL KALONG, 16450 KETEREH, KELANTAN

P
25/01/2006 JPP/PKB/S2 06/06(25)

MEMO PERHUBUNGAN
JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR TARIKH DARIPADA YANG DI-PERTUA RUJUKAN

KEPADA

EXCO-EXCO JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR, POLITEKNIK KOTA BHARU (rujuk LAMPIRAN)

SALINAN

Fail, PHHP, PKP

PERKARA

BENGKEL MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR

Adalah saya merujuk perkara di atas. Adalah dimaklumkan bahawa satu 'BENGKEL MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR' yang melibatkan Exco Jawatankuasa Perwakilan Pelajar ( sebagaimana Lampiran ) akan diadakan sebagaimana berikut :Tarikh Masa Tempat 28hb. Januari 2006 - 30hb. Januari 2006 3.00 petang ( Selasa )-2.00 petang ( Kham amis ) PUTRA, Peringat.

JLJL

Bagi tujuan tersebut, saudara/ ri adalah diwajibkan menghadiri bengkel berkenaan. Sila bawa keperluan peribadi selengkapnya bagi mengikuti bengkel ini. Segala kerjasama daripada pihak saudara/ ri diucapkan ribuan terima kasih.

-T/T ( MOHD RAZIN BIN ABDUL WAHAB ) Yang Di-Pertua Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Bharu 6. Pengurusan Kewangan

PROSES KERJA

PENGURUSAN KEWANGAN AKTIVITI

Mula
V

Pengarah Program
V

Deraf Bajet

Pengarah Program & Bendahari

T

Mengadakan perbincangan bagi mendapatkan bajet yang bersesuaian

Pengarah Program & Bendahari

T

Perbincangan dan sokongan budget Mendaftardan merekod dalam Buku Daftar Kertas Kerja ( sila rujuk PENGURUSAN AKTIVITI)
1r

Setiausaha

Setiausaha / YDP / PKP / PHHP(KD)

Tirlak

Menghantar kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan

Pengarah Kelulusan ? Bendahari / PHHP (KD)

1
1'

Membuka fail kewangan program / mengisi Borang Pengeluaran Wang / tunai cek

Bendahari / Pengarah Program

Akuan Penerimaan Wang / penyerahan wang Perbelanjaan dan rekod (resit dll )

Pengarah Program

1
1'

Pengarah Program / Bendahari

Menghantar rekod belanja dan laporan kewangan program Penyediaan Laporan Kewangan JPP setiap 3 bulan Menahantar LaDoran Kewanaan JPP

Bendahari 1' Bendahari /

7. Pengurusan Aktiviti

PROSES KERJA :

PENGURUSAN AKTIVITI
Mula

Exco Lat. & Pbgn.

Mengedar Soal Selidik Keperluan / Kehendak Aktiviti Pelajar

Exco Lat. & Pbgn. Exco Lat. & Pbgn./ Setiausaha / YDP / PKP/ PHHP(KD)/ Pengarah MT / PKP / Penasihat / PHHP(KD)

Analisa dan Laporan Penyelidikan Am

Menghantar laporan dan maklumbalas

Merumus kehendak / keperluan dan maklumbalas

PKP / MT / Biro

Pengagihan aktiviti mengikut bidang tugas biro dan perlantikan Pengarah Program Penyediaan Takwim Semester

Setiausaha

Pengarah Program Deraf kertas kerja konsep Pengarah Program / PKP

Perbentangan dan perbincangan Komen dan cadangan

Pengarah Program / PKP

Pengarah Program

SENARAI SEMAK AKTIVITI JPP

Pengarah Program

Penyediaan kertas kerja

Bersambung

Sambungan

Pengarah Program / Bendahari

Perbincangan dan sokongan budget

Pengarah Program / Setiausaha Setiausaha / YDP / PKP/ PHHP(KD)/ Pengarah

Tidak

Mendaftar dan merekod dalam Buku Daftar Kertas Kerja Urusan pengesahan, semakan, sokongan dan kelulusan kertas kerja

Kelulusan ?

Pengarah Program / PKP/ PHHP(KD)/ Pengarah Pengarah Program / Jawatankuasa Kerja Pengarah Program / Jawatankuasa Kerja Pengarah Program / PKP

Perlantikan Jawatankuasa Kerja

Mesyuarat Koordinasi (Jawatankuasa Kerja)

Penyediaan keperluan perlaksanaan aktiviti, surat-menyurat dsb.

PELAPORAN KEPADA PKP 2 HARI SEBELUM AKTIVITI

Pengarah Program / Jawatankuasa Kerja Pengarah Program / Jawatankuasa Kerja Pengarah Program / YDP PKP / PHHP (KD)

Perlaksanaan aktiviti

Mesyuarat Post-Mortem

Laporan Bertulis Aktiviti

8. Senarai Semak Aktiviti SENARAI SEMAK PROGRAM / AKTIVITI ANJURAN JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR, POLITEKNIK KOTA BHARU.
PROGRAM TARIKH TEMPAT MASA BIL.
V

PERKARA PERANCANGAN Kertas Kerja Kelulusan Pengarah Pindaaan & kelulusan semula (jika perlu ) Surat Perlantikan Jawatankuasa Kerja & Bidang Tugas ( JKK )-Induk, Kecil MESYUARA T KOORDINASI (JKK) Mesyuarat ( kali pertama ) Tarikh: Masa : Tempat: Tempahan Bilik Mesyuarat Memo Panggilan Mesyuarat Persegaran (jika perlu ) Minit Mesyuarat Mesyuarat ( kali ke-2 ) Tarikh: Masa : Tempat: Tempahan Bilik Mesyuarat Memo Panggilan Mesyuarat Persegaran (jika perlu ) Minit Mesyuarat Mesyuarat ( kali ke-3 ) Tarikh: Masa : Tempat: Tempahan Bilik Mesyuarat Memo Panggilan Mesyuarat Persegaran (jika perlu ) Minit Mesyuarat

TINDAKAN

STATUS

1. 2. 3. 4.

5.

BIL. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

41. 42. 43.

PERKARA BAHAGIAN URUSETIA Aturcara Program / Majlis Aturcara Perasmian Gimik Perasmian / Penutup Aturcara Penutup Lantikan Pengacara Majlis ( L ) Lantikan Pengacara Majlis ( P ) Skrip Pengacara Majlis Lantikan Pembaca Doa Skrip Pembaca Doa Buku Pelawat (jika perlu ) Rosette Dulang Troli Alas Dulang Air Mineral Gelas Alas Meja Bunga Hiasan Meja (jika perlu ) Teks Ucapan Wakil Penganjur Teks Ucapan Wakil PKB Teks Ucapan Perasmi Buku Program Draf Backdrop, Bena Housekeeping BAHAGIAN JEMPUTAN & PROTOKOL Surat Jemputan Draf Kad Jemputan Kad Jemputan Senarai Jemputan Senarai Kehadiran Jemputan Jadual Penerbangan Jemputan Jadual Penginapan Jemputan Tempat Duduk Jemputan, VIP, VVIP Housekeeping BAHA GIAN SERANTA Jemputan Wartawan Bahan Keperluan Wartawan ( maklumat program, aturcara, teks ucapan, cenderamata dll) Bilik Press Conference Risalah (phamplet) Hebahan

TINDAKAN

STATUS

44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67.

68.

69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77.

Pasang Backdrop, Bena Tempahan Dewan, Tempat PA System Bunga Hiasan ( pentas, meja VVIP ) Susun atur kerusi / kelengkapan Tag Nama / Jawatan Pada Kerusi Jurugambar / Juruvideo Kamera Video Walkie-Talkie Hela Kipas Air-cond Extension Wire Housekeeping BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA Draf Buku Cenderamata / Program Susunatur Kandungan Buku Kata-Kata Aluan Pengarah, Pengarah Program, YDP dll Cetakan Buku Agihan Kepada Jemputan, VIP, VVIP Housekeeping BAHA GIAN CENDERAMA TA Memilih Cenderamata Sebutharga Cenderamata Menempah Cenderamata Mengagihkan Buku Cenderamata, Cenderamata Kepada Jemputan Sebaik Sahaja Duduk Mengagihkan Buku Cenderamata, Cenderamata Kepada VIP, VVIP Sebaik Sahaja Duduk Door Gift (jika perlu ) Housekeeping BAHAGIAN JAMUAN & PERSEGARAN Menyediakan Menu Jamuan Mendapatkan Sebutharga Menu Surat Lantikan Catering Menempah, Menyedia & Melengkapkan Bilik Makan Menyediakan refreshment untuk VIP, WIP (jikaperlu) Melayani Keperluan VIP, VVIP Semasa Makan Menyediakan Jamuan Untuk Petugas

78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. 97. 98. 99. 100. 101. 102.

103.

104. 105.

Menyediakan Jamuan Untuk Peserta Menyelesaikan Bayaran Jamuan Housekeeping BAHAGIAN KENDERAAN Menempah Kenderaan Menyediakan Pengangkutan Untuk VVIP Menyediakan Pengangkutan Untuk Peserta, Petugas Menyusun Jadual Penggunaan Kenderaan BAHA GIAN PENGINAPAN Tempahan Penginapan VIP, VVIP Tempahan Penginapan Petugas Tempahan Penginapan Peserta Tempahan Penginapan Pegawai Pengiring Tempahan Penginapan Pemandu (jika perlu ) Menyelesaikan Bayaran Penginapan BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO Menyediakan Bahan Tayangan Menempah Peralatan Multimedia Melaksanakan Tugas Rakaman dll Housekeeping BAHA GIAN KESELAMA TAN Meminta Bantuan Pengawal Keselamatan (jika perlu ) Kawalan Keselamatan Sepanjang Majlis Kawalan Lalulintas Jaket Keselamatan Tanda Arah Ke Tempat Majlis Housekeeping FLOOR MANAGEMENT TEAM Perlantikan JKF.M.T Runner Bertindak sebagai ketua yang menyelaras kesemua aktiviti semasa majlis berlangsung, ag ar majlis berjalan dengan lancar sebagaimana yang dirancangkan dan memastikan wujud salinanperistiwa senarai Mendapatkan antara aturcara, ke kesimbungan peristiwa sepanjang majlis berkenaan. dll berkaitan jemputan perlaksanaan majlis / program Mengadakan perbincangan dengan F.M.T Berhubung daripada semasa ke semasa

106. 107. 108. BIL. 109. 110. 111. 112. 113.

114. 115. 116. 117. 118.

119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126. 127. 128. 129.

dengan F.M.T AJK Sambutan Melantik Ketua Menyediakan Meja Pendaftaran Mendapatkan Senarai Jemputan PERKARA AJK Sambutan (samb. ) Mendaftarkan Peserta Mendaftarkan Jemputan Menyemat Rosette VIP, VVIP Sesi Tandatangan Buku Pelawat (jika perlu ) Memaklumkan Pengesahan Kehadiran Jemputan Kepada Runner Untuk Tindakan Pengacara Majlis Mengiringi VIP, VVIP Sebelum Diambil Tugas Oleh AJK Pentas Mengiringi Jemputan & Pelawa Duduk Di Kerusi Yang Ditetapkan Mengiringi VIP, VVIP Setelah Turun daripada Pentas Ke Tempat Makan Mengiringi Jemputan Setelah Turun daripada Pentas Ke Tempat Makan Mengiringi Jemputan, VIP, VVIP Sesudah Makan Ke Kereta AJK Dewan Melantik Ketua Berada Di Check Point Yang Ditetapkan Mengawal Suasana Dewan / Tempat Keluar / Masuk Hadirin, Jemputan AJK Pentas Melantik Ketua Ketua Pentas Sentiasa Berhubung Dengan Runner dll Ketua Pentas Sebagai Penyelaras Kesemua Aktiviti Di Atas Pentas Berada Di Check Point Yang Ditetapkan Menerima VIP, VVIP & Mengiringi Ke Tempat Duduk Memenuhi Keperluan VIP, VVIP Sepanjang Majlis Berlangsung Mengiringi VIP, VVIP Turun Daripada Pentas Setelah Majlis Selesai

TINDAKAN

STATUS

130. 131. 132. 133.

PENGURUSAN AKHIR Soal Selidik Rumusan Soal Selidik Mesyuarat Post-Mortem Laporan Majlis / Program

PENGESAHAN SEMAKAN
( sila buat pengesahan semakan 2 HARI sebelum aktiviti dilaksanakan ) Adalah saya no. pendaftaran merangkap Exco selaku di Pengarah Program

segala persiapan dan keperluan bagi perlaksanaan aktiviti di atas telah selesai dan sudah bersedia untuk menjalankannya sebagaimana yang dirancang dan diputuskan sebelum ini. Disediakan oleh,

Pengarah Program Tarikh:

Disahkan oleh,

EN. ROSIHAN BIN AB AZIZ Pengawai Kegiatan Pelajar Unit Hal-Hal Pelajar, PKB. Tarikh:
Disediakan Oleh : Pegawai Kegiatan Pelajar, Unit Hal-Hal Pelajar, PKB

( jawatan )

denganinimengaku