STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Disiapkan oleh

Direviu oleh

Disetujui oleh

Koordinator Pokja V / Irban

Keuangan

Sekretaris

Inspektur

Cut Rita Sari, SE

NIP 19660929 199403 2 005

Ahmad Ridhwan, S.Sos

NIP 19661231 198902 1 009

Drs. Bustami
NIP 19621231 199603 1 009

TAHUN 2015

1
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

UNIT KERJA
BAGIAN/ BIDANG/
SUBBAG

Kode
Kegiatan

A.

Inspektorat Kota Lhokseumawe

Kelompok JFA Bidang Program dan Pelaporan serta
Pembinaan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah
(P3.APIP)

: SOP A2/PW01/1/2015
: SOP Pelaksanaan dan Pelaporan Program Pelatihan
Mandiri (PPM)

UMUM
1. Tujuan
Sebagai pedoman bagi pejabat yang bersangkutan dalam pelaksanaan
dan pelaporan PPM.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku di lingkungan Inspektorat Kota Lhokseumawe.
3. Dasar SOP
1) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008
tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah;
2) Peraturan Presiden Nomor 192 Tahun 2014 tentang Badan
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan;
3) Instruksi Presiden Nomor 9 Tahun 2014 tentang Peningkatan
Kualitas

sistem

Penyelenggaraan

Pengendalian
Fungsi

Intern

Pengawasan

dan

Intern

Keandalan

dalam

rangka

mewujudkan Kesejahteraan Rakyat;

4. Kebijakan Umum PPM

1) Program Pelatihan Mandiri (PPM) adalah pelatihan secara
teratur/terjadwal untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam

2
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

rangka menunjang tugas-tugas unit kerja, yang penyelenggara dan

pesertanya berasal dari pegawai unit kerja yang bersangkutan.
2) Setiap unit kerja eselon II wajib menyusun rencana PPM tahunan
yang merupakan tugas dan tanggung jawab Pengelola PPM.
3) Materi PPM harus relevan dan dapat memperlancar serta
meningkatkan mutu pelaksanaan tugas. Materi PPM harus
berimbang antara materi untuk meningkatkan pengetahuan baru
dan materi untuk meningkatkan keterampilan teknis pekerjaan
sehari-hari.
4) Jumlah jam PPM dalam setahun bagi setiap pegawai minimal 40
jam.
B.

PIHAK YANG TERKAIT

1. Inspektur;
2. Sekretaris;
3. Irban
-

Irban keuangan
Irban Aparatur
Irban Urusan Pemerintah dan Khusus
Irban Perlengkapan

4. Kepala Bagian dan Koordinator Pengawasan Kelompok JFA;

5. Satgas PPM atau Pemangku Kegiatan pada Korwaspok JFA Bidang
P3.APIP;
6. Kabag Tata usaha Cq Kasubag Umum;
7. Pegawai yang ditunjuk sebagai Penyaji, Moderator dan Notulis;
8. Seluruh Auditor dan Pegawai

C.

PROSEDUR
No
I

Prosedur

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

Prosedur Pembentukan Satgas PPM

3

SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

No

Prosedur

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

1.

Koordinator Pokja V / Irban menugaskan Satgas

PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada Kelompok
JFA untuk menyusun draf SK Tim Satgas PPM.

10 menit

2.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA, Koordinator Pokja V / Irban
merumuskan dan mengindentifikasi nama-nama PFA
sebagai calon Tim Satgas PPM.

1 Hari Kerja

3.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA menyiapkan draf SK Tim Satgas
PPM.
Tembusan ditujukan kepada:
1.
Walikota
2.
Ka. BKPP

1 Hari Kerja

4.

Koordinator Pokja V / Irban mereviu dan memparaf

SK Tim Satgas PPM.

10 menit

5.

Inspektur sebagai Penanggung Jawab Utama PPM,

mereviu draf SK Tim Satgas PPM yang sudah direviu
Koordinator Pokja V / Irban

5 menit

6.

Kasubbag Umum, memberikan nomor dan tanggal

pada draf SK Tim Satgas PPM yang telah direviu
dan disetujui oleh Inspektur.

3 menit

7.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Pokja V memfinalkan SK Tim Satgas PPM yang
telah direviu dan disetujui oleh Inspektur.

1 Jam

8.

Koordinator Pokja V / Irban meneliti dan memparaf

SK Tim Satgas PPM yang telah difinalkan oleh
Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada
Kelompok JFA

5 menit

9.

Inspektur sebagai Penanggung Jawab PPM,

menetapkan dan menandatangani SK Tim Satgas
PPM yang telah diparaf Koordinator Pokja V / Irban

5 menit

10.

Surat Keputusan tersebut disampaikan kepada

Walikota Lhokseumawe dan kepala BKPP dan
pegawai yang ditunjuk.

1hari kerja

11.

Pengarsipan dokumen

20 menit

4
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

No

Prosedur

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

II

Prosedur Penyusunan Rencana Tahunan PPM

1.

Setiap akhir tahun dan paling lambat pertengahan

bulan Januari, Satgas PPM atau Pemangku kegiatan
PPM pada Kelompok JFA menyiapkan dan
menyampaikan
permintaan
usulan
kepada
Koordinator Pokja V / Irban dan Sekretaris
Inspektorat mengenai topik/judul yang akan dijadikan
materi PPM untuk periode 1 (satu) tahun.

2 jam

2.

Koordinator Pokja V / Irban mengajukan rencana

kegiatan Program Pelatihan Mandiri untuk periode 1
(satu) tahun, meliputi judul / topik materi pelatihan,
waktu pelatihan, dan tempat pelatihan.

2 hari

3.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA mengkompilasi dan menyortir usulanusulan PPM, dengan mempertimbangkan jadwal,
materi PPM sesuai kebutuhan unit kerja serta
anggaran yang ada, selanjutnya menyusun rencana
PPM selama 1 (satu) tahun.

2 hari

4.

Rencana PPM selama 1 (satu) tahun dikonfirmasi

kepada Koordinator Pokja V / Irban Keunagan dan
Sekretaris Inspektorat

1 jam

5.

Koordinator Pokja V / Irban Keuangan dan

Sekretaris Inspektorat meneliti dan memverifikasi
kembali rencana PPM yang disusun oleh Satgas
PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada Kelompok
JFA

1 hari

6.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA menyusun draf Kalender PPM
Inspektorat, ditembuskan kepada Kepala BKPP

1 hari

7.

Koordinator Pokja V / Irban Keuangan dan Sekretaris

Inspektorat mereviu dan memparaf draf Kalender
PPM Inspektorat.

10 menit

8.

Inspektur sebagai Penanggung Jawab PPM, mereviu

draf Kalender PPM yang sudah direviu Koordinator
Pokja V / Irban keuangan

5 menit

9.

Kasubbag Umum, memberikan nomor dan tanggal

pada draf Kalender PPM yang telah direviu dan
disetujui oleh Inspektur

3 menit

10.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA memfinalkan Kalender PPM n yang
telah direviu dan disetujui oleh Inspektur

1 Jam

12.

Koordinator Pokja V / Irban keuangan meneliti dan

5 menit

5
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

No

Prosedur

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

memfaraf Kalender PPM Inspektorat yang telah

difinalkan oleh Satgas PPM atau Pemangku kegiatan
PPM pada Kelompok JFA
13.

Kalender PPM yang telah di sahkan oleh Inspektur

disampaikan ke Kepala BKPP

1 hari

14.

Pengarsipan dokumen

III

Prosedur Pelaksanaan Kegiatan PPM Berdasar

Kalender PPM

1.

Paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan

Pelatihan mandiri dilaksanakan, Bidang atau Bagian
menyerahkan Formulir Standar Pemberitahuan
Penyelenggaraan Kegiatan PPM kepada Satgas
PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada Kelompok
JFA, mengenai jadwal, materi, dan narasumber yang
akan menyampaikan materi.

10 menit

2.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA mengumumkan rencana Pelatihan
Mandiri tersebut melalui Papan Pengumuman

5 menit

3.

Apabila kegiatan PPM, akan dilaksanakan di aula,

maka copy formulir rencana PPM disampaikan ke
Subag Umum untuk mempersiapkan perlengkapan.

5 menit

4.

Satgas PPM Bidang atau Bagian bertanggungjawab

terhadap pelaksanaan kegiatan pelatihan mandiri
sesuai rencana yang disetujui.
- Mengedarkan daftar kehadiran kepada peserta,
dan disetujui oleh Kasubbag Umum.
- Membuat Notulen Pelatihan Mandiri, disetujui
Kasubbag Umum
- Mendokumentasikan kegiatan secara visual.

2 jam

5.

Setelah kegiatan selesai, paling lambat satu minggu

setelah pelaksanaan PPM, Satgas PPM Bidang atau
Bagian
segera
menyerahkan
kelengkapan
pelaksanaan PPM kepada Satgas PPM atau
Pemangku kegiatan PPM pada Kelompok JFA,
sekurang-kurangnya :
- Daftar kehadiran kepada peserta, dan disetujui
Kasubbag Umum.
- Notulen Pelatihan Mandiri, disetujui Kasubbag
Umum
- File bahan yang ditayangkan oleh Narasumber.
- Gambar dokumentasi pelaksanaan kegiatan PPM.

5 menit

20 menit

6
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

No

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

Prosedur

6.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok
JFA,
mengarsipkan
dokumen
pelaksanaan PPM.

IV

Prosedur Pelaporan PPM

1.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA menyusun dokumen penugasan
(Surat Tugas) untuk membuatan Laporan Triwulanan
Program Pelatihan Mandiri Inspektorat Kota
Lhoskeumawe.

20 menit

1 jam

2.

Koordinator Pokja V / Irban keuangan mereviu

dokumen penugasan dan memberikan paraf.

10 menit

3.

Inspektur, meneliti draf penugasan dan memberikan

persetujuan.

5 menit

4.

Kasubbag Umum memberikan nomor dan tanggal

pada Surat Tugas (ST).

5 menit

5.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

memperbaiki dan memfinalkan dokumen penugasan

30 menit

6.

Koordinator Pokja V / Irban keuangan meneliti dan

memberikan Paraf pada ST final.

10 menit

7.

Inspektur, meneliti menandatangani ST.

5 menit

8.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA menyusun draf Laporan Triwulanan
Program Pelatihan Mandiri Inspektorat Kota
Lhokseumawe.

3 hari kerja

9.

Koordinator Pokja V / Irban keuangan mereviu dan

memberi paraf laporan triwulanan PPM dan
diserahkan kepada Inspektur.

20 menit

10.

Inspektur, meneliti draf laporan yang telah direviu

Korwaspok JFA dan memberikan persetujuan.

20 menit

11.

Kasubbag Umum memberi nomor dan tanggal

laporan.

10 menit

12.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA memperbaiki dan memfinalkan
laporan.

30 menit

13.

Koordinator Pokja V / Irban keuangan meneliti dan

memberikan Paraf pada laporan final.

10 menit

14.

Inspektur, meneliti menandatangani laporan final.

5 menit

15.

Laporan

10 menit

Triwulanan

PPM

Inspektorat

Kota

7
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

No

Jangka waktu
maksimal
penyelesaian

Prosedur
Lhokseumawe yang sudah ditandatangani Inspektur,
diserahkan ke Bagian Umum untuk digandakan

16.

Satu berkas laporan diserahkan ke Kelompok JFA.

17.

Satgas PPM atau Pemangku kegiatan PPM pada

Kelompok JFA, mengarsipkan dokumen laporan
PPM.

18.

Untuk keperluan angka kredit, setiap bulan Januari

dan bulan Juli Satgas PPM atau Pemangku kegiatan
PPM pada Kelompok JFA, menyiapkan daftar
kegiatan PPM per-pegawai selama 1 (satu)
semester.

19.

D.

1 jam
20 menit

1 hari kerja

Membagikan daftar pegawai yang mengikuti PPM

selama 1 (satu) semester ke Bagian Umum
Formulir/Dokumen yang Digunakan

1. SK Satgas PPM.
2. Undangan/Pengumuman PPM.
3. Daftar Hadir Peserta PPM.
4. Makalah/Materi PPM.
5. Notulen PPM.
6. Catatan Keikutsertaan PPM (CKP).

DAFTAR RIWAYAT REVISI SOP

Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

Revisi
ke-

Uraian Materi Revisi

Tanggal
Usulan

Tanggal
Berlaku

1
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

2
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BAGAN ARUS
PROSEDUR PEMBENTUKAN SATGAS PPM

3
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BAGAN ARUS
PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN TAHUNAN PPM

4
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BAGAN ARUS
PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN

5
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

6
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

7
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BAGAN ARUS
PROSEDUR PELAPORAN PPM

8
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

9
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PERWAKILAN ACEH

Jalan Tengku Panglima Nyak Makam, Banda Aceh, Kode Pos 23118
Telepon (0651) 28133, 28134, dan 28183, Faksimili (0651) 28173

Nomor
Lampiran
Hal

:
:
:

LAP/PW04/1/2015
Satu berkas
Laporan Pelaksanaan PPM
Triwulan I Tahun 2008

00 April 2015

Yth. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP

di Bogor

Menindaklanjuti

Surat

Keputusan

Kepala

BPKP

Nomor:

Kep-

1246/K/SU/2004 tanggal 22 Oktober 2004 Hal Pedoman Pelatihan di Kantor

Sendiri (PKS) di lingkungan BPKP, bersama ini kami sampaikan Laporan
Pelaksanaan Program Pelatihan mandiri (PPM)

Triwulan - I Tahun 2015

Perwakilan BPKP Aceh sebagimana terlampir.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima

kasih.
Kepala Perwakilan,

Tembusan:
Sekretaris Utama c.q Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi BPKP.

10
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PERWAKILAN ACEH

Jalan Tengku Panglima Nyak Makam, Banda Aceh, Kode Pos 23118
Telepon (0651) 28133, 28134, dan 28183, Faksimili (0651) 28173

LAPORAN PELAKSANAAN
PROGRAM PELATIHAN MANDIRI (PPM)
PERWAKILAN BPKP ACEH

Triwulan: I Tahun 2015

NOMOR
TANGGAL

:
:

LAP/PW04/1/2015
00 APRIL 2015

11
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

STANDAR FORMULIR
DAFTAR KEHADIRAN PESERTA
KEGIATAN PROGRAM PELATIHAN MANDIRI (PPM)
Topik/Judul PPM
Kode PPM
Hari dan Tanggal
Tempat Kegiatan
Waktu Kegiatan
No

:
:
:
:
:

................................................................................................
...................................atau Non Agenda Kalender PPM.
................................................................................................
................................................................................................
Dari pukul .............wib, sampai dengan pukul ..............wib.

Nama

Bagian/Bidang

Tandatangan

1
2
Ds
t

Penanggungjawab

Penyelenggara

Kabag TU/Korwaspok JFA Bidang

Pemangku Satgas PPM Bagian/Bidang

........................................................

........................................................

NIP ..................................................

NIP ..................................................

12
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

STANDAR FORMULIR
PEMBERITAHUAN PENYELENGGARAAN KEGIATAN PPM
Dari
Kepada
Maksud

:
:
:

Kabag TU / Korwaspok JFA Bidang .......

Korwaspok JFA Bidang P3.APIP
Penyelenggaraan Program Pelatihan Mandiri (PPM) dengan

judul/topik................................., yang akan diselenggarakan pada :

Hari
: ....................................................
Tanggal
: ....................................................
Tempat Kegiatan
: ....................................................
Waktu Kegiatan
: Dari
pukul
.............wib,
sampai
dengan

Pemateri/Penyaji
Moderator/Notulis
Kode PPM

pukul ..............wib.
: ....................................................
: ....................................................
: ........... atau Non Agenda Kalender PPM.

Agar rencana kegiatan tersebut dapat diumumkan.

Demikian kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Disetujui,

Banda Aceh, ............

Kabag TU /Korwaspok JFA Bidang

Pemangku Satgas PPM Bagian /Bidang

........................................................

........................................................

NIP ..................................................

NIP ..................................................

Telah diumumkan melalui saluaran komunikasi audio

Pada hari ................., tanggal .........................2015, pukul ............wib.
Petugas yang mengumumkan,

13
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

........................................................
NIP ..................................................

STANDAR FORMULIR
NOTULEN
PROGRAM PELATIHAN MANDIRI (PPM)
II. Data Umum Kegiatan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Topik/Judul PPM
No. Rencana PPM
Hari dan Tanggal
Tempat
Waktu
Pemateri/Penyaji
Moderator/Notulis
Jumlah Peserta
Lampiran

:
:
:
:
:
:
:
:
:

........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................... Perwakilan BPKP Aceh.
Dari
pukul
.............wib,
sampai
dengan
pukul ..............wib.
........................................................................
........................................................................
.........Orang.
1) Daftar Kehadiran Peserta;
2) Bahan Paparan;
3) .......dll.

III. Pokok-Pokok Materi

1.
2.

........................
........................

IV. Diskusi dan Tanya Jawab

1) (Nama penanya atau pemberi saran)
..............................................
Jawaban: .........................................
2) (Indentitas penanya atau pemberi saran)
..............................................
Tanggapan/Jawaban: .........................................
3) Dst.
V. Simpulan
Demikian notulen ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Disetujui oleh:
Kabag TU /Korwaspok JFA Bidang ...

Disusun oleh:
Notulen

14
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM

...........................................................

...............................................................

NIP ......................................................

NIP .....................................................

15
SOP Pelaksanaan dan Pelaporan PPM