1.

Ketua Panitia
Ketua Panitia adalah penggerak tim yang mempunyai jiwa kepemimpinan dan kemampuan untuk
memotivasi dan mengorganisasikan anggota panitia.
Jobdeks Ketua Panitia
Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut:
 Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan
 Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
 Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
 Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
 Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
 Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat keputusan
tepat untuk mengatas masalah yang muncul.
 Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam tataran kampus, bertanggung
jawab kepada Rektor
 Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian
 Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca
penyelenggaraan acara
2. Sekretaris
Seperti disinggung sebelumnya, Ketua Panitia juga didampingi oleh Sekretaris. Apa sih tugasnya
sekretaris?
Jadi sekretaris adalah seseorang yang ditugaskan untuk mengurus hal-hal yang berhubungan
kesekretariatan dan administrasi.
Jobdeks Sekretaris dalam kepantiaan
Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :
 Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan, surat kontrak kerjasama, surat
peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan
sebagainya.
 Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
 Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
 Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
3. Bendahara
Pasti kamu sering mendengar bagian ini. Ya, bendahara. Tugasnya nggak jauh-jauh dari pengelolaan dana
dalam sebuah kepanitiaan. Bendahara dibutuhkan karena tugas utamanya dalam mengatur keuangan.
Agar keuangan dapat dikelola dengan baik dan nggak sampai membengkak, kepanitian perlu sosok
bendahara yang pandai mengatur keuangan.
Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan
Tugas bendahara terdiri dari:
 Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal pengelolaan anggaran
 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
 Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
 Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
 Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
 Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
4. Divisi Acara
Divisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap paling sibuk mulai
dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan
rencana dan konsep yang ditentukan.
Jobsdesk Tugas Divisi Acara
 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
 Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan
 Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
 Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut,
termasuk kepada anggota panitia
 Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi
acara
5. Divisi Humas dan Publikasi
Divisi yang membuat konsep publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik
oleh khalayak. Untuk itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara tersebut.
Bisanya divisi ini diisi oleh orang-orang cakap dalam hal desain grafis , videografi, atau fotografi, karena
publikasi acapkali harus didesain dengan apik dan menarik.
Jobsdeks Tugas Divisi Humas
 Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner,
baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog
 Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola
dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
 Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
 Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi
6. Divisi Perlengkapan
Divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama acara.
Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau
peralatan yang diperlukan setiap divisi.
Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara, kursi acara, panggung bila
ada, sampai sound system.
Tugas Divisi Perlengkapan
 Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
 Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
 Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
7. Divisi Konsumsi
Tak kalah penting dengan divisi lainnya nih, divisi konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh
semua anggota kepanitian dan peserta acara.
Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan waktu makan.
Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.
Jobdosk Divisi Konsumsi:
 Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
 Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
 Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
 Mengurus biaya konsumsi
 Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
 Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
8. Divisi Dokumentasi
Divisi dokumentasi yang berfungsi memotret momen. Mulai dari sebelum acara sampai setelah acara
berlangsung. Divisi ini dilengkapi dengan alat-alat dokumentasi seperti kamera.
Jobdeks Divisi Dokumentasi
Tugas divisi dokumentasi mencakup:
 Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
 Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
 Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia