JOBDESK SEMINAR KU12 KAHFI BBC MOTIVATOR SCHOOL

Divisi Acara
Bertugas mengurus rangkaian acara. Mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan,
divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang
ditentukan.
Secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara umum sampai mengatur
berjalannya acara.

Jobsdesk Divisi Acara

> Membuat susunan acara seminar secara rinci dan spesifik
> Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan lapangan dalam menyusun daftar perlengkapan
yang dibutuhkan
> Mengundang narasumber dan seluruh pengisi acara seminar
> Mengkoordinir dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
> Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan seminar,
termasuk kepada anggota panitia
> Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
> Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengkoordinir anggota
divisi acara

Jobdesk Humas
> Membuat konsep acara. Contohnya undangan, brosur, banner, baliho, video, dan
sebagainya
> Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan
mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
> Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
> Bertanggung jawab kepada Ketua panitia

Divisi Perlengkapan Lapangan (Perlap)

Memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tempat acara, banner, kursi acara,
panggung, sampai sound system.
Jobdesk Divisi Perlengkapan Lapangan
> Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
> Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
> Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan
peralatan.
> Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
> Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
> Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

Divisi Konsumsi
Menyiapkan menu makanan serta menjadwalkan waktu makan.
Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.
Jobdosk Divisi Konsumsi
> Menyiapkan dan mengatur menu makanan termasuk menentukan penjadwalannya
> Menyediakan makanan untuk panitia, peserta seminar, dan pengisi acara (Vip : Om, DW,
Deas, Kesulthonan)
> Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
> Mengurus biaya konsumsi
> Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
> Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
> Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
> Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga dapat membuat
keputusan tepat untuk mengatasi masalah yang muncul
> Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara
> Bersama sekretaris, penanggungjawab acara seminar, membuat laporan
pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan acara seminar.

Sekretaris
Sekretaris bertugas mengurus hal-hal yang berhubungan dengan kesekretariatan dan
administrasi.
Jobdeks Sekretaris
> Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan, surat undangan, surat kontrak
kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan, proposal, penyelenggaraan acara, laporan
pertanggungjawaban, dan sebagainya.
> Membuat yang berhubungan dengan Surat menyurat
> Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta seminar dan daftar hadir panitia
> Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan
administrasi
> Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara.

Jobdeks Bendahara
> Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya, terutama dalam hal pengelolaan
anggaran
> Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara seminar
> Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
> Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
> Membuat pembukuan pendanaan secara rinci, detail dan jelas
> Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara

Divisi Dokumentasi
Divisi dokumentasi bertugas memotret momen. Mulai dari sebelum acara sampai setelah
acara berlangsung. Divisi ini dilengkapi dengan alat-alat dokumentasi seperti kamera.
Jobdeks Divisi Dokumentasi
➢ Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
➢ Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
➢ Melaporkan hasil kerja kepada Penanggung jawab acara

Jobdeks Ketua Panitia

➢ Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan
➢ Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
➢ Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang
bersangkutan
➢ Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
➢ Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
➢ Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat
keputusan tepat untuk mengatas masalah yang muncul.
➢ Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara
➢ Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian
➢ Bersama sekretaris, membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca
penyelenggaraan acara.