Daftar Divisi Acara

Kepanitiaan [Tugas &

Jobdesk]
 Divisi dalam Acara Kepanitian
o 1. Divisi Acara
o 2. Divisi Humas dan Publikasi
o 3. Divisi Perlengkapan
o 4. Divisi Konsumsi
o 5. Divisi Sponsorship
o 6. Divisi Keamanan
o 7. Divisi Dokumentasi
o 8. Ketua Panitia
o 9. Sekretaris
o 10. Bendahara
Tujuan pembentukan panitia acara meliputi:
1. Memastikan terselenggaranya suatu acara
2. Melaksanakan fungsi manajemen dengan baik. Misalnya
perencanaan, pelaksanaan pengorganisasian, pengawasan, dan
evaluasi seluruh tahapan acar
3. Mengatur jalannya acara mulai dari persiapan hingga acara selesai
4. Mengelola materi acara
5. Mempublikasikan acara yang direncanakan
6. Menjalin komunikasi dengan pihak-pihak yang diajak kerjasama
demi terselenggaranya acara
7. Mengatur dan menciptakan suasana kondusif saat pelaksanaan acara
8. Mengendalikan kegiatan operasional
9. Memastikan segala keperluan dan kebutuhan selama acara. Entah
sebelum hari H atau setelah hari H
10.Membuat laporan perencanaan dan penyelenggaraan acara sebagai
salah pemenuhan data administrasi, dan sebagainya.

Divisi dalam Acara Kepanitian

Divisi-divisi dalam acara ada banyak. Tidak acara aturan baku mengenai divisi
dalam acara. Sehingga divisi dalam ara bisa berbeda-beda.
Jumlahnya pun belum tentu sama. Semua itu dibentuk sesuai kebutuhan acara
tersebut. Jadi nggak aneh bila dalam satu kepanitian acara tidak ada divisi
transportasi atau divisi lainnya. Terkadang nama divisi pun tidak sama lo tiap
acara.
Namun secara garis besar, berikut ini adalah divisi dalam acara yang umumnya ada
dalam kepanitian.
1. Divisi Acara

Divisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap
paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara harus
memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan.
Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara umum sampai
mengatur berjalannya acara.

Jobsdesk Tugas Divisi Acara

Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk divisi acara:
 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
 Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar
perlengkapan yang dibutuhkan
 Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
 Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara
berlangsung
 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang
terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama
dalam kepanitian
 Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi
mengoordinir anggota divisi acara
2. Divisi Humas dan Publikasi
Selanjutya adalah divisi Humas (Hubungan Masyarakat) dan Publikasi. Divisi
yang membuat konsep publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat
diketahui dengan baik oleh khalayak.
Untuk itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara
tersebut. Bisanya divisi ini diisi oleh orang-orang cakap dalam hal desain grafis ,
videografi, atau fotografi, karena publikasi acapkali harus didesain dengan apik
dan menarik.

Jobsdeks Tugas Divisi Humas

Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:

 Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat
poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya
Merancang serta mendesain Katalog
 Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi
dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang
diperlukan dalam kegiatan
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan
promosi acara
 Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
 Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu
pimpinan divisi
3. Divisi Perlengkapan

Nah, selanjutnya adalah divisi perlengkapan yang menyediakan semua

perlengkapan yang dibutuhkan selama acara.
Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua
perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi.
Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara,
kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system.

Tugas Divisi Perlengkapan

 Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

  Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan
pengadaannya
 Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal
peminjaman dan penyewaan peralatan.
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian
perlengkapan acara
 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi
bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
4. Divisi Konsumsi

Tak kalah penting dengan divisi lainnya nih, divisi konsumsi menjamin logistik
yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta acara.
Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan
waktu makan.
Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.

Jobdosk Divisi Konsumsi:

 Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk

menentukan penjadwalannya
 Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
 Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
 Mengurus biaya konsumsi
 Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
 Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
5. Divisi Sponsorship

Kemudian ada divisi sponsorship yang berkaitan dengan pendanaan. Divisi ini
memastikan tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara.
Tugas divisi ini yang paling utama adalah mencari donor yang memberikan
suntikan dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak donor.
Lumrahnya divisi ini membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan
pihak tertentu.
Jobsdesk Divisi Sponsorship

 Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama

 Membuat proposal sponsorship
 Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu
 Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang
memberikan pemasukan
 Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari
pelaksanaan acara
 Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca
acara
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan
dengan divisi lain yang bersangkutan
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
6. Divisi Keamanan

Divisi ini juga biasanya dalam sebuah kepanitian lo. Namanya divisi keamanan.
Urusan kemaana pada hari acara merupakan tanggung jawab divisi ini.

Jobdesk Divisi Keamanan

Fungsi divisi ini adalah:

 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang
berkaitan dengan keamanan acara
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan
keamanan acara
 Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk
penjagaan lokasi acara
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
7. Divisi Dokumentasi

Jobdeks Divisi Dokumentasi

Tugas divisi dokumentasi mencakup:

 Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
  Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
 Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

Divisi transportasi dan Divisi kesehatan.

8. Ketua Panitia

sebagai sosok pemimpin utama, Ketua Panitia adalah penggerak tim. Seorang
Ketua Panitia harus mempunyai jiwa kepemimpinan dan kemampuan untuk
memotivasi dan mengorganisasikan anggota panitia.
Sehingga cara yang dibuat dapat berjalan lancar. Jadi kehadiran Ketua Panitia
bersifat wajib dalam sebuah kepanitian. Tanpa seorang pemimpin, kepanitian
nggak akan berjalan.
Nah, sering kali seorang ketua dibantu oleh wakil ketua.

Jobdeks Ketua Panitia

Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut :

 Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
 Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
 Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada
yang bersangkutan
 Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
 Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
 Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga
ia dapat membuat keputusan tepat untuk mengatas masalah yang
muncul.
 Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam
tataran kampus, bertanggung jawab kepada Rektor
 Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian
 Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan
pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan acara
9. Sekretaris
Jobdeks Sekretaris dalam kepantiaan

Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :

 Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan,
surat kontrak kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan,
proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan
sebagainya.
 Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir
panitia
 Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
 Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka
terkait kegiatan administrasi
 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
10. Bendahara

Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan

Tugas bendahara terdiri dari:

 Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama
dalam hal pengelolaan anggaran
 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan
acara
 Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
 Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
 Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
 Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

Panitia acara merupakan kumpulan orang-orang yang memiliki tugas dan jobdesk
masing-masing sesuai fungsinya untuk mencapai tujuan bersama, yaitu terwujud
dan terlaksananya acara dengan baik dan lancar.
Apa yang harus dilakukan oleh Seksi acara?
Secara umum, divisi acara inilah yang memiliki peran penting mulai dari rangkaian
acara sampai acara puncak dikonsep dan berjalan. Jadi, kalau ditanya ngapain aja,
maka ide konsep, kerja dan berani tampil di depan adalah tugasnya.
Alasan memilih divisi acara?
Biasanya orang yang memilih divisi acara adalah orang yang berani mengambil
risiko, memiliki ide dan konsep yang terukur dari pengalaman, mau sibuk, serta
berani berbicara di depan umum.