Pembentukan panitia bertujuan untuk membagi tugas selama proses

penyelenggaraan pameran.

Hal ini mengantisipasi bentrok saat acara berlangsung dan memastikan setiap orang
bekerja melakukan tugasnya. Umumnya, struktur kepanitiaan terdiri dari panitia inti
dan dibantu beberapa seksi. Setiap seksi bertanggung jawab pada pekerjaannya
dan harus berkoordinasi dengan ketua.

Yuk simak ada apa saja bagian dalam struktur kepanitiaan:

1. Ketua

Sebagai pemimpin, ketua bertanggung jawab mulai dari proses persiapan,

penyelenggaraan, dan evaluasi acara. Ketua juga harus mampu mencari solusi
ketika muncul permasalahan. Seorang ketua sebaiknya memiliki kemampuan
berkomunikasi yang baik, jujur, tegas, dan bijaksana.

2. Wakil Ketua

Wakil ketua berkewajiban membantu pekerjaan ketua dan memastikan tidak ada
detail yang terlupakan. Wakil ketua juga harus sigap menggantikan ketua jika ketua
berhalangan untuk menghadiri rapat atau bertemu dengan pihak tertentu.

3. Sekretaris dan Seksi Kesekretariatan

Sekretaris memiliki tugas yang sangat penting yaitu membuat surat perizinan,
undangan, notulen rapat, dan kegiatan surat menyurat lainnya. Sekretaris juga
biasanya bertanggung jawab untuk menyusun agenda rapat hingga acara selesai.

4. Bendahara

Bendahara memiliki tugas untuk mengatur urusan keuangan dan mencari sponsor
agar pameran dapat terus berjalan. Selain itu, pada akhir periode acara, bendahara
juga harus membuat laporan pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan.

5. Publikasi dan Dokumentasi

Seksi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada khalayak mulai dari pra-
acara hingga pameran diselenggarakan. Orang-orang yang ada di dalamnya harus
mampu mendokumentasikan dengan hasil yang menarik dan mengerti penggunaan
media sosial.

6. Dekorasi

Seksi ini bertugas untuk mengatur tata ruang pameran nantinya. Hal-hal yang harus
dipertimbangkan dalam mengatur tata letak adalah efisiensi ruangan dan
memastikan pengunjung tidak kebingungan. Seksi ini juga harus mengatur dekorasi
set panggung.

7. Humas
Humas merupakan bagian yang akan menjadi narahubung dengan pihak eksternal.
Peran humas dalam suatu acara adalah mempromosikannya terhadap stakeholder,
menjalin media partner, dan menciptakan citra positif ke khalayak.

8. Seksi perlengkapan

Seksi ini bertugas menyiapkan segala macam perlengkapan yang sekiranya

dibutuhkan selama acara berlangsung. Nantinya, seksi ini akan sering
berkomunikasi dengan tim dekorasi untuk menyiapkan dekorasi.

9. Keamanan

Keamanan bertanggung jawab agar acara berlangsung dengan kondusif. Seksi ini
juga harus memastikan kenyamanan pengunjung dan memantau keadaan selama
acara berlangsung.

10. Konsumsi

Seksi ini harus memastikan kesediaan makanan dan minuman untuk pengisi acara,
panitia, maupun pengunjung. Nantinya dana konsumsi akan diberikan oleh
bendahara sehingga kedua pihak ini harus terus berkoordinasi.