Ketua Panitia Penanggung Jawab Acara

Fadil Husin RAMAHYANA POLTAK P. PASARIBU

Bendahara Sekretaris
Yovan Ravelino Damanik Alvino Romadoni

Seksi-seksi
Seksi Perlengkapan Seksi Acara Seksi Humas Seksi Konsumsi Seksi Keamanan Seksi Dokumentasi Seksi Donasi
Fikra Sondang Bonardo Resa Prasa Yuda Rizal Momon & Barry Adit & Aris Resa Prasa Yuda

Detail Responsibility
1. Penanggung Jawab Acara
Bertugas memberikan bantuan moril dan materiil pada rekan-rekan kerjanya yang bertugas, serta bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakan.

2. Ketua Panitia
Ketua Panitia Adalah orang yang secara penuh bertanggung jawab atas Acara yang sedang dilaksanakan.

3. Sekretaris
Sekretaris bertugas terkait pada hal-hal seperti membuat proposal, surat undangan, surat ijin, surat ijin pinjam alat, surat ijin pinjam tempat dll.

4. Bendahara
Tugas bendahara mengelola, mencatat dan mengarsipkan setiap dana yang keluar maupun yang masuk untuk kepentingan Acara.

5. Seksi-seksi

5.1. Seksi Perlengkapan

Mencari, merawat dan bertanggung jawab pada segala perlengkapan untuk Acara.
5.2. Seksi Acara
Merancang, mengatur bagaimana Acara tersebut akan berjalan.
5.3. Seksi Humas dan Promosi
Menyebar, menginformasikan informasi akan adanya Acara kepada calon peserta/publik melalui berbagai media.
5.5. Seksi Konsumsi
Mengelola dan mengatur konsumsi pada acara.
5.5. Seksi Kesehatan
Bertanggung jawab pada ketersediaan keperluan kesehatan seperti obat-obatan, perlatan dan lain-lain untuk pertolongan pertama. Bekerjasama dengan puskesmas atau rumah
sakit untuk tidak lanjut.
5.6. Seksi Dokumentasi
Mendokumentasikan segala moment dalam acara.
5.7 Seksi Sponsorship
Menyebarkan proposal sponsorship dan mengelola calon-calon pemberi sponsor.
Sususan kepanitian diatas tidak sepenuhnya mutlak dapat kalian kurangi atau tambahi sesuai kebutuhan acara atau kegiatan yang sedang kalian laksanakan.
Demikian tips membuat dan contoh susunan panitia acara, semoga bermanfaat.
 Keterangan 27-Sep 28-Sep 29-Sep 30-Sep 1-Oct 2-Oct 3-Oct 4-Oct 5-Oct 6-Oct 7-Oct 8-Oct 9-Oct 10-Oct PIC STATUS
A. Licensing Perizinan Kepolisian Alvin
B. Talents Re-Confirm Attendence
C. Wardrobe
D. Documentation
E. Transportation
F. Cleanliness Dealing
G. PR Share Flyer
H. Security & Parking
I. Equipment Listing Needs
J. Consumtion Manifest

Hari kerja
Hari Libur
Final Report
Event deadline
Tujuan umum pembentukan panitia event :
Melaksanakan fungsi manajemen event yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan event.
Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan event.
Mengelola materi event secara baik dan benar.
Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan event.
Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.
Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

Tips Agar Panitia Event Sukses Menggelar Acara:

Untuk memastikan bahwa panitia event dapat mengawal acara dengan lancar dan sukses, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil:

Perencanaan yang Matang dan menyeluruh sejak awal. Disini panitia harus membuat jadwal acara yang jelas, membuat checklist tugas, dan menetapkan target yang realistis.
Komunikasi yang Efektif dan terbuka, ini tak hanya dengan anggota tim panitia saja, tapi juga dengan vendor, dan semua pihak terkait.
Pemilihan Tim yang Kompeten, pastikan setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas.
Delegasi yang Tepat, pastikan bahwa setiap tugas memiliki penanggung jawab yang jelas dan memberikan mereka otoritas yang cukup untuk mengambil keputusan yang diperlukan.
Koordinasi yang Baik, adakan pertemuan rutin untuk memastikan semua persiapan berjalan sesuai rencana.
Manajemen Risiko, identifikasi potensi risiko atau masalah yang mungkin muncul selama acara. Buatlah rencana darurat yang terperinci, termasuk langkah-langkah penanganan dan kontak yang harus dihubungi.
Pemantauan dan Pengendalian, monitor dan kontrol setiap aspek acara secara terus-menerus. Pastikan bahwa jadwal acara dipatuhi, anggaran terkendali, dan segala hal berjalan sesuai rencana.
Responsif terhadap Perubahan, semua tim harus siap untuk menghadapi berbagai perubahan dan permasalahan yang mungkin terjadi selama acara. Tetap tenang dan fleksibel dalam mengatasi.
Pelaksanaan yang Profesional, awasi pelaksanaan acara, pastikan semua detail acara terpenuhi, berikan pelayanan pelanggan yang baik, dan menjaga komitmen terhadap kualitas acara.
Evaluasi Pasca Acara, setelah acara selesai, lakukan evaluasi menyeluruh untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik.

Tugas Panitia Event

Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing.

Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut.

Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan.

Sebagai Ketua Panitia memiliki tugas dan tanggung jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pelaporan acara.

Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

Memimpin proses perencanaan secara detil yang selanjutnya direalisasikan bersama anggota panitia. Ini meliputi menentukan tujuan acara, tema, tanggal, lokasi, anggaran, dan target audiens.
Menjadi koordinator dalam pembentukan panitia event, disini ketua bertanggung jawab untuk membentuk tim yang kuat dan efisien. Sebagai ketua juga perlu menugaskan tugas-tugas kepada anggota tim, mengawasi kemajuan pekerjaan, dan memastikan kolaborasi yang baik di antara mereka.
Memimpin rapat dan pertemuan panitia secara teratur.
Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan.
Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event dan beroordinasi dengan pihak terkait. Adapun yang dikoordinasikan misalnya terkait, kerjasama dengan vendor, sponsor, pemilik lokasi, dan pihak berwenang, termasuk kontrak, perizinan, dan persyaratan teknis.
Memimpin seluruh tim panitia untuk memastikan semua persiapan telah selesai dengan baik. Pastikan acara berjalan sesuai jadwal, mengatasi masalah yang mungkin muncul, dan menjaga komunikasi yang efektif dengan semua pihak terkait.
Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event
Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat
Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event
Setelah acara ketua melakukan evaluasi bersama panitia untuk mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu perbaikan di masa depan.
Tugas-tugas di atas bukanlah ukuran baku, dalam setiap event bisa bervariasi tergantung pada jenis acara dan skala kegiatan yang Anda atur.

Tetapi, dalam setiap penyelenggaraan eventi, sebagai ketua panitia memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa acara berjalan dengan sukses dan memenuhi tujuan.

2. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang bertugas untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan event.

Sebagai Sekretaris Event, tugasnya juga untuk membantu dalam koordinasi dan seluruh administrasi acara.

Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event antara lain :

Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
mencatat dan mendokumentasikan semua pertemuan panitia acara. Hal ini mencakup mencatat momen penting, membuat daftar tindak lanjut, dan mengirimkan salinan catatan rapat kepada anggota panitia yang terlibat.
Membantu Ketua Panitia dalam proses perencanaan acara. Ini termasuk menyusun daftar tugas, menyusun jadwal kerja, mengumpulkan informasi dari anggota panitia, dan memastikan bahwa semua persiapan berjalan sesuai dengan rencana.
Mengurus dokumen-dokumen seperti kontrak, perizinan, dan perjanjian dengan vendor. Anda juga akan mengurus pengelolaan data, mengatur registrasi peserta, dan mengumpulkan dokumen.
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta (opsional)
Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event
Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Tugas-tugas ini bisa berbeda tergantung pada skala acara dan kebutuhan panitia.

Sebagai Sekretaris Event, memiliki peran untuk mendukung dan melengkapi tugas-tugas Ketua Panitia dalam menjalankan acara dengan sukses.

Baca juga :

Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor? Ini Caranya

Membuat ID Card, Ini Manfaatnya Bagi Usaha

3. Tugas Bendahara
Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka perlu seorang bendahara untuk mengatur keuangan.

Sebagai Bendahara Event, tugas Anda melibatkan manajemen keuangan dan pengelolaan sumber daya keuangan yang terkait dengan acara.

Adapun tugas bendahara event antara lain :

Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event.
Membuat estimasi pendapatan dan pengeluaran yang terkait dengan kegiatan..
Mempertimbangkan semua aspek pembiayaan acara, seperti biaya venue, dekorasi, transportasi, catering, peralatan teknis, dan honorarium bagi pembicara atau artis yang terlibat.
Mencari sumber pendanaan tambahan misalnya dari sponsor atau mitra yang potensial untuk mendukung acara.
Menjalin komunikasi dengan calon sponsor, dan bernegosiasi mengenai persyaratan dan manfaat bagi sponsor.
Mengelola anggaran dengan bijaksana dan memastikan pengeluaran tetap sesuai dengan rencana.
Mengurus semua transaksi keuangan terkait dengan acara.
Memastikan semua kwitansi pembayarab dan kewajiban keuangan terpenuhi secara tepat waktu.
Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
Mempresentasikan laporan keuangan kepada panitia acara dan pihak yang berkepentingan lainnya
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia dan membantu dalam mengevaluasi keuangan.
Peran Bendahara pada sebuah event sangat penting dalam menjaga keseimbangan keuangan dan kelancaran acara.

Dengan menjalankan tugas-tugas ini dengan cermat, seorang bendahara bisa memastikan bahwa acara dapat berjalan sesuai anggaran dan mencapai tujuan keuangan.

Baca juga : Inilah Tugas Manajer Keuangan Dalam Perusahaan

4. Tugas Seksi Acara

Bagian Acara dalam panitia event bertanggung jawab untuk merancang, mengatur, dan melaksanakan semua aspek acara agar dapat berjalan lanca.

Adapun tugas-tugasnya adalah:

Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
Koordinasi dengan para pengisi acara, misalnya pembicara atau artis.
Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli dalam event tersebut.
Bekerja sama dengan bagian dekorasi dan logistik dalam pengaturan tempat acara.
Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung.
Memastikan bahwa semua persiapan teknis telah siap.
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut.
Mengatur pelayanan dan fasilitas selama acara.
Mengawasi jalannya acara, memastikan semua kegiatan berjalan sesuai jadwal, dan mengatasi masalah yang mungkin muncul.
Bertanggungjawab kepada ketua Panitia.

5. Tugas Seksi Humas dan Publikasi

Bagian Humas (Hubungan Masyarakat) dalam panitia event memiliki peran penting dalam mempromosikan acara dan membangun hubungan yang baik dengan peserta, media, dan masyarakat umum.

Adapun tugasnya antara lain :

Merancang strategi promosi yang efektif untuk meningkatkan kesadaran masyarakat agar berpartisipasi dalam acara.
Menggunakan berbagai saluran komunikasi seperti media sosial, situs web, selebaran, poster, dan siaran pers untuk mempublikasikan informasi tentang acara kepada khalayak.
Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait
Merancang serta mendesain Katalog
Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen dalam kegiatan
Bekerja sama dengan media massa untuk mendapatkan liputan yang luas tentang acara.
Membuat siaran pers (press release).
Mengirimkan undangan kepada jurnalis dan media.
Memanajemen media sosial dan mengelola konten yang relevan untuk mempromosikan acara.
Membantu dalam menjalin dan memelihara hubungan baik dengan sponsor.
Memberikan tanggapan yang cepat, akurat, dan transparan kepada masyarakat, menjaga reputasi acara, dan memberikan klarifikasi atau informasi kepada publik
Bertanggungjawab kepada ketua panitia.
Peran bagian Humas dan publikasi dalam panitia event sangat penting untuk memastikan bahwa acara mendapatkan paparan yang baik, partisipasi yang maksimal, dan membangun citra positif acara di mata peserta dan masyarakat umum.
Baca juga : Membuat Press Release untuk Media Massa, Ini Tipsnya

6. Tugas Seksi Perlengkapan

Bagian Perlengkapan dalam panitia event bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola semua kebutuhan perlengkapan dan peralatan selama acara.

Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
Melakukan pengadaan perlengkapan. Ini melibatkan mencari vendor yang tepat, membandingkan harga, dan bernegosiasi.
Pengecekan kualitas dan ketersediaan perlengkapan sebelum acara.
Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.
Mengatur logistik pengiriman dan pengambilan perlengkapan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan kegiatan
Bekerja sama dengan bagian acara dan dekorasi dalam merencanakan tata letak tempat acara.
Memastikan bahwa semua perlengkapan dalam kondisi baik dan berfungsi dengan baik sebelum dan selama acara.
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
Membuat inventaris lengkap, mencatat kondisi dan jumlah perlengkapan, serta memastikan perlengkapan tersedia untuk acara di masa depan.
Memberikan bantuan dan instruksi penggunaan perlengkapan kepada tim teknis atau pihak terkait yang bertanggung jawab mengoperasikan peralatan tersebut selama acara.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Peran Bagian Perlengkapan dalam panitia event penting untuk memastikan bahwa semua kebutuhan perlengkapan terpenuhi dengan baik, sehingga acara dapat berjalan lancar dan sukses.

7. Tugas Seksi Konsumsi

Bagian Konsumsi dalam panitia event bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola semua aspek yang terkait dengan konsumsi makanan dan minuman selama acara.

Tugas bagian Konsumsi dalam event dapat mencakup:

Menentukan jenis, jumlah, dan variasi makanan dan minuman selama acara.
Mengelola anggaran untuk makanan dan minuman.
Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara.
menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
Mengurus biaya konsumsi
Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Tugas bagian Konsumsi sangat penting untuk memastikan bahwa peserta acara merasa puas dengan makanan dan minumannya.

8. Tugas Seksi Dokumentasi

Bagian Dokumentasi dalam panitia event memiliki peran penting dalam merekam dan mendokumentasikan semua aspek acara secara visual dan tertulis.

Tugas bagian Dokumentasi dalam event:

Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Pemilihan foto dan klip video terbaik, pemangkasan atau pengeditan.
Dokumentasi tulisan, yakni harus mencatat dan mendokumentasikan semua informasi penting yang terkait dengan acara.
Membantu dalam pembuatan materi promosi seperti brosur, selebaran, atau presentasi yang mencakup foto-foto dan informasi penting tentang acara.
Berkolaborasi dengan bagian Humas terkait berbagi peran dalam pengelolaan akun media sosial acara. Ini melibatkan mempublikasikan foto, video, dan cerita tentang acara.
Memastikan telah menyimpan semua materi dokumentasi dengan baik dan terorganisir. Ini mencakup penyimpanan foto dan video dalam format digital yang aman
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
Baca juga ya : Merintis Usaha Studio Foto? Jangan Lewatkan 7 Langkah ini

9. Tugas Seksi Sponsorsip

Bagian Keamanan dalam panitia event memiliki peran penting dalam memastikan keamanan dan keselamatan selama acara berlangsung. Tugas bagian Keamanan dalam event dapat mencakup:

Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan kegiatan
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
Penanganan Kerumunan dan Pengaturan Lalu Lintas
Deteksi dan Pencegahan Ancaman
Penanganan Situasi Darurat
Koordinasi dengan Pihak Berwenang
Melakukan tugas-tugas dari Ketua Panitia

Tips Membuat Acara

1. Maksud dan tujuan dari Acara

Dalam membuat suatu kegiatan pastikan kita tau apasih maksud dan tujuan dari acara ini. dan pastikan kita bisa menjawab pertanya "kenapa acara ini harus ada ?"

2. Menentukan Tema Acara dan Memahami Tema Acara

Setelah nomor 1 Clear. selanjutnya kita harus menentukan tema acara, kepemudaan kah, kebersihan kah, lingkukang kah atau pemuda yang peduli kebersihan lingkungan. sehingga ketika kita membuat suatu konsep acara tidak meraba-raba mau dibuat seperti apa.

3. Membuat Konsep dan Planning

Berdasarkan tema yang sudah kita buat kita akan lanjut membuat sebuah konsep acara dan planning (perencanaan) mau dibuat seperti apa acara tersebut.

Dibagian konsep ini kita berusahan menggambarkan seperti apa acara tersebut akan terlaksana, seperti dimana lokasinya, kapan, siapa saja pesertanya, siapa yang undang, siapa panitianya, siapa seponsornya dll. Tapi hanya sebatas konsep.

Kemudian disaat yang bersamaan kita juga harus membuat planning dimana konsep yang kita buat menjadi realistis dan logis. maksudnya sesuai dengan kondisi organisasi.

Misalkan saja dalam acara yang kita buat cukup menggunakan aula gedung kapasitas 100-200 orang tentu akan sangat realistis dan logis jika kita gedung sekolahan, atau aula hotel dengan kapasistas sesuai kebutuhan dari pada kita sewa stadion (lapangan sepak bola).

Contoh Susunan Panitia Acara

1. Ketua Panitia

Ketua Panitia Adalah orang yang secara penuh bertanggung jawab atas Acara yang sedang dilaksanakan.

2. Sekretaris

Sekretaris bertugas terkait pada hal-hal seperti membuat proposal, surat undangan, surat ijin, surat ijin pinjam alat, surat ijin pinjam tempat dll.

3. Bendahara

Tugas bendahara mengelola, mencatat dan mengarsipkan setiap dana yang keluar maupun yang masuk untuk kepentingan Acara.

4. Seksi-seksi

4.1. Seksi Perlengkapan

Mencari, merawat dan bertanggung jawab pada segala perlengkapan untuk Acara.
4.2. Seksi Acara

Merancang, mengatur bagaimana Acara tersebut akan berjalan.

4.3. Seksi Humas dan Promosi

Menyebar, menginformasikan informasi akan adanya Acara kepada calon peserta/publik melalui berbagai media.

4.4. Seksi Konsumsi

Mengelola dan mengatur konsumsi pada acara.

4.5. Seksi Kesehatan

Bertanggung jawab pada ketersediaan keperluan kesehatan seperti obat-obatan, perlatan dan lain-lain untuk pertolongan pertama. Bekerjasama dengan puskesmas atau rumah sakit untuk tidak lanjut.

4.6. Seksi Dokumentasi

Mendokumentasikan segala moment dalam acara.

4.7 Seksi Sponsorship

Menyebarkan proposal sponsorship dan mengelola calon-calon pemberi sponsor.

Sususan kepanitian diatas tidak sepenuhnya mutlak dapat kalian kurangi atau tambahi sesuai kebutuhan acara atau kegiatan yang sedang kalian laksanakan.

Demikian tips membuat dan contoh susunan panitia acara, semoga bermanfaat.
 Expenses Summary Income Summary
GRAND TOTAL 7,610,007 GRAND TOTAL 8,767,000
Category Expenses
A. Licensing 950,000 Donors 8,767,000
B. Talents 1,200,000 T-Shirts Sales
C. Wardrobe 2,500,007
D. Documentation 1,000,000
E. Transportation 0
F. Cleanliness 0
G. Publicaton 0
H. Security & Parking 250,000
I. Equipment 1,710,000
J. Consumtion 0
K. Emergency Fund 2,283,002
 Time Duration Talents Equipment PIC Extras Confirm Leader
16:00 16:30 00:30 B2S vs S+ Boys Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan
Adit Local Hip Hop Sing
16:30 17:00 00:30 B2S Girls vs S+ Girls Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan
Adit Local Hip Hop Sing
17:00 17:20 00:20 Fun Games Momon Ringga & Doorprize Local Hip Hop Sing
00:10 3 Point Contest Momon Ringga & Doorprize Local Hip Hop Sing
00:10 Dizzy Shoot Momon Ringga & Doorprize Local Hip Hop Sing
17:20 17:50 00:30 B2S Mix vs RP / Galaxy Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan
Adit Local Hip Hop Sing
17:50 18:30 00:40 Break Magrib — Opening Konsumsi Bofet Minang
18:30 18:35 00:05 Pidato Ketua Perbasi (Desty) Dokumentasi Set, Talent Ringga, Adit
18:35 19:00 00:25 Sunmor vs B2S Senior Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan Local Hip Hop Sing
19:00 19:01 00:01 Break Isya Konsumsi Bofet Minang
19:02 20:30 01:28 Tuan Tiga Belas, B-Boy, NKC Dokumentasi Set, Talent Ringga, Adit
20:31 21:00 00:29 ALL STAR GAME Dokumentasi Set, Talent Ringga, Adit
 Time Duration Talents Equipment PIC Extras
15:00 15:45 00:45 B2S vs S+ Boys Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan
Adit Local Hip Hop Sing
15:45 16:30 00:45 B2S Girls vs S+ Girls Dokumentasi Set, Perangkat Pertandingan
Adit Local Hip Hop Sing
16:30 17:15 Sunset 1 vs Sunset 2
17:15 17:55 B2S/Bekasi vs Galaxy Star
17:55 18:10 Break
18:10 18:30 Kata Smabutan Ketua Perbasi
18:30 19:00 Sunmor vs Ball2Shine
19:00 19:05 Break
19:05 19:15 Doorprize / Fungames
19:15 19:30 BZB
19:30 20:30 Hiphop, Tuan Tiga Belas
20:30 20145 NKC
20:45 21:30 All Star Games
Tagihan yang harus dibayarkan 2,500,007
Sisa Tagihan yang harus dibayarkan -1,250,007

Period Pihak pembayar

Pihak(Ball
Penerima
2 Shine)
Nominal
(Urbanela)
Pembayaran
Batch 1 Yovan Sangki 930,000
Batch 2 Fadil Sangki 1,250,000
Batch 3
Batch 4
Licensing Total Biaya 950,000
Needs PIC Qty Price/Unit Status Notes Confirm Leader
1. Surat Alvin 1 0 Done
2. Budget Perizinan
RW Alvin 1 50,000 Done
Kelurahan Alvin 1 50,000 Done
Bhabinsa Alvin 1 50,000 Done
Dinas Perumkin Alvin 1 50,000 Done
Polres Opick 1 500,000 Progress
Keamanan Opick 1 250,000 Progress follow up bhabin Suggest
Listrik Barry
Talents Total Biaya 1,200,000 16.00
Needs PIC Confirm Perform Qty Price/Unit Total Note Confirm Leader
1. Performer Sondang
Local Hip Hop TIDAK TAMPIL
Dedhe Crows YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
On Zho & HD YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Giant YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
J Ai YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Rish Ai YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Tuan Tiga Belas YES 1.00 1,000,000.00 1,000,000.00 FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Fade2Black NO TIDAK TAMPIL
B-Boy
BZB YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM

NKC YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM

Yoga Sastra YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
TIDAK TAMPIL
2. MC
Ringga YES 1.00 200,000.00 200,000.00 FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM

3. Players Fikra
Richard insane TENTATIVE TIDAK TAMPIL
josh deaf YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
rico TENTATIVE TIDAK TAMPIL
sky YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Gau YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Jambul NO TIDAK TAMPIL
Robi TENTATIVE TIDAK TAMPIL
Ali Syakieb TENTATIVE TIDAK TAMPIL
DP YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
ISSER James YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Steve Jou YES FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Wardrobe Total Biaya 2,500,007
Needs PIC Size Qty Price/Unit Total Note Confirm Leader
1. Jersey Yovan & Fikra
Olive XXL 6 200,000 1,200,000
Olive 3XL 6 200,000 1,200,000
White XXL 6 200,000 1,200,000
White 3XL 6 200,000 1,200,000

2. T-Shirt Yovan & Fikra

Black 3XL 9 85,000 765,000 27035.7 12 324428.34
Black 4XL 9 85,000 765,000
White 3XL 9 85,000 765,000
White 4XL 9 85,000 765,000

3. Discount item 31.8067% 30% yang dibayarkan dari total invoice, dan dibulatkan menjadi 2,500,000

Confirmed by Urbanela
Pricelist https://drive.google.com/file/d/1UpQfBfGHfjYq3e0ZoV9ZQAZr48NH7V6q/view?usp=sharing
Total Order https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HuDcGXXldPZwkxNeLaOJ63f7Z_u6Wm-b/edit?usp=sharing&ouid=117836568520387480510&rtpof=true&sd=true
Link List Payment https://docs.google.com/spreadsheets/d/10Fyq0L3ibwLHi9OSnfxiZkG08rlqY4EkggN5fQZJ9nk/edit?pli=1#gid=1591987135&range=A1:D1
Dokumentasi Total Biaya 1,000,000
Needs PIC Qualification Confirm Qty Price/Unit Total Note STATUS Confirm Leader
Bahan Adit & Aris Output : Video jadi,
YESPhoto, dan bahan semua di share
1 1,000,000 1,000,000 Confirm by fadil FOLLOW UP KEBUTUHAN PERFORM
Video
Foto
Hasil Jadi
Transport Total Biaya 0
Needs PIC Qty Price/Unit Total Note Confirm Leader
1. Pre Event
Donasi
Perizinan Alvin

2. Event
Acara

3. After Event
Tools Return
Kebersihan Total Biaya 0
Needs PIC Qualification Qty Price/Unit Total Note Confirm Leader
1. Kebersihan Area Lapangan
Kebot
H-1 Acara Kebot Kebersihan area Lapangan dan Parkiran 1 Follow up kebot
H Acara Kebot Kebersihan area Lapangan dan Parkiran 1 Follow up kebot
H+1 Acara Kebot Kebersihan area Lapangan dan Parkiran 1 Follow up kebot
Public Relation Total Biaya 0
Needs PIC Qualification Qty Price/Unit Total Note Confirm Leader
1. Display Adv
Banner Momon 1,5 x 3 Meters 1 Follow up momon

2. Digital Adv
Instagram Ads Fadil Invitation & Attention 1 Follow up fadil
Twitter Alvin Invitation & Attention 1 0 Share to BogorFess
Security & Parking Total Biaya 250,000
Needs PIC Qty Price/Unit Note Total Confirm Leader
1. Security Yovan
Bhabin 1 150,000 Suggest 150,000

2. Parking
Local People Yovan 1 100,000 Suggest 100,000
List Alat Total Biaya 1,710,000
Needs PIC Qualification Qty Loan Support Purchased/Rent Price/Unit Rent Days Supported by Total Invoice Status Notes Confirm Leader
1. Fun Games & Main Game Fikra
Bola Black, Yovan, Fikra 10 YES NO Black, Yovan, Fikra 0 Suggest
Shutclock 1 YES NO Reinhard Team Package 0
Whistle Reinhard, Sondang 1 NO 0
Table Statistic Alvin 1 NO 0
Bangku Alvin 3 NO 0 Suggest
Refs Reinhard, Sondang 1 NO YES 1,000,000 1,000,000 Package (Bola, Shutclock,
Tolong confirm
Whistle,
@Fikra
Refs, Statistic team)

2. Performer Sondang
Mic Momon support kebutuhan talent 6 YES NO Imahalo, Ferik 0
Cable Mic Momon support kebutuhan talent 2 YES NO 55,000 110,000
Sound System Sondang Support untuk bass dan drumm 1 NO Rekanan Bang Martin 0
Router Mic Sondang Support beberapa channel 3 NO Imahalo 0
Mixer Audio Sondang Support beberapa channel 1 NO Sondang 0 Follow up untuk dipinjamkan
Table DJ Alvin Support laptop, audio mixer 1 NO Yoga Sastra 0 Cari replacement selain bofet minang
Bangku Alvin 2 NO 0 Cari replacement selain bofet minang
Laptop Fadil support kebutuhan talent 1 NO Fadil 0
Stecker 7 Slot For DJ Yoga Sastra 1 YES Made by Us 0

3. Extras Alvin
Table Panitia Alvin 1 YES NO 0 Cari replacement selain bofet minang
Bangku Alvin 2 YES NO 0 Cari replacement selain bofet minang
Mobil Soundsystem Momon Support carry soundsytem set 1 YES NO 100,000 Momon (Tolong Support Bensin)
100,000 Gas Purchased
Tent Momon 1 NO YES Imahalo 0
Tent Roof Replacement Momon 1 NO YES 500,000 500,000 Estimasi Budget
Support untuk Soundsystem, Laptop, Audio
Terminals Alvin Mixer (6 terminals {15 Meterx4, 20 10 NO YES 0 Estimasi, tergantung ambil listrik dari mana
Meterx2})
Sewa Tenda (3x4) 4x4 1 NO YES 0 Estimasi, tergantung ambil listrik dari mana
Backdrop Foto NO YES 0 Estimasi, tergantung ambil listrik dari mana

4
Item PIC Spec Support Rent Purchase Inventaris Qty Fulfilling Qty STATUS Confirmed Leader

Pre Event
Bola Black, Yovan, Fikra 10.00
Shutclock Reinhard, Sondang 1.00
Whistle Reinhard, Sondang
Bangku Alvin
Refs Reinhard, Sondang
Mic Momon
Cable Mic Momon
Sound System Sondang 5000-7000Watt
Router Mic Sondang
Mixer Audio Sondang
Table DJ Alvin 1.00
Laptop Fadil 1.00
Table Panitia Alvin 4.00
Bangku Alvin 8.00
Mobil Soundsystem Momon
Terminals Alvin
15meters 4.00
20meters 2.00
30Meters 1.00
Sewa Tenda (3x4) 1.00
Backdrop Foto 1.00
Trash Bag 2.00

Pasca Event
Item PIC Spec Support Rent Purchase Inventaris Qty Fulfilling Qty STATUS Confirmed Leader
List Konsumsi Total Biaya 0
Needs PIC Menu Qty Total Price/Unit Status Confirm Leader
1. Dinner Rizal 50

2. Mineral Water
A. Aqua Botol 300ml
B. Aqua Gelas

3. Snacks 10

4. List Penerima Konsumsi

Rizal 51
A. Panitia 10
Fadil 1
Resa 1
Alvin 1
Yovan 1
Sandy Momon 1
Barry Sirait 1
Fikra 1
Adit 1
Aris 1
Rizal 1

B. Performer
A. HipHop 20
Dedhe Crows 2
On Zho & HD 2
Giant 2
J Ai 2
Rish Ai 2
Tuan Tiga Belas 4
Yoga Sastra 6

B. Freestyler 2
Nkc 2

C. B-Boy Snacks 10
BZB 10 Snack Only

D. Invitation

E. Extras Team 3
Parking 1
Babinsa 1
Cleanliness 1

F. Players 6
josh deaf 1
sky 1
List Konsumsi Total Biaya 0
Needs PIC Menu Qty Total Price/Unit Status Confirm Leader
Gau 1
DP 1
ISSER James 1
Steve Jou 1
 Total Pemasukan 8,767,000
List Donors
Total Partisipasi donasi 10
Name Willing Nominal
mayer Yes 300,000
fadil Yes 1,000,000
hengky Yes 500,000
bejo
mas eka
robby
ikhsan
black
bm
nasir
kebot Yes 500,000
momon
yovan
andi
pak katong
pak nana
lukman
ferdy
ade
bu henny
koko
cameuh
poltak
gaga
irma Yes 2,000,000
barry
ucup
anto Yes 200,000
dika
dp
enggah
opik
sondang
gawir
bu vita
larry father Yes 250,000
vino Yes 17,000
MLB Yes 2,000,000
Firman Galaxy Yes 2,000,000