RW.

10 GPSI
BERSAMA KITA BISA
`

PANITIA 17-08-2023

BUKU PANDUAN
Deskripsi Tugas
Tujuan pembentukan panitia acara meliputi:
• Memastikan terselenggaranya suatu acara
• Melaksanakan fungsi manajemen dengan baik. Misalnya perencanaan, pelaksana-
an pengorganisasian, pengawasan, dan evaluasi seluruh tahapan acara
• Mengatur jalannya acara mulai dari persiapan hingga acara selesai
• Mengelola materi acara
• Mempublikasikan acara yang direncanakan
• Menjalin komunikasi dengan pihak-pihak yang diajak kerjasama demi terselengga-
ranya acara
• Mengatur dan menciptakan suasana kondusif saat pelaksanaan acara
• Mengendalikan kegiatan operasional
• Memastikan segala keperluan dan kebutuhan selama acara. Entah sebelum hari
H atau setelah hari H
• Membuat laporan perencanaan dan penyelenggaraan acara sebagai salah
pemenuhan data administrasi, dan sebagainya.

Ketua Panitia
Adapun tugas Ketua Panitia acara adalah sebagai berikut :

• Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap seksi/sie berjalan sesuai

dengan rencana yang telah ditentukan
• Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
• Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang
bersangkutan
• Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
• Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
• Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat
membuat keputusan tepat untuk mengatasi masalah yang muncul.
• Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam kegiatan
RW, bertanggung jawab kepada Ketua RW
• Meminta laporan pertanggungjawaban semua seksi dalam kepanitian
• Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ)
pasca penyelenggaraan acara

1
Wakil Ketua Panitia
Deskripsi tugas diantaranya adalah :
• Membantu ketua dan bertanggung jawab kepada ketua panitia apabila dalam
pengambilan keputusan ketua panitia berhalangan hadir. Wakil ketua dapat
menggantikan ketua dalam mengambil suatu keputusan.
• Memimpin rapat-rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada
ketua sebelum mengambil keputusan.
• Mengkoordinir dan membantu Sekretaris dan Bendahara dalam Menyusun
Rencana Anggaran Biaya dan List Anggaran dana kepanitiaan

Sekretaris
Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :
• Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan, surat undangan,
kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan
acara, laporan pertanggungjawaban, dan sebagainya.
• Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
• Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
• Berkoordinasi dengan seksi/sie lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait
kegiatan administrasi
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Bendahara
Tugas Bendahara terdiri dari :
• Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal
pengelolaan anggaran
• Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
• Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
• Melakukan koordinasi dengan seksi/sie lain terkait kebutuhan dana
• Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

2
Seksi Acara
Seksi/sie ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap
paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, seksi/sie acara harus
memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan.
Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk seksi acara:

• Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

• Berkoordinasi dengan Seksi Perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan
yang dibutuhkan
• Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
• Mengkoordinir dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
• Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan
event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam
kepanitian
• Seksi Acara dipimpin oleh seorang pemimpin yang berfungsi mengkoordinir
anggota seksi acara

Seksi Perlengkapan
Seksi Perlengkapan menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama
acara. Dengan berkoordinasi dengan seksi/sie lain, seksi perlengkapan menghimpun
semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap seksi/sie.
Kemudian seksi/sie ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tempat acara,
kursi acara, panggung, sampai sound system.
Tugas Seksi Perlengkapan :

• Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

• Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaan-
nya
• Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan
penyewaan peralatan.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
• Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara

3
• Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab
kepada Ketua Panitia

Seksi Konsumsi
Seksi/sie konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian
dan peserta acara.
Seksi/sie ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan
waktu makan. Seksi/sie ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan
cermat.
Tugas Seksi Konsumsi :

• Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan

penjadwalannya
• Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
• Mengurus biaya konsumsi
• Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
• Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Seksi Sponsor
Seksi/sie sponsor yang berkaitan dengan pendanaan. Seksi/sie ini memastikan
tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara.
Tugas seksi/sie ini yang paling utama adalah mencari donor yang memberikan
suntikan dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak donor.
Lumrahnya seksi ini membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan pihak
tertentu.

Tugas Seksi Sponsor :

• Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama

• Membuat proposal sponsorship
• Mengajukan proposal sponsor kepada pihak tertentu
• Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan
pemasukan

4
• Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari pelaksanaan
acara
• Melakukan follow up dana dan usaha baik saat pra-acara maupun pasca acara
• Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan
seksi/sie lain yang bersangkutan
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Seksi Keamanan
Tugas Seksi Kemanan :

• Mengatur dan mempersiapkan penataan serta sarana-sarana seluruh kegiatan

yang berkaitan dengan keamanan acara
• Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi
acara
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Seksi Dokumentasi
Tugas Seksi Dokumenstasi :

• Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video

• Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
• Koordinasi dengan Sekretaris hal pengarsipan hasil foto-foto kegiatan
• Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

Seksi Lomba
Tugas Seksi Lomba :

• Menentukan lomba apa saja yang akan diadakan, koordinasi dengan Ketua Panitia
• Membuat jadwal kegiatan olahraga sebelum pelaksanaan kegiatan
• Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan seperti perlombaan
Tenis Meja, Bulu Tanglis, Catur kategori Dewasa dan Remaja.
• Menentukan aturan perlombaan (dari tata cara main, jumlah pemain, kriteria
penilaian, target perserta/siapa yang boleh dan tidak boleh ikut, dll);

5
• Menentukan lokasi lomba
• Menentukan penilai (juri)
• Menentukan jenis hadiah dengan menyesuaikan budget anggaran yang ada
• Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama Seksi Acara, berdasarkan jumlah
peserta dan kelengkapannya.
• Membuat rencana B, ketika lomba ternyata tidak bisa berjalan dengan baik
(misalnya lomba seharusnya di outdoor dan hujan, atau minimal perserta tidak
terpenuhi, atau ada alat yang tidak berfungsi).
• Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

6
Logo resmi