JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

“Seminar Public Speaking dan Fashion Show Part 1”

 Ketua Panitia
Fungsi dan tugas ketua adalah sebagai berikut:
Merencanakan/Perencanaan hal kegiatan yang akan dilakukan, mengorganisir
(mengatur dan membagi tugas dan tanggung jawab/pendelegasian kepada bawahan),
Mengontorl (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi,
membagi tugas dan kerjasama antar divisi-divisi dalam kegiatan diluar maupun saat
rapat.
√ Melakukan negosiasi dengan Pembina dan Ketua Lembaga
√ Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh tiap
divisi
√ Memimpin dan memberi persetujuan segala keputusan rapat
√ Memberikan teguran kepada divisi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
√ Memberikan laporan kegiatan dan koordinator- koordinator divisi
√ Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua/koordinator
divisi
√ Memberikan mandat kepada wakil (jika ada) bila ada halangan
√ memberikan surat perintah kerja/mandat kepada anggota untuk menjalankan tugas

 Sekretaris
Fungsi dan Tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
√ Membuat surat-surat yang diperlukan
√ Membuat Proposal Kegiatan dan surat permohonan bantuan dana (Proposal Sponsor)
√ Mencatat hasil keputusan rapat dan anggota, termasuk usulan, kritik dan saran.
√ Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan kepanitiaan atas pelaksanaan kegiatan,
dengan dasar laporan ketua panitia dan koordinator tiap divisi.
√ Arsip surat masuk atau keluar
√ mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
√ Menyimpan peralatan sekretaris
 √ Menata dan menyimpan file-file/ data baik, hardcopy maupun softcopy.

 Bendahara
Fungsi dan Tugas Bendahara adalah sebagai berikut:
√ Membuat rencana anggaran
√ Memesan bonsem (secara online) dan mengatur dana bonsem
√ menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
√ Membukukan segala pengeluaran, menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta
sumber dan jumlah dana
√ Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta
kegunaan uang tersebut
√ Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan meminta nota pembeliaan atau kegunaan
dana
√ Membuat laporan keuangan.
√ Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat beroordinasi
dengan anggota.

 Bid. Acara
Fungsi dan Tugas Bid. Acara adalah sebagai berikut:
√ Menyusun rencana kegiatan
√ Mengatur, memimpin semua kegiatan
√ Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan
berlangsung misalnya, moderator, juri, pemimpin acara, pembicara, narasumber dll
√ Mengatur waktu, tempat.dan membagi tugas masing-masing saat acara.
√ Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya hubngan dengan
pembicara, moderator dll. Dan bekerjasama dengan divisi lain.

 Bid. Kestari
√ Menyiapkan kebutuhan administrasi serta berkomunuikasi dengan sekretaris
 Menyusun berkas pendaftaran
  Membuat daftar hadir peserta dan panitia
 Membuat format penilaian.
 Membuat nama ruangan-ruangan tempat kegiatan
 Menyediakan Nomor ELF/BUS (Transportasi) saat pemberangkatan ke
tempat kegiatan acara (Apabila Offline)
 Menyediakan Spidol &WhiteBoard
 Menyediakan Map
√ Menyediakan absensi serta jalannya absensi baik panitia dan peserta
√ Mengarsipkan semua data
√ Membuat logo , Banner Kegiatan Acara, PhotoBoot Acara, dll
√ Membuat CV yang dibutuhkan
√ Membuat sertifikat untuk panitia, peserta dan pemateri
√ Membuat LPJ

 Bid. Publikasi, Dekorasi & Dokumentasi

Fungsi dan Tugas Bid. PUBDEKDOK adalah sebagai berikut:
√ Melakukan publikasi kegiatan (poster, dll)
√ Melakukan dekorasi pada tempat kegiatan
√ Membuat dokumentasi kegiatan (foto, video dll)

 Bid. Logistik
Fungsi dan Tugas Bid. Logistik adalah sebagai berikut:
√ Menyediakan peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan
√ Menyediakan dan menyiapkan ruangan yang digunakan untuk kegiatan.
√ membuat surat pinjaman barang maupun ruangan
√ Mengembalikan kondisi ruangan sesuai semula
√Mentembalikan barang yang dipinjam
√ Bertanggung jawab atas ruangan dan barang-barang yang dipinjam.

 Bid. Keamanan (LO)

Fungsi dan Tugas Bid. LO adalah sebagai berikut:
√ Menjaga acara berjalan dengan kondusif
 √ membuat peraturan kegiatan
√ Mengatur rotasi peserta

 Bid. Konsumsi
Fungsi dan Tugas Bid. Konsumsi adalah sebagai berikut:
√ Mencari konsumsi sesuai dengan budget
√ Menyediakan konsumsi saat acara berlangsung
√ Menjalin kontak denga penyedia konsumsi
√ Bertanggungjawab atas konsumsi yang disediakan