Berikut struktur dan job desk kepanitiaan yang lazim di gunakan di dalam organisasi

mahasiswa
1. Definisi : Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam
suatu acara yang direncanakan oleh suatu organisasi.
2. Fungsi umum kepanitiaan: Membuat dan merencanakan format, desain acara.
Menyempurnakan organisasi panitia. Membangun koordinasi dan kerja sama. Menetapkan
keputusan operasional, Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi. Melaksanakan
tahap-tahap acara. Upgrading, peningkatan dan evaluasi.
3. Tahapan pembentukan kepanitiaan: Menetapkan tujuan ,sasaran serta target acara dan
kepanitiaan. Observasi dan penyusunan proposal. Menetapkan Sterring Committee (SC).
Menetapkan Organizing Comitee (OC). Merekrut anggota kepanitiaan. Menegeluarkan SK
legitimasi.
4. Sterring Committee (SC): Penghubung antara organosasi penyelenggara dengan OC.
Merumuskan format dan desain acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu
acara). Menetapkan time schedule atau grand desing. Menetapkan tugas umum OC.
Mengawasi dan mengarahkan kerja OC. Memberikan evaluasi kepanitiaan.
5. Organizing Comitee (OC): Mengadakan koordinasi dengan SC. Memahami Format dan
desain acara. Membuat perencanaan operasional. Mengadakan konsolidasi internal.
Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC. Menetapkan keputusan
operasional. Mengadakan evaluasi teknis.
6. Struktur kepanitiaan (Secara Umum). Ketua sekretaris bendahara.seksi acaraseksi
perlengkapanseksi humas dan danaseksi publikasi, dekorasi dan dokumentasiseksi kesehatan
dan keamananseksi konsumsi dan seksi-seksi yang lain (transportasi, akomodasi)
7. Job Description (gambaran kerja)
Ketua: Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan. Memimpin dan mengkordinasi
kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat). Memimpin rapat. Mengkordinasi setiap
insirasi dan aspirasi. Mengevaluasi kinerja anggota. Membangun system kerjasama yang
solid. Menyelesaikan permasalahan semaksimal mungkin. Bertanggung jawab atas seluruh
pelaksanaan kegiatan
Sekretaris: Mengatur persiapan ratap (tempat dan peralatan yang diperlukan; whiteboard,
spidol dan penghapus). Membuat presensi rapat panitia. Melaksanakan notulensi rapat.
Mengeluarkan dan mengumpulkan surat. Menjadi pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan.
Membuat laporan kegiatan.
Bendahara: Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan, Melaporkan kondisi
keuangan setiap kali rapat kepanitiaan, Membuat laporan keuangan
Seksi Acara: Membuat time schedule, Mengatur susunan acara dan teknis pelaksanaan acara
yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir), Bertanggung jawab atas jalanya
acara, Menyiapkakn bahan dan personal teknis pelaksanaan acara (korlap,materi,
pemateri,petugas, dan peserta), Menghubungi pemateri, Menyediakan cendramata pemateri,
Menentukan tempat penyelenggaraan acara, Mendata undangan yang akan hadir pada saat
acara pembukaan, Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan, Mendata barangbarang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll), Mengevaluasi dan Membuat
laporan kegiatan
Seksi Kestari: Membuat time schedule, Membuat proposal permohonan dana,
Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan dipublikasikan kepanitia,
Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan tuga-tugasnya, Membuat surat-surat
yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat permohonan spanduk, permohonan menjadi
pembicara, permohonan peminjaman tempat dll), Mengadakan fotocopy (jika ada),
Menyiapkan kelengkapan panitia (bedge, sertifikat, notebook, pulpen), Menangani

regestrasi peserta bersama seksi acara, Menyediakan ATK, Mengevaluasi dan Membuat
laporan kegiatan.
Seksi perlengkapan: Membuat time schedule, Mendata dan menyiapkan barang-barang
yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu, meja, jarik, lcd, sound system
dll), Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang, Menyediakan tempat kegiatan,
Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi Publikasi, dekorasi dan dokumentasi: Membuat time schedule, Mempublikasikan
acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster, baleho, iklan dll), Mendekorasi
tempat acara, Melakukan dokumentasi setiap acara termasuk persiapan acara, Mendata
barang-barang yang diperlukan dan mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan
perlengkapan), Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi konsumsi: Membuat time schedule, Menyediakan konsumsi panitia, peserta dan para
undangan, Merencanakan teknis pemberian konsumsi, Mendata barang-barang yang
diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan), Mendata barang-barang yang
diperlukan, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi kesehatan dan keamanan: Membuat time schedule, Mendata dan meyiapkan obatobatan yang diperlukan, Memberikan layanan kesehatan kepada panitia dan peserta,
Bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung, Mengevaluasi dan Membuat
laporan kegiatan.
Seksi humas dan dana: Membuat time schedule, Menyebar undangan, Menentukan tujuan
proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke hotel bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG
dll), Menyebar proposal dan mengeceknya kembali (di PJ kan kesetiap anggota),
Menyebarkan list sumbangan dana kepada panitia (jika perlu), Mengevaluasi dan Membuat
laporan kegiatan.[6]
***

Karena tak ada suatu manajemen kepanitiaan yang paling ideal di bumi nusantara ini,
termasuk penyampaian dari penulis, maka mari kita diskusikan bagaimana cara
memanajemen kegiatan acara secara efektif, efisien, edukatif dan mencerahkan pihak-pihak
yang terlibat dari kegiatan tersebut.