TUPOKSI DAN LIST TO DO

PANITIA EDSA’s Open House 2021

Ketua Pelaksana:
TUPOKSI
• Mengkoordinasikan panitia, mengkonsep secara detail dan mendistribusikan
tugas-tugas kepanitiaan kepada panitia yang bersangkutan
• Mencari alternatif pemecahan masalah dan keputusan
• Berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada SC
• Mengadakan rapat
• Meminta laporan kepada tiap seksi
• Bersama sekretaris dan panitia membuat laporan kegiatan

Koordinator Lapangan:
TUPOKSI
• Memimpin rapat.
• Menjaga koordinasi setiap seksi.
• Mem-follow up progress dan list to do setiap seksi.
• Bertanggung jawab atas keberlangsungan acara (hari H).
• Mengawasi/mengamati pekerjaan setiap seksi.
• Mengetahui target pekerjaan yang dikerjakan (memberi deadline setiap tugas-tugas
seksi atas persetujuan Ketua Pelaksana).
• Ikut serta membantu semua seksi.
• Menjadi representasi Ketua Pelaksana jika beliau berhalangan menghadiri acara
yang sudah dibuat.
• Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana.
LIST TO DO
• Menjadi moderator rapat-rapat EDSA’s Open House 2021
• Mengawasi dan mem-follow up progress list to do semua seksi

Sekretaris Pelaksana
TUPOKSI
• Membuat dan mengarsipkan (hardcopy dan softcopy) laporan kegiatan.
 • Bertanggung jawab atas administrasi yang dibutuhkan untuk acara.
• Membuat dan mengarsipkan surat-surat resmi.
• Membuat dan merekap daftar hadir panitia.
• Mencatat hasil rapat.
• Membuka dan menutup rapat.
• Membuat laporan rapat.
• Menulis hasil evaluasi dan proyeksi.
• Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal
yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti surat masuk dan keluar.
• Berkoordinasi dengan Ketua Pelaksana.

LIST TO DO
• Membuat notula dan daftar hadir rapat.
• Membuat laporan rapat.
• Menggarap proposal kegiatan.
• Membuat persuratan yang dibutuhkan.
• Membuat laporan hasil kegiatan.

Bendahara Acara
TUPOKSI
• Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB).

• Mempersiapkan dan merekap nota pembelian dari setiap pengeluaran

• Membuat laporan keuangan kegiatan
• Bertanggung jawab atas tata kelola keuangan acara.
• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana
LIST TO DO

• Mengumpulkan RAB dari setiap seksi.

• Memberikan RAB keseluruhan kepada sekretaris.
• Membantu penyusunan RAB untuk dilampirkan di proposal bersama sekretaris
pelaksana.

Seksi Acara
TUPOKSI
• Bersama ketua pelaksana membahas konsepan acara.
 • Membuat Rundown acara
• Menjadi MC.
• Berkoordinasi dengan seksi lain yang diperlukan.

• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

List To Do
• Membuat RAB
• Mematangkan konsepan matang EDSA’s Open House 2021.
• Membuat kerangka acuan kerja/Terms of Reference (TOR)
• Membuat rundown kegiatan secara detail dan spesifik.
• Membuat realisasi acara dan diberikan kepada Sekretaris.

Seksi Dekorasi dan Logistik

TUPOKSI

• Mempersiapkan dan memastikan ketersediaan logistik untuk menunjang acara

• Menyiapkan tempat untuk acara
• Menjadi operator alat ketika acara sedang berlangsung
• Membuat list barang-barang yang diperlukan
• Berkoordinasi dengan seksi lain yang diperlukan
• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana
LIST TO DO
• Membuat RAB.
• Menentukan tempat untuk kegiatan acara.
• Membuat daftar barang – barang yang dibutuhkan.

Seksi Humas
TUPOKSI

• Mendistribusikan persuratan
• Mencatat dan merekap kehadiran peserta
• Menghubungi pihak-pihak luar yang diperlukan
• Berkoordinasi dengan seksi lain yang diperlukan
• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana
LIST TO DO
• Membuat RAB
• Mendistribusikan surat.
• Menghubungi pihak-pihak terkait yang diperlukan.

Seksi Publikasi dan Dokumentasi

TUPOKSI
• Menyebarkan media publikasi kegiatan dan bentuk informasi mengenai EDSA’s
Open House 2021.
• Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk
foto, film, dsb
• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana
• Berkoordinasi dengan seksi lain yang diperlukan.
LIST TO DO
• Membuat RAB
• Menyebarkan media publikasi kegiatan.
• Membuat video teaser.
• Mengedit video demisioner.

Seksi Design
TUPOKSI
• Membuat virtual background
• Membuat pamflet.
• Berkoordinasi dengan ketua pelaksana.
• Berkoordinasi dengan seksi lain yang diperlukan.
LIST TO DO
• Membuat RAB.
• Membuat pamflet (acara, countdown (day-7, day-3, day-2, day-1, d-day).
• Membuat PPT untuk EDSA dan EA.
• Membuat virtual background.