SESI 4

CREATIVE EXHIBITION

OLEH ;

IRFAN SETIAWAN, S.AB,

MA
PEMBAHASAN
SESI 3
• Tiga Unsur Pokok dalam perencanaan yang
dapat mempengaruhi hasil akhir suatu event:
manajemen waktu, ruang/ tempat, dan irama
kerja.
• Teknik Dan Cara Menyusun Event
Timeline, rencana jadwal waktu kerja-untuk
memproduksi sebuah event.
• Cara Menyusun Event Timeline sebagai
sebuah "peta jalan" dan sarana untuk
mengelola dan memonitor perkembangan
seluruh persiapan dan pelaksanaan event.
PENGANTAR

• Perencanaan adalah tahap ketiga dalam

proses mengelola dan memproduksi event.
Fase ini dimulai setelah EO memperoleh
persetujuan klien mengenai desain event,
termasuk anggaran.
• Hambatan sering terjadi karena banyaknya
perubahan yang disebabkan oleh penelitian
atau desain yang kurang memadai atau
permintaan klien.
PENGANTAR

• Namun demikian, EO harus senantiasa

berusaha mengembangkan rencananya atas
dasar penelitian serta desain yang telah
dilakukannya secara seksama.
• Fase itu melibatkan 3 unsur, yaitu
• WAKTU (TIMING),
• RUANG/TEMPAT,
• Dan IRAMA.

• Cara EO menggunakan ketiga sumber daya

itu akan mempengaruhi hasil akhir suatu
acara.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
A. WAKTU (TIMING)
• EO harus mampu mengelola waktu (time
management). Pertanyaan pertama yang
diajukan EO kepada klien adalah "Kapan
(Hari-H/tanggal/waktu) klien ingin acara itu
dilaksanakan?" Jawaban terhadap pertanyaan
itu akan menunjukkan berapa banyak waktu
yang tersedia bagi EO dalam melakukan
persiapan.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
A. WAKTU (TIMING)
• Jangka waktu yang tersedia untuk
perencanaan dan persiapan produksi acara itu
akan sangat mempengaruhi tingkat biaya (cost
estimate) dan, kadang-kadang, kesuksesan
acara.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
A. WAKTU (TIMING)
• EO harus menggunakan waktunya dengan
sebaik-baiknya, antara lain untuk:
• Rapat-rapat sebelum Hari-H dengan klien.
• Survei lokasi, tempat, dan ruangan.
• Rapat-rapat dengan para pemasok, termasuk
catering, teknisi, petugas persiapan di lapangan, dan
bagian perlengkapan
• Komunikasi dan persiapan kontrak.
• Pelaksanaan Hari-H, mulai dari awal sampai selesai.
• Membongkar dan membenahi bekas acara.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
A. WAKTU (TIMING)
• Karena perkiraan bisa meleset, sebaiknya EO
memberikan tambahan waktu 10% sebagai
contingency untuk setiap pekerjaan. Dengan
demikian EO masih mempunyai waktu untuk
hal-hal yang masih perlu dilak sanakan tetapi
terlewatkan.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
A. WAKTU (TIMING)
• Ditunjang oleh hasil penelitian serta desain
event yang lebih baik, EO dapat menjadwal
waktu kerjanya secara lebih tepat guna
memper siapkan event tersebut. Tetapi jika
kerangka waktu yang diberikan klien untuk
menghadirkan acara itu dengan baik tidak
memadai, EO harus dengan tegas menolak
kesempatan yang ditawarkan.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
B. RUANGAN (TEMPAT ACARA)
• Pilihan tentang ruangan atau tempat bagi
sebuah acara juga akan berdampak pada
waktu serta sedikit-banyaknya rencana dan
pekerjaan yang diperlukan untuk
menghadirkan acara tersebut.
• Fasilitas penunjang yang dimiliki tempat atau
gedung dapat mempermudah atau sebaliknya,
mendatangkan tantangan baru terhadap
waktu, pekerjaan, dan biaya pelaksanaan acara.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
B. RUANGAN (TEMPAT ACARA)
• Misalnya, penyeleng gara memilih Gedung
Kesenian sebagai tempat acara. Karena
Gedung Kesenian sudah mempunyai dekorasi
permanen, hal itu akan mengu rangi waktu
dan pekerjaan EO untuk dekorasi tambahan.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
B. RUANGAN (TEMPAT ACARA)
• Sebaliknya, bila yang dipilih adalah tempat dan
ruangan yang kosong, seperti aula hotel atau
balai pertemuan, maka EO akan
membutuhkan lebih banyak waktu, pekerjaan,
dan biaya untuk dekorasi dan menciptakan
suasana lingkungan yang tepat untuk acara
tersebut.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
C. IRAMA KERJA
• lrama kerja mengacu pada tempo kegiatan,
baik pada saat perencana an, persiapan,
penataan tempat, jalannya acara pada Hari-H,
dan pem bongkaran peralatan setelah acara.
• Mendekati Hari-H, tempo kegiatan akan
berjalan semakin cepat dan padat. Jika
terdapat banyak tekanan dan EO "dipaksa"
untuk menghadirkan sebuah produk yang
belum sempurna, hasilnya pasti akan tidak
memuaskan.
3 UNSUR POKOK
PERENCANAAN EVENT
C. IRAMA KERJA
• Agar tidak terjadi tumpang tindih dalam
kegiatan dan tidak terjadi hambatan yang
dapat mengganggu kelancaran acara, EO harus
dapat merencanakan dan mengatur pekerjaan
serta tempo pekerjaannya.
 lnilah saatnya EO membuat sebuah timeline
menyusun rencana jadwal waktu kerja untuk
memproduksi acara tersebut.
• EVENT TIMELINE
• Event timeline adalah sebuah dokumen
EVENT tertulis yang memuat secara ringkas
TIMELINE rencana jadwal waktu kerja dan kapan
setiap pekerjaan harus dimulai dan selesai
dilakukan tahap demi tahap secara
berurutan mulai dari awal persiapan,
perencanaan, koordinasi pelaksanaan,
sampai ber akhirnya sebuah event.
 • Dengan kata lain, event timeline merupakan
sebuah "peta jalan" yang menggambarkan
secara ringkas rencana kerja, persiapan, dan
seluruh tugas pokok yang perlu
dilaksanakan EO untuk menghadirkan
sebuah acara (Silvers, 2004). Jasso (1996)
menyebutnya sebagai Action Plan Check List
EVENT (APCL).
TIMELINE • Event timeline harus memuat setiap
pekerjaan yang terkait dengan unsur pokok,
komponen, dan elemen yang akan
dihadirkan sebagai ba gian dari rangkaian
acara. Untuk setiap komponen pekerjaan
itu harus diperhitungkan berapa lama waktu
yang diperlukan untuk menye lesaikannya.
 • Setiap bagian dari pekerjaan harus
memperhitungkan alokasi waktu secara
memadai. Bila tidak, hal ini dapat
menimbulkan masalah bagi EO di
kemudian hari.
EVENT
• Kemudian pekerjaan-pekerjaan itu disusun
TIMELINE secara berurutan, tahap demi tahap dengan
hitungan mundur mulai dari Hari-H.
• Secara lebih terperinci, tahap event timeline
dapat dilihat pada Table 5.1.
 • Tabel 5.1. Tahap Menyusun Event
Timeline

Mencatat semua (a) kebutuhan fisik, teknis

1. operasional, dan (b) unsur-unsur pokok yang
harus dihadirkan dalam event.

EVENT Menentukan urutan prioritas pekerjaan:

2.
TIMELINE mana yang harus didahulukan?

Menghitung berapa lama waktu dibutuhkan

3.
untuk menyelesaikan setiap tugas/pekerjaan.

Menyusun tugas secara berurutan, tahap

4. demi tahap dengan hitungan mundur mulai
dari Hari - H.
EVENT TIMELINE

• Kegiatan pertama dalam timeline itu mungkin

sudah harus dimulai 6 bulan atau hanya
beberapa minggu sebelum Hari-H, tergantung
jenis acara yang akan dilaksanakan.
• Karena banyak anggota staf EO yang bakal
terlibat, sebaiknya timeline disusun bersama
anggota tim inti lain nya yang akan
mengkoordinasikan pekerjaan yang tercantum
dalam timeline tersebut.
EVENT TIMELINE

• Dengan demikian, jadwal waktu dapat

disesuaikan dengan kebutuhan setiap
pekerjaan tanpa menghambat yang lain.
• Jenis, variasi, urutan, serta kompleksitas
pekerjaan yang akan dilakukan tentu berbeda,
tergantung jenis event.
EVENT TIMELINE

Tidak ada sebuah cara yang baku untuk menyusun

timeline, namun, paling tidak harus memuat elemen-
elemen seperti:
• Nomor urut pekerjaan/kegiatan sebelum Hari-H
• Jadwal pekerjaan/kegiatan harus dimulai dan
diselesaikan
• Deskripsi pekerjaan/tugas/kegiatan.
• PIC (Person in-Charge)-penanggung jawab pekerjaan
• Keterangan status pekerjaan pada saat review oleh EO.
EVENT TIMELINE

Ada dua format cara menyajikan timeline, yaitu

format daftar atau tabel (Tabel 5.2) dan format
diagram batang/gantt chart (Gambar 5.1).
Format daftar lebih banyak digunakan karena
dapat memuat informasi yang lebih kompleks
dan mendetail.
EVENT
TIMELINE

Tabel 5.2. Contoh

Event Timeline
(Format Daftar)
(Persiapan 30 hari
sebelum Hari-H)
EVENT
TIMELINE
Tabel 5.3. Contoh
Event Timeline
(Format Diagram
Batang)
(Persiapan 3 bulan
sebelum Hari-H)
FUNGSI
EVENT TIMELINE
• Event timeline yang telah disusun dan
disepakati bersama, dibagikan kepada semua
anggota tim, termasuk mitra kerja dan para
pemasok penyedia barang dan jasa yang akan
terlibat dalam persiapan dan produksi event.
• Persetujuan semua pihak terhadap timeline itu
merupakan sebuah komitmen untuk
menyelesaikan pekerjaannya sesuai waktu
yang sudah dijadwalkan.
FUNGSI
EVENT TIMELINE
Dokumen ini sangat penting bagi EO dalam
proses koordinasi pelaksanaan event
selanjutnya, yaitu:
• Sebagai pedoman kerja dan peta jalan
selangkah demi selangkah menuju Hari-H.
• Sebagai instrumen untuk mengelola,
melakukan supervisi, berkoordinasi, dan
berkomunikasi dengan seluruh anggota tim
pelaksana dan mitra kerja EO dalam
menyiapkan acara.
FUNGSI
EVENT TIMELINE
Dokumen ini sangat penting bagi EO dalam
proses koordinasi pelaksanaan event
selanjutnya, yaitu:
• Sebagai sarana melakukan monitoring atas
perkembangan dan kemajuan setiap kegiatan
dan pekerjaan yang diperlukan untuk
mendukung acara.
• Sebagai sarana referensi dalam rapat dengan
tim pelaksana dan mitra kerja EO.
 SESI 4

CREATIVE EXHIBITION

OLEH ;

IRFAN SETIAWAN, S.AB,

MA