FASE PERENCANAAN

• Perencanaan proyek merupakan bagian dari manajemen proyek yang berhubungan

dengan pembagiaan, pengalokasian, dan penjadwalan perkerjaan dalam lingkup proyek.

• Tujuan perencanaan proyek :

Untuk menyediakan suatu kerangka bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi
yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya, dan jadwal
PERBEDAAN PERENCANAAN DAN RENCANA
DALAM SEBUAH PROYEK
• Perencanaan proyek adalah aktivitas awal sebelum tahap implementasi atau
pengembangan. Pada aktivitas ini belum dilakukan hal-hal teknis yang terkait dengan
pengembangan sistem informasi, seperti desain dan pemrograman.

• Rencana proyek adalah salah satu dari rencana yang harus dibuat dalam perencanaan
proyek (salah satu hasil dari aktvitas perencanaan proyek). Pada aktivitas ini, perlu digali
lebih dalam aktivitas pembagian/pengelompokkan pekerjaan yang tertuang dalam work
breakdown structure (WBS)
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
• WBS adalah penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang
hierarkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-
masing.

• Setiap task kemudian dialokasikan kepada anggota tim yang bertanggung jawab untuk
menyelesaikan. Nantinya akan dibatasi estimasi waktu, sehingga harus mendapatkan
perhatian yang cermat.
WBS (LANJUTAN)
• Menurut (satzinger, et al., 2012) work breakdown structure (WBS) adalah daftar
kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang terorganisir dan biasa dibuat
dengan menggunakan project management tools.

• Work breakdown structure (wbs) atau struktur rincian pekerjaan adalah suatu metode
yang dipakai untuk membuat rincian pekerjaan sebuah proyek sehingga menjadi
struktur pelaporan yang hierarkis.
PENDEKATAN WBS
• Berdasarkan tujuan proyek
Dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh tujuan yang harus diselesaikan sesuai
dengan iterasi yang telah dibuat. Kemudian WBS mengidentifikasi setiap tugas yang
diperlukan untuk membuat setiap tujuan

• Berdasarkan timeline proyek

Setiap tugas dikerjakan sesuai dengan urutan timeline dari aktifitas yang diperlukan
untuk mencapai tujuan akhir
PRINSIP DALAM MENJALANKAN WBS
1. Aturan 100%
Meskipun terdapat pembagian pekerjaan di dalamnya, dengan estimasi waktu yang
sangat ketat, tetap jumlah keseluruhan pekerjaan harus sama dengan level atas yang
jika dijumlahkan hasilnya adalah 100%, tidak boleh kurang ataupun lebih. Dengan
demikian jangan sampai ada pekerjaan yang tidak terpenuhi, maupun melakukan
pekerjaan di luar dari yang telah ditetapkan
2. Hubungan antar bagian yang eksklusif
Setiap bagian WBS tidak boleh tumpang tindih, sehingga harus dihindari duplikasi
pekerjaan, dan kerancuan dalam perhitungan durasi maupun sumberdaya. Dengan
demikian setiap komponen harus memiliki informasi milestone, deliverables, aktivitas,
lingkup, serta informasi tanggal, sumber daya, dan biaya, sehingga lebih jelas dan
dapat dibedakan dengan komponen lainnya.

3. Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya.

Dengan berorientasi pada hasil, maka WBS akan lebih terstruktur dalam memenuhi
kriteria yang telah ditentukan, sehingga mencapai aturan 100%. Hasil tidak selalu
bersifak fisik, tapi bisa berupa pelimpahan suatu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.
4. Tingkatan detail
Sejauh mana tingkat ke-detail-an WBS, tergantung pada kebutuhan dan disesuaikan
dengan waktu dan sumberdaya yang dimiliki. Usahakan setiap komponen pekerjaan
tidak melebihan 80 jam kerja, tidak melebihi satu periode pelaporan, serta memiliki
batas kewajaran (masuk akal).

5. Komponen terminal
Komponen terminal merupakan komponen terbawah. Pada umumnya komponen ini
hanya mencai pada level dua atau tiga, meskipun ada yang sampai level 5
MANFAAT
1.Mudah dikelola (manageable)  Mengurangi kompleksitas sehingga mudah dikelola
2. Mudah dipahami (Defineable)  Pemahaman scope pekerjaan secara rutin
3. Mudah dalam mengestimasi (Estimate able)  Estimasi dalam hal waktu dan biaya
4. Mudah diukur (Measuable)  Progress pekerjaan jadi mudah diukur
5. Mudah dalam penyesuaian (Adaptable)  Terkait pekerjaan yang akan dieleminasi
atau ditambahkan
SOFTWARE
1. WBS menyediakan sebuah struktur hirarki yang bertindak sebagai jembatan atau
penghubung antara ruang lingkup proyek dan rencana rinci proyek yang akan dibuat
dengan menggunakan sebuah software project management

2. Software yang biasa dipakai diantaranya :

• Microsoft project • Ganter.Com • Asana

• Trello • Ganttpro • Dll

• Zoho project • Teamwork

CARA MENYIAPKAN WBS
1. The WBS should support the project’s MOV
WBS harus mencakup tugas atau kegiatan yang diizinkan untuk tujuan proyek yang
dilaksanakan.

2. The wbs should be deliverable oriented

Fokus dari proyek harus menghasilkan sesuatu, bukan hanya menyelesaikan sebuah
kegiatan spesifik tertentu.
3. The level of detail should support planning and control
WBS memberikan sebuah jembatan antara ruang lingkup proyek dan rencana proyek,
yaitu jadwal dan anggaran.

4. Developing the wbs should involve the people who will be doing the work
Untuk memastikan bahwa WBS telah sesuai dengan tingkat kerincian yang diinginkan
adalah dengan memastikan orang – orang yang memiliki pekerjaan tersebut telah
terlibat dalam pengerjaan proyek itu.
STRUKTURE HIERARKIE
CONTOH
CONTOH
PENOMORAN

Penamaan WBS
menggunakan kata
Benda
ESTIMASI
1. Waktu diprioritaskan untuk
• Komponen pekerjaan yang mendesak atau memiliki prioritas tertinggi
• Keadaan darurat
• Rapat internal dan eksternal
• Hari libur
• Hubungan dengan klien, supplier, dan pihak lain
• Kerusakan perlatan kerja
 • Alat kerja yang dibutuhkan terlambat
• Interupsi dari berbagai pihak
• Prioritas dan jadwal lain yang berhubungan dengan birokrasi
• Penolakan dari quality control
• Kejadian tak terduga lainnya.
2. Sumberdaya manusia yang biasanya dibutuhkan :
• Sponsor proyek
• Sponsor pendukung
• Direktur proyek
• Komite eksekutif
• Komite pengarah (dewan pengarah )
• Manajer proyek
• Manajer dari staf PMO (Project Management Office)
• Akuntan proyek
• Pemimpin tim
• Manajer/fasilitator perubahan organisasi
• Spesialis komunikasi
• Spesialis rekayasa ulang proses bisnis
• Spesialis proses
• Manajer proses
• Pemodel proses
• Arsitek solusi
• Spesialis desain organisasi
• Desain solusi
• Developer/programmer
• Spesialis jaringan dan telekomunikasi
• Sepesialis pemasaran
• Spesialis pelatihan
• Developer pelatihan
• Trainer
• Penulis teknis/dokumenter
• Pengguna akhir/end user
• Analis/staf operasi komputer
• Manajer/staf fasilitas
• Pengacara/penasehat hukum
• Auditor eksternal
 • Auditor internal
• Regulator eksternal
• Manajer kualitas
• Auditor kualitas
3. Keuangan
Jika proyek internal sudah dianggarkan oleh perusahaan, semester proyek eksternal
disesuaikan dengan yang tertulis dikontrak, dengan catatan anggaran tersebut
tercukupi sehingga pelaksanaan proyek dapat terlaksana dengan baik. Selain itu
pengeluaran biaya harus sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
4. Kualitas
• Definisikan kualitas yang diharapkan sesuai dengan requirements
• Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan standar pencapaiannya
• Definiskan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualiatas
• Deskripsikan quality assurance dan cara melaukan control kulaitas
5. Resiko
• Buatkan daftar resiko yang teridentifikasi pada fase inisialisasi
• Urutkan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya serta dampak yang mungkin
ditimbulkan

• Urutkan resiko berdasarkan prioritas penanganannya

• Proses untuk menangani resiko selama proyek berlangsung

6. Komunikasi
• Buatkan jenis informasi yang dibutuhkan stakeholder
• Buatkan jadwal distribusi informasi, metode komunikasi yang dignakan dan
bagaimana atau dalam bentuk apa informasi disampaikan

• Tentukan daftar personil yang akan dilibatkan baik dalam hal penyediaan informasi
maupun penyampaian informasi

• Proses yang mengatur komunikasi, seperti bagaimana informasi dikumpulkan

dikelola, dan didistribusikan
7. Pengadaan
• Buatkan rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detail dan
spesifikasi teknis

• Sertakan informasi ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih ada
atau berkelanjutan, serta bagaimana prosedur pengadaannya

• Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi
penundaan

• Perlu tidaknya dilakukan proses tender