EVENT MANAGEMENT

Timeline dan Action Plan

Modul ke:

SUHENDRA, S.E., M.Ikom

Fakultas

Fakultas Ilmu
Komunikasi

Program Studi
Periklanan dan
Komunikasi
Pemasaran
www.mercubuana.ac.id
1. Perencanaan Event

• Merencanakan kegiatan event merupakan

keharusan dalam penyelenggaraan event.
Proses perencanaan merupakan kunci untuk
terselenggaranya sebuah event.
• Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah
dipastikan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan.
• Misalnya pameran, workshop, konser, dll.
• Proses perencanaan event dimulai dengan
menentukan tujuan yang dapat diterima
dengan jelas oleh setiap anggota tim yang
akan terlibat dalam pelaksanaan event.
2. Event Timeline

Jaso (1996) menyebut event timeline sebagai

Action Plan Check List (APCL). Event timeline
merupakan rencana rangkaian kegiatan
penyelenggaraan event, mulai dari persiapan
(pre-event), pelaksanaan (event), paska event
(post-event).

Event timeline memuat secara ringkas

rencana kerja, kapan setiap pekerjaan akan
dimulai dan selesai dilakukan tahap demi
tahap secara berurutan mulai dari awal
persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga
berakhirnya sebuah event.
2. Event Timeline

• Event Timeline harus berisi informasi tentang

pekerjaan pokok, dan jadwal pelaksanaannya.
• Pertimbangan waktu yang dibutuhkan untuk
setiap pekerjaan menjadi prioritas utama
dalam menyusun timeline.
• Perhitungan waktu yang tidak tepat,
akan mengganggu keseluruhan
kegiatan.
• Event timeline juga harus disusun secara
berurut, tahap demi tahap, agar dapat
terkontrol progress dari kegiatan tersebut.
2. Event Timeline
Ketika menyusun event timeline, maka harus
memperhatikan;
• Unsur-unsur pokok yang akan dihadirkan dalam
event. Kebutuhan fisiknya apa saja, teknis
operasionalnya bagaimana?
• Daftar prioritas pekerjaan. Mana yang harus
dilakukan lebih awal?
• Menghitung berapa lama waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan/tahapan tersebut.
• Menyusun tugas/ pekerjaan secara berurut step
by step, dengan menghitung mundur dari D-
Day (hari “H”).
2. Teknik Menyusun Event Timeline

• Menyusun event timeline tidak ada aturan yang

baku, sesuai dengan event yang
diselengarakan.

• Bentuknya pun bervariasi.

• Namun yang pasti sama adalah tahapannya,

yaitu selalu dimulai dari Pra-event, event, dan
Paska-event.
2. Teknik Menyusun Event Timeline

A. Tahap Pra-event
Pada tahap pra-event berisi kegiatan-kegiatan yang
dilakukan selama mempersiapkan event.
• Penetapan Tujuan Event
• Perencanaan awal
• Rencana Keuangan
• Rencana Operasional
• Rencana Pemasaran
• Penandatanganan kontrak dan legalitas event
• Rapat koordinasi dengan seluruh tim event
management tentang persiapan pelaksaan
event
2. Teknik Menyusun Event Timeline
B. Tahap Event
Tahap event meliputi dua tahap, yaitu :

a) Tahap I

• Database Terkini
• Realisasi Pemasaran
• Realisasi Layanan Exhibitor
• Realisasi Peserta.
• Realisasi Promosi dan Publikasi
• Realisasi Pengisi Acara.
• Technical Meeting Tahap Event
• Rundown Acara/ Kegiatan
2. Teknik Menyusun Event Timeline
B. Tahap Event
Tahap event meliputi dua tahap, yaitu :

b) Tahap II
Rentang waktu tahap kedua ini jauh
lebih singkat dari tahap pertama, dan
terpusat di venue acara.

Misalnya 3 hari pembangunan stage

dan backdrop workshop/ seminar,
stand, pemasangan aneka fasilitas
indoor dan outdoor, 1 hari event dan 1
hari pembongkaran stand/ stage.
2. Teknik Menyusun Event Timeline
B. Tahap Event
b) Tahap II
• Checklist Peralatan dan kegiatan
• Pengorganisasian Petugas Lapangan
• Layanan Exhibitor
• Marking
• Pembangunan set, stage, stand, dan fasilitas
lainnya
• Jadwal Pemasukan dan display barang sert
perlengkapan lainnya
• Pengaturan Arus Pengunjung/ Peserta
• Rundown Acara/ Kegiatan
• Realisasi ACARA
2. Teknik Menyusun Event Timeline
C. Tahap Post-Event

Tahap terakhir ini meliputi

a) Evaluasi

Evaluasi merupakan kegiatan

mencocokkan antara realisasi dengan
target di setiap bidang, sehingga dapat
ditarik eksimpulan apakah event yang
diselenggarakan sukses atau gagal
mencapai target.
2. Teknik Menyusun Event Timeline
C. Tahap Post-Event
b) Laporan Akhir
• Laporan akhir adalah pernyataan resmi atas
hasil pelaksanaan kegiatan yang disertai
penjelasan berbagai hal penting secara
kronologis dan sistematis disertai dengan
dokumentasi.
• Laporan akhir dilakukan untuk kepentingan
internal dan eksternal kepada pihak-pihak
terkait langsung.
• Khusus laporan kepada sponsor, mencakup
banyak hal terperinci mengenai pelaksanaan
komitmen sponsorship disertai dokumentasi
bukti berikut penjelasnnya.
2. Teknik Menyusun Event Timeline
Contoh Event Timeline
3. Action Plan
Action Plan sebuah event adalah urutan langkah-
langkah yang harus diambil, atau kegiatan yang
harus dilakukan dengan baik, untuk mencapai
keberhasil pelaksanaan event.

Action Plan memiliki tiga unsur utama, yaitu ;

a) Aktivitas : apa yang akan dilakukan dan oleh siapa.

b) Waktu : kapan akan dilakukan.
c) Bagaimana perkembangannya.
3. Action Plan
Contoh Action Plan
 Daftar
Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung.
Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event
Management, Kompas Gramedia,Jakarta.
Thesis :
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/20122010
28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih
SUHENDRA, S.E., M.Ikom