MATERI EVENT

Pengertian event
Event adalah suatu agenda, kegiatan atau festival tertentu yang
menunjukkan, menampilkan dan merayakan untuk memperingati hal-hal
penting yang diselenggarakan pada waktu tertentu dengan tujuan
mengkomunikasikan pesan-pesan kepada pengunjung.
Pengelola suatu kegiatan evet bisa disebut EO. Tugas dari EO adalah
membantu kliennya untuk menyelenggarakan acara yang diinginkan.
3 TAHAPAN MENGHADAPI SEBUAH
EVENT

01 PLANNING

Bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra

produksi beres dan bagus, maka produksi akan semakin
ringan. Kesuksessan sebuah event dapat diprediksi dari
faktor kesiapan pra produksi. Persiapan bisa dimulai dengan
membentuk teamwork dan pembagian tugas masing-masing.
Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

• Mengembangkan ide menjadi konsep

• Pembentukan tim dan pembagian tugas masing-
masing
• Penyusun konsep kreatif, budgeting, rundown, talent,
artistik & desain
• Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan,
akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi,
target pasar, audience, dll.
• Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi
event
• Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat,
ticketing, dll.
02 EXECUTION
Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak
pihak. Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa
didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala
apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang
dihadapi.

Selesaikan dengan improvisasi terlebih dahulu jika menyangkut teamwork.

Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk
memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang
cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).
KEBERHASILAN EVENT INI BISA SAJA DIUKUR
DARI :

– Kesiapan semua talent dan pengisi acara

– Kesiapan perlengkapan dan property
penunjang
– Kesiapan pengamanan dan keamanan
– Kesiapan semua kru, seperti : show director,
stage manager, stage crew, runner, sound
engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang
lain.
– Running event digelar sesuai rundown
– Respon audience dan atau impact yang
didapat
– Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah
ditetapkan
03 REPORTING

Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggung

jawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang
menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi
kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan
dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah
event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus
dipertanggungjawabkan.
 AKTIVITAS DALAM
FASE INI BISA SAJA
MELIPUTI :

– Evaluasi event
– Penyusunan laporan
– Pengajuan invoice
TERIMA
KASIH !