Bab 2: Manajemen Proyek

DEFINISI PROYEK
● Proyek adalah sebagai suatu usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan
produk yang unik atau pelayanan, dan menyatakan bahwa meskipun proyek
bervariasi dalam jenis dan skala proyek adalah sebuah alat yang dipakai oleh
organisasi untuk mencapai rencana strategis (Project Management Institute Project
Management Body of Knowledge - PMBoK)
● Proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu
dengan hasil akhir tertentu
● Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah
dikerjakan sebelumnya
● Proyek adalah aktivitas temporer
● Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti
dan beresiko

MANAJEMEN PROYEK
● Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan
sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu
tertentu dan dengan sumber daya tertentu.
● Proses yang digunakan dalam Manajemen Proyek meliputi inisiasi, perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian dan penutup.

PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK

● Proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu
hasil utama
● Manajemen Proyek menjadi suatu cabang khusus dalam manajemen operasi yang
tumbuh dan berkembang karena adanya kebutuhan dalam organisasi, terutama
untuk menangani kegiatan yang sifatnya tidak rutin atau baru, dalam jangka waktu
tertentu dan dengan anggaran tertentu pula

KARAKTERISTIK PROYEK
● Unit tunggal
● Banyak aktivitas yang saling berhubungan
● Pengendalian persediaan dan perencanaan produksi sulit
● Peralatan bermacam-macam
● Keterampilan tenaga kerja tinggi
● Contoh : Proyek Konstruksi, Penelitian

TUJUAN UTAMA PROYEK

● Menyelesaikan proyek tersebut dengan tepat waktu atau lebih awal
● Jangan melampaui anggaran, dan
● Sesuai dengan spesifikasi kepuasan pelanggan.

DUKUNGAN KEBERHASILAN PROYEK

● Kualitas tim yang tergabung dalam proyek
● Kematangan manajemen proyek dalam suatu organisasi
● Tingkat pengalaman stakeholder
 ● Kematangan teknologi serta pengalaman yang diperoleh pada proyek-proyek yang
sebelumnya

PENERAPAN ROI DALAM MANAJEMEN PROYEK

● Level 1 : mengukur program pengukuran kepuasan apakah sesuai dengan
perencanaan.
● Level 2 : Pembelajaran.
● Level 3 : Aplikasi dan Implementasi
● Level 4, Pengaruh Bisnis
● Level 5 : Return on Investment

BENEFIT METRIK
● Pengukuran Manfaat Metrik (Benefit Metrik) merupakan pengukuran terbaik
berdasarkan tiga perspektif dimensi :
Organisasi yang berkolaborasi dengan Perguruan tinggi dalam program
pendidikan dan pelatihan bagi karyawan agar tercapai peningkatan kinerja individu,
proyek, bisnis unit dan organisasi. Perusahaan mengharapkan hasil berupa return on
capital employed (ROCE), laba dan penghematan biaya.

MANFAAT METRIK
● Manfaat metrik adalah cara di mana usaha mengukur biaya manfaat dalam
kaitannya dengan total pendapatan mereka.

MENENTUKAN DAN MENGORGANISASIKAN PROYEK

1. Menentukan lingkup dan sasaran
2. Memilih manajer dan tim proyek
- Fasilitator
- Komunikator
- Pengambil keputusan
3. Memilih struktur organisasi
- Fungsional
- Proyek murni
- Matriks

LANGKAH PERENCANAAN PROYEK

1. Menentukan struktur Penguraian kerja
2. Membuat diagram jaringan
3. Mengembangkan jadual
4. Menganalisa pertukaran biaya-waktu
5. Menilai resiko

BREAKOWN STRUCTURE YANG BAIK

● Mengijinkan Aktivitas-aktivitas untuk dikerjakan dengan bebas
● Membuat aktivitas-aktivitas dalam ukuran yang mudah dikelola.
● Memberikan autoritas untuk menyelesaikan program
● Memonitor dan mengukur program
● Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.
DIAGRAM JARINGAN
● Diagram jaringan : terdiri dari beberapa node (lingkaran) dan arc (anak panah) yang
menggambarkan hubungan antar aktivitas-aktivitas yang ada.

MEMBANGUN HUBUNGAN PRIORITAS

● Hubungan prioritas menentukan urutan dalam menjalankan aktivitas; hubungan ini
menentukan bahwa satu aktivitas tidak akan bisa dimulai apabila sebuah aktivitas
sebelumnya belum diselesaikan.

MEMPERKIRAKAN WAKTU AKTIVITAS

● Menggunakan Pendekatan aktivitas pada Node yang mana lingkaran-lingkaran
tersebut mewakili aktivitas dan anak panah mewakili hubungan prioritas diantara
aktivitas-aktivitas yang ada.

JALUR KRITIS
● Merupakan urutan antar aktivitas mulai dari start hingga finish yang membutuhkan
waktu terpanjang dalam menyelesaikannya.
● Jadual proyek : biasanya sasarannya adalah untuk menyelesaikan proyek sedini
mungkin seperti yang ditentukan dalam jalur kritis.

TERMINOLOGI KUNCI CPM

● Earliest Start Time (ES) adalah waktu paling awal yang memungkinkan suatu
aktivitas dimulai.
● Earliest Finish Time (EF) adalah waktu awal ditambah waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan aktivitas.
● Latest Start Times (LS) untuk waktu terakhir kegiatan dimulai sehingga tidak
menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.
● Latest Finish Times (LF) waktu terakhir kegiatan dapat selesai sehingga tidak
menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.
● Slack Time (Waktu Kendor)
-Panjang waktu maksimal yang membuat aktivitas bisa ditunda tanpa harus
menunda proyek secara keseluruhan
-Dengan demikian aktivitas-aktivitas pada jalur kritis akan mempunyai kelonggaran
sebesar nol.
-Rumus slack time : S = LS – ES atau S = LF - EF

DIAGRAM GANTT
● Merupakan alat grafik yang menunjukkan sejumlah waktu tiap-tiap kegiatan dan
urutan kegiatan yang ditampilkan.

MENGANALISIS TRADE OFF ANTARA BIAYA-WAKTU

● Dalam praktek, manajer proyek sering dihadapkan pada pilihan antara biaya
penyelesian dengan waktu penyelesaian proyek. Mengingat alasan ini maka perlu
pemahaman time-cost trade-off model, yakni suatu model yang mengembangkan
keterkaitan antara biaya proyek langsung, biaya tidak langsung dan biaya tambahan
yang diperlukan untuk memperpendek waktu untuk penyelesaian suatu proyek.

TERMINOLOGI BIAYA & WAKTU

 ● Normal time (NT) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah
aktivitas dalam kondisi normal.
● Normal cost(NC ) adalah biaya aktivitas yang terkait dengan waktu normal.
● Crash Time (CT) adalah waktu terpendek yang paling mungkin untuk menyelesaikan
suatu aktivitas.
● Crash Cost (CC) adalah biaya aktivitas yang terkait dengan crash time masing-
masing.

LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DILAKUKAN UNTUK MENENTUKAN JADUAL

DENGAN BIAYA YANG MINIMUM
● Tentukan jalur kritis dari proyek
● Tentukan satu atau beberapa aktivitas pada jalur kritis yang mempunyai crass time
paling rendah
● Perpendek waktu untuk aktivitas tersebut
● Ulangi prosedur ini hingga peningkatan pada biaya langsung bisa lebih besar dari
pengehematan yang didapatkan dari pemendekan waktu proyek

MENILAI RESIKO
● Resiko : ukuran dari probabilitas dan akibat saat tidak bisa mencapai tujuan proyek
yang telah ditentukan
● Rencana Manajemen resiko : mengidentifikasi resiko-resiko utama pada
keberhasilan proyek serta cara-cara yang disarankan untuk menghindari resiko-
resiko tersebut.
● Resiko proyek bisa dinilai dengan menguji 4 katagori sbb :
1. Kelayakan stratejik
2. Atribut produk/layanan
3. Kapabilitas tim proyek
4. operasional

ANALISIS STATISTIK
● Waktu optimistik (a) adalah waktu terpendek dimana aktivitas bisa diselesaikan,
ketika semua hal yang lain dipandang berjalan dengan lancar.
● Waktu yang paling mungkin (m) adalah waktu dengan kemungkinan besar yang
dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas.
● Waktu pesimistik (b) adalah perkiraan waktu terpanjang yang dibutuhkan untuk
melakukan aktivitas.

JALUR MENDEKATI KRISIS

● Jalur-jalur yang durasinya hampir sama dengan jalur kritis pada akhirnya juga bisa
menjadi jalur kritis dalam rentang perjalanan berlakunya proyek.

MEMONITOR DAN MENGONTROL PROYEK

● Pada saat perencanaan proyek sudah selesai, tantangan selanjutnya adalah
menjaga supaya proyek tetap sesuai jadual dengan anggaran pada sumberdaya-
sumber daya yang dialokasikan.

MEMONITOR STATUS PROYEK

● Permasalahan-permasalahan terbuka dan resiko
 ● Status Jadual
● Memonitor sumber daya proyek

MENGONTROL PROYEK
● Memonitor dan mengontrol proyek merupakan aktivitas yang berjalan selama fase
eksekusi dalam daur hidup proyek.

KOMPETENSI
● Kompetensi dapat didefinisikan sebagai karakteristik yang mendasari individu yang
kausal berkaitan dengan kriteria-referensi dan / atau atasan kinerja dalam pekerjaan
atau situasi.
● Pendekatan berbasis kompetensi memungkinkan identifikasi orang yang tepat untuk
melatih dan mendidik
● Lima karakteristik kompetensi:
1. Motif: seseorang berpikir secara konsisten tentang atau yang menyebabkan
tindakan. Motif drive, langsung, dan pilih perilaku terhadap tindakan tertentu
atau tujuan.
2. Sifat: karakteristik fisik dan tanggapan konsisten terhadap situasi atau
informasi.
3. Konsep diri: sikap seseorang, nilai, citra diri
4. Pengetahuan: Informasi seseorang dalam bidang. tertentu
5. Keterampilan: Kemampuan untuk melakukan sesuatu secara fisik atau
mental tugas

KOMPETENSI MANAJEMEN PROYEK

● Medukung terjadinya kompetensi :
-Pengetahuan + Pengalaman + Tingkah Laku individu
● Tiga pendekatan untuk mendefinisikan kompetensi manajemen proyek :
1. Pendekatan masukan/input, umum di Amerika Serikat, mengasumsikan
bahwa individu memerlukan pengetahuan, keterampilan dan perilaku menjadi
kompeten di tempat kerja.
2. Proses-proses dan fungsi yang dibutuhkan oleh manajer proyek untuk
memberikan proyek-proyek berhasil.
3. Pendekatan output populer di Australia berfokus pada tindakan manajer
proyek untuk memberikan proyek.
● IPMA didirikan struktur tingkat empat untuk menilai kompetensi PM :
1. IPMA Tingkat A: direktur proyek bersertifikat harus mampu untuk
mengarahkan semua proyek perusahaan.
2. IPMA Tingkat B : manajer proyek bersertifikat harus mampu untuk mengelola
proyek-proyek kompleks dirinya sendiri.
3. IPMA Tingkat C: PM bersertifikat profesional harus mampu untuk mengelola
proyek-proyek non-kompleks him/her- diri dan membantu manajer sebuah
kompleks proyek di semua aspek proyek manajemen.
4. IPMA Tingkat D: praktisi PM bersertifikat harus memiliki pengetahuan di
semua manajemen proyek daerah.

MENGUKUR KOMPETENSI
● Indikator yang umum digunakan dalam Measurement of Competence :
 - pendidikan berkelanjutan, pemeriksaan, portofolio, penilaian diri, wawancara,
hasil dan peer review
● Tiga teknik dapat digunakan untuk mengukur kompetensi:
- daftar checklist, metode observasi observasi dan pendekatan kerangka kerja.
- yang pertama dan kedua dua pendekatan yang berfokus pada pengukuran
kinerja sedangkan pendekatan kerangka berkaitan dengan suatu integratif
perspektif pada kompetensi.

KESIMPULAN
● Penyelenggara pelatihan dapat dikatakan sebagai penyelenggaraan proyek, jadi
penyelenggara pelatihan diharapakan dapat mengelola proyek
● Pengelolaan proyek dapat dilakukan dengan mengikuti 3 (tiga) fase dari manajemen
proyek, yaitu :
- Perencanaan
- Penjadualan
- Pengawasan