TOPIK 2 (PART II)

Ms. Amanina Emir binti Emir Hisham

PROSEDUR ASAS MENGANJURKAN
SESUATU PROGRAM

Sebelum Semasa Selepas

Program Program Program
 Kertas Cadangan dan Objektif

SEBELUM Peruntukan Kewangan

MAJLIS Kenalpasti tugas dan tanggungjawab

(PRE-
jawatankuasa

EVENT) Timeline

Senarai Semak (Checklist)

◦ Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung keada
keupayaan menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuaa yang jelas dan tepat
serta mempunyai senarai semak yang lengkap.
◦ Bentuk atau cara pelaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa
yang dibentuk, taraf majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu
majlis. 
◦ Antara contoh tindakan yang perlu diambil:
◦ Mesyuarat jawatankuasa
◦ Urusan perbelanjaan
◦ Mematuhi tarikh akhir (deadline)
◦ Menepati objektif majlis
Objektif yang jelas
◦ Senaraikan semua objektif dan juga objektif utama untuk program tersebut
◦ Pastikan objektif tersebut dapat dicapai selepas program tamat
◦ Pastikan program yang dibuat bukan hanya untuk memenuhi syarat, tetapi untuk mencapai objektif dan
standard yang telah ditetapkan
Pengurusan/ Ahli jawatankuasa
◦ Lantik ketua yang layak untuk memainkan peranan sebagai seorang ketua. 
◦ Ketua yang boleh mengeluarkan arahan
Penyediaan Kertas Cadangan
◦ Mengandungi perkara-perkara berikut:
◦ Tujuan/Pengenalan/Latar Belakang Program
◦ Objektif Program
◦ Maklumat Program
◦ Implikasi Program
Pemilihan Tempat
◦ Penentuan tempat perlu dibuat lebih awal bersesuaian dengan program
◦ Semasa membuat pemilihan tempat, perkara-perkara berikut perlu diberi pertimbangan:
◦ Mudah dituju
Atur Cara Majlis
◦ Atur cara majlis adalah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. 
◦ Majlis yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8 malam dan ditamatkan
selewat-lewatnya jam 11 malam
◦ Program yang diadakan pada sebelah siang hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15pm dan jika
dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45pm
◦ Cara menyediakan aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikiut urutan.
◦ Kemudian, letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. 
◦ Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara atau aktiviti. 
Pakaian
◦ Pakaian yang bersesuaian
◦ Pakaian yang sopan
◦ Pakaian bebas
Cenderamata
◦ Sebagai tanda kenang-kenangan
◦ Cenderamata yang tidak mahal harganya atau barang-barang yang dihasilkan sendiri oleh penganjur
program
Pengacara Majlis
◦ Fungsi pengacara majlis bukan sahaja sebagai orang yang membuat pengumuman tetapi juga
bertanggungjaawab mengendalikan sesuatu majlis atau program hingga selesai
◦ Memilih dan melantik seseorang pengacara majlis yang baik adalah penting untuk memastikan kelicinan
dan kejayaan sesuatu majlis
◦ Secara umumnya, pengacara majlis mempunyai tiga tugas utama iaitu:
◦ Mengawal majlis
◦ Membuat pengumuman
◦ Memberi panduan kepada kumpulan sasaran atau kepada yang mengambil bahagian
Publisiti dan Pemasaran Program
◦ Mengadakan aktiviti promosi dan publisiti yang berkesan dan strategik adalah penting bagi kejayaan
sesuatu majlis atau program yang dilaksanakan
◦ Kaedah bagi pelaksanaan publisiti boleh dibuat dengan menggunakan flyer, media elektronik atau cetak,
poster, risalah atau kombinasi semua kaedah tersebut
◦ Bagaimanapun pemilihan kaedah publisiti dan pemasaran yang akan dijalankan hendaklah mengambil
kira peruntukan yang diluluskan dan juga kumpulan sasaran bagi sesuatu program atau majlis.
Raptai Majlis
◦ Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan atau
kerap diadakan.
◦ Ia hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
◦ Tujuan raptai adalah seperti berikut:
◦ Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawab
◦ Untuk menentukan urutan majlis atau program
◦ Untuk menentukan jangkamasa yang tepat
◦ Untuk memperbaiki kelemahan jika ada
◦ Untuk menyelaras acara
 Memastikan semua jawatankuasa
mengambil peranan dan tugas
masing-masing

SEMASA Buku atau Nota atur cara

MAJLIS

Cenderamata atau hadiah

 Penilaian majlis

Post-mortem
SELEPAS
MAJLIS Surat penghargaan dan terima kasih

Laporan program
Penilaian
◦ Program yang telah selesai dilaksanakan perlu dinilai berdasarkan kepada objektif penganjurannya. 
◦ Penilaian ini termasuklah aspek pengurusan majlis. 
◦ Kaedah penialaian boleh dibuat melalui borang soal-selidik atau temubual bersama kumpulan sasaran
yang berkait rapat dengan objektif sesuatu program. 
◦ Hasil daripada penilaian tersebut hendaklah dibentangkan dan dibincangkan dalam mesyuarat post-
mortem jawatankuasa bagi mengenalpasti kelemahan yang boleh diperbaiki.
Post-Mortem
◦ Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis
◦ Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis
yang akan datang.
◦ Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk
mencari kesalahan seseorang.
 PROSEDUR
PERMOHONAN DANA
ATAU TAJAAN
Ms. Amanina Emir binti Emir Hisham
PENGENALAN
◦ Perkara yang paling penting dalam sesuatu program ialah dana. 
◦ Sekiranya ada dana yang mencukui mengikut pada bajekt kewangan program, program pasti akan
berjaya dengan cemerlang. 
◦ Setiap syarikat mempunyai polisi Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR) iaitu secara umumnya
bermaksud komitmen syarikat dan organisasi korporat terhadap keperluan sosial.
◦ Maksudnya, setiap syarikat ada menyediakan bajet untuk mana-mana NGO atau pelajar IPT yang
membuat permohonan sumbangan bagi program.
 Surat kelulusan program/penajaan
dari pensyarah

Dokumen
Kertas kerja
Asas
Memohon
Penajaan Surat kelulusan program dari kolej
(jika perlu)
Maklumat Surat Penajaan
◦ Setiap permohonan perlu mengikuti format permohonan yang ditetapkan oleh kolej masing-masing:
a. Nama IPTA/IPTS
b. Tujuan
c. Maklumat Program
i. Nama Program
ii. Tarikh dan tempat program
iii. Anjuran
iv. Objektif Program
v. Justifikasi Mengadakan Program
vi. Matlamat Program
vii. Jenis Program
viii. Jangkamasa program
ix. Bilangan peserta (Sertakan senarai nama peserta, nombor IC, nombor telefon bimbit)
x. Senarai ahli jawatankuasa pelaksana program
xi. Tentatif Program
Carta Alir Tugasan dalam
Permohonan Sumbangan
1. Hantar surat permohonan serta kertas kerja program kepada pensyarah
untuk disemak
2. Pensyarah atau pihak kolej akan menyediakan surat sokongan
3. Sediakan surat mohon penajaan kepada pihak penaja
4. Terima maklumbalas sumbangan tunai, cek dan barangan daripada pihak
penaja
5. Menyediakan rekod perbelanjaan dan tuntutan
 Aeon (M)

Nestle

Petronas

Mydin

Tesco (M)

Senarai Celcom Axiata

Astro

Syarikat Legoland

Adabi

Sime Darby

PTS Publication

Jalen Sdn Bhd

Seng Heng