EVENT MANAGEMENT

MEMBUAT PROPOSAL dan PENYELENGGARAAN EVENT

di KAMPUS
Modul ke:

SUHENDRA, S.E., M.Ikom

Fakultas
Fakultas Ilmu
Komunikasi

Program Studi
Periklanan dan
Komunikasi
Pemasaran
www.mercubuana.ac.id
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Sebagai tugas akhir mata kuliah Event

Management, para mahasiswa diwajibkan
menyelenggarkan event di kampus.
• Tujuannya adalah untuk mempraktekan antara
ilmu yang di dapatkan selama perkuliahan dengan
pengalaman di lapangan.
• Sebelum membuat proposal, yang pertama harus
dilakukan adalah memilih ide dan konsep kreatif
event.
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Keberhasilan penyelenggaraan event kampus tidak

lepas dari ide kreatif.
• Ide kreatif dirancang dengan konsep yang menarik,
out of the box dan tidak monoton, agar
memberikan kesan mendalam pada sebuah
penyelenggaraan acara atau event kampus.
• Ketika menentukan Ide kreatif di awal
kemunculannya pasti akan liar. Setiap mahasiswa
akan memberikan ide-ide kreatif yang “wah”. Itu
bagus, ide kreatif memang seharusnya unlimited.
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Namun untuk penyelenggaraan event kampus

sebagai tugas akhir mata kuliah management
event, perlu dipertimbangan adalah timing, waktu
perkuliahan yang hanya 3-4 bulan efektif.
• Umumnya pembahasan tugas akhir mulai serius
digarap setelah UTS, sehingga waktu yang tersisa
untuk penyelenggaraan adalah 1,5 bulan (6 kali
pertemuan).
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Pertimbangan waktu menjadi skala prioritas

apakah akan menyelenggarakan event berskala
besar, sedang, atau kecil?
• Setelah menentukan skala event, dan mencari ide
kreatif, maka langkah selanjutnya adalah seleksi
ide. Ide mana yang paling rasional dan realistis
yang bisa diselenggarakan?
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Setelah melakukan seleksi berbagai ide yang

ditawarkan oleh para mahasiswa, kemudian
disepakati event yang akan diselenggarakan.
• Jika event yang akan diselenggarakan berskala
besar atau menengah, sebaiknya dilakukan 1 tim
saja yang terdiri dari beberapa departemen/ divisi.
• Sedangkan jika event yang akan diselenggarakan
berskala kecil, maka bisa diselenggarakan
beberapa event yang akan dikerjakan oleh
beberapa kelompok, jadi masing-masing kelompok
menyelenggarakan satu event.
1. Membuat Proposal Event Kampus

• Sumber dana penyelenggaran event kampus bisa

dari swadaya mahasiswa, atau dari sponsor
(sponsorship).
• Format paket proposal sponsorship untuk event
kampus pada prinsipnya sama dengan proposal
sponsorship yang diselenggarakan oleh
perusahaan Event Organizer (Baca : Modul # 8
Event Management).
• Perbedaannya pada Nama penyelenggara Event.
• Jika untuk tugas akhir mata kuliah event
management, maka penyelenggaranya adalah
“Mahasiswa Event Management Universitas Mercu
Buana”.
1. Membuat Proposal Event Kampus
• Artikel menarik yang ditulis Ahmad Arib tentang
“Proposal seperti apa yang biasanya diterima oleh
perusahaan?” adalah bahwa “Tangan di bawah VS
jabat Tangan”, yaitu ketika mengirimkan proposal,
isinya jangan “tangan di bawah”, tapi “haruslah
“jabat tangan”.
• Maksudnya “jabat tangan” adalah isi proposal harus
lebih banyak menjelaskan tentang benefit untuk
perusahaan (sekitar 80%).
• Sedangkan mengenai event tersebut cukup 20 %.
Atau minimal 50% - 50 %, biar adil. Kebanyakan
para mahasiswa membuat proposal “tangan di
bawah” alias meminta budget, yaitu dengan 80%
menjelaskan tentang event, dan 20 % tentang
benefit yang didapat perusahaan.
1. Membuat Proposal Event Kampus
• Apa sebenarnya yang ingin diketahui perusahaan
sehingga menyakinkan perusahaan untuk menjadi
sponsor pada event yang ditawarkan?

• Concern perusahaan kepada berapa besar

exposure-nya, cocok atau tidak tema dan
kegiatannya, seberapa besar kampusnya, masuk
daftar 100 kampus top atau tidak, ada di peringkat
berapa?, di provinsi itu sendiri apakah termasuk
yang favorit, bagaimana exposure brand di provinsi
yang bersangkutan, apakah sudah ada kegiatan
brand di provinsi tersebut?, kalender kegiatannya
cocok atau tidak dengan planning brand, dan
beberapa indikator lainnya.
1. Membuat Proposal Event Kampus
Proposal merupakan pintu masuk untuk mendapatkan
sponsor. Perlu dipersiapkan proposal dengan baik,
penuh d ide kreatif dan memaksimalkan konvergensi
multimedia dengan desain proposal yang menarik.
Apa saja isi proposal event kampus?,
a) NAMA EVENT
Menyebutkan nama event yang akan
diselenggarakan.

b) LATAR BELAKANG
Menjelaskan latar belakang
menyelenggarakan event kampus.

c) TUJUAN
Menjelaskan tujuan penyelenggaraan.
1. Membuat Proposal Event Kampus

d) OGANISASI
KEPANITIAAN
Membuat struktur
organisasi
kepanitiaan (Event
Organization),
dengan pelindung
Dekan atau Kaprodi.
Sumber : OHU ITB 2015

e) SASARAN PESERTA.
Target pasar yang menjadi sasaran sebagai
peserta event.
1. Membuat Proposal Event Kampus

f) KONSEP KEGIATAN.
Menjelaskan konsep event, desain, dan layout.

g) TEMPAT dan TANGGAL PENYELENGGARAAN

EVENT.
Tempat penyelenggaraan bisa di area kampus
maupun di luar kampus.

h) JADWAL ACARA.
Jadwal acara atau susunan acara secara rinci,
dilengkapi dengan jam (waktu).
1. Membuat Proposal Event Kampus

i) RANCANGAN ANGGARAN BIAYA (RAB).

Estimasi biaya yang dibutuhkan.

j) RENCANA PEMASUKAN (INCOME)

Menjelaskan sumber-sumber pemasukan dana,
termasuk dari sponsor.

k) SPONSORSHIP
Menjelaskan benefit yang didapatkan sponsor,
mengapa harus bekerjasama pada event tersebut?
Apa yang menjadi daya tarik (selling point) event
tersebut, sehingga meyakinkan calon sponsor untuk
ikut berpartisipasi.
1. Membuat Proposal Event Kampus

l) PARTNERSHIP
Selain menyediakan paket sponsor apakah tersedia juga paket
partnership? Paket partnership bisa berupa barang dan jasa.
Misalnya konsumsi, telekomunikasi (pulsa), transportasi,
akomodasi, dll.

m) PROSEDUR SPONSORSHIP
Menjelaskan bagaimana prosedur untuk menjadi sponsor.
Dijelaskan juga jika terjadi one prestasi atau pembatalan dari
salah satu pihak (sponsor atau penyelengara).

n) PENYALURAN DANA
Menjelaskan bagaiamancara menyalurkan dananya?
Menyebutkan nomer rekeningnya.

o) PENUTUP
2. Menyelenggarakan Event Kampus

• Keberhasilan penyelenggaraan event kampus

tidak lepas dari keberhasilan dalam
merencanakan event kampus.
• Merencakana event kampus merupakan
keharusan dalam penyelenggaraan event
kampus. Proses perencanaan merupakan kunci
untuk terselenggaranya sebuah event.
• Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah
dipastikan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan. Misalnya pameran, workshop,
konser, dll.
2. Menyelenggarakan Event Kampus

• Proses perencanaan event dimulai dengan

menentukan tujuan yang dapat diterima dengan
jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat
dalam pelaksanaan event.
• Setelah proses perencanaan selesai, tahap
selanjutnya adalah membuat event timeline.
• Event timeline memuat secara ringkas rencana
kerja, kapan setiap pekerjaan akan dimulai dan
selesai dilakukan tahap demi tahap secara
berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi,
perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event
2. Menyelenggarakan Event Kampus

• Event timeline sangat diperlukan untuk

keberhasilan pelaksanaan event kampus.
• Melalui event timeline kita bisa mengontrol dan
melakukan action tahapan demi tahapan.
• Jika terjadi tahapan yang terhambat, maka dapat
segera dilakukan solusinya. Waktu yang sangat
terbatas, menjadikan event timeline adalah kitab
yang harus menjadi panduan bagi semua divisi.
Semua harus berpatokan pada event timeline.
2. Menyelenggarakan Event Kampus

Selain event timeline, perlu juga membuat action plan.

Action Plan sebuah event adalah urutan langkah-langkah
yang harus diambil, atau kegiatan yang harus dilakukan
dengan baik, untuk mencapai keberhasil pelaksanaan
event. Action Plan memiliki tiga unsur utama, yaitu ;
a) Aktivitas : apa yang akan dilakukan dan oleh siapa.
b) Waktu : kapan akan dilakukan.
c) Bagaimana progress-nya.
3. Tahap Pelaksanaan Event Kampus

• Jika semua tahapan berjalan sesuai event timeline,

tiba saatnya pada tahap pelaksanaan event kampus.
• Pada tahap ini, biasa disebut tahap produksi event.
Keberhasilan penyelenggaraan event kampus bukan
hanya pada kuantitas jumlah peserta dan kelancaran
acara, tapi bagaimana kesan para peserta? Kesan
yang mendalam dan memuaskan adalah indicator
keberhasilan event yang diselenggarakan. Untuk
mengetahui kepuasan para peserta, panitia di akhir
acara menyebarkan kuisioner.
• Melalui kuisioner inilah bisa diukur tingkat kepuasan
para peserta.
 Daftar Pustaka
Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung.
Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event
Management, Kompas Gramedia,Jakarta.
Thesis :
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/20122010
28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih
SUHENDRA, S.E., M.Ikom