Mengetahui cara membuat event adalah keterampilan yang tidak dimiliki semua orang.

Setiap
tahun, beragam kegiatan diadakan oleh berbagai pihak. Mulai dari acara seminar, pertunjukan
seni, hingga pesta ulang tahun/
Ketidakmampuan dalam menangani suatu acara secara baik membuat seorang event
organizer sangat dibutuhkan. Jika Anda ingin mengadakan event sendiri secara sukses atau
bahkan memulai bisnis EO, pahami tips sukses berikut ini.

1. Menyusun Tema, Konsep, serta Tujuan Event

Menentukan tema dan konsep acara adalah cara membuat event paling awal yang harus
dipikirkan secara matang. Tema dan konsep menarik akan membuat semua orang yang terlibat
dalam kegiatan tersebut lebih nyaman dan betah.
Pahami pula apa tujuan diadakannya kegiatan serta bagaimana Anda menginginkan para
partisipan mengenang event tersebut. Ajak para panitia menyampaikan pendapat serta
mendiskusikan tema dan konsep event.

2. Melakukan Pembagian Tugas dengan Tim

Menyelenggarakan suatu kegiatan memerlukan kerja sama tim yang kompak dan solid karena
suatu acara sulit mencapai hasil maksimal jika hanya dikerjakan sendiri. Untuk itu, cara
membuat event berikutnya adalah membagi tugas.
Bentuk kelompok atau divisi-divisi beserta gambaran tugasnya secara jelas. Serahkan tugas dan
posisi yang sesuai dengan tiap individu yang cocok agar mereka juga semangat mengerjakan
tugas–tugas tersebut. Dengan begitu, setiap orang mengetahui tugas masing-masing. Jangan lupa
melakukan koordinasi dalam divisi maupun antar divisi agar seluruh pihak sepaham.

3. Cara Membuat Event dengan Membuat Anggaran Dana

Langkah berikutnya adalah menyusun anggaran atau budgeting. Budgeting sangat penting untuk
mengetahui berapa banyak dana yang harus disiapkan. Dana tersebut nantinya dipakai untuk
membeli atau sewa perlengkapan, sewa tempat, hadiah, atau lainnya.
Mungkin Anda juga memerlukan biaya yang cukup besar jika berniat mendatangkan publik
figur sebagai bintang tamu. Misalnya pembicara khusus, penyanyi ibukota, grup band, maupun
pengisi acara lainnya. Untuk itu, lakukan budgeting secara cermat.

4. Membuat Timeline Persiapan hingga Eksekusi Event

Cara membuat event yang baik akan memerlukan persiapan khusus, terlebih jika kegiatan
tersebut cukup besar. Anda perlu menyusun timeline mulai dari persiapan, eksekusi acara,
bahkan sampai evaluasi agar tidak ada langkah yang tertinggal.
Buat target persiapan dalam bentuk rangkaian timeline agar mengetahui sejauh mana kemajuan
kerja yang sudah terselesaikan dan pekerjaan yang harus tercapai sesuai target penjadwalan.
Dengan begitu, semua persiapan akan lebih terkontrol.

5. Membuat Proposal dan Rundown Acara

Selanjutnya, buatlah rundown acara mulai awal sampai selesai dari jauh-jauh hari. Selain itu,
buat pula proposal berisi rundown kegiatan, semua keperluan, hingga daftar budgeting sehingga
dapat diajukan untuk mendapatkan sponsorship.
Pastikan menyusun proposal yang menarik dari segi visualnya untuk mencuri perhatian calon
sponsor atau donatur. Cantumkan nama penyelenggara, alamat, serta nomor telepon yang mudah
dihubungi.

6. Membuat Daftar Vendor dan Sponsor

Cara membuat event agar sukses perlu mencatat daftar vendor untuk kebutuhan acara secara
menyeluruh. Lakukan survei dari satu vendor ke vendor lainnya agar mendapatkan harga terbaik.
Ada baiknya mencari sponsor untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Anda. Dengan
konsep acara yang menarik dan unik, brand maupun pihak lainnya bersedia menjadi sponsor
acara.

7. Menentukan Media Promosi

Cara membuat event tidak cukup hanya dengan konsep unik namun perlu menentukan strategi
publikasi secara tepat. Media online seperti sosial media sangat membantu publikasi.
Ajak semua panitia untuk ikut berpartisipasi memublikasikan acara melalui media sosial mereka.
Selain itu, media promosi yang cocok untuk publikasi antara lain:
 Brosur
 Poster
 Iklan radio
 Kerja sama dengan akun media sosial informasi event

8. Menyediakan Rencana Cadangan

Rencana yang telah disusun secara matang kadang kala tidak berjalan sesuai keinginan. Untuk
mengantisipasi hal tersebut, sebaiknya buatlah rencana cadangan, sehingga jika terjadi hal tidak
diinginkan Anda tetap memiliki backup plan.