Mata Kuliah : Event Organizer

Dosen Pengampun : Muhammad Ghafar

Program Studi : Manajemen Pendidikan Islam

Kelas : MPI D

Nama : Dzakiyah Fahmi

Nim : 206190136

Jawaban UAS

1. Sumber daya terpenting dalam suatu organisasi adalah sumber daya manusia,
yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, pikiran, kreativitas dan
usaha mereka kepada organisasi. Dalam manajemen personalia terdapat
beberapa proses yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengarahan (directing), pengendalian (controlling) atas pengadaan tenagakerja
(procurement), pengembangan (development), kompensasi, integrasi,
pemeliharaan (maintenance), dan pemutusan hubungan kerja (separation)
dengan sumber daya manusia yang mempunyai tujuan untuk mencapai sasaran
perorangan, organisasi, dan masyarakat.Dalam suatu organisasi ada beberapa
tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer yang mencakup penarikan,
penyeleksian, pengembangan dan penggunaan

Sumberdaya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi Tanpa orang-

orang yang cakap suatu organisasi dan manajemen akan gagal mencapai
tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia
(staffing) secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai
manajer.Dalam manajemen personalia ini akan dibahas bagaimana organisasi
menentukan kebutuhan sumberdaya manusia sekarang dan waktu yang akan
datang, bagaimana seorang manajer merekrut dan menyeleksi orang-orang
 dengan kemampuan potensial yang terbaik dalam setiap posisi dalam suatu
organisasi.

2. Pedoman Pengelolaan keuangan event Apapun jenis event yang akan diadakan
dan seberapapun besarnya, sangat diperlukan sebuah perencanaan dalam
mengelola keuangan event. Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang
anggaran adalah : Penyusunan anggaran harus realistisdan dalam proses menuju
pada pelaksanaan memiliki kecenderungan terjadinya kenaikan biaya anggaran
dan memungkinkan terjadinya biaya tidak terduga.

Pedoman Pengelolaan keuangan event (lanjutan) Dalam penyusunan

anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu : Menahan laju kenaikan biaya
anggaran dan biaya tidak terduga, sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki
peluang untuk diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran
yang terkontrol.

Pembagian Pembiayaan Event Berdasarkan urutan waktu pengeluaran

biaya dalam sebuah event terbagi atas : 1) Cost Before Event Biaya yang
dikeluarkan sebelum event dimulai misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya
Promosi, Biaya Pemasaran, dsb 2) Cost During Event Biaya yang dikeluarkan
pada saat berlangsung pameran. Seperti, konsumsi, transportasi, akomodasi,
honor pengisi acara, dsb. 3) Cost After Event Biaya yang dikeluarkan sesudah
event berlangsung umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang
harus dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas dsb.

3. Sponsorship adalah suatu bentuk penerapan dari suatu sistem promosi produk
oleh pihak perusahaan ke masyarakat luas. Tapi, kegiatan sponsorship ini lebih
dari sekedar iklan. Dalam penerapannya, pihak perusahaan produsen akan
melakukan kerjasama dengan pihak lain yang memiliki tugas dalam
mengiklankan produknya pada masyarakat. Pihak tersebut akan menjembatani
adanya proses promosi barang dengan adanya timbal balik yang saling
 menguntungkan. Umumnya, pihak yang melakukan kegiatan sponsorship akan
diberikan upah pada perusahaan produsen yang ingin diiklankan produknya.

Beberapa kalangan ada juga yang berpendapat bahwa sponsorship adalah

suatu bentuk dukungan secara materi atau finansial dari suatu perusahaan ke
pihak perorangan, organisasi atau acara tertentu. Namun, dukungan berupa
materi tersebut akan dibayar dengan adanya timbal balik oleh pihak organisasi
dengan adanya promosi produk dengan dilengkapi kesepakatan tertentu. Itu
artinya, sponsorship adalah suatu bentuk kegiatan kerjasama.

Suatu event, apapun jenis dan tujuannya, merupakan suatu kegiatan yang
tentunya akan memakan biaya yang tidak sedikit, dan kebanyakan dari para
penyelenggara, yang juga umum disebut sebagai Event Organizer (EO), tidak
memiliki modal yang cukup untuk mengadakan atau menggelar acara tersebut,
dan karenanya mereka membutuhkan sponsor.

Adapun Strategi Mendapatkan Sponsor Event

a. Pilih sponsor yang sesuai dengan target pengunjung

Pertama, jangan asal-asalan atau sembarangan dalam memilih siapa
calon sponsor yang anda incar, karena tidak selamanya itu sesuai dengan
siapa target pengunjung yang akan datang pada event yang anda
selenggarakan.
Misalnya anda ingin menyelenggarakan seminar tentang kesehatan, maka
sponsor yang tepat adalah perusahaan yang bergerak di bidang farmasi, atau
institusi Rumah Sakit, atau individu dan organisasi dari kalangan medis.
Lalu apabila anda ingin menyelenggarakan konser musik, tentukan
terlebih dahulu segmentasi dan demografis dari calon pengunjung, seperti
jenis kelamin, rentang usia, pekerjaan, pendidikan, dan lain sebagainya,
sebelum memilih sponsor yang sekiranya terkait dengan mereka yang akan
menjadi pengunjung, misalnya makanan dan minuman ringan.
b. Golongkan sesuai dengan jenis sponsor

Sediakan waktu untuk menggolongkan jenis sponsor yang anda

inginkan, misalnya anda ingin sponsor untuk menyediakan perlengkapan,
sponsor untuk kebutuhan prmosi dan publikasi, serta sponsor untuk
menyediakan dana. Kemudian, setelah menggolongkan jenis sponsor, maka
selanjutnya anda bisa memasukkan siapa-siapa saja sponsor yang anda incar
sesuai dengan jenis sponsor yang sudah anda buat sebelumnya.

c. Buat Tenggat Waktu

Cara selanjutnya adalah membuat tenggat waktu untuk anda bisa

mendapatkan sponsor, sehingga anda benar-benar harus memfokuskan diri
untuk tidak melampaui batas waktu yang telah anda tentukan tersebut.
Umumnya, rentang waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor
adalah mulai dari 3 hingga 6 bulan sebelum acara dijadwalkan akan
terselenggara, supaya anda juga memiliki waktu untuk mencari alternatif
serta calon sponsor memiliki waktu untuk mengambil keputusan.

d. Tentukan strategi pendekatan kepada sponsor

Cara mendapatkan sponsor untuk event selanjunya adalah dengan

menentukan srategi pendekatan apa yang akan anda lakukan kepada calon
sponsor supaya mereka tertark akan konsep acara yang anda tawarkan.
Maksudnya di sini adalah bagaimana cara anda dalam menghubungi calon
sponsor tersebut, apakah itu melalui telepon, mengirimkan proposal
langsung, atau bisa juga membuat janji temu dan langsung bertemu dengan
mereka.

e. Cara penyampaian proposal

 Apabila anda berhasil membuat janji temu, maka langkah selanjutnya
untuk meyakinkan calon sponsor dalam mendanai atau berkontribusi
pada event yang akan anda selenggarakan adalah dengan
mempresentasikan proposal yang anda buat.

Pada tahapan ini akan ada banyak hal yang bisa anda perhatikan,
mulai dari busana yang anda kenakan, pembawaan, pemilihan bahasa, dan
banyak hal lainnya yang akan berbeda-beda tergantung dari siapa calon
sponsor tersebut.

Misalnya untuk calon sponsor yang berasal dari suatu perusahaan,

akan lebih baik apabila anda berpakaian yang layak serta menunjukkan
sikap profesional pada saat menyampaikan isi proposal tersebut.

f. Jangan Putus Asa dan Mudah Menyerah

Cara mendapatkan sponsor untuk event yang terakhir adalah dengan

memiliki mental dan semangat yang tidak mudah putus asa dan jangan
sekali-kali anda menyerah atau bermalas-malasan dalam mencari sponsor.

4. Publikasi dan promosi dalam penyelenggaraan event adalah kegiatan yang

paling penting. Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik, tujuan
untuk menarik minat calon peserta dan mendatangka pengunjung/pembeli yang
sesuai dapat dipenuhi. Perbedaan antara keduanya yakni, jika promosi lebih
ditujukkan untuk memperkenalkan suatu produk kepada public agar mereka
tertarik untuk menggunakkan produk tersebut. Sedangkan publikasi adalah
sebuah tindakan menyebarluaskan suatu informasi baik dapat berupa foto,
video, atau hal lainya dengan tujuan agar hal yang dipublikasikan dpat dilihat
oleh masyarakat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa publikasi merupakkan langkah untuk

mendorong permintaan yang berupa konten komersial melalui media.
Sedangkan promosi merupakkan sebuah dorongan pelanggan untuk melakukan
pembelian produk melalui booth yang dibuka pada saat events tertentu.

Promosi dan publikasi ini menggunakkan media sosial yang merupakan

strategi pengaruh menarik minat masyarakat. Penggunaan media sosial sebagi
media menyampaikan pesan atau produk ke konsumen dengan lebih cepat,
mudah, dan efesien. Adapun media sosial yang dapat digunakan media promosi
dan publikasi ini seperti : youtobe,memanfaatkan iklan gratis, via instagram, dan
lewat via website-website lainnya.