Nama : Muhammad Rizki

Nim : 20201002159
Mata Kuliah : UNV412 Kewirausahaan 3 KJ006 5661

1. Set-Up General Meeting

Tujuan dari general meeting adalah menentukan pondasi dan konseptual event. Rapat ini penting
dilakukan untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharap-
kan oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses karena
Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien ke dalam event yang akan dilaksanakan.
Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar akan menja-
di blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint akan dibawa ke internal meeting EO untuk
diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan dibagi kepada setiap divisi
dalam tim EO.

2. Perencanaan Anggaran Biaya

Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk membuat acara tentu terbatas. Oleh karena
itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Penentuan anggaran di
awal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.
Setelah merencanakan anggaran bersama, tim EO harus segera membagi anggaran tersebut ke setiap
divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan biaya operasional persiapan event organizer seperti,
penyewaan tempat / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan logistik seperti sound system,
souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag panitia atau peserta, sampai fee jika
mengundang pembicara atau pengisi hiburan.

3. Membuat Check List

Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun
pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua divisi sampai
anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa
menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang
terbatas.

4. Pembagian Timeline Kerja

Persiapan event organizer memerlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang
terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi pembagian tugas setiap ang-
gota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan waktu pengerjaannya.
Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event seperti
penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai
menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal
yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.

5. Membuat Rundown Acara

Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan
acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting. Seiring berjalannya
waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang direncanakan berjalan sesuai keingi-
nan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, sampai konten acara
yang berubah.
6. Koordinasi dengan Vendor

Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi kebutuhan event
tersebut. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat
terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari agar Anda dapat mendapatkan harga lokasi, harga dekorasi, harga
souvenir seperti harga name tag panitia-peserta, tas, agenda, dll lebih murah. Berikut beberapa
vendor umum yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan event.

6.1 Vendor Makanan atau Catering

Sebuah event pasti membutuhkan makanan, apalagi yang diadakan seharian penuh atau bahkan
beberapa hari. Pengadaan makanan harus disesuaikan dengan anggaran biaya agar anggaran tidak
defisit. Pastikan vendor makanan memiliki track record yang baik, jika perlu survei dan bandingkan
beberapa vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.

6.2 Vendor Ruangan / Gedung

Jika klien Anda tidak memiliki gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda harus menyewa ruangan
di tempat lain dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan jumlah orang yang
akan hadir dan pastikan fasilitas ruangan memadai seperti tersedianya toilet, tempat parkir, mushola,
pendingin ruangan yang baik sampai sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga
harus strategis agar peserta yang akan hadir tidak sulit dan terlalu jauh menjangkaunya.

6.3 Vendor Souvenir

Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang hadir
dalam event. Souvenir yang bagus akan membuat event lebih berkesan dan membuat pihak-pihak
terkait yang hadir merasa dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-kenangan agar event tersebut
selalu teringat.Souvenir yang bermanfaat seperti souvenir tas, macam jenis goodie bag spunbond
maupun kanvas dan blacu, buku, pulpen dll akan lebih berkesan karena dapat dipakai kembali.
Pilihlah penyedia atau vendor souvenir dengan track record yang baik dan pengerjaan tepat waktu
agar souvenir dapat dibagikan pada hari-H event.

7. Siapkan Media Promosi

Event Anda bertiket dan mengundang banyak orang? Lakukan promosi dan publikasi di banyak
tempat. Media promosi yang dapat dipakai dan relatif murah adalah media digital dengan beriklan,
menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta meminta influencer untuk mem-
promosikan acara Anda lewat media digital mereka. Semakin bagus promosi yang Anda buat makan
semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang.