SESI 1: Riset Tren Event

PERKENALAN PELATIH
Commit
Apa itu Event?
Menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan
suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk
memperingati hal-hal penting sepanjang hidup
manusia, baik secara individu atau kelompok
yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan
agama yang diselenggarakan untuk tujuan
tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat
yang diselenggrakan pada waktu tertentu.
 Dengan kata lain, event adalah sebuah program
yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu
tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung
dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu.
Berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara
dilakukan berdasarkan rencana yang telah
disusun sebelumnya.
EVENT ORGANIZER?
Sedangkan event organizer
adalah kegiatan profesional
mengumpulkan dan
mempertemukan sekelompok
orang untuk tujuan perayaan,
pendidikan, pemasaran dan
reuni, serta bertanggung jawab
mengadakan penelitian, membuat
desain kegiatan, melakukan
perencanaan dan melaksanakan
koordinasi serta pengawasan untuk
merealisasikan kehadiran sebuah
kegiatan. (Goldblatt, 2013).
TUGAS EVENT ORGANIZER
MEMPERSIAPKAN RENCANA PENYELENGGARAAN ACARA
DENGAN RAPI

Prinsip Victory loves preparation pun berlaku

dalam event organizer. Keberhasilan acara akan
sangat tergantung dari seberapa matang
perencanaan yang dibuat.

RENCANA KOORDINASI KERJASAMA

RISET PROMOSI MONITOR
ANGGARAN TIM SPONSOR
RISET
Riset dalam konteks ini merupakan kegiatan menghimpun data
dan fakta yang diperlukan event organizer untuk membuat konsep
acara.
Sebagai acuan untuk meriset, minimal mampu menjawab 5
pertanyaan berikut sedetail-detailnya :
 Apa yang menjadi tujuan dan tema yang akan di usung dalam

acara tersebut?
 Di mana lokasi yang tepat dalam menyelenggarakan acara ?
 Kapan waktu yang paling cocok untuk acara tersebut?
 Seperti apa audiens yang akan datang ke acara itu ?
 Membuat Simulasi /Gambaran Garis Besar Acara
RENCANA ANGGARAN
Idealis itu baik tapi ingat bahwa kita juga harus realistis
dengan keadaan. Terutama realistis dengan modal yang
tersedia. Ingat bahwa dalam menyelenggarakan suatu
acara, terdapat 4 kebutuhan primer yang akan
menyedot budget paling banyak yaitu :
 Pengadaan peralatan dan perlengkapan acara
 Penyewaan lokasi perayaan
 Pengundangan pengisi acara.
 Pembelian konsumsi
KOORDINASI TIM
Seperti yang telah dibahas sebulmnya mengenai definisi bahwa event
organizer pasti terbentuk dari tim. Alasannya karena dalam sebuah
acara, ada banyak aspek yang perlu mendapatkan perhatian seperti :
 Aspek pelaksanaan acara dari awal sampai akhir

 Aspek pendokumentasian acara

 Aspek penyediaan perlengkapan

 Aspek penyediaan konsumsi, dll.

Dalam tim yang solid, setiap aspek yang sudah dijabarkan tersebut
dapat dibagi dengan merata ke setiap anggota. Namun tidak hanya
berhenti pada pembagian, setiap anggota dapat berkoordinasi dengan
baik satu sama lain. Setiap komponen dapat tersusun saling
melengkapi menjadi acara yang bagus.
KERJASAMA SPONSOR
Dalam acara yang skalanya sudah sangat besar, anggaran
yang dikeluarkan pasti juga akan fantastis nominalnya.
Tidak akan cukup kalau hanya mengandalkan dana
internal. Dengan demikian suntikan dana dari pihak lain
menjadi kamu perlukan supaya semua kebutuhan acara
dapat tercover semuanya.
Itulah mengapa, mencari sponsor juga termasuk dalam
kegiatan event organizer yang tidak kalah penting. Kita di
sini harus pandai membuat proposal yang mampu
mempersuasi sponsor agar bersedia bekerja sama.
PROMOSI
Terutama untuk acara yang basisnya menawarkan suatu produk
barang atau jasa, pihak event organizer turut bertanggung
jawab dalam promosi. Menyebarluaskan informasi mengenai
acara tersebut supaya semakin banyak orang yang tertarik
mengikutinya.
Promosi dapat dilakukan lewat media cetak seperti poster,
brosur, baliho, spanduk. Bisa juga lewat konten digital yang
diunggah di berbagai media sosial dan website bila ada. Tidak
lupa biasanya pihak penyelenggara mengundang pula public
figure yang terkenal di kalangan masyarakat dalam membantu
mempromosikan.
MONITORING
Saat acara telah berjalan pada hari H, meskipun sudah
dikondisikan sebaik mungkin tapi tetap tidak ada jaminan
akan mulus begitu saja. Bisa jadi akan timbul suatu
masalah secara mendadak yang sedikit banyak akan
menghambat.
Setelah acara selesai, bukan berarti kita dapat langsung
lega. Masih ada tahap akhir yaitu evaluasi mulai dari
sebelum dan hari H pelaksanaan. Sebagai contohnya
evaluasi pada kendala-kendala yang terjadi, evaluasi pada
pemakaian budget, dll.
Pentingnya Pembagian Divisi Dalam Event
Organizer

Sebagaimana perusahaan
pada umumnya yang
memiliki pembagian
divisinya dengan tugasnya
masing-masing, dalam
manajemen event
organizer juga berlaku
demikian.
Contoh Pembagian Divisi Dalam Event Organizer
Contoh Pembagian Divisi Dalam Event Organizer
 JENIS-JENIS
EVENT ORGNAIZER
One Stop Service Agency
Jenis yang pertama ini merupakan EO yang
telah berpengalaman mengurus acara yang
berskala kota, negara, maupun dunia. Jadi
dalam hal ini bisa dikatakan sudah cukup
mumpuni menangani acara yang tingkat
kompleksitasnya sangat tinggi. Misalnya dalam
acara konser musik, pertandingan olahraga,
festival budaya, dsb.
EO Untuk Acara MICE
MICE merupakan sebuah akronim yang merupakan
kepanjangan dari meeting, incentive, convention,
dan exhibition. EO berikut lebih memfokuskan
menangani acara yang berformat seperti rapat, konvensi,
dan pameran.
Dengan format yang demikian maka secara umum yang
menjadi target konsumen dari EO tersebut lebih kepada
kalangan businessman. Skala acara yang ditangani di sini
bisa sangat besar melibatkan peserta dari berbagai
negara.
EO Untuk Acara Pernikahan
Paragraf pembuka sudah sekilas menyebut kalau jenis
acara yang sering memakai EO salah satunya adalah
pernikahan. Jasa yang sangat amat membantu karena
pihak keluarga tidak perlu ribet. Semua akomodasi
mulai dari persiapan tempat, dekorasi, konsumsi, dan
dokumentasi akan diurus oleh pihak EO.
Tugas klien cukup memaparkan seperti apa tema dan
kebutuhan lainnya yang mereka inginkan ada dalam
pernikahan.
EO Untuk Acara Ulang tahun
Selayaknya dalam pernikahan, pada acara ulang
tahun EO akan membantu klien mempersiapkan
acara dengan berbagai sesi yang sesuai dengan
permintaan klien.
Terlepas apapun jenis acara yang akan dibuat, tentu
kita ingin segala sesuatunya berjalan dengan lancar
tanpa kendala bukan? Acara yang gagal
terselenggara dengan baik tidak hanya akan
mengecewakan peserta.