EVENT PLANNING

AND
MANAGEMENT
Hello!
I’m Muhammad Rofi Jamil
I am here because I love to give
presentations.
You can find me at
@zemilmuhammadd

2
EVENT
 Event adalah suatu kegiatan yang
mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar
mereka mendapatkan suatu informasi atau
pengalaman penting serta tujuan lain yang
diselenggarakan oleh penyelenggara. Event
berfungsi untuk menunjukkan, menampilkan,
merayakan, memperingati hal-hal penting yang
diselenggarakan pada waktu tertentu dengan
tujuan mengkomunikasikan pesan-pesan kepada
pengunjung.
 JENIS-JENIS EVENT

1.Leisure Event
2.Personal Event
3.Cultural Event
4. Organizational Event
 JENIS-JENIS EVENT
1. Leisure Event. Merupakan kategori event yang
berkembang banyak pada kegiatan keolahragaan yang
di dalamnya memiliki unsur pertandingan dan
mendatangkan banyak pengunjung.
Contoh :Piala Dunia, Moto GP, Formula1

2. Personal Event. Kegiatan yang didalamnya

melibatkan anggota keluarga atau teman
dimana kategori event ini dapat dikatakan lebih
sederhana.
Contoh pada personal event adalah
penyelenggaraan pesta pernikahan, ulang tahun,
dll

6
 JENIS-JENIS EVENT
3.Cultural Event. Merupakan kegiatan yang identik dengan budaya
atau memiliki nilai sosial yang tinggi dalam tatanan masyarakat.
Dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang kian pesat
mendorong pula penyelenggaraan cultural event terkemas lebih
menarik serta mampu menyesuaikan dengan situasi serta kondisi
pada era modern sehingga menjadi suatu susunan serta padu padan
yang berkesan.
Contoh :Jember Fashion Carnaval, Karnaval Batik Solo, dll

4.Organizational Event. Bentuk event yang diselenggarakan pada

organizational event adalah kegiatan yang disesuaikan dengan
tujuan organisasi.
Contoh di FOJB :Roadshow 27 Kab/Kota, OSIS Care, dll

7
“ Event dengan warna
yang berbeda, tidak akan
mudah untuk dilupakan
oleh target audience.

8
 KARAKTERISTIK EVENT

Kunci utama suksesnya sebuah event

adalah pengembangan ide sehingga event
memiliki keunikan tersendiri. Event dengan
warna yang berbeda, tidak akan mudah untuk
dilupakan oleh target audience. Keunikan dapat
berasal dari peserta yang ikut serta, lingkungan
sekitar, pengunjung pada event tersebut serta
beberapa hal lainnya sehingga membuat event
menjadi unik dan berbeda dari yang lainnya.

9
EVENT PLANNING

10
 PERENCANAAN PENYELENGGARAAN
EVENT

1. Menentukan tema dan konsep kegiatan

2. Menentukan jenis dan sifat kegiatan yang akan diselenggarakan
3. Menentukan tujuan kegiatan
4. Menentukan target peserta
5. Menentukan lokasi kegiatan
6. Menentukan waktu kegiatan
7. Menghitung alokasi dana
8. Menentukan bintang tamu/pembicara
9. Mendata tamu undangan
7. Perizinan
8. Mendata kebutuhan logistik
9. Menyusun strategi pemasaran kegiatan
10. Mencari sponsor yang potensial
11. Mencari media partner yang potensial
MANAGEMENT
EVENT

12
 Management Event
a. Research (Riset)
1.Why
2.Who
3.Where
4.When
5.What
Selah lima tahapan di atas, lakukan analisis
1.Strength
2.Weakness
3.Opportunities
4. Threat 13
 a. Research (Riset)

Riset dilakukan untuk menentukan

kebutuhan, keinginan dan harapan dari target
pasar. Melalui riset yang dilakukan secara
mendalam, penyelenggaraan dapat melihat
trend yang sedang berkembang,
mengembangkan sistem penyediaan layanan
baru dan memecahkan masalah kecil sebelum
menjadi besar.

14
 Management Event

b. Design (Rancangan)
Tahap ini adalah tahap
perumusan tema dan konsep event.
Proses ini membutuhkan waktu cukup
lama karena terjadi seleksi ide dan
konsep event. Pada tahap ini dilakukan
juga studi kelayakan event untuk
menyaring ide-ide kreatif yang muncul.
Studi kelayakan ini memperhatikan
terkait anggaran biaya, sdm, serta
kondisi politik.
15
 Management Event
c. Planning (Perencanaan)
Tahap perencanaan adalah tahap paling
lama dalam proses manajemen event. Jika pada
tahap research dan design dilakukan dengan baik
maka tahap perencanaan dapat dilakukan dengan
mudah.
Tahap ini panitia mulai merumuskan
strategi-strategi yang kemudian siap untuk
diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia
melengkapi sumber daya yang diperlukan untuk
penyelenggaraan event.
16
c. Planning (Perencanaan)
Dalam tahap perencanaan melibatkan
penggunaan tiga dasar hukum yakni
waktu, tempat, serta tempo. Kejelian
dalam memanfaatkan ketiga hal tersebut
akan sangat mempengaruhi hasil dari
event yang diselenggarakan.

17
 Management Event

d. Coordination (Koordinasi)
Panitia mulai mengimplementasikan
strategi-strategi yang telah disusun,
melakukan kegiatan audiensi, komunikasi
kepada public, gladi bersih, dan kegiatan-
kegiatan pra-event lainnya. Tahap ini bisa
dimulai kurang lebih satu bulan sampai dua
bulan menjelang deadline penyelenggaraan
event.

18
 Management Event

e. Evaluation (Evaluasi)
Evaluasi adalah proses penilaian,
pengukuran akan efektivitas strategi yang
digunakan dalam upaya mencapai tujuan
organisasi. Data yang diperoleh dari hasil
evaluasi tersebut akan dipergunakan sebagai
analisis situasi dalam program berikutnya. Hal
ini bertujuan untuk melihat keberhasilan dari
acara tersebut dan melihat kelebihan dan
kelemahan acara.

19
Thanks!
Any questions?
You can find me at
• @zemilmuhammadd
• mroofijamil19@gmail.com
• 082258525369 /
085718761542

20