Entus Nuryana Ahmad, M.I.

Kom
 Apa itu Event ?
Menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia,
baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi,
dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan
lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu.
 Management?
George R. Terry, manajemen adalah proses yang khas yang terdiri
dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui
pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.
Event Management ?
Event Management bisa didefiniskan sebagai proses
mengorganisir sebuah event atau peristiwa penting yang
dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif
yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan)
sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
Pengertian Lain
Event Management
Management of an event
encompasses all activities
involved in planning, staffing,
organizing and evaluations
of event. In fact. All
operational task for an
event such as the ground
wotk, venue selection and
stage design, arranging the
infrastructural facilities
required, liaison with artists/
performersand networking
with other activities such as
advertising, public relations,
ticket sales etc fall under
the gamut of Event
Management. (Vineet Gera,
2012)
KARAKTERISTIK EVENT
Keunikan
Event yang pernah diselenggarakan pastinya masih
dapat diulangi pada kesempatan lain, misalnya event
yang biasa diselenggarakan secara reguler. Tetapi,
keunikan harus tetap muncul pada setiap
penyelenggaraan event meskipun memiliki tema
yang sama.
Perishability
Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernah
sama. Dua event yang sama diselenggarakan pada waktu
dan tempat yang sama pastinya tidak akan menghasilkan
event yang sama pula. Perishability berhubugan dengan
penggunaan fasilitas untuk penyelenggaraan event.
(Any Noor, 2013: 14)
Intangibility
Setelah menghadiri event, yang
tertinggal di benak pengunjung
adalah pengalaman yang
mereka dapatkan dari
penyelenggaraan event. Hal ini
merupakan tantangan untuk
merubah bentuk pelayanan
intangibility menjadi sesuatu
yang berwujud, sehingga
sekecil apapun wujud yang
digunakan dalam event
mampu mengubah persepsi
pengunjung.
Suasana dan Pelayanan
Event yang dilangsungkan di
saat suasana yang tepat
akan menghasilkan sukses
besar, tetapi sebaliknya
kegagalan event dihasilkan
karena suasana yang tidak
tepat.

Personal
Interaksi personal dari
pengunjung merupakan
kunci sukses
penyeleggaraan event.
Misalnya, penonton
dilibatkan untuk ikut
menyanyi walaupun hanya
satu lagu, tetapi suasana
dapat dibangun dan mereka
berkontribusi pada (Any Noor, 2013: 14)
terselenggaranya event
Kategori Event Berdasarkan Ukuran dan
Besarnya (Any Noor, 2013:19)

Mega event adalah event yang sangat besar, memberikan dampak

ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara
penyelenggaraan dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai
media.
Hallmark event identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah,
kota atau daerah disuatu tempat. Beberapa kota di Indonesia saat ini
mulai mengembangkan event-event yang berkembang di kotanya untuk
diangkat menjadi hallmark event dengan tujuan utama peningkatan
ekonomi di kotanya.
 Major Event diantaranya Australian Open, US open, Indonesia Open. Alasan
penting mengapa event dikategorikan sebagai major event adalah: a) Event yang
ditampilkan meliputi kompetisi antar tim atau perorangan yang diikuti oleh peserta
dari berbagai negara. b) Event tersebut harus menarik banyak pengunjung untuk
menghadirinya baik secara nasional ataupun internasional. c) Adanya media yang
meliput event tersebut dan dapat dinikmati oleh masyrakat diseluruh dunia. d)
Merupakan event keolahragaan internasional yang telah terjadwal sepanjang tahun
 Event Organizer ?
Event Organizer adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan
mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan,
pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab
mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan
perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk
merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan (Goldblatt, 2013).
 what is the job?

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO selain meliputi perkiraan biaya,

tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran,
Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal seperti mengembangkan konsep
atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di
lapangan (listrik, sound system, dan lain-lain), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga
keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan
profesional dan petugas kebersihan.
Tahapan Event Management
 Menentukan Tema - Tema sangat penting  untuk menentukan langkah
selanjutnya. Tema-tema yang memunculkan fenomena baru akan banyak
Menentukan Tema mendapat perhatian dari calon peserta pameran (event) maupun
pengunjung nantinya.

Mengadakan Penelaahan - Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukan

kegiatan survey untuk menjajaki berbagai hal terkait dengan kegiatan event
sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan Sumber
Survey Daya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung yang diharapkan.
Metode survey bisa ditempuh dengan berbagai cara, yaitu:

Telesurvey - Survey bisa juga dilakukan dengan menghubungi lewat telepon

dengan calon peserta yang didapat Event Organizer dari data base
perusahaan atau data dapat ditemukan dari surat kabar, majalah dan lain
Tele Survey sebagainya. Metode ini lebih efektif bila sebelumnya kita sudah terlebih
dahulu mengenal orang yang kita hubungi.

Personal Interview - Event organizer bisa menanyakan langsung tanggapan

target peserta yang akan diajak apakah event tersebut tepat atau tidak untuk
Personal Interview dilaksanakan, sekaligus menampung usulan-usulan dari mereka mengenai
kemungkinan terbaik dari event tersebut.

Lidia Evelina. Event Organizer Pameran, (Jakarta: Indeks, 2009) hal 15-19
Banyak bentuk struktur yang bisa digunakan dalam pelaksanaan sebuah event. Dan bisa
disesuaikan dengan kebutuhan yang akan dihadapi oleh sebuah event itu sendiri. Namun
prinsip dasarnya kebutuhan event yang utama antara lain :

Manager umum

Dibidang ini kinerja tim yang digunakan lebih pada bentuk mengatur administrasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan acara. Pada umumnya bidang ini dipimpin oleh seorang ketua
panitia ataupun seorang direktur. Peran kerja dibidang ini sangatlah penting karena dasar
kegiatan yang akan dilaksanakan bergantung pada pengolahan organisasi yang baik dan
teratur sesuai dengan kebutuhannya.

Manager
Pemasaran
Bagian pemasaran tentunya akan lebih banyak berhubungan langsung dengan masyarakat
umum. Sejak mulai event dilaksanakan, rencana rencana pemasaran sebuah event juga sudah
harus ditentukan. Bisa dengan pemilihan sarana publikasi maupun penetapan promosi yang
akan dilakukan

Koordinator Event
Event adalah sebuah acara yang diambil melalui penyaringan sebuah ide kreatif. Sehingga hal
ini membutuhkan tenaga kerja yang mampu menggali sebuah konsep acara yang matang
serta bisa menjalankan seluruh program yang sudah dirancang untuk bisa terlaksana dengan
baik.

(Any Noor, 2009: 128)

Jenis sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada 2 macam
(Any Noor, 2013: 152) yaitu staf yang dibayar untuk penyelenggaraan event dan
sukarelawan.
 
 Pegawai yang dibayar - Staf yang dibayar dan dibutuhkan pada saat-saat tertentu
saja. Jenis pekerjaan pada penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan,
dan penutupan event. Jumlah staf terbanyak hanya pada saat persiapan dan
pelaksanaan event saja. Biasanya staf yang bekerja dalam event akan dibayar sesuai
jumlah jam atau jumlah hari kerja
 Sukarelawan - Sesuai dengan namanya, sukarelawan tidak akan mendapatkan
bayaran atas peran sertanya dalam event, tetapi mereka akan mendapatkan fasilitas
standar yang telah ditetapkan oleh penyelenggara
Lanjutan ...
 Media dan sponsor. Media adalah alat penunjang untuk mempermudah promosi
event juga bisa sebagai sarana yang mampu menjadi tempat untuk pelaksanaanya.
Dimana peran media begitu besar dalam memberikan dukungan terhadap sebuah
penyampaian informasi yang berkaitan dengan event tersebut. Sedangkan sponsor
merupakan sebuah dukungan dari pihak luar yang bisa membantu jalannya
operasional kerja dari organisasi event. Dimana kerjasama dengan sponsor ini bisa
berdasarkan atas kesepakatan dari kedua pihak untuk bisa saling membantu sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
 Sektor public atau pemerintahan. Dukungan dari sector ini biasanya berbeda dari
yang lainnya. Sebab bentuk kerjasama yang dijalinpun tentu mempunyai tujuan dan
bidang yang berbeda. Dimana bentuk event yang bersifat membantu kerja dibidang
program pemerintahan inilah yang bisa menarik perhatian pemerintah dalam
memberikan dukungannya. Namun efek kerja yang dihasilkan setelah mendapatkan
dukungan dari pihak pemerintahan dirasa sangat membantu dan mempermudah
kerja sebuah organisasi event, terutama terkait dengan perijinan dan pengompulan
massa.
 Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan dengan
metode review secara menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai
keberhasilan penyelenggaraan event dengan menggunakan indikator
kuantitatif, seperti jumlah peserta atau undangan yang hadir dan transaksi,
sedangkan hasil dari evalusi kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.