EVENT ORGANIZER

Menurut Wikipedia, Event Organizer atau EO adalah Penyelenggara Acara, atau Usaha
dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh
rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka
membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.
Pada dasarnya EO merupakan orang orang yang bergerak dalam sebuah organisasi yang
mengatur acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga purna acara. Di Indonesia, jasa
EO sudah mulai berkembang namun dianggap belum mampu menjadi sebuah pilihan menarik
bagi sebagian masyarakat kita untuk dijadikan sumber penghasilan utama. Hal ini yang
menyebabkan masih sedikit EO di Indonesia yang mampu menguasai pasar besar. Disisi lain
ini menjadi sebuah peluang bagi masyarakat untuk membuka usaha bidang jasa EO.
Ada beberapa jenis EO yang dikenal selama ini diantaranya adalah: (1) one stop service
agency; (2) MICE atau meeting, incentive, convention and exhibition; (3) musik atau
hiburan/promotor musik; (4) wedding planner atau wedding organizer; (5) ulang tahun; (6)
personal organizer.
Event organizer one stop service agency merupakan sebuah EO berskala besar yang
memainkan peran disegala jenis kegiatan baik berskala regional, nasional maupun
Internasional. Aktivitas EO ini mulai dari kegiatan Below The line, Above the line hingga
aktivitas lain yang memerlukan jasa EO.
EO MICE (meeting, incentive, convention dan exhibition) ini fokus pada kegiatan kegiatan
yang menyangkut Meeting baik berskala nasional maupun Internasional. Selain itu kegiatan
pameran juga menjadi fokus dari EO ini.
Event organizer promoter musik ini khusus pada pertunjukan musik atau hiburan. Seperti EO
jenis lain di atas, EO ini memerlukan spesialisasi keahlian khusus karena menangani kegiatan
music bukanlah hal yang mudah. Beberapa EO jenis ini suda cukup eksis di Indonesia seperti
Java Musikindo yang kerap menyelanggarakan pergelaran akbar musisi dalam maupun luar
negeri.
Penyelenggara acara pernikahan merupakan sealah satu jenis EO yang banyak diminati oleh
masyarakat. EO jenis ini focus pada semua hal yang berurusan dengan pernikahan mulai dari
pre-wedding hingga dokumentasi acara pernikahan. Mengelola Wedign organizer harus
didukung juga oleh vendor vendor lain yang terkait dengan penyediaan fasilitas acara
pernikahan. Salah satu kendala yang kerap dialami Wedding Organizer adalah ketersediaan
sarana gedung untuk acara resepsi pernikahan.
Saat ini banyak pihak yang menunjuk EO untuk mengelola acara ulang tahun baik ulang
tahun perusahaan atau ulang tahun perorangan. Semakin meningkatnya taraf hidup
masyarakat Indonesia dewasa ini berujung pada semakin konsumtifnya pola hidup
masyarakat sehingga penyelenggaraan pesta pribadi juga semakin menjadi sebuah
kebutuhan.Banyak pihak yang kerap menyelenggarakan acara pribadi dalam skala besar yang
memerlukan bantuan EO. Beberapa EO pun saat ini telah ditunjuk menjadi EO pribadi yang
sewaktu waktu harus siap ketika diminta menjadi pengelola sebuah acara atau kegiatan.
A. DESKRIPSI EVENT ORGANIZER
Profesi Event organizer (EO) atau yang sering juga disebut dengan event planner
bertugas sebagai penyelenggara acara, menyusun suatu acara, mengkoordinasikan
semua bagian yang berperan serta memastikan semua orang menikmati acara yang
diselenggarakan. Misalnya product launching, exhibition, gathering, fun games, party
planner, acara olahraga, festival budaya, ataupun kegiatan off air lainnya yang
berkaitan sama layanan jasa hiburan (showbiz entertainment). EO melakukan segala
hal yang diperlukan untuk memastikan sebuah acara berjalan dengan lancar, termasuk
memilih lokasi, menyediakan katering, hiburan dan vendor lainnya. EO juga
mengatur akomodasi dan transportasi untuk peserta acara.

Seorang EO harus memiliki tingkat kreativitas yang tinggi, Mulai dari pengelolaan
produksi, konsep dan dekorasi hingga acara usai, serta mendedikasikan waktu luang
selama acara berlangsung untuk memberikan layanan yang tepat kepada klien. Oleh
karena itu, profesi ini cocok untuk yang kreatif, ceria, bersemangat, percaya diri, dan
berpikir positif mengenai project (proyek)-nya sambil tetap mempertimbangkan
berbagai risiko yang muncul saat sedang mengambil langkah perencanaan.

B. SEJARAH EVENT ORGANIZER DI INDONESIA

EO atau event organizer atau penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa
profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih bahasakan, namun umumnya
istilah aslinya (Event Organizer) tetap dipergunakan.

EO sendiri pada dasarnya bertugas untuk membantu kliennya agar dapat

menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO yang
profesional juga ditujukan agar mampu menghasilkan acara berkualitas.

Yudhi Megananda, dalam bukunya "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event
Organizer" memberi definisi sebagai beriku: EO adalah Usaha di bidang jasa yang
secara sah ditunjuk oleh klien, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara,
mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu
mewujudkan tujuan yang diharapkan klien dengan membuat acara.

Sementara itu, Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang
bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer,
handycraft), sampai wedding pun tersedia. Sesungguhnya praktek EO sudah di
Indonesia sudah ada sejak lama.

Dimana dimulai dari pesta-pesta adat yang panitia pestanya tersebut mulai membagi
tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara. Baik itu pesta adat
perkawinan, kematian, atau pesta adat lainnya.

Sedangkan definisi EO (Event Organizer) di Indonesia mulai populer sekitar tahun

1990-an kemudian semakin populer pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu
banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan mulail mencari alternatif
penghasilan lewat seperti EO.
 Siapapun bisa membuat EO. Para pekerja kantoran ataupun pelajar, anak-anak
sekolah dapat membuat event organizer anak, yang dimulai dari mengemas acara
pentas seni, acara perpisahan dan pelombaan antar kelas atau antar sekolah.

Jasa Event Organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan
yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan,
kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan
deadline, target, sceduling, pressure dan teamwork solidity.

Yang terpenting adalah ide kreatif event organizer yang muncul di otak yang
kemudian dikembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada, baru mulai
fikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan.

Tentu saja peluang untuk bisnis ini cukup cerah melihat kegiatan orang-orang zaman
sekarang yang ingin serba instan dan tidak mau repot dengan urusan-urusan yang
rumit. Beberapa event besar masih menggunakan EO dari luar daerah, tentu saja ini
merupakan peluang yang harus kita bidik sebagai penghuni daerah.

C. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB EVENT ORGANIZER

1. Bertemu dengan klien, dan Perusahaan. Seorang event organizer akan sering bertemu
dengan klien untuk membahas ruang lingkup acara
2. Observasi, sebab jasa event organizer perlu mengetahui gambaran jelas yang
diproyeksikan dari sebuah acara serta tempat apa yang dapat mengakomodasi ukuran
dan persyaratan klien
3. Menyewa vendor, Perusahaan EO akan menemui dan menyewa vendor seperti
katering, musisi, disc jockey, fotografer, perusahaan rental, dan dekorator, semakin
cepat memesan, semakin baik
4. Mempersiapkan akomodasi, Jika mengundang tamu atau pembicara dari luar kota
untuk acara tersebut atau jika acara berlangsung lebih dari satu hari, maka EO
bertanggung jawab dalam menyiapkan akomodasi untuk mereka
5. Menyewa pembicara, Jika akan ada pembicara di acara tersebut, EO bertanggung
jawab untuk menjadwalkan pidato mereka di acara tersebut. Biasanya hal ini berlaku
untuk klien perusahaan
6. Koordinasi dan pengawasan, Tugas dan tanggung jawab event organizer selanjutnya
adalah menghubungi masing-masing vendor sebelum acara untuk mengonfirmasi
tugas mereka dan meminta agar mereka datang lebih awal untuk membantu masalah
apa pun yang mungkin terjadi selama proses persiapan dan kordinasi
7. Follow Up, Ketika acara selesai, kamu masih harus menjaga hubungan baik dengan
klien dan memastikan bahwa mereka puas dengan layanan yang diberikan

D. KETERAMPILAN DAN PENGETAHUAN EVENT ORGANIZER

1. Leaderhip, Skill leadership yang baik sangatlah penting di berbagai profesi. Dalam
menahkodai sebuah event, memimpin jalannya event dari awal sampai akhir secara
runtut dan detail serta mengarahkan anggota untuk mensukseskan event
2. Negosiasi, Seorang event manager selain harus kreatif, ia juga harus memiliki
kemampuan berorganisasi dan komunikasi yang baik. Kemampuan ini nantinya akan
digunakan dalam bernegosiasi dan berhubungan baik dengan klien atau vendor
3. Detail dalam perencanaan sebuah event, seorang EO harus ahli dalam banyak hal,
misalnya memantau berbagai proses di dalamnya, vendor, dan menjaga hubungan
baik dengan klien
4. Keterampilan komunikasi, Keterampilan mendengarkan, dan menulis yang sangat
baik untuk berkomunikasi dengan vendor, peserta acara dan kru acara
5. Koordinasi, EO harus dapat bekerja bersama orang lain dan menyesuaikan dengan
kebutuhan setiap klien
6. Pemecahan masalah, Event organizer atau perencana acara harus mahir tidak hanya
dalam memecahkan masalah tetapi juga menjaga ketenangan saat melakukannya
7. Keterampilan interpersonal, Kemampuan untuk membangun dan memelihara
hubungan baik dengan vendor sangat penting agar perencanaan dan penyelenggaraan
acara menjadi lebih mudah.

E. KEPRIBADIAN EVENT ORGANIZER

1. Multitasker, Dalam proses event planning pasti ada banyak hal harus kamu kelola.
Mulai dari negosiasi lokasi, bertemu klien, hingga memilih host dan guest speaker
sesuai acara. Karenanya seorang EO harus tahu bagaimana menjalani kegiatan secara
multitasking yang efektif dan memastikan event berjalan dengan lancar
2. Sensitivitas Masalah, Kemampuan untuk mengetahui ketika ada sesuatu yang salah
serta kemampuan berpikir cepat untuk menyelesaikannya
3. Manajemen waktu, untuk Mengatur waktu pribadi dan menyamakannya dengan
waktu orang lain
4. Negosiasi Membawa orang lain bersama-sama dan berusaha untuk mendamaikan
perbedaan
5. Kreatif, Kemampuan berimajinasi dan menciptakan ide-ide orisinil terkait pekerjaan
yang bersifat artistik, EO tak hanya berkhayal tetapi mewujudkan imajinasinya
menjadi kenyataan. Mulai dari membuat tema acara hingga menentukan dekorasi
yang sesuai. Kreativitas memiliki peran penting dalam mengatasi berbagai masalah
yang dapat mempengaruhi kesuksesan eventmu

F. CARA MENGKOORDINASI PAMERAN

A. Menyusun Rencana Kerja
1. Tentukan tema pameran
a. tema karya
b. kain/batik
c. dekorasi
d. musik
2. Menyusun rencana anggaran keuangan
3. Menentukan lokasi pameran
a. lokasi
b. display produk
4. Tentukan tanggal, jam pelaksanaan pameran
 a. waktu siang/malam
b. durasi waktu
c. sesuaikan jadwal dengan tema dan audiens
d. siapkan hiburan band/karaoke
5. Tentukan penataan lampu, musik pertimbangkan tema dan lokasi acara
a. perangkat musik/sound system
b. musik selaras dengan tema (musik tradisonal madura)
c. volume musik
6. Bentuklah tim
a. Menunjuk produser atau ketua panitia (orang yang paham detail acara sebelum
dan sesudah pameran)
b. Bertanggung jawab, memastikan semua personel menjalankan tugas masing-
masing
c. Kemampuan organisasi dan keterampilan interpersonal yang baik
d. Mampu bekerja sama dengan tim, pemilik gedung, dan lainnya
(orang yang ringan tangan dan siap melayani berbagai hal di belakang panggung
jika ada yang membutuhkan bantuannya)
e. merekrut manajer/produser yang berpengalaman dan minta kesediaan waktunya
untuk menangani dan menyumbangkan keterampilannya untuk aksi ini

7. Carilah perancang busana atau butik lokal

a. selain karya yang dipamerkan, menyiapkan karya yang lain dan asesorisnya
b. mintalah UMKM atau pengusaha kecil untuk menyumbangkan/meminjamkan
barang dagangannya
c. imbalan pemasangan iklan pada perancang busana
8. Carilah penata panggung, operator lampu/musik
a. mampu mendekorasi ruangan/panggung sesuai acara
b. pastikan tim penata panggung dapat mengangkat benda berat dan mengubah
panggung dengan cepat
c. jika tidak meliibatkan band/dj musik, libatkan personal yang mampu memutar
lagu dan mengoperasikan perangkat pengeras suara/sound system dengan baik
selama acara berlangsung

B. Pelaksanaan Pameran
1. Siapkan kursi untuk tamu vip
2. Siapkan susunan acara pembukaan pameran secara detail
3. Siapkan pita dan gunting untuk acara pembukaan
4. Siapkan musik dan pencahayaan yang mendukung model berjalan mengekspos
busana yang ditampilkan di run away
5. Lakukan pengecekan gedung dan peralatan sebelum acara berlangsung (pemutar
lagu, lampu, perangkat elektronik, listrik, dan peralatan lainnya)
6. Pastikan semua karya yang akan dipamerkan dan perlengkapan lain sudah
diletakkan pada tempatnya
 7. Laksanakan pameran
8. Pastikan acara dimulai tepat waktu, salah satu yang diingat audiens adalah
ketepatan waktu
9. Pastikan fotografer sudah mempersiapkan diri dengan peralatan yang lengkap dan
baik
10. Adakan acara pameran yang menyenangkan sebab acara ini merupakan
kesempatan untuk menampilkan hasil karya

CARA MENJADI EVENT ORGANIZER

1. Pendidikan Strata 1
Pendidikan Strata 1 Jurusan Ilmu Komunikasi merupakan langkah awal untuk
menekuni profesi ini, mempelajari komunikasi dalam berbagai tingkatan, mulai dari
individu, media, periklanan atau publisitas, komunikasi interkultural, komunikasi
media sosial hingga seni. Ilmu komunikasi berhubungan erat dengan masalah
fundamental dari hubungan antara manusia dengan sesamanya dalam bermasyarakat.
Perkuliahannya akan banyak ditugaskan dalam berbagai jenis produksi, salah satunya
produksi iklan. Di sini, kemampuanmu bekerja dalam tim akan dilatih, seperti
bagaimana kamu menjadi seorang pemimpin serta bagaimana caramu
mengungkapkan ide dan menyampaikan gagasan. Pendidikannya berlangsung selama
4 tahun. Meskipun banyak juga event organizer atau perencana acara yang berasal
dari jurusan hubungan masyarakat atau jurusan terkait, seperti pemasaran,
komunikasi, dan bisnis.
2. Certified Event
Untuk Sertifikasi, ada beberapa sertifikasi berbeda yang dapat diperoleh event organizer
untuk membantu meningkatkan keterampilan dan kredibilitasnya, di antaranya:
a. Certified Event Venue Management
b. Certified Event Logistic (CEL)
c. Certified Stand Building (CSB)
d. Certified Event Marketing Communication

https://campus.quipper.com/careers/event-planner-event-organizer
https://www.gramedia.com/pendidikan/profesi-event-organizer/
https://www.neraca.co.id/article/36565/sejarah-event-organizer-di-indonesia