PENYELENGGARA KEGIATAN ATAU EVENT ORGANISER

1. Pengertian Event Organiser

EO (Event Organizer) adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan

yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan

ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut

dipadati dengan deadline, targeting, sceduling, pressure dan teamwork solidity.

EO mempunyai peran yaitu melaksanakan penyelenggaraan sebuah event

berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara

profesional.

Pola kerja EO (Event Organizer) di Indonesia sudah ada sejak lama dan

dimulai dari pesta-pesta adat di mana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas

masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara. Sedangkan istilah EO di

Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada

tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari

perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari

alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.

Jasa EO (Event Organizer) di Indonesia khususnya di kota-kota besar itu

sangatlah diperlukan oleh perseorangan, instansi atupun perusahaan, dimana pada

zaman sekarang ini setiap orang ingin sesuatu yang serba praktis dan juga cepat,

contohnya ketika dalam melakukan sebuah acara. Apabila setiap orang, instansi

ataupun perusahaan ketika mereka menjalankan sebuah acara dan menginginkan

hasil yang sesuai dengan yang mereka harapkan, tetapi mereka juga tidak mau

dipusingkan dengan berbagai konsep yang begitu rumit yang menuntut mereka

1
untuk menjalankan acara tersebut dengan lancar, maka mereka akan menyewa

jasa EO (Event Organizer) sebagai solusinya.

Event merupakan salah satu cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk

mendekatkan antara perusahaan dengan masyarakat. Contohnya seperti

perusahaan PT Djarum Super yang sering mengadakan event Live Music untuk

mendekatkan dengan masyarakat. Event yang dilakukan oleh PT Djarum Super

selalu berhasil menarik minat masyarakat untuk menontonnya. Semua

keberhasilan itu berasal dari manajemen event yang dilakukan oleh PT Djarum

Super itu sangat bagus sehingga bisa menghasilkan citra positif untuk perusahaan

tersebut.

Manajemen event dapat diartikan sebagai pengorganisiran sebuah event

yang dikelola secara profesional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya

itu meliputi mulai dari konsep (perencanaan), sampai dengan pelaksanaan hingga

pengawasan. Ketika melakukan manajemen event semua orang harus bekerja

keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan yang

kita harapkan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat

dalam sebuah tim. Maksudnya, dalam sebuah tim itu tidak boleh merasa dirinya

paling kuat, hebat dalam menjalankan tugas, tapi semuanya harus saling

bergantung satu sama lain. Adapun tim yang dimaksudkan dalam pelaksanaan

manajemen even itu adalah EO (Event Organizer).

2
3
 Salah satu perusahaan yang sering menyediakan jasa berupa pameran atau

EO (Event Organizer) yaitu 107,5 PRFM News Channel, yang merupakan sebuah

perusahaan yang beralamatkan di Jl. Braga No 5 Kota Bandung dan bergerak di

bidang media massa khususnya radio. Perusahaan ini memiliki satu divisi yaitu

divisi humas yang dimana salah satu tugasnya itu adalah menjalankan event,

maksudnya adalah perusahaan ini menyediakan jasa event organizer yang siap

untuk melakukan tugasnya yang berkaitan dengan event tersebut, seperti mulai

dari planing, organizing, actuating dan controling, seperti proses perizinan,

memilih acara, mengemas acara, meyakinkan keamanan pada saat pelaksanaan,

sampai pada laporan pertanggung jawabannya.

Definisi humas itu menurut kamus terbitan Institute of Public Relations

(IPR) (2000: 1), yakni sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa

terbitan bulan November 1987, “Humas adalah keseluruhan upaya yang

dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka

menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu

4
 organisasi dengan segenap khalayaknya”. Jadi, humas itu adalah suatu rangkaian

kegiatan yang diorganisasi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau

program terpadu dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan

teratur. Kegiatan humas sama sekali tidak bisa dilakukan secara sembarangan atau

dadakan. Tujuan humas ittu sendiri adalah untuk memastikan bahwa niat baik dan

kiprah organisasi yang bersangkutan senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain

yang berkepentingan yang biasa disebut khalayak atau publiknya.

Peran humas dalam sebuah event sangatlah penting dalam pengambilan

keputusan sebuah manajemen. Menurut F. Rachmadi (2008:89), secara struktural

humas merupakan bagian integral dari suatu lembaga/perusahaan, dimana itu adalah

salah satu fungsi dari manajemen modern. Seorang public relations (humas)

menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi dan lembaga untuk

menciptakan saling pengertian (public understanding) dan juga dukungan publik

(public support) bagi terciptanya sebuah tujuan dan langkah sebuah lembaga. Semua

itu ditunjukan untuk mengembangkan pengertian dan goodwill dari publiknya serta

untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan dan dan adanya hubungan

yang harmonis dengan publiknya (Ardianto dan Soemirat, 2008:89). Pada proses

manajemennya itu sendiri mengacu pada fungsi manajemen Geroge R Tery, yaitu

planing, organizing, actuating, controling.

CARA MENGKOORDINASI PERAGAAN BUSANA

A. MENYUSUN RENCANA KERJA

1. TENTUKAN TEMA PERAGAAN BUSANA

TEMA BUSANA

KAIN

MUSIK

5
 DEKORASI

2. MENYUSUN RENCANA KERJA

ANGGARAN KEUANGAN

3. TENTUKAN LOKASI PERAGAAN BUSANA

LOKASI

RUN AWAY

GLADI RESIK/LATIHAN

CARI TEMPAT TERTUTUP UNTUK PRIVASI MODEL (RIAS,GANTI BAJU, BAK/BAB)

4. TENTUKAN TANGGAL,JAM PERAGAAN BUSANA

WAKTU SIANG/MALAM

DURASI WAKTU

SESUAIKAN JADWAL DENGAN TEMA DAN AUDIENS

SIAPKAN HIBURAN BAND/KARAOKE

5. TENTUKAN PENATAAN LAMPU, MUSIK PERTIMBANGKAN TEMA DAN LOKASI ACARA

PERANGKAT MUSIK/SOUND SYSTEM

MUSIK SELARAS DENGAN TEMA (MUSIK TRADISONAL MADURA)

PASTIKAN MUSIK NYAMAN UNTUK MODEL PERAGA BUSANA

B. MEMBENTUK TIM

1. TUNJUKLAH PRODUSER ATAU KETUA PANITIA

ORANG YANG PAHAM DETAIL ACARA SEBELUM DAN SESUDAH PERAGAAN BUSANA

BERTANGGUNG JAWAB, MEMASTIKAN SEMUA PERSONEL MENJALANKAN TUGAS

MASING-MASING

KEMAMPUAN ORGANISASI DAN KETERAMPILAN INTERPERSONAL YANG BAIK

MAMPU BEKERJA SAMA DENGAN PENATA RIAS, PERANCANG BUSANA, MODEL

ORANG YANG RINGAN TANGAN DAN SIAP MELAYANI BERBAGAI HAL DI BELAKANG
PANGGUNG JIKA ADA YANG MEMBUTUHKAN BANTUANNYA

REKRUT MANAJER/PRODUSER YANG BERPENGALAMAN DAN MINTA KESEDIAAN

WAKTUNYA UNTUK MENANGANI DAN MENYUMBANGKAN KETERAMPILANNYA UNTUK
AKSI INI

2. CARILAH PERANCANG BUSANA ATAU BUTIK LOKAL

SELAIN BUSANA, MENYIAPKAN SEPATU/SANDAL DAN ASESORIS

MINTALAH PERANCANG BUSANA UNTUK MENYUMBANGKAN/MEMINJAMKAN KOLEKSI

RANCANGANNYA

6
 IMBALAN PEMASANGAN IKLAN PADA PERANCANG BUSANA

MINTALAH SEGENAP PENYUMBANG/PERANCANG, PEMILIK BUTIK LOKAL, PANITIA

UNTUK TAMPIL SETELAH ACARA BERLANGSUNG

PERANCANG BUSANA DI BELAKANG PANGGUNG UNTUK MEMASTIKAN KERAPIAN

MODEL MENGENAKAN BAJU RANCANGANNYA

3. CARILAH MODEL YANG AKAN MEMPERAGAKAN BUSANA

MENCARI MODEL MELALUI AUDISI/ DITUNJUK

CARILAH MODEL YANG BERASAL DARI ETNIS, BENTUK TUBUH, BENTUK WAJAH YANG
BERBEDA-BEDA

PERTIMBANGKAN MEREKRUT PERAGA BUSANA SESUAI TEMA

4. CARILAH PENATA RAMBUT DAN MAKE UP ARTIS

RIASAN WAJAH DAN RAMBUT MEMBUAT PENAMPILAN MODEL MENJADI MENARIK

MEMBANGUN RELASI YANG BAIK DENGAN PENATA RAMBUT DAN MAKE UP ARTIS

UNTUK MENGHEMAT BIAYA DAPAT MEREKRUT LEMBAGA PENDIDIKAN, YANG

SISWANYA DAPAT MENGASAH KETERAMPILAN MENATA RAMBUT DAN MAKE UP ARTIS
(DOUBLE TRACK)

ADA PERIAS UTAMA YANG MENGAWASI / MEMERIKSA HASIL KERJA PENATA RAMBUT
DAN PERIAS

5. CARILAH PENATA PANGGUNG, OPERATOR LAMPU/MUSIK

MAMPU MENDEKORASI RUANGAN/PANGGUNG SESUAI ACARA

PASTIKAN TIM PENATA PANGGUNG DAPAT MENGANGKAT BENDA BERAT DAN

MENGUBAH PANGGUNG DENGAN CEPAT

JIKA TIDAK MELIIBATKAN BAND/DJ MUSIK, LIBATKAN PERSONAL YANG MAMPU

MEMUTAR LAGU DAN MENGOPERASIKAN PERANGKAT PENGERAS SUARA/SOUND
SYSTEM DENGAN BAIK SELAMA ACARA BERLANGSUNG

C. MELAKSANAKAN PERAGAAN BUSANA

1. SIAPKAN RUNWAY, PANGGUNG, DAN PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN

TEMPAT RUNWAY HARUS TERBUAT DARI BAHAN YANG KUAT

BUATLAH GARIS DI LANTAI YANG DIJADIKAN AREA/RUTE JALAN MODEL PERAGA

PASTIKAN RUANG GANTI BAJU MODEL TIDAK TERLIHAT AUDIENS

ATUR KURSI ATAU TEMPAT MELIHAT PERAGAAN BUSANA DAN PASTIKAN SEMUA
AUDIENS BISA MELIHAT

SIAPKAN KURSI UNTUK TAMU VIP

2. SIAPKAN SUSUNAN ACARA SECARA DETAIL

7
 TENTUKAN POLA YANG HARUS DIIKUTI MODEL MEMERAGAKAN BUSANA SAAT
BERJALAN DI RUN WAY

SIAPKAN MUSIK DAN PENCAHAYAAN YANG MENDUKUNG MODEL BERJALAN

MENGEKSPOS BUSANA YANG DITAMPILKAN DI RUN AWAY

TENTUKAN URUTAN MODEL DAN DURASINYA. PASTIKAN SETIAP MODEL DIBERIKAN

CUKUP WAKTU MEMERAGAKAN BUSANA DI RUN AWAY SEBAIK-BAIKNYA

BUATLAH RENCANA MENAMPILKAN MODEL SATU PERSATU LALU TUTUP PERAGAAN

BUSANA DENGAN MEMINTA SEMUA MODEL MUNCULDI PANGGUNG BERSAMA
PERRANCANG BUSANANYA

3. ADAKAN BEBERAPA KALI LATIHAN

HAL INI UNTUK KOORDINASI ANTARA MANAJER/PRODUSER, MODEL, PERANCANG

BUSANA, PERIAS, DAN TIM OPERATOR

INGATLAH SEMUA ORANG BISA SALAH, CONTOH MODEL BERJALAN TIDAK SESUAI POLA
YANG DITENTUKAN

LATIHAN BERFUNGSI MENGHINDARI ATAU MENCEGAH KESALAHAN SAAT ACARA

BERLANGSUNG. JIKA ADA MASALAH, TIM MASIH BISA MENGATASI SEBELUM ACARA
DIMULAI

ADAKAN MINIMAL LATIHAN SEKALI, MINTALAH MODEL MERIAS DIRI DAN RAMBUT
SERTA MEMERAGAKAN BUSANA YANG AKAN DIPERAGAKAN LALU BERJALAN DI RUN
AWAY. PASTIKAN SEMUA MODEL TAMPIL PRIMA SESUAI TEMA

4. LAKUKAN PENGECEKAN GEDUNG DAN PERALATAN SEBELUM ACARA BERLANGSUNG

(PEMUTAR LAGU, LAMPU, PERANGKAT ELEKTRONIK, LISTRIK, DAN PERALATAN LAINNYA)

PASTIKAN SEMUA BUSANA, ALAT PENATA RAMBUT, KURSI,PERLENGKAPAN LAIN SUDAH

DILETAKKAN PADA TEMPATNYA

5. LAKSANAKAN PERAGAAN BUSANA

PASTIKAN ACARA DIMULAI TEPAT WAKTU, SALAH SATU YANG DIINGAT AUDIENS
ADALAH KETEPATAN WAKTU

PASTIKAN SETIAP MODEL SUDAH MEMPERSIAPKAN DIRI DENGAN MENGENAKAN

BUSANA DAN MERIAS DIRI SEBAIK-BAIKNYA SEBELUM TAMPIL DI RAN AWAY

PASTIKAN FOTOGRAFER SUDAH MEMPERSIAPKAN DIRI DENGAN PERALATAN YANG

LENGKAP DAN BAIK

ADAKAN PERAGAAN BUSANA YANG MENYENANGKAN SEBAB ACARA INI MERUPAKAN

KESEMPATAN UNTUK MENAMPILKAN ATRAKSI YANG MENGHIBUR DAN KREATIF

8
9