Anda di halaman 1dari 40

Bab 5

Memahami Dunia Planner/Organizer

Sasaran Belajar : Setelah membaca bab ini diharapkan Anda dapat memahami :

1. Pengertian dan cara kerja Planner/ Organizer.

2. Hubungan Planners/Organizers dengan Client dan Supplier.

3. Struktur Organisasi Perusahaan PCO.

Pengantar: Siapa sajakah yang dimaksud dengan planner/organizer? Bagaimana cara

kerja mereka? Apa pula perusahaan PCO? Bagaimana dia mendapatkan keuntungan dari

sebuah penyelenggaraan konferensi dan event? Pada bab ini akan dijelaskan berbagai

pertanyaan itu.

Jika pelaksanaan konferensi dan event dipandang secara menyeluruh, selalu

terdapat tiga pihak yang terlibat sebagai stakeholders, yaitu pihak committee yang sering

kita sebut sebagai host atau juga client bagi industri konferensi dan event, kemudian para
perencana/pengorganisasi (planners/organizers) pertemuan itu, dan pihak pemasok

(suppliers).

Bagaimana hubungan ketiganya dalam penyelenggaraan konferensi dan event?

Ada kekeliruan bahwa planners/organizers sebagai subjek yang pasif yang hanya

menunggu kedatangan pihak client (committee), yakni pihak pemberi pekerjaan

penyelenggaraan konferensi dan event mereka.

Dalam praktiknya, sebenarnya terjadi fleksibilitas yang memungkinkan terjadinya

hubungan yang saling berkaitan atau mendukung satu sama lain di antara stakeholders,

khususnya dalam hal pihak mana yang bertindak sebagai inisiator dari sebuah

pelaksanaan konferensi dan event.

Beberapa Model Hubungan Para Stakeholders

Committee/Client
Committee/Client Professional
Professional
Planners/
Planners/ Committee
Committee
Organizers
Organizers /Client
/Client

Professional
Professional
Planners/Organizers
Planners/Organizers
Model B.
Model A. Inisiatif
Inisiatif Suppliers Planners/
Suppliers
Suppliers
Suppliers Committee Organizers
Siapa Saja Planners/Organizers?

Planners/Organizers adalah pihak yang merencanakan dan mengorganisasikan sebuah

kegiatan konferensi dan event. Mereka antara lain adalah:

1. Asosiasi/Organisasi/Perusahaan

2. Perusahaan PCO

3. Travel Agency

4. Hotel Meeting Coordinators

5. Destination Management Company

6 Independent

Asosiasi/Organisasi/Perusahaan

Asosiasi dalam kaitan ini bisa berarti banyak, mulai dari asosiasi profesi, industri,

peminatan (hobi), organisasi massa, LSM, organisasi intra/ekstra kampus dan lainnya.

Dunia kampus, misalnya, terkenal sebagai organisasi yang sangat agresif dalam

menyelenggarakan konferensi dan event, apakah itu kegiatan yang berkaitan dengan

dunia akademik, maupun kemahasiswaan. Tak sedikit di antara lembaga-lembaga

kemahasiswaan yang menjadikan konferensi dan event sebagai agenda regular bahkan

mendapatkan keuntungan apabila dikelola dengan model semi-profesional.


Keterlibatan asosiasi dan perusahaan (bahkan ada juga salah satu bagian

departemen pemerintahan), dalam merencanakan dan mengorganisir konferensi dan event

disebabkan adanya kebutuhan mendasar dari mereka untuk mengadakan kegiatan

konferensi dan event berdasarkan tujuan masing-masing. Bukan sebuah kebetulan pula,

beberapa perusahaan atau asosiasi memiliki departemen event tersendiri yang khusus

menangani event di lingkup organisasi mereka. Penyelenggaraannya adalah in-house atau

satu payung dengan kegiatan-kegiatan perusahaan atau asosisasi bersangkutan. Mereka

mengelola administrasi konferensi dan event, mereka menghubungi venue dan

akomodasi, mereka melakukan promosi, mereka menyiapkan produksi konferensi kit dan

kegiatan-kegiatan lain untuk mendukung suksesnya konferensi dan event.

Dalam beberapa asosasi dan perusahaan ditemukan orang-orang profesional

dalam merencanakan dan mengorganisasikan konferensi dan event. Atau terbuka pula

kemungkinan untuk melakukan konsultansi dengan perusahaan-perusahaan yang khusus

menangani konferensi dan event dan atau menyewa profesional untuk membantu

perencanaan dan pengorganisasian konferensi dan event.

Penunjukan siapa yang akan bertindak sebagai panitia atau manajer event dalam

asosasi biasanya ditentukan berdasarkan rapat pengurus, bisanya dalam asosiasi yang

besar sudah ada lembaga/departemen khusus yang membawahi event, maka secara

otomatis yang menjadi ketua panitia adalah event manager. Sebagai tindak lanjut

kemudian adalah dibentuknya panitia yang akan menjadi pelaksana tugas-tugas

persiapan, manajemen in site maupun pasca-event.

Baik perusahaan maupun asosiasi biasanya memiliki agenda pertemuan yang

reguler hingga nonreguler atau emergency sifatnya, berdasarkan level ataupun


perkembangan terkini, baik untuk tujuan peningkatan komunikasi dan informasi,

pengambilan keputusan yang melibatkan tingkat pimpinan, maupun dalam rangka

peningkatan kemampuan diri, dengan menggelar semacam seminar, diskusi, workshop,

rapat pimpinan, peringatan atau perayaan ulang tahun, kegiatan sosial, olah raga dan

seterusnya. Semua kegiatan ini membutuhkan seorang planners/organizers secara in-

house yang profrsional, yang mampu menggerakkan sebuah konferensi dan event

mencapai target yang diharapkan perusahaan maupun asosiasi.

Dalam konteks bahwa perusahaan dan asosiasi adalah perusahaan atau asosiasi

internasional ataupun nasional, maka setiap kegiatan yang dilaksanakan akan

berhubungan dekat dengan perusahaan atau asosiasi di tingkat lokal atau perusahaan atau

asosiasi di tingkat yang lebih rendah. Di sini, planner/organizer perusahaan atau asosiasi

lokal kemungkinan hanya berperan sebagai pemberi masukan kepada perusahaan atau

asosiasi di atasnya dan menangani beberapa bagian yang sifatnya lokal, misalnya dalam

hal penentuan lokasi pertemuan yang terbaik dan bantuan transportasi.

Perusahaan PCO

Bagian ini akan dibahas secara terpisah pada Bab 5 ini.

Travel Agents

Pada dasarnya sebuah perusahaan travel agent bukanlah meeting

planners/organizers, namun akibat kemampuannya dalam hal menangani usaha


transportasi dan perjalanan wisata, mereka akhirnya mencoba untuk memperluas layanan

mereka untuk menangani pertemuan-pertemuan yang diminta oleh para langganan

mereka yang membutuhkan penanganan purna.

Tak mengherankan jika dalam beberapa perusahaan travel agent terdapat divisi

khusus yang menangani konferensi dan event, dengan memanfaatkan jaringan kerja yang

mereka jalin selama ini dengan pihak hotel, atau supplier konferensi dan event lainnya.

Kemampuan dari seorang manajer konferensi dan event yang diangkat oleh perusahaan

travel agent dalam merencanaakan maupun mengorganisir pertemuan menjadi sangat

penting, terutama misalnya ketika berurusan dengan konferensi dan event yang diikuti

lebih banyak peserta, apalagi apabila pertemuan yang akan diadakan itu memerlukan

penanganan yang scientific sifatnya.

Dewasa ini, travel agent juga banyak melakukan inisiatif menyelenggarakan

event yang mendatangkan keuntungan ganda bagi perusahaan. Meskipun demikian,

karena penyelenggaraan itu bukanlah bisnis utama dari travel agent, maka ada berbagai

keterbatasan misalnya dalam hal sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk jangka

panjang. Ke depan memang sangat penting untuk memperkuat sinergi antara travel agent

dan planners/organizers lain, khususnya perusahaan-perusahaan yang mengkhususkan

diri dalam penanganan konferensi dan event, sehingga terjadi hubungan mutualistik di

antara mereka, terutama dalam kerangka promosi dan pemasaran suatu destinasi

konferensi dan event melalui jaringan kerja travel agent.


Hotel Meeting Coordinators/Managers

Hotel, seperti juga travel agent memiliki bidang bisnis yang sangat berkaitan

dekat dengan koferensi dan event. Bahkan jauh lebih banyak memiliki kedekatan

terhadap dunia konfensi dan event dibandingkan dengan travel agent. Misalnya, hotel

menyediakan akomodasi bagi peserta, bahkan juga sebagai tempat penyelenggaraan

(venue), tempat makan siang atau makan malam, bahkan sebagai tempat pameran.

Sebagai planners/organizers, pihak client hanya perlu menyampaikan berapa kapasitas

peserta yang mereka butuhkan, berapa ruang pertemuan sekaligus (paralel) yang harus

disediakan, bagaimana setting ruangan dan panggung, melakukan reservasi secara

paripurna, pelayanan audio visual equipment.

Sama seperti travel agent, setiap hotel besar juga menyediakan manager atau

koordinator pertemuan (Hotel MICE Coordinators) yang secara khusus bertindak sebagai

planners/organizers. Tugasnya selain melayani permintaan pelayanan dari pihak

planners/organizers lain, juga secara aktif melakukan atau membuat inisiatif berbagai

kegiatan konferensi dan event yang diadakan oleh pihak hotel dalam rangka

meningkatkan penerimaan tamu hotel maupun dalam rangka promosi atau pemasaran

hotel. Bahkan tidak sedikit di antara Hotel MICE Coordinators secara reguler

mengadakan pendidikan dan latihan, turnamen tenis, turnamen golf atau event-event

perayaan, seni budaya dan sosial atau lainnya dalam rangka mencapai tujuan itu.

Meski begitu, dalam pelaksanaan event yang diadakan oleh pihak hotel, umumnya

dengan jumlah peserta yang terbatas dan tersegmen. Ada kalanya juga tidak selalu

diiringi dengan penyewaan kamar hotel.


Destination Management Companies (DMC’s)

Perusahaan-perusahaan ini memiliki pengalaman yang unik dalam melakukan

pelayanan transportasi, registrasi, aktivitas di sebuah destinasi. Itu sebabnya, berbagai

perusahaan DMC juga membuka divisi khusus yang menangani pertemuan (MICE).

Namun, untuk membantu penyelenggaraan suatu konferensi dan event mereka juga

mempekerjakan tenaga profesional meeting planners/organizer untuk mampu

menggerakkan pelaksanaan konferensi dan event.

Independent

Yang dimaksud dengan independent di sini adalah perseorangan atau seorang atau

lebih profesional yang diangkat atau dipekerjakan oleh sebuah panitia untuk membantu

penyelenggaraan konferensi dan event. Orang ini dikontrak secara profesional tanpa

terkait dengan sebuah perusahaan atau badan usaha yang diwakili oleh profesional

tersebut.

Biasanya penggunaan seorang profesional untuk menangani sebuah konferensi

dan event sifatnya hanya temporary, atau tidak tetap, hanya sampai sebuah

penyelenggaraan sebuah konferensi dan event tersebut selesai. Ia bekerja untuk dan atas

nama panitia dan bertanggung jawab penuh kepada pihak panitia yang menunjuknya.
Hubungan Planners/Organizers dengan Client dan Supplier

Telah disebutkan bahwa ada beberapa model hubungan antar-stakeholders

berdasarkan inisiatifnya. Pertama adalah Model A, yaitu inisiatif datang dari pihak client

(dalam hal ini committee dari sebuah asosiasi, perusahaan, pemerintah maupun

independen), yang kemudian melalui rapat panitia pelaksana memutuskan untuk

menyerahkan teknis pelaksanaannya kepada PCO/EO. Selanjutnya pihak PCO/EO akan

mengelola rencana pelaksanaan dari A-Z, dengan mencari para supplier.

Kedua adalah Model B, yaitu inisitif datang dari pihak planners/organizers,

dengan penyiapan konsep dan proposal kegiatan, mencari pihak committee/client yang

berhubungan dengan topik konferensi dan event yang akan diselenggarakan untuk

mendapat dukungan. Pihak committee dalam hal ini bisa bertindak sebagai “host”,

“sponsor” atau “co-sponsor” tergantung negosiasi yang dilakukan dengan

mempertimbangkan berbagai keuntungannya.

Sebagai contoh adalah PCO/EO bermaksud untuk menyelenggarakan konferensi

dan pameran mengenai industri telekomunikasi, maka dia akan melakukan kontak yang

sangat dekat dengan kantor Depkominfo dan mengajak Depkominfo sebagai “host”

kegiatan ini. Karena event ini merupakan inisiatif dari PCO/EO dan umumnya bukan

didanai oleh anggaran pemerintah, maka pihak PCO/EO akan bertindak sebagai prinsipal
yang mendanainya, dengan memperhitungkan keuntungan melalui penghasilan penjualan

booth pameran maupun biaya registrasi peserta konferensi.

Tanpa keterlibatan pihak lain sebenarnya sebuah PCO/EO juga bisa

menyelenggarakan konferensi dan event secara independen, namun karena sebuah

penyelenggaraan konferensi dan event pada umumnya membutuhkan suatu legitimasi

pemerintah menyangkut keterlibatan peserta internasional di dalamnya, maka hubungan

dengan instansi pemerintah adalah suatu keharusan. Adanya dukungan dari pemerintah

atau institusi terkait akan membuka peluang pula terhadap donasi, sponsorship dan

pemasukan lain dari penjualan booth pameran.

Hanya saja untuk event-event yang sifatnya mini event, seperti perayaan-perayaan

atau sosial, penyelenggaraan event secara independen sangat memungkinkan, sebut saja

dalam event perayaan hari ulang tahun, pernikahan, perayaan malam tahun baru,

perayaan keagamaan, dan lainnya.

Bagaimana hubungan antara committee internasional, committtee lokal, dan

PCO/EO lokal dalam sebuah penyelenggaraan konferensi dan event internasional?

Penjelasan ini bisa dilihat dalam bab mengenai bidding. Namun, yang perlu dipertegas di

sini adalah bahwa committee lokal dan PCO/EO lokal merupakan “dwi-tunggal” dalam

proses persiapan bidding hingga tuntasnya penyelenggaraan konferensi dan event. Yang

dimaksud dengan committee lokal adalah asosiasi yang memiliki afiliasi

(cabang/representatif/members ke asosiasi di tingkat internasional.


Hubungan Committee Internasional, Lokal, dan PCO/EO

Committee International

Teknis (venues, transportasi,


Program
akomodasi, budget dll)

Committee Lokal PCO/EO

Koordinasi
(Porgram dan
Perusahaan PCO Teknis)

Suppliers

Supplier adalah para pihak, baik itu orang per orang atau badan usaha yang

mendukung pelaksanaan konferensi dan event dengan menyediakan barang/produk atau

jasa yang dibutuhkan oleh pihak panitia dan atau planner/organizer yang ditunjuk.

Siapa saja yang dimaksud supplier dalam penyelenggaraan konferensi dan event?

Berikut diantanya:

- Akomodasi (hotel, wisma, losmen dan lainnya)

- Usaha Transportasi (penerbangan, bus,kereta api, taksi dan lainnya)


- Usaha Komunikasi (perusahaan PR, telepon, rental komputer,

penterjemah, dekorasi, media massa)

- Usaha kontraktor pameran

- Usaha konsumsi (catering)

- Usaha cinderamata (pusat perbelanjaan, toko hadiah, perusahaan

kerajinan)

- Usaha perbankan (kartu kredit, penukaran uang, giro)

- Usaha asuransi

- Usaha hiburan (band, orkesta, sendratari, sanggar kesenian dan

kebudayaan)

- Usaha pengadaan lokasi (pusat konvensi, hotel)

- Usaha perlengkapan audiovisual

- Usaha percetakan

Perusahaan PCO

Apa itu PCO? Bagaimana dengan lingkup dan tata kerjanya dalam sebuah

konferensi dan event? Kapan keterlibatan mereka dimulai, dari suatu proses persiapan

hingga eveluasi sebuah konferensi dan event?

IAPCO mendefinisikan PCO itu sebagai ”sebuah perusahaan, yang memiliki

spesialisasi dalam penanganan kongres. Perusahaan ini bertindak sebagai sebuah

konsultan bagi panitia pelaksana, dan melaksanakan keputusan berdasarkan pengalaman

dan pengetahuan mereka dalam mengorganisir sebuah event bertahun-tahun.”


PCO sendiri merupakan terminologi generik (umum) yang ditujukan bagi setiap

profesional penyelenggara konferensi dan event, terlepas apakah dia menjadi perusahaan

khusus, perusahaan atau dalam asosiasi-asosiasi terkait ataukah secara pribadi-pribadi.

PCO adalah orangnya atau profesinya, namun bisa juga disebut usahanya, jika yang

dimaksudkan adalah perusahaan yang khusus melayani penyelenggaraan konferensi.1

Selain terminologi ”Organizer” kita juga mengenal terminologi lain yaitu

”Planner”. Di beberapa negara ada yang menggunakan terminologi ”planner” tapi di

negara lain lebih suka menggunakan ”organizer”, hal ini sebenarnya terkait ”citra” yang

ingin ditonjolkan termasuk kebiasaan penggunaannya saja. ”Planner” seperti

pengertiannya adalah ”Perencana” sebenarnya dalam praktiknya tetap juga melakukan

fungsi seperti ”organizer”, begitu pula sebaliknya. Sehingga banyak orang lebih suka

menggabungkan terminologi ini sebagai ”Planner/Organizer” untuk menyebut area tugas

dan fungsi PCO, yakni pihak yang merencanakan dan mengorganisir sebuah kegiatan

konferensi.

Orang-orang yang menyelenggarakan konferensi dan event itu adalah para

profesional (PCO). PCO itu sebenarnya adalah sebuah profesi, sama seperti profesi lain

misalnya pengacara, dokter, wartawan, guru dan sebagainya. Jika seorang pengacara

memiliki keahlian profesi dalam bidang menangani perkara para client-nya, maka

seorang PCO memiliki keahlian profesi dalam bidang penyelenggaraan konferensi dan

event.

Sebagai sebuah profesi, sama seperti dokter, bisa membuka praktik sendiri atau

bekerja dalam sebuah perusahaan yang khusus seperti rumah sakit atau klinik, seorang

PCO juga bisa bekerja secara independen atau bekerja pada institusi yakni perusahaan
1
yang khusus melayani jasa konferensi dan event atau bahkan di institusi lain yang

berhubungan, misalnya di hotel, DMC, travel agent, dan lainnya.

Asosiasi

CLIENT Pemerintahan

Perusahaan

PCO

Agent
Konsultan Kontraktor Prinsipal

PCO menerima fee atas PCO bertindak sebagai PCO sebagai Principal terjadi
berbagai kemungkinan pelaksana dari kegiatan MICE. ketika client tidak memiliki
kekurangannya ditanggung PCO menerima fee atas jasa dana untuk menyelenggarakan
oleh client. PCO biasanya yang diberikan. PCO suatu kegiatan MICE. Dalam
diminta untuk menyiapkan mempunyai tanggung jawab hal ini PCO mengambil inisiatif
konsep dan proposal sebuah dari mulai perencanaan sebagai penyedia dana
kegiatan MICE sampai kepada penyelenggaraan, yang nanti
penyelenggaraan akan diperhitungkan dalam
pemasukan konferensi dan
event.
Perusahaan yang menghususkan diri dalam melayani penyelenggaraan konferensi

dan event secara paripurna inilah yang disebut dengan Perusahaan PCO, atau yang di

Indonesia dikenal sebagai “usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran”, yakni

berdasarkan Keputusan Menteri Parpostel No.KM.108/HM 703/MPPT-91 tentang Usaha

Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dan Surat Keputusan Direktur Jenderal

Pariwisata No. Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No.9 Tahun 1990

tentang Kepariwisataan.

Penjelasan berikut ini adalah penjelasan dengan pendekatan bahwa PCO sebagai

sebuah perusahaan khusus yang menangani penyelenggaraan konferensi dan pameran.

Sebuah perusahaan PCO perlu mengetahui mereka berperan sebagai apa sebelum

menetapkan langkah selanjutnya, khususnya dalam hal perencanaan keuangan. Apakah

mereka sebagai agent (konsultan dan kontraktor) atau sebagai principal.

1. Konsultan. PCO menerima fee atas berbagai kemungkinan kekurangannya

ditanggung oleh client. PCO biasanya diminta untuk menyiapkan konsep dan

proposal sebuah kegiatan MICE

2. Kontraktor. PCO bertindak sebagai pelaksana dari kegiatan MICE. PCO

menerima fee atas jasa yang diberikan. PCO mempunyai tanggung jawab dari

mulai perencanaan sampai kepada penyelenggaraan.

3. Prinsipal. PCO sebagai principal terjadi ketika client tidak memiliki dana

untuk menyelenggarakan suatu kegiatan MICE. Dalam hal ini PCO


mengambil inisiatif sebagai penyedia dana penyelenggaraan, yang nanti akan

diperhitungkan dalam pemasukan konferensi dan event.

Di samping semua fee yang di-charge sebagai principal, PCO juga berhak atas

komisi akomodasi, tur (pre/post conference, technical atau study), dan komisi lainnya.

Sebagai agent, PCO juga berhak atas fee tetap untuk biaya konsultasi dan manajemen

konferensi dan pameran berdasarkan jumlah delegasi, jumlah ruang pameran yang terjual,

jumlah abstrak yang ditangani, persentase sponsor, presentase iklan yang terjual,

presentase keuntungan pameran.

Sementara, sebagai konsultan sebuah PCO biasanya diminta untuk menyiapkan

konsep dan proposal sebuah kegiatan konferensi dan event, dan sebagai kontraktor PCO

bertindak sebagai pelaksana dari kegiatan konferensi dan event tersebut.

Sumber fee dan payment bagi PCO atas sebuah penyelenggaraan konferensi dan

event adalah:

1. Fee administrasi konferensi dan event

2. Fee administrasi pameran

3. Fee registrasi per kapita

4. Komisi akomodasi

5. Tur: Pres dan Post/Accompanying Persons

6. Komisi miscellaneous
Struktur Fee PCO

Struktur Fee PCO

Agent Prinsipal

1. FEE TETAP: Konsultansi Manajemen Disamping semua bentuk fee yang diperoleh
Konferensi dan Pameran sebagai Agent, Anda juga mendapatkan fee
Berdasarkan jumlah delegasi dari hal berikut;
Berdasarkan jumlah pendamping delegasi
Berdasarkan jumlah m2 yang terjual untuk pameran Komisi Akomodasi
Berdasarkan jumlah abstrak yang ditangani Tours – Peserta pendamping
Berdasarkan % sponsor yang berhasil diraih Pre/post konferensi
Berdasarkan % iklan yang terjual Technical atau Study
Berdasarkan % keuntungan pameran 3. Miscellaneous Commission

Kapankah keterlibatan PCO/EO dimulai dalam sebuah kegiatan konferensi dan

event? Bagaimana hubungan antara PCO/EO dan panitia lokal dan pihak asosasiasi

internasional?
Sebuah PCO/EO terlibat dalam sebuah kegiatan konferensi dan event bisa dimulai

dari proses awal, misalnya sejak proses tender dilakukan. Pada tahap ini, PCO/EO bisa

memberikan dukungan masukan, bantuan, pengetahuan dan dukungan administratif

selama proses perencanaan dan pelaksanaan tender, mendampingi sebuah panitia lokal

(asosiasi lokal yang berafiliasi ke asosiasi internasional mereka).

PCO membantu dalam melakukan berbagai perlengkapan dan presentasi untuk

memenangkan tender konferensi dan event untuk destinasi di negara mereka, dengan

dukungan atau kerja sama asosiasi konferensi dan event dan jika memungkinkan

dukungan dari pemerintah, yang diperlihatkan dengan surat dukungan tertulis menteri

dan bahkan presiden.

Dalam banyak kegiatan konferensi dan event, keterlibatan PCO terjadi justru pada

saat proses perencanaan dan atau sebuah konferensi dan event (internasional) itu sudah

dimenangkan. Demikian pula, dalam kasus konferensi dan event noninternasional

(nasional ataupun daerah), biasanya muncul beragam variasi lain. PCO bisa bertindak

sebagai inisiator sebuah konferensi dan event lalu ditawarkan kepada asosiasi, pemerintah

atau perusahaan, atau kelompok-kelompok/lembaga sosial, bisa pula sebagai pelaksana

dari rencana yang sudah dimiliki oleh pihak panitia, baik itu untuk layanan penuh

maupun parsial.

Sebuah perusahaan PCO akan dilihat berdasarkan pengalaman

(experience), keberlanjutan usaha yang terus-menerus (continuity),

kepercayaan (trust), pemahaman/pengenalan hubungan internasional

(international recognition), stabilitas keuangan perusahan (financially

stable), dan kualitas (quality).


Meskipun secara garis besar peranan PCO dan EO adalah sama,

namun dari segi karakteristik manajemen dan cakupan subjek layanan

tampak ada perbedaan. Perusahaan PCO lebih dikenali sebagai

kelompok profesional untuk subjek konferensi atau konferensi dengan

program tambahan misalnya event pameran dan insentif. Sementara

itu, EO lebih banyak bermain pada subjek event yang berkaitan

dengan celebration, social and cultural event, serta subjek-subjek

terpisah dalam mendukung event perusahaan seperti media/public

relation atau bentuk lain. Meskipun ada, tetapi pada umumnya sebuah

EO menggarap banyak event yang terbatas jumlah peserta,

kepesertaan internasional dan durasinya, dalam arti lebih fokus kepada

event di dalam negeri, meskipun ke depan tidak tertutup kemungkinan

adanya kerja sama yang sinergis antara PCO dan EO dalam menggelar

berbagai kegiatan internasional, mengingat potensi keduanya memang

sangat besar.

Berdasarkan data ICCA (2005), dari 605 event asosiasi yang berlangsung tahun

2004, mereka menemukan 13,7% dari jumlah total event itu diorganisir oleh PCO.

Namun ICCA percaya angka yang menggunakan jasa PCO pada tahun itu mendekati

30%. Hal itu karena kecilnya jumlah sampel dan kenyataan bahwa terkadang PCO lokal

dipakai hanya untuk penanganan dasar, logistik transpor, dan pelayanan lain yang

terkadang keterlibatannya tidak dilaporkan.

Untuk Indonesia, data INCCA menunjukkan bahwa perbandingan dari waktu ke

waktu antara konferensi dan event yang diselenggarakan oleh panitia in-house dan
professional organizer masih sangat besar pada panitia in-house yaitu mencapai 85-90%.

Hal ini menunjukkan sebuah tantangan bahwa keterlibatan penyelenggara jasa konferensi

dan event dalam mengorganisir berbagai kegiatan konferensi dan event pemerintah,

perusahaan maupun asosiasi masih sangat besar, mengingat pasar jenis usaha ini memang

sangat besar di Indonesia.

Persepsi yang Keliru tentang PCO

Karena tujuan sebuah perusahaan adalah menghasilkan untung maka perusahaan

PCO juga mempertimbangkan dengan matang bagian mana yang bisa dilakukan

penghematan dan bagian mana tak bisa dihemat. Hal ini menjadi penting karena sebagai

unit usaha yang melibatkan banyak tenaga kerja dan juga voluntir, serta dengan beban

operasionalisasi perusahaan, perusahaan PCO harus berjuang bagi eksistensi perusahaan

dalam jangka yang panjang dengan memperhatikan dengan sungguh-sungguh

pengembalian modal (Return of Investment).

Sebuah perusahaan PCO akan dilihat berdasarkan pengalaman (experience),

keberlanjutan usaha yang terus-menerus (continuity), kepercayaan (trust),

pemahaman/pengenalan hubungan internasional (international recognition), stabilitas

keuangan perusahan (financially stable) dan kualitas (quality).

Karena itu, selain tujuan menghasilkan laba, maka sebuah perusahaan PCO juga

dihadapkan pada tujuan membangun kepercayaan dan penguatan keuangan perusahaan

sehingga berlangsung stabil untuk pembiayaan konferensi. Hal ini penting karena tidak

jarang sebuah konferensi didanai oleh dana awal perusahaan PCO dan bahkan sebagai
creator, PCO juga dihadapkan pada tantangan penciptaan event-event baru yang

semuanya jelas memerlukan dana.

Bagaimana mengukur sukses sebuah perusahaan PCO? Sebuah perusahaan PCO

akan dinilai kesuksesannya dalam penyelenggaraan sebuah konferensi dalam banyak

cara, diantaranya adalah:

1. Kesuksesan dalam mendatangkan peserta

2. Kesuksesan dalam mendatangkan pembicara

3. Kesuksesan dalam meraih sponsor

4. Kesuksesan promosi

5. Kesuksesan dalam menyusun dan melaksanakan program

Berdasarkan pengamatan di lapangan, ada tiga kelompok publik yang memiliki

persepsi yang berbeda terhadap PCO. Pertama, mereka yang memahami dengan baik apa

itu PCO. Kedua, mereka yang tahu PCO namun memiliki persepsi yang keliru mengenai

PCO. Ketiga, mereka yang sama sekali tidak pernah mengetahui apa itu PCO.

Diantara tiga kelompok orang ini, jenis kelompok kedua dan ketiga menjadi

kelompok yang dominan di Indonesia. Hal itu berdasarkan pengamatan sehari-hari dan

pengalaman berhubungan dengan para pihak yang terlibat langsung dalam

penyelenggaraan konferensi khususnya pihak panitia.

Publik sering menduga bahwa PCO itu adalah EO (Event Organizer). Meskipun

ada beberapa hal yang menjadi persamaannya, namun dalam praktiknya keduanya

berbeda. Seperti disebut terdahulu, dari segi pembinaannya, EO itu merupakan bidang
usaha yang berinduk pada Departemen Perdagangan, sedangkan PCO itu adalah

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.

EO berkonotasi dengan sebuah event yang berdasarkan skalanya dan ukurannya

adalah event yang lebih kecil dibandingkan dengan PCO. Demikian pula, EO lebih

cenderung pada kegiatan yang sifatnya entertainment dan mini festival atau berkaitan

dengan perayaan-perayaan, meskipun ada juga EO yang juga menggarap pertemuan

(meeting) yang terbatas seperti dalam perusahaan-perusahaan, dan atau pekerjaan yang

sifatnya ad hoc seperti kegiatan public relation.

Menjamurnya pertumbuhan EO di Indonesia, namun tanpa kompetensi yang kuat

untuk menyelenggarakan sebuah event MICE pemerintahan maupun asosiasi

internasional, bisa merugikan citra para penyelenggara MICE yang sebenarnya sangat

mempertaruhkan nama baik negara. Untuk itu ke depan sangat diperlukan kerja sama

yang baik dan pembinaan yang sinergis untuk meng-up grade kemampuan para EO

dalam menggarap event MICE internasional.

Masalah Harga/Biaya

Persepsi bahwa PCO itu mahal, ternyata menjadi persepsi yang cukup banyak

terdengar dari publik. Mereka menduga bahwa menggunakan jasa PCO akan

menghabiskan banyak dana, dan mengkhawatirkan tidak akan terjadi efisiensi anggaran

di sana.

Persepsi ini sangat keliru. Bahkan penggunaan jasa perusahaan PCO sebenarnya

justru dapat melakukan penghematan biaya dibandingkan dengan penyelenggaraan yang

dilakukan sendiri (in house) atau amatiran. Jika diambil rata-rata, penggunaan jasa
perusahaan PCO dapat menghemat biaya sekitar 15-20%. Mengapa? Berikut beberapa

alasannya:

1. PCO mengetahui dengan baik harga setiap satuan yang harus dikeluarkan untuk suatu

jasa atau barang yang digunakan dalam setiap penyelenggaran konferensi. Ia punya

banyak pilihan dari berbagai supplier, dan ia memahami mana jasa atau barang yang

tepat;

2. PCO punya harga khusus yang tidak bisa diperoleh pihak lain, misalnya dalam hal

harga kamar atau venues, karena setiap perusahaan PCO menggunakan hotel dan

venues yang sama dalam waktu yang tidak lama.

3. PCO sudah sangat terbiasa mengejakan banyak pekerjaan dalam waktu yang ketat

sehingga mengurangi pembiayaan untuk SDM yang dikeluarkan jika hal itu

diselenggarakan dengan in-house atau non-PCO.

Selain itu, beberapa panitia (client) seringkali mempertanyakan (baca: keberatan)

dengan PCO fee yang ditetapkan oleh perusahaan PCO sebesar 10% dari anggaran

penyelenggaraan. Padahal, sebenarnya, dengan penggunaan PCO, banyak pekerjaan,

waktu dan penghematan anggaran yang dapat dihasilkan. Apalagi tak jarang pelaksanaan

kegiatan MICE dilakukan dengan penggunaan dana awal dari perusahaan PCO itu

sendiri.

Perlu dijelaskan bahwa persoalan budget seringkali menjadi rumit karena pihak

panitia tidak melibatkan PCO sejak awal pembuatan rancangan budget, karena seringkali

terjadi anggaran biaya yang dibuat panitia tidak tepat. PCO sendiri dengan kemampuan
SDM-nya mampu merancang anggaran biaya secara lebih baik dan lebih tepat, yang

menguntungkan pihak panitia. Bahkan sewaktu-waktu anggaran biaya itu bisa di-review,

karena bagaimanapun sebuah PCO itu berperan untuk membantu pihak panitia bagi

suksesnya penyelenggaraan konferensi.

Masalah Koordinasi dan Pembagian Tugas

Persepsi lain adalah PCO itu memiliki jaring atau lapis-lapis koordinasi yang

panjang dan rumit, karena melibatkan banyak pihak di dalamnya, yaitu pihak sekretariat

internasional, panitia lokal dan PCO itu sendiri. Disamping itu, sebuah panitia seringkali

memaksakan dirinya untuk melakukan tugas-tugas administrasi dan lainnya yang

seharusnya dilakukan oleh PCO yang diserahkan kepercayaan untuk mengurusi segala

sesuatu tentang konferensi. Hal itu karena ketidakpahamanan tugas-tugas PCO itu

sendiri.

Jadi persepsi bahwa menggunakan PCO itu rumit adalah tidak benar, sebab ketika

Anda mempercayakan penyelenggaraan konferensi Anda kepada PCO, maka PCO akan

menjadi mitra Anda dalam segala hal untuk kesuksesan penyelenggaraan konferensi.

Sebaliknya penggunaan jasa PCO bisa memutus rantai birokrasi yang panjang dan

lama, melakukan pekerjaan yang tepat dalam waktu yang tepat dan dapat dipercaya

karena sudah memiliki pengalaman yang banyak untuk setiap bidang yang dikerjakan.

Penggunaan PCO akan menghemat panitia dalam merekrut kepanitiaan yang

sebenarnya tidak perlu terlalu banyak. Dalam kenyataannya kepanitiaan yang terlalu

gemuk juga akan membuat pengambilan keputusan menjadi lama, dan tidak semua pula
personil yang dipilih dalam kepanitiaan mampu bekerja maksimal, kecuali hanya ingin

menambah pengalaman bahwa namanya masuk dalam kepanitiaan tertentu, meskipun

tidak memberikan kontribusi apa-apa.

Kebiasaan membentuk kepanitiaan yang terlalu gemuk dengan banyak orang yang

tak efektif ini bisa teratasi dengan penyerahan pekerjaan ini kepada perusahaan PCO.

Masalah Waktu

Sebuah perusahaan PCO melakukan pekerjaan dari A-Z, dengan memberikan

perhatian penuh pada detail-detail kegiatan untuk menyukseskan kegiatan konferensi.

Dengan demikian, sebuah perusahaan PCO sangat handal dalam pekerjaan-pekerjaan

admistrasi, marketing, sponsorhisp, manajemen on-site, termasuk registrasi, pengaturan

dan pengundangan pembicara, persiapan dan lobi bidding, logistik, perizinan, imigrasi,

venue selection, pajak dan bea cukai, koordinasi dengan instansi atau pejabat tertentu,

hubungan media dan publik, dan seterusnya.

Kemampuan ini, justru akan menghemat waktu, dan secara tepat dapat

berlangsung secara memuaskan karena jalinan kerja PCO yang sangat baik dengan

berbagai pihak (supplier) maupun instansi-instansi terkait. Banyaknya pekerjaan yang

harus dilakukan serta waktu yang terbatas, membuat bantuan perusahaan PCO sangat

menentukan.

Bisa dibayangkan, jika semua pekerjaan ini dilakukan oleh sebuah panitia secara

amatiran, selain sulit untuk dipertanggungjawabkan, juga harus melibatkan banyak orang,
yang kemudian juga akan berdampak pada pengeluaran tambahan yang jumlahnya tidak

kecil.

Pasar Perusahaan PCO

Umumnya memang perusahaan PCO menangani sebuah event MICE

internasional, namun sebenarnya tidak ada ketentuan baku mengenai hal itu. Semua

tergantung dari pihak panitia yang menawarkan pekerjaan, dan atau inisiatif dari PCO

sendiri sebagai creator sebuah kegiatan MICE.

Seperti diketahui, pasar MICE itu terdiri dari asosiasi, perusahaan maupun

pemerintahan, bisa dalam konteks internasional, regional maupun nasional. Pertumbuhan

pesat perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia, banyaknya asosiasi Indonesia

dari berbagai bidang, baik yang memiliki afiliasi di tingkat internasional maupun yang

tidak, serta semakin maraknya tawaran tender pelaksanaan kegiatan MICE pemerintahan

yang dibuka oleh pemerintah, menunjukkan bahwa pasar event MICE nasional sangatlah

besar.

Karena itu pula diperlukan berbagai agresifitas dan kreativitas para perusahaan

PCO untuk melakukan pendekatan dan atau menciptakan ide-ide baru bagi lahirnya

berbagai event MICE nasional maupun internasional.

Menjaga Semua Urusan Berjalan dengan Baik


Persepsi lain yang juga keliru tentang PCO adalah bahwa perusahaan PCO terlalu

mengontrol atau mengendalikan segala sesuatunya. Ini keliru. Kontrol tetap ada pada

panitia (yang merupakan client dari PCO). Panitia memutuskan segala sesuatu, dengan

tentunya pertimbangan-pertimbangan dari PCO berdasarkan pengalaman-pengalaman

yang dimilikinya.

Bahwa perusahaan PCO mampu mengerjakan banyak tugas dalam satu

penyelenggaraan event, itu adalah karakteristik para profesional konferensi, namun hal

itu tidak berarti bahwa mereka memutuskan sendiri. Apa yang ditawarkan oleh PCO

adalah jasa penyelenggaraan untuk kesuksesan panitia, dan hal itu berarti bahwa pemilik

event itu adalah pihak panitia, sehingga panitia lah yang mengontrol.

Belum banyaknya publik yang memahami PCO serta masih banyaknya kekeliruan

persepsi mengenai PCO mendorong kedasaran bagi kita bahwa masih sangat pentingnya

peranan sosialisasi industri ini ke dalam masyarakat, khususnya kepada pasar industri

MICE, yakni perusahaan-perusahaan, asosiasi maupun pemerintahan.

INCCA sendiri selaku asosiasi MICE di Indonesia dalam kurun waktu lebih dari

satu dekade sejak pendiriannya telah terus-menerus melakukan sosialisasi ke berbagai

pihak, termasuk media massa, tokoh masyarakat, berbagai organisasi hingga melakukan

pendekatan langsung kepada para pejabat penting termasuk kepada Presiden Republik

Indonesia.

Karena itu berikut ini ada beberapa tema dan langkah kampanye yang perlu

dilakukan oleh para stakeholder industri MICE dalam percepatan sosialisasi PCO ini

kepada publik, dan pasar.


1. Perlunya kampanye secara terus-menerus untuk menggunakan jasa perusahaan

PCO kepada pemerintah melalui proses tender yang terbuka;

2. Perlunya kampanye secara terus-menerus kepada pemerintah daerah, maupun

instansi pemerintahan di tingkat pusat maupun daerah untuk menciptakan event

MICE tahunan unggulan dengan menggunakan jasa perusahaan PCO;

3. Memperkuat pendidikan dan pelatihan MICE secara formal maupun nonformal

untuk memperbanyak dan sekaligus meningkatkan kualias SDM MICE sehingga

secara langsung maupun tidak langsung akan mempromosikan PCO kepada publik

dan pasar;

4. Memanfaatkan semua media komunikasi publik untuk menyampaikan massage

mengenai pentingnya PCO dan industri MICE bagi pembangunan Indonesia.

5. Menyelenggarakan kegiatan MICE dengan baik dan kualitas tinggi sehingga

semakin menumbuhkan apresiasi yang baik bagi PCO, yang selanjutnya akan

memudahkan sosialisasinya di tengah publik maupun pasar.

Messages penting yang perlu disampaikan dalam setiap kampanye ini adalah

bahwa penggunaan PCO itu tidaklah mahal tapi sebaliknya lebih hemat; tidak rumit tapi

sangat sederhana; tidak menghabiskan waktu melainkan mampu menghemat berbagai

pekerjaan yang begitu banyak.

Struktur Organisasi Perusahaan PCO


Organisasi dan manajemen merupakan dua kata yang tidak dapat dipisahkan.

Hubungannya digambarkan dengan sangat jelas oleh Stoner dan Freeman (1992) bahwa

“tanpa manajemen yang efektif, organisasi akan mati menggelepar.” Manajemen itu

sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian

upaya organisasi, dan proses penggunaan semua lain-lain sumber daya organisasi untuk

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sebagai suatu proses, maka dia adalah

“suatu cara yang sistematis”.

Dalam bab ini, akan dijelaskan dua bentuk organisasi yang berhubungan erat

dengan kegiatan konferensi dan event, yakni organisasi perusahaan dan organisasi

kegiatan. Organisasi perusahaan yang dimaksud adalah organisasi perusahaan jasa usaha

konferensi dan event, tentang variasi bentuknya, lingkup wewenang dan tugas, dan

efektivitasnya dalam menjalankan perusahaan usaha jasa konferensi dan event (PCO atau

EO).

Sedangkan, organisasi kegiatan adalah proses pengaturan dan pengalokasian

kerja, wewenang dan sumber daya kegiatan konferensi dan event mulai dari proses

perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan dan pelaporan konferensi dan event itu,

sehingga mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Apakah struktur organisasi perusahaan berbeda dengan struktur pengorganisasian

sebuah event? Meskipun keduanya sepertinya sama, namun sebenarnya berbeda. Baik

dalam tujuannya maupun dalam pengalokasian kerja masing-masing.

Struktur organisasi perusahaan bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas dalam

mencapai tujuan perusahaan, termasuk efisiensi dalam cost pengeluaran perusahaan,

sedangkan organisasi event bertujuan untuk sukses penyelenggaraan event. Antara sukses
perusahaan dan sukses event memang saling berkaitan, namun hukum bisnis

membedakannya sangat tegas bahwa sebuah perusahaan akan berupaya untuk

memperketat pengeluaran perusahaan.

Pada kenyataannya berbagai perusahaan menunjukkan struktur organisasi yang

berbeda-beda antara satu dan yang lain, antara satu negara dan negara lain. Hal itu sangat

dipengaruhi oleh beberapa hal, di antaranya “klasifikasi” perusahaan apakah dia

menangani konferensi dan event berkelas “mega” atau “medium”, jenis core bisnis,

kemampuan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi, kemampuan kapasitas

pribadi pimpinan perusahaan dalam pengorganisasian kemampuan para supplier maupun

supporter.

Sebuah perusahaan di Singapura yang mampu menggelar 200 event per tahun,

namun hanya dikelola oleh dua orang saja, strukturnya sangat simpel. Dua orang

sekaligus menangani berbagai hal yang berkaitan dengan event. Tidak jelas posisi

masing-masing apakah direktur dan wakil direktur atau direktur dengan managing

director, yang jelas mereka berdua menangani semua hal. Ini termasuk ekstrem, tetapi

sah-sah saja, karena bisa diterapkan. Pada umumnya memang struktur organisasi

perusahaan konferensi dan event di Eropa, Australia, dan Amerika Serikat juga tidak

terlalu “gemuk” antara 5-8 orang. Pertanyaannya bagaimana bisa sebuah event

internasional dengan 500-1000 orang bisa ditangani 5-8 orang?

Berbeda dengan perusahaan di Indonesia, yang umumnya bisa mencapai 20 orang

mengisi tiga level kepemimpinan yaitu lini pertama, menengah, hingga puncak. Namun

demikian, memang perlu pengecualian untuk perusahaan event organizer yang secara

spesifik masih menspesialisasikan dirinya untuk satu-dua jenis event atau mungkin masih
belum lama berdiri, memiliki jumlah personel organiser yang kurang dari jumlah itu.

Hanya kenyataan selalu menunjukkan bahwa semakin besar liputan kerja sebuah

perusahaan penyelenggara jasa konferensi dan event, semakin besar pula tuntutan untuk

menggemukkan organisasinya.

Dilihat dari sisi peraturan perzinan, memang sulit bagi perusahaan konferensi dan

event untuk hanya ditangani oleh dua orang. Untuk pendirian perusahaan boleh dua

orang, tetapi untuk memperoleh izin usaha minimal tiga orang (untuk perusahaan PCO).

Terlepas dari berbagai faktor teknis, alasan adanya fungsi sosial perusahaan dalam

menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat, sesuatu karakteristik dunia usaha di

Indonesia yang tidak dimiliki oleh perusahaan-perusahaan di luar Indonesia, menjadi

faktor yang cukup berperan juga dalam mempengaruhi hal tersebut.

Di negara-negara lain dengan jumlah personalia perusahaan yang sedikit, terbukti

bahwa mereka lebih banyak menggunakan tenaga outsourcing untuk membantu

penyelenggaraan suatu konferensi dan event. Satu orang membuat konsep dan proposal

berdasarkan informasi-informasi yang dikumpulkannya dari berbagai media atau sumber,

dan untuk membuat brosur orang itu mengorder ke perusahaan lain, kemudian mengontak

pembicara, mengontak venue dan seterusnya. Satu orang lagi menggarap administrasi,

pemasaran dan penjualan, dengan penguasaan teknologi informasi, melakukan promosi,

membuka pendaftaran on-line, mengirimkan undangan lewat daftar alamat mail yang

sudah terarsip, meng-update website, menjawab pertanyaan, mengecek venue dan

perlengkapan audio visual, termasuk menyusun harga. Kegiatan-kegiatan lain yang masih

terkait, misalnya press conference, public relation, bisa dilakukan dengan “tangan” yang

lain, sementara “tangan” yang satu sedang berjalan menggarap sebuah event yang lebih
besar. Tak perlu heran jika dalam setahun misalnya perusahaan dua orang ini bisa

menggarap sampai ratusan event. Mengapa? Sekali lagi, kemampuan TI, outsourcing,

database serta connection menjadi faktor-faktor penting dalam hal ini.

Dengan begitu ada tiga bentuk struktur perusahaan konferensi dan event,

berdasarkan banyak-sedikitnya personalia yang terlibat dalam organisasi perusahaan

adalah: slim, middle dan fat. Ketiganya tidak selalu didasarkan pada seberapa besar

pekerjaan yang bisa ditangani sendiri oleh perusahaan itu sendiri, atau berapa banyak

pekerjaan yang harus di –outsourcing, tetapi juga dipengaruhi oleh faktor nonteknis

lainnya.

Secara umum, perusahaan-perusahaan penyelenggaran konferensi dan event tetap

melakukan outsourcing meskipun strukturnya slim, middle, ataupun fat. Pekerjaan-

pekerjaan yang biasanya di-outsourcing adalah telemarketing, PR and promotion, finance

and payment, travel and accomodation, sponsorship, printing. Namun, dalam banyak hal,

semakin lengkap struktur organisasi perusahaan, semakin berkurang yang dapat di-

outsourcing.

SLIM

Slim Satu Level Slim Dua Level


Slim Dua Level

Outsourcing Outsourcing Outsourcing


MIDDLE

Midlle Tiga Level


Middle Dua Level

Outsourcing
Outsourcing
FAT

Slim Satu Level

Fat empat Level

Unit Usaha/Outsourcing
Pendirian Perusahaan

Bagaimana cara mendirikan sebuah perusahaan jasa konvensi dan event? Seperti

sekilas disinggung, dalam penyelenggaraan event di Indonesia ada dua institusi

pemerintahan yang terkait di dalamnya. Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan

pameran, berdasarkan Keputusan Menteri Parpostel No. KM.108/HM 703/MPPT-91

tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dan Surat Keputusan

Direktur Jenderal Pariwisata No. Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No. 9

Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, maka yang memberikan izin usaha adalah

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata. Hal yang sama berlaku bagi penyelenggara

wisata insentif.
Sementara untuk event organizer (EO) memperoleh izin dari Departemen

Perindustrian dan Perdagangan. Hal yang sama juga diberlakukan bagi izin

penyelenggaraan pameran yaitu di Departemen Perindustrian dan Perdagangan.

Untuk mendirikan perusahaan PCO di DKI Jakarta, misalnya, izin dikeluarkan

oleh Dinas Pariwisata DKI Jakarta, sedangkan EO dikeluarkan oleh Dinas Perindag DKI

Jakarta.

Sebaran Jasa yang Ditawarkan oleh PCO

Telah disebutkan bahwa sebuah perusahaan PCO melayani penyelenggaraan

konferensi dan event dari mulai A sampai Z. Artinya, menangani semua lini yang

berkaitan dengan sebuah konferensi dan event. Karena antara satu kegiatan bisnis dan

kegiatan bisnis lain umumnya memiliki persamaan pelayanan, maka tidak menutup

kemungkinan sebuah perusahaan PCO juga menangani kegiatan bisnis lain yang

kebetulan membutuhkan jasa yang sama dengan sebaran jasa yang dilayaninya.

Sebut saja dalam kegiatan media and public relation atau marketing

communication, sebuah perusahaan PCO/EO dapat melayani jasa ini karena kemampuan,

pengalaman dan hubungan yang dekat dengan media dalam penyelenggaraan konferensi

dan event selama ini.

Jasa layanan sebuah perusahaan PCO meliputi bidang-bidang manajemen

konferensi dan event, perencanaan menyeluruh, perencanaan lokasi, desain dan

percetakan, perencanaan media, media relation, dekorasi dan set-up, registrasi dan
resepsi, makanan, akomodasi, transportasi, pembicara, keamanan, asuransi, penerjemah,

sponsorship, layanan travel dan program sosial/tur, pemasaran, pameran, insentif,

konsultansi dan lainnya.

Sesuai dengan sebaran layanan ini, maka dalam praktiknya sebuah perusahaan

PCO/EO selain terus berupaya untuk menciptakan konferensi dan event baru,

memperluas jaringan kerja dengan asosiasi internasional, pemerintah maupun

perusahaan, juga melayani jasa peluncuran produk baru, pemberian penghargaan, public

relation/advertising, press conference, persiapan kampanye promosi, perencanaan waktu

(time schedule), mempersiapkan anggaran, evaluasi lokasi dan fasilitas, mengatur

perlengkapan visual maupun audio visual, mengorganisir acara pembukaan dan

penutupan, desain logo, brosur, bendera, seragam, surat, kartu bisnis dan undangan,

poster, dan material lainnya.

Perencanaan pengembangan strategi multimedia, evaluasi rasio iklan dan

produksi, perencanaan dan produksi iklan televisi, radio, koran, majalah dan audio visual

di lokasi, merencanakan dekorasi, sain, banner dan papan petunjuk, registrasi

kedatangan, mempersiapkan makanan dan minuman, mempersiapkan layanan jamuan

khusus (cocktail, banquet, dll.), mempersiapkan akomodasi hotel dan mengatur kamar,

mengatur program rekreasi untuk partisipan dan untuk keluarga partisipan, press tour,

press training, mengatur wawancara, analisis media, mendistribusikan press release ke

dalam berbagai bahasa, menghubungi pembicara yang tepat, dan lainnya.


Ringkasan

Planners/Organizers adalah pihak yang merencanakan dan mengorganisasikan sebuah

kegiatan konferensi dan event. Mereka antara lain adalah, asosiasi/organisasi, travel

agency, hotel meeting coordinators, destination management company, independent.

Hubungan planners/organizers dengan client dan supplier dapat terbentuk menjadi dua

model. Pertama, inisiatif datang dari pihak client (dalam hal ini committee dari sebuah

asosiasi, perusahaan, pemerintah, maupun independen), yang kemudian melalui rapat

panitia pelaksana memutuskan untuk menyerahkan teknis pelaksanaannya kepada

PCO/EO. Kedua, inisitif datang dari pihak planners/organizers, dengan penyiapan

konsep dan proposal kegiatan, mencari pihak committee/client yang berhubungan dengan

topik konferensi dan event yang akan diselenggarakan untuk mendapat dukungan. Pihak

committee dalam hal ini bisa bertindak sebagai “host”, “sponsor” atau “co-sponsor”

tergantung negosiasi yang dilakukan, dengan mempertimbangkan berbagai

keuntungannya

Orang-orang yang menyelenggarakan konferensi dan event itu adalah para profesional,

yang disebut sebagai PCO. PCO itu sendiri adalah sebuah profesi. Perusahaan yang

mengkhususkan diri dalam melayani penyelenggaraan konferensi dan event secara

paripurna inilah yang disebut dengan perusahaan PCO atau yang di Indonesia dikenal

sebagai “usaha jasa konvensi, perjalanan, insentif, dan pameran”. Sebuah perusahaan

PCO dapat berperan sebagai agent (konsultan dan kontraktor) atau sebagai principal
Terdapat tiga bentuk struktur perusahaan konferensi dan event, berdasarkan banyak

sedikitnya personalia yang terlibat dalam organisasi perusahaan adalah : slim, middle, dan

fat.

Latihan

1. Kapankah keterlibatan PCO/EO dimulai dalam sebuah kegiatan konferensi dan

event?

2. Bagaimana hubungan antara PCO/EO dan panitia lokal dan pihak asosiasi

internasional?

3. Bagaimana cara mendirikan sebuah perusahaan jasa konvensi dan event?

4. Sebutkan sumber fee dan payment bagi PCO atas sebuah penyelenggaraan

konferensi dan event?

5. Jelaskan peran apa saja yang dapat dijalankan oleh perusahaan PCO dalam

sebuah penyelenggaraan konferensi ?

6. Apakah yang dimaksud dengan Professional Conference Organizer (PCO)?

Daftar Pustaka
1. James AF Stoner and Edward Freeman, “Management”, Prentice Hall, ” 5th Ed., New

Jersey, 1992

2. Michael H.Maescon, Michael Albert and Franklin Khedouri, “Management:

Individual and Organizational Effectivenes”, 2nd Ed, New York, Harper & Riwm 1985

3. Weirich, L Marguerite (1992), ”Meeting and Conventions Management”, Delmar

Publishers Inc, New York, halaman 4-11

4. Depparsenibud (1998-1999), ”Manual Pengoperasian Usaha Jasa Konvensi”, Jakarta,

halaman 29-30

5. IAPCO, “How to Choose the Right PCO”, 4th edition March 2005