Sasaran Belajar : Setelah membaca bab ini diharapkan Anda dapat memahami :
kerja mereka? Apa pula perusahaan PCO? Bagaimana dia mendapatkan keuntungan dari
sebuah penyelenggaraan konferensi dan event? Pada bab ini akan dijelaskan berbagai
pertanyaan itu.
terdapat tiga pihak yang terlibat sebagai stakeholders, yaitu pihak committee yang sering
kita sebut sebagai host atau juga client bagi industri konferensi dan event, kemudian para
perencana/pengorganisasi (planners/organizers) pertemuan itu, dan pihak pemasok
(suppliers).
Ada kekeliruan bahwa planners/organizers sebagai subjek yang pasif yang hanya
hubungan yang saling berkaitan atau mendukung satu sama lain di antara stakeholders,
khususnya dalam hal pihak mana yang bertindak sebagai inisiator dari sebuah
Committee/Client
Committee/Client Professional
Professional
Planners/
Planners/ Committee
Committee
Organizers
Organizers /Client
/Client
Professional
Professional
Planners/Organizers
Planners/Organizers
Model B.
Model A. Inisiatif
Inisiatif Suppliers Planners/
Suppliers
Suppliers
Suppliers Committee Organizers
Siapa Saja Planners/Organizers?
1. Asosiasi/Organisasi/Perusahaan
2. Perusahaan PCO
3. Travel Agency
6 Independent
Asosiasi/Organisasi/Perusahaan
Asosiasi dalam kaitan ini bisa berarti banyak, mulai dari asosiasi profesi, industri,
peminatan (hobi), organisasi massa, LSM, organisasi intra/ekstra kampus dan lainnya.
Dunia kampus, misalnya, terkenal sebagai organisasi yang sangat agresif dalam
menyelenggarakan konferensi dan event, apakah itu kegiatan yang berkaitan dengan
kemahasiswaan yang menjadikan konferensi dan event sebagai agenda regular bahkan
konferensi dan event berdasarkan tujuan masing-masing. Bukan sebuah kebetulan pula,
beberapa perusahaan atau asosiasi memiliki departemen event tersendiri yang khusus
akomodasi, mereka melakukan promosi, mereka menyiapkan produksi konferensi kit dan
dalam merencanakan dan mengorganisasikan konferensi dan event. Atau terbuka pula
menangani konferensi dan event dan atau menyewa profesional untuk membantu
Penunjukan siapa yang akan bertindak sebagai panitia atau manajer event dalam
asosasi biasanya ditentukan berdasarkan rapat pengurus, bisanya dalam asosiasi yang
besar sudah ada lembaga/departemen khusus yang membawahi event, maka secara
otomatis yang menjadi ketua panitia adalah event manager. Sebagai tindak lanjut
rapat pimpinan, peringatan atau perayaan ulang tahun, kegiatan sosial, olah raga dan
house yang profrsional, yang mampu menggerakkan sebuah konferensi dan event
Dalam konteks bahwa perusahaan dan asosiasi adalah perusahaan atau asosiasi
berhubungan dekat dengan perusahaan atau asosiasi di tingkat lokal atau perusahaan atau
asosiasi di tingkat yang lebih rendah. Di sini, planner/organizer perusahaan atau asosiasi
lokal kemungkinan hanya berperan sebagai pemberi masukan kepada perusahaan atau
asosiasi di atasnya dan menangani beberapa bagian yang sifatnya lokal, misalnya dalam
Perusahaan PCO
Travel Agents
Tak mengherankan jika dalam beberapa perusahaan travel agent terdapat divisi
khusus yang menangani konferensi dan event, dengan memanfaatkan jaringan kerja yang
mereka jalin selama ini dengan pihak hotel, atau supplier konferensi dan event lainnya.
Kemampuan dari seorang manajer konferensi dan event yang diangkat oleh perusahaan
penting, terutama misalnya ketika berurusan dengan konferensi dan event yang diikuti
lebih banyak peserta, apalagi apabila pertemuan yang akan diadakan itu memerlukan
karena penyelenggaraan itu bukanlah bisnis utama dari travel agent, maka ada berbagai
keterbatasan misalnya dalam hal sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk jangka
panjang. Ke depan memang sangat penting untuk memperkuat sinergi antara travel agent
diri dalam penanganan konferensi dan event, sehingga terjadi hubungan mutualistik di
antara mereka, terutama dalam kerangka promosi dan pemasaran suatu destinasi
Hotel, seperti juga travel agent memiliki bidang bisnis yang sangat berkaitan
dekat dengan koferensi dan event. Bahkan jauh lebih banyak memiliki kedekatan
terhadap dunia konfensi dan event dibandingkan dengan travel agent. Misalnya, hotel
(venue), tempat makan siang atau makan malam, bahkan sebagai tempat pameran.
peserta yang mereka butuhkan, berapa ruang pertemuan sekaligus (paralel) yang harus
Sama seperti travel agent, setiap hotel besar juga menyediakan manager atau
koordinator pertemuan (Hotel MICE Coordinators) yang secara khusus bertindak sebagai
planners/organizers lain, juga secara aktif melakukan atau membuat inisiatif berbagai
kegiatan konferensi dan event yang diadakan oleh pihak hotel dalam rangka
meningkatkan penerimaan tamu hotel maupun dalam rangka promosi atau pemasaran
hotel. Bahkan tidak sedikit di antara Hotel MICE Coordinators secara reguler
mengadakan pendidikan dan latihan, turnamen tenis, turnamen golf atau event-event
perayaan, seni budaya dan sosial atau lainnya dalam rangka mencapai tujuan itu.
Meski begitu, dalam pelaksanaan event yang diadakan oleh pihak hotel, umumnya
dengan jumlah peserta yang terbatas dan tersegmen. Ada kalanya juga tidak selalu
perusahaan DMC juga membuka divisi khusus yang menangani pertemuan (MICE).
Namun, untuk membantu penyelenggaraan suatu konferensi dan event mereka juga
Independent
Yang dimaksud dengan independent di sini adalah perseorangan atau seorang atau
lebih profesional yang diangkat atau dipekerjakan oleh sebuah panitia untuk membantu
penyelenggaraan konferensi dan event. Orang ini dikontrak secara profesional tanpa
terkait dengan sebuah perusahaan atau badan usaha yang diwakili oleh profesional
tersebut.
dan event sifatnya hanya temporary, atau tidak tetap, hanya sampai sebuah
penyelenggaraan sebuah konferensi dan event tersebut selesai. Ia bekerja untuk dan atas
nama panitia dan bertanggung jawab penuh kepada pihak panitia yang menunjuknya.
Hubungan Planners/Organizers dengan Client dan Supplier
berdasarkan inisiatifnya. Pertama adalah Model A, yaitu inisiatif datang dari pihak client
(dalam hal ini committee dari sebuah asosiasi, perusahaan, pemerintah maupun
dengan penyiapan konsep dan proposal kegiatan, mencari pihak committee/client yang
berhubungan dengan topik konferensi dan event yang akan diselenggarakan untuk
mendapat dukungan. Pihak committee dalam hal ini bisa bertindak sebagai “host”,
dan pameran mengenai industri telekomunikasi, maka dia akan melakukan kontak yang
sangat dekat dengan kantor Depkominfo dan mengajak Depkominfo sebagai “host”
kegiatan ini. Karena event ini merupakan inisiatif dari PCO/EO dan umumnya bukan
didanai oleh anggaran pemerintah, maka pihak PCO/EO akan bertindak sebagai prinsipal
yang mendanainya, dengan memperhitungkan keuntungan melalui penghasilan penjualan
dengan instansi pemerintah adalah suatu keharusan. Adanya dukungan dari pemerintah
atau institusi terkait akan membuka peluang pula terhadap donasi, sponsorship dan
Hanya saja untuk event-event yang sifatnya mini event, seperti perayaan-perayaan
atau sosial, penyelenggaraan event secara independen sangat memungkinkan, sebut saja
dalam event perayaan hari ulang tahun, pernikahan, perayaan malam tahun baru,
Penjelasan ini bisa dilihat dalam bab mengenai bidding. Namun, yang perlu dipertegas di
sini adalah bahwa committee lokal dan PCO/EO lokal merupakan “dwi-tunggal” dalam
proses persiapan bidding hingga tuntasnya penyelenggaraan konferensi dan event. Yang
Committee International
Koordinasi
(Porgram dan
Perusahaan PCO Teknis)
Suppliers
Supplier adalah para pihak, baik itu orang per orang atau badan usaha yang
jasa yang dibutuhkan oleh pihak panitia dan atau planner/organizer yang ditunjuk.
Siapa saja yang dimaksud supplier dalam penyelenggaraan konferensi dan event?
Berikut diantanya:
kerajinan)
- Usaha asuransi
kebudayaan)
- Usaha percetakan
Perusahaan PCO
Apa itu PCO? Bagaimana dengan lingkup dan tata kerjanya dalam sebuah
konferensi dan event? Kapan keterlibatan mereka dimulai, dari suatu proses persiapan
profesional penyelenggara konferensi dan event, terlepas apakah dia menjadi perusahaan
PCO adalah orangnya atau profesinya, namun bisa juga disebut usahanya, jika yang
negara lain lebih suka menggunakan ”organizer”, hal ini sebenarnya terkait ”citra” yang
fungsi seperti ”organizer”, begitu pula sebaliknya. Sehingga banyak orang lebih suka
dan fungsi PCO, yakni pihak yang merencanakan dan mengorganisir sebuah kegiatan
konferensi.
profesional (PCO). PCO itu sebenarnya adalah sebuah profesi, sama seperti profesi lain
misalnya pengacara, dokter, wartawan, guru dan sebagainya. Jika seorang pengacara
memiliki keahlian profesi dalam bidang menangani perkara para client-nya, maka
seorang PCO memiliki keahlian profesi dalam bidang penyelenggaraan konferensi dan
event.
Sebagai sebuah profesi, sama seperti dokter, bisa membuka praktik sendiri atau
bekerja dalam sebuah perusahaan yang khusus seperti rumah sakit atau klinik, seorang
PCO juga bisa bekerja secara independen atau bekerja pada institusi yakni perusahaan
1
yang khusus melayani jasa konferensi dan event atau bahkan di institusi lain yang
Asosiasi
CLIENT Pemerintahan
Perusahaan
PCO
Agent
Konsultan Kontraktor Prinsipal
PCO menerima fee atas PCO bertindak sebagai PCO sebagai Principal terjadi
berbagai kemungkinan pelaksana dari kegiatan MICE. ketika client tidak memiliki
kekurangannya ditanggung PCO menerima fee atas jasa dana untuk menyelenggarakan
oleh client. PCO biasanya yang diberikan. PCO suatu kegiatan MICE. Dalam
diminta untuk menyiapkan mempunyai tanggung jawab hal ini PCO mengambil inisiatif
konsep dan proposal sebuah dari mulai perencanaan sebagai penyedia dana
kegiatan MICE sampai kepada penyelenggaraan, yang nanti
penyelenggaraan akan diperhitungkan dalam
pemasukan konferensi dan
event.
Perusahaan yang menghususkan diri dalam melayani penyelenggaraan konferensi
dan event secara paripurna inilah yang disebut dengan Perusahaan PCO, atau yang di
Indonesia dikenal sebagai “usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran”, yakni
Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dan Surat Keputusan Direktur Jenderal
Pariwisata No. Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No.9 Tahun 1990
tentang Kepariwisataan.
Penjelasan berikut ini adalah penjelasan dengan pendekatan bahwa PCO sebagai
Sebuah perusahaan PCO perlu mengetahui mereka berperan sebagai apa sebelum
ditanggung oleh client. PCO biasanya diminta untuk menyiapkan konsep dan
menerima fee atas jasa yang diberikan. PCO mempunyai tanggung jawab dari
3. Prinsipal. PCO sebagai principal terjadi ketika client tidak memiliki dana
Di samping semua fee yang di-charge sebagai principal, PCO juga berhak atas
komisi akomodasi, tur (pre/post conference, technical atau study), dan komisi lainnya.
Sebagai agent, PCO juga berhak atas fee tetap untuk biaya konsultasi dan manajemen
konferensi dan pameran berdasarkan jumlah delegasi, jumlah ruang pameran yang terjual,
jumlah abstrak yang ditangani, persentase sponsor, presentase iklan yang terjual,
konsep dan proposal sebuah kegiatan konferensi dan event, dan sebagai kontraktor PCO
Sumber fee dan payment bagi PCO atas sebuah penyelenggaraan konferensi dan
event adalah:
4. Komisi akomodasi
6. Komisi miscellaneous
Struktur Fee PCO
Agent Prinsipal
1. FEE TETAP: Konsultansi Manajemen Disamping semua bentuk fee yang diperoleh
Konferensi dan Pameran sebagai Agent, Anda juga mendapatkan fee
Berdasarkan jumlah delegasi dari hal berikut;
Berdasarkan jumlah pendamping delegasi
Berdasarkan jumlah m2 yang terjual untuk pameran Komisi Akomodasi
Berdasarkan jumlah abstrak yang ditangani Tours – Peserta pendamping
Berdasarkan % sponsor yang berhasil diraih Pre/post konferensi
Berdasarkan % iklan yang terjual Technical atau Study
Berdasarkan % keuntungan pameran 3. Miscellaneous Commission
event? Bagaimana hubungan antara PCO/EO dan panitia lokal dan pihak asosasiasi
internasional?
Sebuah PCO/EO terlibat dalam sebuah kegiatan konferensi dan event bisa dimulai
dari proses awal, misalnya sejak proses tender dilakukan. Pada tahap ini, PCO/EO bisa
selama proses perencanaan dan pelaksanaan tender, mendampingi sebuah panitia lokal
memenangkan tender konferensi dan event untuk destinasi di negara mereka, dengan
dukungan atau kerja sama asosiasi konferensi dan event dan jika memungkinkan
dukungan dari pemerintah, yang diperlihatkan dengan surat dukungan tertulis menteri
Dalam banyak kegiatan konferensi dan event, keterlibatan PCO terjadi justru pada
saat proses perencanaan dan atau sebuah konferensi dan event (internasional) itu sudah
(nasional ataupun daerah), biasanya muncul beragam variasi lain. PCO bisa bertindak
sebagai inisiator sebuah konferensi dan event lalu ditawarkan kepada asosiasi, pemerintah
dari rencana yang sudah dimiliki oleh pihak panitia, baik itu untuk layanan penuh
maupun parsial.
relation atau bentuk lain. Meskipun ada, tetapi pada umumnya sebuah
adanya kerja sama yang sinergis antara PCO dan EO dalam menggelar
sangat besar.
Berdasarkan data ICCA (2005), dari 605 event asosiasi yang berlangsung tahun
2004, mereka menemukan 13,7% dari jumlah total event itu diorganisir oleh PCO.
Namun ICCA percaya angka yang menggunakan jasa PCO pada tahun itu mendekati
30%. Hal itu karena kecilnya jumlah sampel dan kenyataan bahwa terkadang PCO lokal
dipakai hanya untuk penanganan dasar, logistik transpor, dan pelayanan lain yang
waktu antara konferensi dan event yang diselenggarakan oleh panitia in-house dan
professional organizer masih sangat besar pada panitia in-house yaitu mencapai 85-90%.
Hal ini menunjukkan sebuah tantangan bahwa keterlibatan penyelenggara jasa konferensi
dan event dalam mengorganisir berbagai kegiatan konferensi dan event pemerintah,
perusahaan maupun asosiasi masih sangat besar, mengingat pasar jenis usaha ini memang
PCO juga mempertimbangkan dengan matang bagian mana yang bisa dilakukan
penghematan dan bagian mana tak bisa dihemat. Hal ini menjadi penting karena sebagai
unit usaha yang melibatkan banyak tenaga kerja dan juga voluntir, serta dengan beban
Karena itu, selain tujuan menghasilkan laba, maka sebuah perusahaan PCO juga
sehingga berlangsung stabil untuk pembiayaan konferensi. Hal ini penting karena tidak
jarang sebuah konferensi didanai oleh dana awal perusahaan PCO dan bahkan sebagai
creator, PCO juga dihadapkan pada tantangan penciptaan event-event baru yang
4. Kesuksesan promosi
persepsi yang berbeda terhadap PCO. Pertama, mereka yang memahami dengan baik apa
itu PCO. Kedua, mereka yang tahu PCO namun memiliki persepsi yang keliru mengenai
PCO. Ketiga, mereka yang sama sekali tidak pernah mengetahui apa itu PCO.
Diantara tiga kelompok orang ini, jenis kelompok kedua dan ketiga menjadi
kelompok yang dominan di Indonesia. Hal itu berdasarkan pengamatan sehari-hari dan
Publik sering menduga bahwa PCO itu adalah EO (Event Organizer). Meskipun
ada beberapa hal yang menjadi persamaannya, namun dalam praktiknya keduanya
berbeda. Seperti disebut terdahulu, dari segi pembinaannya, EO itu merupakan bidang
usaha yang berinduk pada Departemen Perdagangan, sedangkan PCO itu adalah
adalah event yang lebih kecil dibandingkan dengan PCO. Demikian pula, EO lebih
cenderung pada kegiatan yang sifatnya entertainment dan mini festival atau berkaitan
(meeting) yang terbatas seperti dalam perusahaan-perusahaan, dan atau pekerjaan yang
internasional, bisa merugikan citra para penyelenggara MICE yang sebenarnya sangat
mempertaruhkan nama baik negara. Untuk itu ke depan sangat diperlukan kerja sama
yang baik dan pembinaan yang sinergis untuk meng-up grade kemampuan para EO
Masalah Harga/Biaya
Persepsi bahwa PCO itu mahal, ternyata menjadi persepsi yang cukup banyak
terdengar dari publik. Mereka menduga bahwa menggunakan jasa PCO akan
menghabiskan banyak dana, dan mengkhawatirkan tidak akan terjadi efisiensi anggaran
di sana.
Persepsi ini sangat keliru. Bahkan penggunaan jasa perusahaan PCO sebenarnya
dilakukan sendiri (in house) atau amatiran. Jika diambil rata-rata, penggunaan jasa
perusahaan PCO dapat menghemat biaya sekitar 15-20%. Mengapa? Berikut beberapa
alasannya:
1. PCO mengetahui dengan baik harga setiap satuan yang harus dikeluarkan untuk suatu
jasa atau barang yang digunakan dalam setiap penyelenggaran konferensi. Ia punya
banyak pilihan dari berbagai supplier, dan ia memahami mana jasa atau barang yang
tepat;
2. PCO punya harga khusus yang tidak bisa diperoleh pihak lain, misalnya dalam hal
harga kamar atau venues, karena setiap perusahaan PCO menggunakan hotel dan
3. PCO sudah sangat terbiasa mengejakan banyak pekerjaan dalam waktu yang ketat
sehingga mengurangi pembiayaan untuk SDM yang dikeluarkan jika hal itu
dengan PCO fee yang ditetapkan oleh perusahaan PCO sebesar 10% dari anggaran
waktu dan penghematan anggaran yang dapat dihasilkan. Apalagi tak jarang pelaksanaan
kegiatan MICE dilakukan dengan penggunaan dana awal dari perusahaan PCO itu
sendiri.
Perlu dijelaskan bahwa persoalan budget seringkali menjadi rumit karena pihak
panitia tidak melibatkan PCO sejak awal pembuatan rancangan budget, karena seringkali
terjadi anggaran biaya yang dibuat panitia tidak tepat. PCO sendiri dengan kemampuan
SDM-nya mampu merancang anggaran biaya secara lebih baik dan lebih tepat, yang
menguntungkan pihak panitia. Bahkan sewaktu-waktu anggaran biaya itu bisa di-review,
karena bagaimanapun sebuah PCO itu berperan untuk membantu pihak panitia bagi
Persepsi lain adalah PCO itu memiliki jaring atau lapis-lapis koordinasi yang
panjang dan rumit, karena melibatkan banyak pihak di dalamnya, yaitu pihak sekretariat
internasional, panitia lokal dan PCO itu sendiri. Disamping itu, sebuah panitia seringkali
seharusnya dilakukan oleh PCO yang diserahkan kepercayaan untuk mengurusi segala
sesuatu tentang konferensi. Hal itu karena ketidakpahamanan tugas-tugas PCO itu
sendiri.
Jadi persepsi bahwa menggunakan PCO itu rumit adalah tidak benar, sebab ketika
Anda mempercayakan penyelenggaraan konferensi Anda kepada PCO, maka PCO akan
menjadi mitra Anda dalam segala hal untuk kesuksesan penyelenggaraan konferensi.
Sebaliknya penggunaan jasa PCO bisa memutus rantai birokrasi yang panjang dan
lama, melakukan pekerjaan yang tepat dalam waktu yang tepat dan dapat dipercaya
karena sudah memiliki pengalaman yang banyak untuk setiap bidang yang dikerjakan.
sebenarnya tidak perlu terlalu banyak. Dalam kenyataannya kepanitiaan yang terlalu
gemuk juga akan membuat pengambilan keputusan menjadi lama, dan tidak semua pula
personil yang dipilih dalam kepanitiaan mampu bekerja maksimal, kecuali hanya ingin
Kebiasaan membentuk kepanitiaan yang terlalu gemuk dengan banyak orang yang
tak efektif ini bisa teratasi dengan penyerahan pekerjaan ini kepada perusahaan PCO.
Masalah Waktu
dan pengundangan pembicara, persiapan dan lobi bidding, logistik, perizinan, imigrasi,
venue selection, pajak dan bea cukai, koordinasi dengan instansi atau pejabat tertentu,
Kemampuan ini, justru akan menghemat waktu, dan secara tepat dapat
berlangsung secara memuaskan karena jalinan kerja PCO yang sangat baik dengan
harus dilakukan serta waktu yang terbatas, membuat bantuan perusahaan PCO sangat
menentukan.
Bisa dibayangkan, jika semua pekerjaan ini dilakukan oleh sebuah panitia secara
amatiran, selain sulit untuk dipertanggungjawabkan, juga harus melibatkan banyak orang,
yang kemudian juga akan berdampak pada pengeluaran tambahan yang jumlahnya tidak
kecil.
internasional, namun sebenarnya tidak ada ketentuan baku mengenai hal itu. Semua
tergantung dari pihak panitia yang menawarkan pekerjaan, dan atau inisiatif dari PCO
Seperti diketahui, pasar MICE itu terdiri dari asosiasi, perusahaan maupun
dari berbagai bidang, baik yang memiliki afiliasi di tingkat internasional maupun yang
tidak, serta semakin maraknya tawaran tender pelaksanaan kegiatan MICE pemerintahan
yang dibuka oleh pemerintah, menunjukkan bahwa pasar event MICE nasional sangatlah
besar.
Karena itu pula diperlukan berbagai agresifitas dan kreativitas para perusahaan
PCO untuk melakukan pendekatan dan atau menciptakan ide-ide baru bagi lahirnya
mengontrol atau mengendalikan segala sesuatunya. Ini keliru. Kontrol tetap ada pada
panitia (yang merupakan client dari PCO). Panitia memutuskan segala sesuatu, dengan
yang dimilikinya.
penyelenggaraan event, itu adalah karakteristik para profesional konferensi, namun hal
itu tidak berarti bahwa mereka memutuskan sendiri. Apa yang ditawarkan oleh PCO
adalah jasa penyelenggaraan untuk kesuksesan panitia, dan hal itu berarti bahwa pemilik
event itu adalah pihak panitia, sehingga panitia lah yang mengontrol.
Belum banyaknya publik yang memahami PCO serta masih banyaknya kekeliruan
persepsi mengenai PCO mendorong kedasaran bagi kita bahwa masih sangat pentingnya
peranan sosialisasi industri ini ke dalam masyarakat, khususnya kepada pasar industri
INCCA sendiri selaku asosiasi MICE di Indonesia dalam kurun waktu lebih dari
pihak, termasuk media massa, tokoh masyarakat, berbagai organisasi hingga melakukan
pendekatan langsung kepada para pejabat penting termasuk kepada Presiden Republik
Indonesia.
Karena itu berikut ini ada beberapa tema dan langkah kampanye yang perlu
dilakukan oleh para stakeholder industri MICE dalam percepatan sosialisasi PCO ini
secara langsung maupun tidak langsung akan mempromosikan PCO kepada publik
dan pasar;
semakin menumbuhkan apresiasi yang baik bagi PCO, yang selanjutnya akan
Messages penting yang perlu disampaikan dalam setiap kampanye ini adalah
bahwa penggunaan PCO itu tidaklah mahal tapi sebaliknya lebih hemat; tidak rumit tapi
Hubungannya digambarkan dengan sangat jelas oleh Stoner dan Freeman (1992) bahwa
“tanpa manajemen yang efektif, organisasi akan mati menggelepar.” Manajemen itu
upaya organisasi, dan proses penggunaan semua lain-lain sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sebagai suatu proses, maka dia adalah
Dalam bab ini, akan dijelaskan dua bentuk organisasi yang berhubungan erat
dengan kegiatan konferensi dan event, yakni organisasi perusahaan dan organisasi
kegiatan. Organisasi perusahaan yang dimaksud adalah organisasi perusahaan jasa usaha
konferensi dan event, tentang variasi bentuknya, lingkup wewenang dan tugas, dan
efektivitasnya dalam menjalankan perusahaan usaha jasa konferensi dan event (PCO atau
EO).
kerja, wewenang dan sumber daya kegiatan konferensi dan event mulai dari proses
perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan dan pelaporan konferensi dan event itu,
sebuah event? Meskipun keduanya sepertinya sama, namun sebenarnya berbeda. Baik
sedangkan organisasi event bertujuan untuk sukses penyelenggaraan event. Antara sukses
perusahaan dan sukses event memang saling berkaitan, namun hukum bisnis
berbeda-beda antara satu dan yang lain, antara satu negara dan negara lain. Hal itu sangat
menangani konferensi dan event berkelas “mega” atau “medium”, jenis core bisnis,
supporter.
Sebuah perusahaan di Singapura yang mampu menggelar 200 event per tahun,
namun hanya dikelola oleh dua orang saja, strukturnya sangat simpel. Dua orang
sekaligus menangani berbagai hal yang berkaitan dengan event. Tidak jelas posisi
masing-masing apakah direktur dan wakil direktur atau direktur dengan managing
director, yang jelas mereka berdua menangani semua hal. Ini termasuk ekstrem, tetapi
sah-sah saja, karena bisa diterapkan. Pada umumnya memang struktur organisasi
perusahaan konferensi dan event di Eropa, Australia, dan Amerika Serikat juga tidak
terlalu “gemuk” antara 5-8 orang. Pertanyaannya bagaimana bisa sebuah event
mengisi tiga level kepemimpinan yaitu lini pertama, menengah, hingga puncak. Namun
demikian, memang perlu pengecualian untuk perusahaan event organizer yang secara
spesifik masih menspesialisasikan dirinya untuk satu-dua jenis event atau mungkin masih
belum lama berdiri, memiliki jumlah personel organiser yang kurang dari jumlah itu.
Hanya kenyataan selalu menunjukkan bahwa semakin besar liputan kerja sebuah
perusahaan penyelenggara jasa konferensi dan event, semakin besar pula tuntutan untuk
menggemukkan organisasinya.
Dilihat dari sisi peraturan perzinan, memang sulit bagi perusahaan konferensi dan
event untuk hanya ditangani oleh dua orang. Untuk pendirian perusahaan boleh dua
orang, tetapi untuk memperoleh izin usaha minimal tiga orang (untuk perusahaan PCO).
Terlepas dari berbagai faktor teknis, alasan adanya fungsi sosial perusahaan dalam
penyelenggaraan suatu konferensi dan event. Satu orang membuat konsep dan proposal
dan untuk membuat brosur orang itu mengorder ke perusahaan lain, kemudian mengontak
pembicara, mengontak venue dan seterusnya. Satu orang lagi menggarap administrasi,
membuka pendaftaran on-line, mengirimkan undangan lewat daftar alamat mail yang
perlengkapan audio visual, termasuk menyusun harga. Kegiatan-kegiatan lain yang masih
terkait, misalnya press conference, public relation, bisa dilakukan dengan “tangan” yang
lain, sementara “tangan” yang satu sedang berjalan menggarap sebuah event yang lebih
besar. Tak perlu heran jika dalam setahun misalnya perusahaan dua orang ini bisa
menggarap sampai ratusan event. Mengapa? Sekali lagi, kemampuan TI, outsourcing,
Dengan begitu ada tiga bentuk struktur perusahaan konferensi dan event,
adalah: slim, middle dan fat. Ketiganya tidak selalu didasarkan pada seberapa besar
pekerjaan yang bisa ditangani sendiri oleh perusahaan itu sendiri, atau berapa banyak
pekerjaan yang harus di –outsourcing, tetapi juga dipengaruhi oleh faktor nonteknis
lainnya.
and payment, travel and accomodation, sponsorship, printing. Namun, dalam banyak hal,
semakin lengkap struktur organisasi perusahaan, semakin berkurang yang dapat di-
outsourcing.
SLIM
Outsourcing
Outsourcing
FAT
Unit Usaha/Outsourcing
Pendirian Perusahaan
Bagaimana cara mendirikan sebuah perusahaan jasa konvensi dan event? Seperti
pemerintahan yang terkait di dalamnya. Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan
tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dan Surat Keputusan
Direktur Jenderal Pariwisata No. Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No. 9
Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, maka yang memberikan izin usaha adalah
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata. Hal yang sama berlaku bagi penyelenggara
wisata insentif.
Sementara untuk event organizer (EO) memperoleh izin dari Departemen
Perindustrian dan Perdagangan. Hal yang sama juga diberlakukan bagi izin
oleh Dinas Pariwisata DKI Jakarta, sedangkan EO dikeluarkan oleh Dinas Perindag DKI
Jakarta.
konferensi dan event dari mulai A sampai Z. Artinya, menangani semua lini yang
berkaitan dengan sebuah konferensi dan event. Karena antara satu kegiatan bisnis dan
kegiatan bisnis lain umumnya memiliki persamaan pelayanan, maka tidak menutup
kemungkinan sebuah perusahaan PCO juga menangani kegiatan bisnis lain yang
kebetulan membutuhkan jasa yang sama dengan sebaran jasa yang dilayaninya.
Sebut saja dalam kegiatan media and public relation atau marketing
communication, sebuah perusahaan PCO/EO dapat melayani jasa ini karena kemampuan,
pengalaman dan hubungan yang dekat dengan media dalam penyelenggaraan konferensi
percetakan, perencanaan media, media relation, dekorasi dan set-up, registrasi dan
resepsi, makanan, akomodasi, transportasi, pembicara, keamanan, asuransi, penerjemah,
Sesuai dengan sebaran layanan ini, maka dalam praktiknya sebuah perusahaan
PCO/EO selain terus berupaya untuk menciptakan konferensi dan event baru,
perusahaan, juga melayani jasa peluncuran produk baru, pemberian penghargaan, public
penutupan, desain logo, brosur, bendera, seragam, surat, kartu bisnis dan undangan,
produksi, perencanaan dan produksi iklan televisi, radio, koran, majalah dan audio visual
khusus (cocktail, banquet, dll.), mempersiapkan akomodasi hotel dan mengatur kamar,
mengatur program rekreasi untuk partisipan dan untuk keluarga partisipan, press tour,
kegiatan konferensi dan event. Mereka antara lain adalah, asosiasi/organisasi, travel
Hubungan planners/organizers dengan client dan supplier dapat terbentuk menjadi dua
model. Pertama, inisiatif datang dari pihak client (dalam hal ini committee dari sebuah
konsep dan proposal kegiatan, mencari pihak committee/client yang berhubungan dengan
topik konferensi dan event yang akan diselenggarakan untuk mendapat dukungan. Pihak
committee dalam hal ini bisa bertindak sebagai “host”, “sponsor” atau “co-sponsor”
keuntungannya
Orang-orang yang menyelenggarakan konferensi dan event itu adalah para profesional,
yang disebut sebagai PCO. PCO itu sendiri adalah sebuah profesi. Perusahaan yang
paripurna inilah yang disebut dengan perusahaan PCO atau yang di Indonesia dikenal
sebagai “usaha jasa konvensi, perjalanan, insentif, dan pameran”. Sebuah perusahaan
PCO dapat berperan sebagai agent (konsultan dan kontraktor) atau sebagai principal
Terdapat tiga bentuk struktur perusahaan konferensi dan event, berdasarkan banyak
sedikitnya personalia yang terlibat dalam organisasi perusahaan adalah : slim, middle, dan
fat.
Latihan
event?
2. Bagaimana hubungan antara PCO/EO dan panitia lokal dan pihak asosiasi
internasional?
4. Sebutkan sumber fee dan payment bagi PCO atas sebuah penyelenggaraan
5. Jelaskan peran apa saja yang dapat dijalankan oleh perusahaan PCO dalam
Daftar Pustaka
1. James AF Stoner and Edward Freeman, “Management”, Prentice Hall, ” 5th Ed., New
Jersey, 1992
Individual and Organizational Effectivenes”, 2nd Ed, New York, Harper & Riwm 1985
halaman 29-30
5. IAPCO, “How to Choose the Right PCO”, 4th edition March 2005