MODUL PERKULIAHAN

MICE

Pengguna Industri MICE

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi & Bisnis Manajemen D3 03 04510005 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A

Ringkasan Kompetensi
1. Menjelaskan pengguna industri MICE. Mahasiswa mampu menjelaskan
2. Menjelaskan perusahaan dan Asosiasi
Pengguna Industri MICE
MICE
3. Menjelaskan siapa agen/ perusahaan
penyedia tempat penyelenggara MICE
4. Menjelaskan perjalanan incentive,
DMO, Corporate event company,
business travel agency, exhibiton, dan
agen lainnya
 PENGGUNA INDUSTRI MICE

3.1 PENGGUNA INDUSTRI MICE

Pelaku yang terlibat dalam kegiatan MICE biasa disebut sebagai pengguna dan penyedia,
biasanya meliputi:

A. PERUSAHAAN DAN ASOSIASI

Sama seperti industri lainnya, industri MICE juga terdiri dari pengguna dan penyedia.
Pengguna pada industri MICE adalah para penyelenggara kegiatan konferensi (Conference
Organizer, Meeting Planner) atau siapa saja yang biasa menggunakan tempat-tempat untuk
kebutuhan kegiatan MICE serta menggunakan pelayanan yang berhubungan dengan
penyelenggaraan kegiatan tersebut.
Dua macam tipe besar pengguna di industri MICE adalah Corporate dan Association.
Banyak terdapat agen kecil atau perorangan yang bekerja sendiri dalam mengelola bisnis
MICE dengan bertujuan untuk mengambil keuntungan sendiri. Istilah Corporate biasanya
identik dengan Conference Organizer atau Meeting Planner yang bekerja untuk perusahaan
dengan tujuan mencari keuntungan. Banyak perusahaan memiliki divisi konferensi sendiri,
tetapi sejak terjadinya krisis ekonomi pada akhir tahun 1990 sampai awal tahun 2000, dinilai
divisi ini hanya menjalankan fungsinya pada saat-saat tertentu saja, sehingga perusahaan
mulai menutup divisi ini dan menjalankan kegiatan MlCE bekerjasama dengan
penyelenggara dari luar dengan dasar kontrak kesepakatan. Tidak jarang juga banyak
perusahaan yang menutup divisi konferensi menggunakan jasa pegawai tidak tetap dalam
melaksanakan kegiatan MlCE-nya, sehingga tidak membebani kcuangan perusahaan.
Sebagai pengguna fasilitas kegiatan MICE, mereka harus benar-benar dapat
mencari lokasi yang sesuai dan mendapatkan tempat yang cocok dengan keinginan
konsumen dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Tidak terbatas pada satu tempat saja,
satu daerah saja, tetapi pencarian tempat pun bisa dilakukan antar negara, karena banyak
ketertarikan peserta untuk menghadiri suatu kegiatan MICE berdasarkan tempat di mana
lokasi akan diselenggarakannya kegiatan tersebut. Tugas penyelenggaraan kegiatan MICE
atau event yang tidak diberikan kepada conference atau event organizer; dalam suatu
perusahaan biasanya dikelola oleh divisi Human Resources, atau Administrasi. Sehingga,
pada divisi inilah banyak tantangan untuk menyelenggarakan kegiatan MICE atau event
sendiri, yang dimulai dengan mencari tempat yang sesuai dengan tema kegiatan yang
diselenggarakan. ,

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

2 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 Keputusan tentang pelaksanaan kegiatan MICE mulai dari pemilihan tempat, biaya,
besarnya kegiatan, keterlibatan personal, bentuk kegiatan dan lainnya merupakan
keputusan yang harus segera mendapat perhatian dari setiap pihak yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut dan yang terpenting dalam pelaksanaan kegiatan MICE
banyak keputusan yang perlu diambil segera karena berhubungan dengan kepuasan
peserta pada kegiatan MICE dan event.
Karena faktor efisiensi pekerjaan, banyak pertemuan perusahaan diselenggarakan di
sebuah hotel, meskipun tidak jarang diselenggarakan dalam ruang rapat khusus yang
disediakan d' perusahaan. Penyelenggaraan perjalanan insentif lebih sering dilaksanakan di
tempat lain yang memiliki daya tarik tersendiri dengan maksud mendapatkan suasana lain
dari rutinitas pekerjaan dan situasi lingkungan perusahaan.
Dalam persiapan, penyelenggaraan pertemuan perusahaan biasanya tidak serumit
dari enyelenggaraan pertemuan untuk sebuah asosiasi. Dengan persiapan dalam hitungan
minggu atau hari dan bahkan jam, pertemuan untuk perusahaan dapat diselenggarakan.
tetapi untuk sebuah pertemuan atau konferensi asosiasi biasanya memerlukan waktu lebih
lama bisa sampai 3 bulan persiapan atau bahkan lebih.
Biaya yang dikeluarkan untuk pertemuan perusahaan biasanya lebih besar untuk
setiap peserta/delegasinya. Bagi asosiasi secara umum biaya yang dikeluarkan untuk
pertemuan lebih kecil. Dalam menentukan peserta yang akan hadir pada kegiatan MICE
biasanya perusahaan akan mengalokasikan dari biaya pelatihan dan peningkatan
kemampuan pegawai dalam perusahaan. Penggunaan dana yang tepat sangat berpengaruh
pada suksesnya penyelenggaraan MICE dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Tipe delegasi atau peserta pada kegiatan MlCE (dalam survey yang diselenggarakan
oleh UK Conference Market Survey pada tahun 2002) adalah:
• Sepanjang tahun 2001, rata-rata setiap peserta mengikuti kegiatan MICE sebanyak
38 kali

• 67 persen peserta yang mengikuti kegiatan MICE adalah pria

• Sedikitnya Event organizer menyelenggarakan kegiatan MICE dihadiri oleh 70%

delegasi dengan posisi manajer senior atau profesional dibidang penjualan dan
pemasaran, 43% ahli keuangan, 31 % administrasi dan 11% yang berprofesi sebagai
tenaga medis.

• 88% dari setiap industri yang ikut dalam kegiatan konferensi puas dengan pemilihan
tempat.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

3 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 • Masalah yang banyak dikeluhkan dalam penyelenggaraan konferensi adalah
makanan dan jarang sekali mengeluhkan tentang penampilan atau pelaksanaan
kegiatan MlCE.

Secara umum karakter kegiatan konferensi dihadiri tidak lebih dari 200 orang peserta
dengan waktu penyelenggaraan yang tidak terlalu lama tetapi mengeluarkan biaya yang
besar dan menjadi tanggungan perusahaan yang mengirimkan pesertanya. Asosiasi
sebagai pengguna jasa kegiatan MlCE terdiri dari banyak organisasi yang bergerak dalam
bidang perdagangan, institusi pendidikan, kegiatan sosial, organisasi keagamaan, partai
politik dan lainnya. Peserta yang mengikuti kegiatan MlCE dari asosiasi biasanya memiliki
karakteristik sebagai berikut:
• Peserta biasanya menghadiri kegiatan MICE yang diselenggarakan oleh asosiasinya
daripada menghadiri kegiatan serupa yang diselenggarakan tempat kerjanya.

• Peserta biasanya membiayai sendiri keikutsertaannya pada kegiatan MICE,

sehingga sebagai penyelenggara sebaiknya dapat mengatur/menyusun biaya yang
sesuai dengan kemampuan peserta (biasanya lebih murah dari kegiatan untuk
perusahaan).

• Pemilihan akomodasi menjadi hal penting bagi peserta, sehingga penyelenggara

perlu memberikan beberapa jenis pilihan akomodasi dari jenis guest house sampai
hotel berbintang.

• Menariknya untuk tempat penyelenggaraan konferensi, asosiasi juga dapat

menggunakan taman terbuka di samping penggunaan ruangan khusus sehingga
menjadikan penyelenggaraan kegiatan memiliki kekhasan tersendiri.

• Jumlah peserta yang hadir. akan lebih banyak dari industri, karena biasanya asosiasi
menyelenggarakan konferensi secara periodik yang dihadiri hampir seluruh
anggotanya dan tidak jarang juga kegiatan konferensi asosiasi menarik perhatian
media untuk meliput.

• Dalam sebuah survey yang diselenggarakan oleh UK Conference Market Survey

pada tahun 2002, rata-rata usia delegasi pada konferensi asosiasi adalah 38 tahun
(sedangkan pada tahun 2001 adalah usia 42 tahun), dengan 62% pesertanya adalah
pria dan mereka menghadiri kegiatan seperti ini dua kali dalam setahun.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

4 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 Karakteristik peserta seperti di atas dapat diaplikasikan untuk hampir semua jenis
asosiasi tetapi tetap dalam setiap penyelenggaraan perlu ditinjau aspek penting yang
menjadi ciri khas penyelenggaraan MICE dari setiap asosiasi. Misalnya, banyak anggota
dari satu asosiasi medis selalu menginginkan jenis akomodasi hotel bintang untuk mereka
menginap selama kegiatan berlangsung dengan tetap memperhatikan bahwa jumlah hotel
cukup untuk jumlah delegasi yang hadir ditambah dengan spouse yang turut serta untuk
mengikuti acara.

B. SEKTOR PUBLIK ATAU PEMERINTAH

Sektor publik atau pemerintah dalam mengikuti kegiatan MICE biasanya memiliki
karakteristik yang tidak terlalu jauh berbeda dengan peserta dari asosiasi di samping karena
peserta dari pemerintahan, maka jumlah dana yang digunakan untuk turut serta dalam
kegiatan terbatas. Sebagai conference organizer, harus dapat memahami bahwa meskipun
peserta yang hadir tidak membayar sendiri biayanya, tetapi sebagai wakil pemerintah
dengan biaya terbatas, organizer harus dapat menyelenggarakan kegiatan MICE dengan
biaya yang sesuai. Penyelenggaraan seperti ini biasanya dengan menggunakan tempat
yang tidak terlalu mahal, misalnya menggunakan tempat di universitas, tempat pelayanan
umum atau hotel yang tidak terlalu mewah.
Tidak jarang juga untuk jenis kegiatan serupa, meskipun dengan karakteristik sektor
publik, penyelenggaraan konferensi dapat dilangsungkan pada tempat dengan standar tinggi
karena permintaan dari delegasi. Pada sektor ini biasanya delegasi atau peserta
mendapatkan akomodasi yang harus tinggal dalam satu kamar dengan peserta lainnya.
Karena banyaknya permintaan akan jenis konferensi yang diselenggarakan pemerintah
dengan biaya yang tidak terlalu tinggi, maka banyak universitas mulai meningkatkan
fasilitasnya untuk siap menerima peserta dengan karakteristik seperti ini dan membuat
penyedia jasa akomodasi juga semakin berkompetisi menghadapi pasar yang semakin
kompetitif.

C. CONFERENCE ENTREPRENEUR
Tipe ketiga pengguna industri MICE adalah orang-orang yang tertarik untuk
menghadiri kegiatan/ konferensi berdasarkan ketertarikan akan topik yang dibahas saja,
biasa dikenal dengan hot topics. Topik yang diangkat dan banyak mendapat perhatian dari
pengunjung biasanya adalah topik mengenai bisnis di mana seluruh peserta dapat berdikusi
dan berdebat langsung dengan pembicara dan ahlinya.
Organizer hanya mempunyai tujuan untuk menjual tempatnya pada orang yang
benar-benar tertarik saja. Sebagai organizer kegiatan semacam ini memiliki resiko yang
tinggi, karena organizer harus mengeluarkan biaya yang besar dan bermacam-macam tetapi

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

5 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
belum tentu banyak peserta yang akan hadir. Di sisi lain, apabila peserta yang hadir lebih
banyak dari perkiraan atau mencapai target yang diharapkan, maka keuntungan yang
besarpun akan dapat diraih oleh organizer. Untuk menyelenggarakan kegiatan jenis ini yang
hanya diselenggarakan dalam waktu singkat (biasanya tidak lebih dari 8 jam) di Amerika
seorang peserta harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, biasanya berkisar antara
US$300-$500.
Untuk sukses pada konferensi jenis ini, penyelenggara harus jelas dengan topik yang
diangkat dan kemungkinan menampilkan materi konferensi, memiliki sumber data siapa saja
yang diundang dan kepada siapa saja konferensi ditujukan.

D. SUPPLIER
Pelaku wisata MICE yang selanjutnya adalah Supplier atau penyedia tempat,
destinasi atau jenis pelayanan lainnya yang biasa digunakan oleh penyelenggara kegiatan
MICE. Supplier untuk kegiatan MICE saat ini telah berkembang dengan sangat pesat dan
sangat baik dalam jumlah maupun jenisnya. Sebagai suatu supplier pada kegiatan MICE
terbagi menjadi tiga kategori utama: tempat penyelenggaraan, destinasi. dan pelayanan
lainnya. Saat ini banyak hotel digunakan sebagai tempat untuk penyelenggaraan kegiatan
MICE, bahkan tidak jarang kegiatan MICE yang diselenggarakan di hotel memberikan
pemasukan yang lebih besar bagi hotel itu sendiri, hal ini terlihat karena banyak hotel hanya
terisi pada akhir minggu saja, sehingga hotel harus menjual fasilitas yang dimilikinya pada
hari kerja dan memberdayakan pegawai yang dimilikinya. Fasilitas inilah yang banyak dicari
oleh penyelenggara untuk kegiatan MICE. Dengan adanya tempat penyelenggaraan MICE
(convention atau conference centre) beberapa hotel di sekitarnya akan mendapatkan
keuntungan karena banyak peserta yang meskipun menghadiri kegiatan MICE di hotel besar
atau convention center tetapi peserta tidak selalu tinggal di hotel tersebut, hai ini terjadi
karena tipe peserta yang menghadiri kegiatan ini tidak semuanya dikirim oleh perusahaan.
Selain pembangunan sebuah hotel, banyak convention center juga dibangun
dibanyak negara lain, hal ini berkaitan dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaraan
kegiatan MICE. Istilah convention center/meeting room sering digunakan untuk
menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas eksibisi, hall dan konvensi
tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap. Istilah conference center adalah untuk
menjelaskan bangunan dengan ruang rapat, akomodasi kamartetapi tidak memiliki tempat
eksibisi (exhibition space). Tetapi saat ini mulai juga dibangun di banyak negara jenis
fasilitas yang menggabungkan unsur keperluan tempat penyelenggaraan MICE dan
akomodasi peserta atau pengunjung serta fasilitas lainnya yang dibutuhkan. Tempat Seperti
ini biasanya dikenal dengan convention resort. Istilah resort pada kegiatan MICE saat ini
menggabungkan antara tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dengan hotel, pusat

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

6 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
perbelanjaan, pusat olah raga dan banyak fasilitas pendukung lainnya yang memberikan
kemudahan bagi pesertanya.
Dengan adanya tempat penyelenggaraan MlCE (convention atau conference centre)
beberap hotel di sekitarnya akan mendapatkan keuntungan karena banyak peserta yang
meskipun menghadiri kegiatan MICE di hotel besar atau convention center tetapi peserta
tidak selalu tinggal di hotel tersebut, hal ini teriadi karena tipe peserta yang menghadiri
kegiatan ini tidak semuanya dikirim oleh perusahaan. Tidak hanya hotel dikuniungi oleh
peserta saja, tetapi apabila event diselenggarakan berskala nasional atau internasional,
maka media juga akan datang untuk meliput dan tentunya memerlukan akomodasi selama
kegiatan itu berlangsung. Banyak hotel besar Saat ini mendesain ulang dan melengkapi
fasilitasnya dengan keperluan konferensi termasuk penggunaan teknologi terbaru untuk
kelengkapan konferensi.
Selain hotel, banyak convention center dibangun di banyak negara, hal ini berkaitan
dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaraan kegiatan MICE. Istilah convention
center/meeting room sering digunakan untuk menggambarkan sebuah gedung dengan
kelengkapan fasilitas eksibisi, hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap.
Istilah conference center adalah untuk menjelaskan bangunan dengan ruang rapat,
akomodasi kamar tetapi tidak memiliki tempat eksibisi (exhibition space). Tetapi saat ini
mulai iuga dibangun di banyak negara jenis fasilitas yang menggabungkan unsur keperluan
tempat penye|enggaraan MICE dan akomodasi peserta atau Pengunjung serta fasilitas
lainnya yang dibutuhkan. Tempat seperti ini biasanya dikenal dengan convention resort.
lstilah resort pada kegiatan MICE saat ini menggabungkan antara tempat penyelenggaraan
kegiatan MICE dengan hotel, pusat perbelanjaan, pusat olah raga dan banyak fasilitas
lainnya. Banyak convention center yang dibangun khusus disiapkan untuk beragam jumlah
pengunjung, mulai dari ratusan sampai ribuan pengunjung.
Tempat-tempat di lokasi akademis seperti universitas juga memiliki tempat yang
dapat digunakan untuk penyelenggaraan konvensi. Di beberapa negara, kegiatan konvensi
yang diselenggarakan di universitas dilakukan pada saat mahasiswa libur, sehingga terjadi
optimalisaSi penggunaan ruangan dan akomodasi. Di Jerman sekitar 300 universitas
digunakan sebagai tempat Untuk kegiatan rapat dan konvensi, begitu juga di lnggris banyak
universitas mulai melengkapi fasilitasnya untuk kegiatan serupa dan dapat digunakan
sepanjang tahun untuk jumlah peserta Sampai dengan 550 orang. Selain digunakan untuk
jumlah pengunjung yang besar, penyekat digunakan untuk membagi ruangan besar menjadi
ruang rapat kecil sesuai jumlah peserta.
Bangunan dan fasilitas publik juga banyak digunakan untuk penyelenggaraan
kegiatan MICE, misalnya Brisbane City Hall Australia, Porsmouth Guidhall, inggris,
Bremen's Stadhalle. Jerman. Penggunaan gedung-gedung ini karena adanya permintaan

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

7 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
penyelenggara untuk dapal melangsungkan kegiatan yang berbeda dari yang pernah
diselenggarakan sebelumnya.
Saat ini mulai berkembang penggunaan terhadap tempat yang tidak biasanya
digunakan sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, tetapi karena banyak
penyelenggara menginginkan tempat-tempat tersebut digunakan dengan maksud
memberikan hal yang sangat spesial, maka tempat tersebut dikategorikan sebagai tempat
unik (unique venues). Atraksi yang ditampilkan oleh destinasi akan memberikan kesan pada
peserta yang hadir. Dengan penggunaan tempat unik inilah maka mulai banyak supplier
melengkapi tempat-tempat tersebut dengan fasilitas untuk kegiatan MICE, tetapi tidak jarang
juga tempat unik tersebut masih minim dalam fasilitas sehingga penggunaannya
disesuaikan dengan fasilitas tersedia, misalnya untuk penyelenggaraan yang tidak
memerlukan waktu lama. Karena kurangnya fasilitas yang lengkap, tempat penyelenggaraan
harus mampu memberikan kompensasi bagi peserta dalam bentuk lain, misalnya kegiatan
lainnya yang akan mengimbangi kegiatan peserta selama berada di tempat tersebut, seperti
olahraga, melihat kegiatan kultur atau mengunjungi tempat-tempat hiburan (museum,
teater), mengunjungi atraksi wisata (heritage, taman, kastil), atau menggunakan alat
transportasi sebagai objek (ferry, kereta uap). Salah satu contoh yang baik adalah British
Isles, memiliki banyak tempat unik yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan
konvensi dan konferensi.
Destinasi merupakan hal yang paling penting bagi penyelenggara untuk
mempertimbangkan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Setiap destinasi kegiatan
MICE harus memiliki beberapa jenis tempat, fasilitas, atraksi dan pelayanan pendukung
lainnya serta infrastruktur yang baik untuk menarik bisnis MICE. Destinasi yang lengkap
dengan fasilitas akan menjadikan destinasi sebagai pasar untuk industri MICE sehingga
kekuatan setiap destinasi akan mudah untuk dipromosikana Untuk memenuhi keiengkapan
fasilitas penunjang bagi destinasi yang belum lengkap dapat diiakukan dengan bekerjasama
dengan asosiasi dan organisasi penyelenggaran kegiatan MICE, seperti DMO (Destination
Marketing Organization), CVB (Convention and Visitor Beraux).

E. SUPPLIER LAINNYA
Industri MICE banyak berkerjasama dengan supplier dari industri lain untuk memenuhi
keinginan setiap peserta karena tidak seluruh fasilitas yang dimiliki tersedia dari satu
penyedia jasa. Beberapa penyedia jasa untuk pelengkap kegiatan MICE adalah:
• Kontraktor audiovisual, termasuk menyediakan SDM yang kompeten dan fasilitas
yang lengkap serta teknologi terbaru

• Perusahaan telekomunikasi (video/teie/satelit conference)

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

8 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 • Jasa tranSportasi (penerbangan, bis, kereta, penyewaan kendaraan, taksi, ferry)

• Juru alih bahasa (biasanya untuk konferensi yang bersifat internasional)

• Pembicara, pengisi acara dan perusahaan yang bergerak dalam event khusus
(misalnya penyelenggaraan event bersifat keolahragaan/outdoor activities)

• Jasa katering

• Penyediajasa layanan bunga

• Kontraktor penyedia stand untuk eksibisi

• Perusahaan yang mengembangkan software untuk menemukan tempat dan program

kegiatan.

F. AGEN
Agen merupakan istilah yang biasa digunakan untuk mendeskripsikan berbagai jenis
organisasi balk itu penyedia jasa ataupun pengguna jasa. Mereka memberikan pelayanan
kepada kliennya dengan berbagai peraturan yang telah ditetapkan secara bersama.
Agen/penghubung biasa juga membantu terselenggaranya sebuah event dengan cara
dikontrak mulai dari perencanaan sampai terselenggaranya event.
Banyak bermunculan agen perencana dan penyelenggara kegiatan konvensi yang
mem berikan bantuannya tetapi tidak jarang dari mereka juga tidak memiliki profesionalisme,
sehing merugikan pihak perusahaan yang menggunakan jasa mereka. Banyak terjadi hai
serupa yang akan merugikan pihak penyelenggara. Untuk mengantisipasi hal tersebut, perlu
adanya seleksi terhadap penggunaan agen dalam suatu kegiatan MICE, terlebih lagi
apabila kegiatan yang dimaksud memiliki prestise yang tinggi dengan peserta yang hadir
dari kalangan atau organisasi tertentu dengan Standa, yang tinggi. Dengan melihat jenis
pekerjaan dan tanggung jawabnya, beberapa jenis organisasi Yang dapat dikategorikan
sebagai agen penyelenggara kegiatan MICE yang terbagi dalam:

Professional Conference Organizer (PCO)

Adalah profesional yang merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan
kegitan MICE dengan mempertimbangkan pengelolaan biaya, administrasi, serta
pemasarannya dan bekerjasama dengan pihak-pihak terkait sehingga penyelenggaraan
kegiatan konferensi dapat berjalan SeSUai dengan harapan konsumen.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

9 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 PCO dapat bekerja sebagai konsultan yang hanya memberikan pandangan
berdasariq, pengalaman, keterampilan dan keahlian yang dimilikinya kepada konsumennya
yang melipui pemantauan dan memberikan rekomendasi mengenai tempat, membantu
merencanakan program termasuk program sosial, pemasaran kegiatan MICE, pengaturan
registrasi peserta, pemesanan jasa akomodasi pada tempat dan jenis yang berbeda-beda,
perencanaan sebuah eksibisi yang berlangsung bersamaan dengan kegiatan konferensi dan
membantu penyusunan budget serta penyelenggaraan kegiatan MICE.

PCO juga dapat bekeria sebagai project Manager yang menghubungkan panitia
pelaksana dengan penyedia jasa (supplier) yang berhubungan dengan kegiatan MICE. PCO
biasanya dibayar berdasarkan jumlah peserta yang hadir atau dengan melakukan
perhitungan yang berdasarkan pada jumlah pegawai yang terlibat, atau jumlah hari
pelaksanaan. PCO juga biasanya mendapatkan komisi dari penggunaan akomodasi dan
ruangan yang digunakan, serta atas penggunaan jasa pelayanan lainnya (toko cinderamata,
oleh-oleh) dan besarannya berkisar antara 10-15% karena telah membawa konsumen
datang. Hal ini juga yang memberikan keuntungan lain sebagai PCO ketika banyak jaringan
dibuat oleh PCO untuk kepentingan konsumen. Menurut Rogers (2003), Pelayanan yang
diberikan oleh PCO antara lain:
a. Penyediaan dan pemilihan tempat penyelenggaraan dan melakukan pemesanannya.

b. Pemesanan dan pengelolaan akomodasi yang bervariasi untuk peserta.

c. Pemasaran event termasuk perencanaan pemasaran, desain program konferensi,

materi promo“ PR dan peliputan oleh media.

d. Perencanaan program dan pemilihan pembicara pada kegiatan MICE.

e. pengaturan kegiatan administrasi dan sekretariat, pengaturan registrasi peserta,

pemilihan staff yang diperlukan dan pengorganisasian penggunaan jasa transportasi
bagi peserta.

f. Mengatur penyelenggaraan eksibisi serta penjualan dan pemasarannya.

g. Memberikan masukan dan kordinasi tentang penggunaan audiovisual termasuk

penggunaan jasa pelayanan penterjemah bahasa bila diperlukan.

h. Merencanakan katering, bekerjasama dengan juru masak dan seluruh staf banquet
serta jasa katering apabila harus bekerjasama dengan pihak katering dari luar
tempat penyelenggaraan.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

10 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 i. Menyusun kegiatan atauievent sosial, program tur dan kunjungan-kunjungan yang
menjadi kegiatan pendukung.

j. Menyusun keamanan dan kesehatan serta keselamatan pada persiapan,

penyelenggaraan event dan setelah event berlangsung.

k. Mencatat dan mengolah data hasil konferensi untuk dipublikasikan.

l. Menyusun poster yang bekerjasama dengan pihak yang tepat.

m. Mempersiapkan anggaran, mengelola pemasukan dan pengeluaran, meningkatkan

pendapatan melaiui sponsor dan eksibisi, mengelola pajak dan asuransi.

n. Mempersiapkan kontrak untuk setiap supplier yang terkait dengan penyelenggaraan

kegiatan MICE.

3.2 AGEN PENYEDIA TEMPAT PENYELENGGARAAN MICE

Agen ini memberikan jasa penyediaan tempat penyelenggaraan MICE dengan
memberikan rekomendasi tempat yang cocok dengan kegiatan yang berlangsung. Biasanya
agen akan memberikan minimal tiga pilihan tempat yang cocok kepada konsumen dengan
imbalan komisi dari pemilik tempat. Pelayanan yang diberikan tidak terbatas pada tempat
penyelenggaraan saja, tetapi juga akomodasi tempat untuk peserta dan agen penyedia
tempat tidak menerima komisi dari peserta.
Di banyak negara, agen yang telah sukses menjalankan bisnisnya beralih menjadi
event organizer karena mereka telah memiliki jaringan yang luas tidak hanya dengan
penyelenggara saja tetapi juga dengan kliennya. Dengan berubahnya fungsi yang semula
sebagai agen penyedia tempat me'njadi organizer telah membuktikan bahwa secara
ekonomi kegiatan MICE memberikan dampak yang besar dan dapat dijadikan sebagai
usaha individu.

3.3 PERUSAHAAN PENYELENGGARA MICE

Perusahaan yang bergerak dalam penyelenggaraan kegiatan MICE memberikan
pelayanannya dalam hampir seluruh aspek seperti mendesain tempat konferensi, menyusun
tata letak untuk keperluan konferensi, mempersiapkan tata cahaya, tata suara, penggunaan
teknologi dalam kegiatan MICE untuk presentasi (tele conference, video, dvd, projection dan
lain-Iain) serta efek spesial lainnya yang diperlukan dalam kegiatan MICE yang tentunya
disesuaikan dengan kebutuhan setiap kliennya.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

11 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 Kreativitas sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE karena setiap
peserta harus mendapatkan pengalaman yang tak terlupakan, di situlah biasanya tolok ukur
keberhasilan suatu kegiatan MICE.

3.4 PERJALANAN INSENTIF

Perjalanan insentif adalah jenis perjalanan yang diberikan oleh perusahaan kepada
pegawainya atas prestasi yang diraih dan merupakan penghargaan yang tidak didapat oleh
semua pegawai, tetapi hal ini akan memotivasi karyawan untuk bekerja sebaik mungkin
yang pada akhirnya tujuan perusahaan akan tercapai.
Tujuan perusahaan tersebut bermacam-macam, seperti peningkatan produksi atau
peningkatan penjualan serta peningkatan daya beli konsumen atau lainnya. Tujuan
dilakukannya perjalanan insentif oleh perusahaan adalah agar karyawan yang melakukan
perjalanan insentif dapat melakukan studi banding di lokasi yang menjadi tujuannya dengan
melakukan diskusi atau pertemuan sehingga manfaat lain dapat dicapai oleh perusahaan.
Saat ini, banyak perusahaan yang mulai melakukan perjalanan insentif untuk karyawannya,
karena karyawan dipandang sebagai aset perusahaan yang akan membantu perusahaan
mencapai tujuannya. Banyak model perjalanan insentif diberikan kepada karyawannya
karena prestasi, misalnya dengan peraihan target penjualan yang dicapai, maka karyawan
tersebut akan mendapatkan perjalanan insentif; karyawan mampu menekan biaya produksi
atau prestasi lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan.
Di Amerika pada tahun 1989 perusahaan telah mengeluarkan dana sebesar US$ 5,1
juta yang keseluruhannya digunakan untuk perjalanan insentif dan pengeluaran seluruh
peserta perjalanan insentif di Amerika pada tahun 1999 adalah sebesar US$ 26 juta. Lebih
luas lagi keseluruhan industri Meeting, Convention dan Incentive di Amerika bernilai US$
41,8 billion_ Sebagai perbandingan, di Inggris pada tahun 1995 perjalanan insentif bernifai £
1.025 miliar (termasuk biaya transpoitasi udara) dan sedikit menurun pada tahun 2000
menjadi £ 956 juta.
Melihat jumlah dan perkembangan yang besar ini telah membawa perkembangan
pada agen penyedia perjalanan insentif. Perjalanan insentif sebaiknya dibuat berdasarkan
permintaan perusahaan karena pada dasarnya perjalanan insentif juga digambarkan
sebagai "extraordinary reward for extraordinary performance" sehingga pegawai harus
memperlihatkan kinerja yang melebihi standar untuk mendapatkan penghargaan tersebut.

4.5 DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC)

DMC merupakan perusahaan yang bergerak dalam menangani operasional
perjalanan insentif tetapi tidak jarang juga sebagai penyedia pelayanan yang dibutuhkan
oleh conference organizer, terutama ketika penyelenggaraan kegiatan MICE berada di luar

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

12 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
daerah atau negara. Definisi DMC adalah organisasi pelayanan lokal yang menyediakan
jasa konsultasi, penyelenggaraan event dan pengelolaan logistik berdasarkan
pengetahuannya pada destinasi dan kebutuhan penyelenggaraan kegiatan MICE.
Pelayanan yang diberikan bersifat profesional dan tidak ada biaya yang dikeluarkan oleh
klien untuk mendapatkan informasi mengenai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE.
DMC harus memiliki pengetahuan yang luas dan detil tentang setiap destinasi yang
ditawarkan, destinasi ini bisa berupa kota, pulau atau lokasi lainnya, bahkan wilayah suatu
negara. DMC juga memiliki akses ke tempat-tempat yang tidak biasa digunakan, misalnya
pen.im.ahan Pribadi, tempat-tempat pemerintahan yang tidak dibuka untuk umum letapi
dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan MICE. DMC juga dapat memberikan
pertimbangan budget yang dimiliki perusahaan sehingga mampu memberikan perbandingan
pengeluaran oleh penyelenggara dengan hasil yang maksimal, misalnya penyelenggaraan
di luar kota dengan biaya lebih rendah tetapi dapat memberikan pengalaman yang lain
kepada peserta dibandingkan dengan penyelenggaraan di dalam kota. Pekerjaan yang
ditangani oleh DMC membutuhkan kreativitas yang tinggi, karena akan banya pesaing jika
Penyelenggaraan hanya mencontoh yang pernah ada saja, selain itu pekerjaan DMQ juga
banyak dikejar oleh Waktu penyelenggaraan yang kadang hanya dalam hitungan minggu
bahkan penyusunan biaya yang terbatas. Oleh karenanya DMC banyak bekerja dalam
tekanan Untuk memuaskan keinginan peserta sebagai salah satu tujuun yang ingin
dicapainya.
Jika dilihat, banyak sekali kegiatan PCO dilakukan oleh DMC, sehingga pada saat ini
banyak DMC yang memiliki ahli PCO atau mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan yang
sama. KeBiatan membentuk jaringan dengan banyak pihak akan lebih banyak
menguntungkan karena akan banyak sekali pilihan yang dapat dilakukan oleh konsumen.
Website yang berguna untuk mendapat infomasi detil mengenai DMC Yang tersebar di
seluruh dunia: www.conworld.net/quick-finderdan www.travelcontacts.com.

4.6 CORPORATE EVENTS COMPANY

Corporate event masih merupakan industri dalam bisnis pariwisata yang saat ini
masih terpisah dari sektor konferensi. Corporate event dalam penyelenggaraannya lebih
banyak memanfaatkan kegiatan keolahragaan yang besar dan kebudayaan sebagai daya
tarik terbesarnya untuk mew dapatkan pengunjung potensialnya, misalnya undangan untuk
menonton pertandingan tenis di Wimbledon. Bisa juga memberikan alternatif aktivitas yang
lain dan disusun khusus untuk klien perusahaan termasuk menghadiri jamuan makan dan
hiburan yang disediakan. Bagaimanapun, aktivitas itu tetap memiliki unsur formalnya, yaitu
menyampaikan presentasi/pidato singkat untuk meyakinkan bahwa informasi yang akan
disampaikan dapat diterima oleh kliennya.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

13 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 Penyelenggara khusus kegiatan ini biasanya disewa oleh perusahaan untuk
mengeluh kegiatan serupa untuk klien mereka. Corporate event biasanya menggabungkan
kegiatan perusahaan dengan event besar keolahragaan atau budaya kemudian dikemas
dan ditawarkan kepada pihak yang tertarik dengan kegiatan ini. Di banyak negara kegiatan
ini sudah banyak dilakukan dan banyak diminati perusahaan karena banyak event besar
keolahragaan seni kebudayaan mampu menarik minat pesertanya yang
penyelenggaraannya digabungkan tujuan perusahaan.

4.7 BUSINESS TRAVEL AGENCY

Memberikan pelayanan penuh pada konsumen merupakan bisnis utama agen
perjalanan. Karena pelayanan utamanya penyelenggaraan perjalanan bagi pelaku bisnis
maka agen ini mengkhususkan pada perjalanan bisnis misalya dengan melakukan
reservasi transportasi (udara, darat, Iaut), reservasi akomodasi untuk peserta yang akan
melakukan kegiatan bisnis baik di dalam dan di luar negeri.
Perkembangan kebutuhan konsumen bisnis mulai meluas seiring diperlukannya
kegiatan lain dalam perjalanan. Saat ini sudah banyak agen melakukan kegiatan lain dari
bisnis utamanya, Sehingga agen perjalanan seperti ini mulai terlibat dalam mencari tempat
penyelenggaraan untuk konferensi dan bisnis sejenis serta berkontribusi juga dalam
perencanaan dan operasional even selenis. Dengan perkembangan bisnis ini, maka banyak
agen perjalanan memiliki divisi baru dan berkembang dengan istilah Event Organizer (EO).
Karena adanya keperluan perusahaan untuk dapat mengelola kegiatan MICE dalam internal
perusahaannya, maka tidak jarang agen perjalanan seperti ini memiliki karyawan yang
berlokasi dalam perusahaan kliennya atau biasa disebut dengan agency implants.

4.8 EXHIBITION/EXPOSITION ORGANIZER

Eksibisi atau ekspo merupakan bisnis besar dalam sektor pariwisata. Pada mulanya
kegiatan ekspo dan konferensi terpisah, tetapi karena tujuan penyelenggaraan kedua
kegiatan ini sama yaitu fokus pada Konsumen yang lebih luas maka kegiatan ini sering
diselenggarakan bersama. Banyak kegiatan eksibisi menyelenggarakan konferensi dalam
pelaksanaannya, tujuannya adalah mengangkat nilai eksibisi jersebut menjadi lebih berarti
untuk dikunjungi pelaku bisnis. Hal yang sama juga terjadi pada penyelenggaraan
konferensi yang besar biasanya terdapat eksibisi yang dilakukan secara bersamaan. Bagi
penyelenggara eksibisi, peserta yang hadir pada konferensi merupakan pengunjung penting/
otensial customer, sebaliknya bagi penyelenggara konferensi, eksibisi merupakan sumber
pendapatan yang penting yang akan membantu membiayai konferensi yang
diselenggarakan.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

14 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
 Ketika perusahaan menyewa jasa exibition organizer (EO), perusahaan akan
membayarnya dalam bentuk management fee untuk pekerjaan yang dilakukan atau
negosiasi atas ukuran eksibisi yang akan diselenggarakan. Suatu perjanjian atau kontrak
biasanya terdiri dari insentif atau bonus dari penjualan stand atau penghematan yang dapat
dilakukan oleh EO, tetapi hal ini jarang dilakukan karena akan berdampak pada kualitas
eksibisi yang diselenggarakan. Semakin besar EO harus mampu membawa nilai yang besar
juga terhadap event yang diselenggarakan melalui jaringan yang dibangunnya yang belum
tentu sama dengan conference organizer yang berdiri sendiri. EO biasanya telah memiliki
hubungan dengan perusahaan penerbangan, jasa akomodasi (hotel), kontraktor penyedia
jasa stand, penyedia jasa transportasi dan supplier lainnya. EO juga memiliki jaringan dan
pengetahuan tentang tempat penyelenggaraan event serta pengalaman yang pada akhirnya
menjadi asset yang tak ternilai. Beberapa website yang berguna sebagai informasi di sektor
eksibisi: www.iaem.org (International Association for Exhibition Management)
www.aeo.org_,uk' (services of the Association of ExhibitionOrganizers)
www.exhibitions'work.co.uk (informasi keuntungan penyelenggaraan eksibisi).

4.9 AGEN LAINNYA

Terdapat organisasi yang mengambil bagian dalam penyelenggaraan konferensi
meskipun porsinya ltecil dan bukan menjadi fokus utama pada pekerjaan organizer tetapi
memberikan peran yang besar bagi terselenggaranya konferensi. Agen tersebut adalah:
public relation dan konsultan advertensi (biasanya mengurusi konferensi dan seminar, press
launches, product launches). Agen lainnya adalah konsultan manajemen serta perusahaan
penyedia pelatihan (melakukan kegiatan seperti menjalankan pelatihan, motivasi dan
kegiatan sejenis building). Agen seperti ini biasanya berdiri sendiri dan bekerjasama dengan
penyelenggara kegiatan MICE apabila diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan yang
diminta oleh konsumen. Melalui kerja sama dengan agen seperti ini, perusahaan mendapat
keuntungan seperti penyelenggaraan kegiatan ditangani oleh ahlinya dan perusahaan hanya
mengeluarkan biaya untuk saat pelaksanaan kegiatan saja tanpa harus mengeluarkan biaya
tetap.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

15 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id
Referensi

Abdullah, Alan Iqbal. (2009). Manajemen Konferensi Dan Event: Gadjah Mada Univerity
Press
Andini, Dini Nyoman. (2014). Pengelolaan Wisata Konvensi. Yogyakarta: Graha Ilmu
Kesrul. (2004). Meeting, Incentive, Conference, Exhibition. Yogyakarta: Graha Ilmu
Noor, Any. (2009). Management Event. Bandung: Alfabeta
Pendit, Nyoman. (2002), Ilmu Pariwisata. Jakarta: Pradya Paramita
Rogers. T.(2003). Conference and Convention, A Global Industry. London, Butterworth-
Heinemann.

MICE Biro Akademik dan Pembelajaran

16 Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A http://www.widyatama.ac.id