KONSEP MICE
1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK
MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU
KESEPAKANAN.
2.
INCENTIF ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN SEBAGAI
STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA.
3.
CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK ORANG
DALAM FORUM RESMI DIMANA MELIBATKAN TIDAK KURANG 40 ORANG UNTUK MEMBAHAS
SUATU MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN FASILITAS KOMERSIAL.
4.
EXHIBITION ADALAH KEGIATAN PAMERAN/PAGELARAN/PEMENTASAN/PEMAJANGAN
KARYA KEPADA PUBLIK SEHINGGA DAPAT MENGAKSES KARYA TERSEBUT.
2.
3.
INCENTIVE (TRIP) : BENTUK DARI SUATU REWARDS YANG DIBERIKAN OLEH PERUSAHAAN
KEPADA KARYAWAN
4.
10
PENGERTIAN PCO :
adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para
pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan
mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan
dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989).
JENIS PCO :
Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan
mementingkan keuntungan
In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak
mendapat keuntungan atau merugi.
PERANAN PCO :
1. Sebagai promotor
2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien.
3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence
4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam.
11
PENGERTIAN PEO :
adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan
pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989)
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO :
1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran
2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran
3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas
4. Bekerjasama dengan serikat pekerja
5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran
6. Mengelola kegiatan pameran
7. Kegiatan setelah pameran berakhir
12
PENGERTIAN IMPRESARIAT
1.
2.
3.
13
16
17
Lokasi
1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.
2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building,
convention center, dsb.)
3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.
4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.
19
20
21
J C C Site Plan
22
Floor Plan
Lower Lobby :
23
Announcer
Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara
sejak di buka hingga penutupan.
Master of Ceremony
Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya
acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat
dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.
Protokol
Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan
kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara
protokoler.
Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer.
MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990)24
25
Struktur Acara
Acara Penuh (buka, proses, tutup)
Acara Pembukaan
Kelanjutan Acara (Acara Pokok)
Acara Penutup
Macam Acara
Formal dan Informal
Dalam ruang atau luar ruang
Protokol atau non protol
Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll
Waktu
Acara
PIC
Acara
Aktivitas Acara
Waktu
Tempat
PIC + Activitas
Sound
Lighting
Logistik
27
28
29
08.30-10.00
10.00-10.10
Golden Role
10.10-10.25
Coffee Break
10.25-11.00
Instant Grouping :
Animal Games
Rumble Bee
11.00-13.30
Istirahat
Objectives:
- Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan
kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan
kegiatan,
- Cepat beradaptasi dengan lokasi.
Objectives:
Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil
dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok
sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga
secara emosional lebih memiliki ikatan dengan
kelompoknya.
30
13.30-14.10
14.10-15.10
15.10-16.00
16.00-16.30
16.30-17.30
17.30-19.30
Data Processing
Traffic Jam
Objectives:
- Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota
kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat
nama masing-masing,
- Mulai membangun komunikasi sehingga semua
anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu
dengan lainnya.
Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif,
Respect, Problem solving
Coffee Break
Games 3 : Competition Games
Chocolate River
Touch a Glass
Line Making
Objectives:
- Semangat untuk berkompetisi
- Strategi
- Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok.
19.30-20.30
20.30-22.00
Entertainment &
Performance Group
22.00-22.30
Objectives:
Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk
mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan
Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide,
kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di
pekerjaan demi kemajuan perusahaan
Membuat commitment bersama yang disepakati dan
ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan
satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha
mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam
commitment.
32
33
34
Program of Event
Tuesday, 1 July 2008
08:0009:30
Cendrawasih 3
09:30-09:55
Cendrawasih 3
09:55-10:10
Opening Ceremony
Cendrawasih 3
10:10-10:15
Closing
Cendrawasih 3
10:15-11:00
Cendrawasih 3
10:30-17:30
Merak Room 1
Press Conference
Summit Room
10:15-17:00
professional
Lobby
Cocktail Party
Cendrawasih 3
18:30-21:00
35
Program of Event
Wednesday, 2 July 2008
08:30-12:15
Merak Room 1
Merak Room 2
Berjuta Ayam
By Poultry Indonesia
10:00-15:00
Merak Room 3
13:30-17:15
Lobby
Kakatua Room
36
Program of Event
Thursday, 3 July 2008
10:00-17:30
37
ANGGARAN BIAYA :
A. Anggaran Biaya Pasti
1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang)
2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label,
Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan,
Pedoman)
3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan
Events terkait (Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi)
4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan
Surat Menyurat (Daftar alamat dan Distribusi)
38
(Continued)
(Continued)
5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum
(Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin
Komunikasi Terjemahan).
6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan
Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker).
7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan
dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel).
8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank
dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit).
9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas
(Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel
Pajangan).
10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan),
banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam
(Fashion Show dan Perusahaan Fashion).
11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran
12. Biaya tak terduga
B. Anggaran Biaya Variabel
1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The),
registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga)
2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet),
darmawisata (1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga)
3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan
Kopi/The), sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).
39
MEMBUAT EVALUATION :
Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat
pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event.
TEKNIK EVALUASI MICE :
1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE
2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir.
3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan
analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll.
4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie
5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi
ASPEK YANG DIEVALUASI :
Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event
Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata
ALAT EVALUASI MICE :
1. Check List (Contoh Terlampir)
2. Kuesioner (Contoh Terlampir)
3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir)
4. Surat
5. Lembar Saran atau masukan
6. Lisan
41
42
STRATEGIC PLAN
1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT
VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL
WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART
MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH :
THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE
THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT
2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT
FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES
TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT.
3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS)
4. DEVELOP EVENT STRATEGIES
GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY
(PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY (KOMBINASI
DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN PARAMETER)
43
OPERATIONAL PLAN :
5. REFINE STANDING PLAN
IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS
LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS
6. REFINE SINGLE USE PLAN
IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES :
PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS
7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE
THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE :
a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER (JOHN, JENNY, JOCKI ETC)
b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE
MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER)
c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER VENUE MANAGEMENT CATERING COMPANY
ACCOUNTING CONSULTANT SECURITY ORGANISATION MARKETING CONSULTANCY LEGAL
CONSULTANT)
LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE :
a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN
SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN
b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL
EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL
44
45
2. FEASIBILITY PHASE
TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA
OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL
CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE TERSEBUT
SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE, LOKASI,
BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB :
1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT
2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT
3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA)
4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI
5. RESOURCE IMPLICATION
6. THE TRACK RECORD OF EVENT
7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION
8. TIME SCALE FOR PLANNING
46
3. PLANNING PHASE
TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT
TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB :
1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN
(INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE)
2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET
(DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES,
OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO,
SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK)
3. APPOINT A COORDINATOR.
BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN
EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID
OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR)
4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP
THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO
FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN
ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY
PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.
47
4. IMPLEMENTATION PHASE :
TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN
TIME SCALE OF EVENT
TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU :
1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK)
2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI)
CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT
5. EVALUATION PHASE
TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT
SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI
LANGSUNG, DLL
49
Before Event
1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi
2. Mulailah dari konsep
3. Konsep yang dapat diejawantahkan
4. Mencari dan membentuk Team Work
5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu
6. Menyusun proposal dan Anggaran
7. Melakukan publikasi dan promosi
8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor)
9. Menyiapkan kontrak kerja
During Event
1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung
2. Tanggung jawab dan wewenang
3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut
4. Mampu mengatasi masalah di lapangan
5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung
6. Membuat dokumentasi
50
After Event
1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia.
2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event
3. Memberi laporan kepada para sponsor
4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event
5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event
6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event.
7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara,
audit penyelenggaraan dan sebagainya.
8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network,
pengakuan/endorsement, dsb)
9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat
10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis
11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.
51
52
INFORMATION GATHERING :
Dates, Cost and Revenue,
Venue, Staffing
SISTEMATIC DETAILED PLANNING
FINANCIAL PLAN :
Budget, Charge/Income,
Sponsorship, Investment,
Cash flow
OPERATIONAL PLAN :
Operational resources, Staff/Team,
Location/Site/Venue, Logistics,
Equipment, Production Schedule,
Health, safety & security
MARKETING PLAN :
Research, Marketing Activities,
Promotion and Public relation
and Marketing Schedule
DIVESTMENT/LEGACY
Closedown, evaluation,
feedback and recording, handover
53
55
56
57
58
GIANT BANNER :
Publications
59
B. PELAKSANAAN
PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG,
MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA
KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN
RAGU-RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA :
WUJUD/BENTUK, MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG.
C. EVALUASI / TINDAK LANJUT
TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI,
MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN
PANDUAN KUESIONER.
MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN
AGAR BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL
APA YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK
MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA
KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA
MENDATANG
60
61
TRAVEL MART
ADALAH SALAH SATU AKTIFITAS PROMOSI PARIWISATA YANG DIKEMAS DALAM BENTUK PASAR WISATA,
DIMANA PARA PEMASOK PRODUK-PRODUK PARIWISATA ATAU BIASA DISEBUT SELLER (HOTEL,
RESTAURANT, INSTANSI PEMERINTAH, MASYARAKAT, ASOSIASI, SWASTA) BERTEMU DAN MELAKUKAN
TRANSAKSI DENGAN PARA PEMBELI ATAU DISEBUT BUYERS (BPW/APW/TO/WHOLESALER)
KOMPONEN TRAVEL MART :
1. TEMA
2. ORGANISASI PENYELENGGARA (SC DAN OC)
3. LOKASI PENYELENGGARAAN (VENUE)
4. PROMOSI KEGIATAN
5. PROMOSI PENYELENGGARAAN
6. EVENT-EVENT PENDUKUNG
7. FASILITAS SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG
8. ANGGARAN PENYELENGGARAAN
62
63
STRATEGI BIDDING
BIDDING BIRO KONVENSI ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MENAWARKAN KEPADA PIHAK
SPONSOR AGAR DESTINASINYA (NEGARA/WILAYAH) DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) KEGIATAN
KONVENSI
BIDDING PCO / PEO ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MEREALISASIKAN KEGIATAN KONVENSI
YANG TELAH DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST)
ADAPAUN INFORMASI BIDDING OLEH BIRO KONVENSI SBB : UNDANGAN, PENJELASAN AWAL, TEMPAT
PENYELENGGARAAN DAN AKOMODASI, PROGRAM, ATRAKSI DAN PELAYANAN PENDUKUNG.
ADAPUN ISI BIDDING OLEH PCO SBB : ALASAN TENTANG PEMILIHAN LOKASI ACARA, PROGRAM YANG
DITAWARKAN, PANITIA PELAKSANA, TEMPAT PENYELENGGARAAN, EKSIBISI YANG MUNGKIN DILAKSANAKAN,
JENIS AKOMODASI, RENCANA KEUANGAN, PENYELENGGARAAN LOKAL, KEGIATAN SOSIAL PROGRAM, FASILITAS
PELAYANAN TRANSPORTASI DAN INFORMASI TAMBAHAN LAINNYA
ADAPUN TEKNIK STRATEGI BIDDING : MENCARI INFORMASI TENTANG PENYELENGGARAAN KONVENSI,
MENENTUKAN PIHAK YANG MENJADI PENGHUBUNG, MENELITI PAKET BIDDING, MEMINTA SARAN DAN
DUKUNGAN, DAN MEMPRESENTASIKAN SECARA PROFESIONAL
64
65
SPONSORSHIP EVENT
SPONSOR ADALAH DUKUNGAN PERUSAHAAN ATAU SESORANG YANG MENYIAPKAN UANG, PELAYANAN
ATAU DUKUNGAN LAIN KEPADA PENGELOLA EVENT YANG DIKEMBALIKAN BERUPA KEUNTUNGAN KHUSUS
(GETZ,97)
KEUNTUNGAN SPONSOR (INTANGIBLE) : ENHANCING THE ECONOMIC DEVELOPMENT OF REGION OR
STATE, ENHANCING A COMMUNITY IDENTITY, INCREASING SOCIAL INTERACTION AND COMMUNITY
DEVELOPMENT, SHARING IDEAS AND DEVELOPING A SENSE OF TOGETHERNESS, DEVELOPING A
COMMUNITY INFRASTRUCTURE AND WINNING POPULER SUPPORT FOR THE RULING GOVERNMENT.
KEUNTUNGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN SPONSORSHIP : GENERATE CONSUMER GOODWILL TOWARDS
THE COMPANY, GENERATE OR INCREASE THE SALES OF THEIR PRODUCTS, INCREASE BRAND
AWARENESS AND ACCEPTANCE, ALIGN A PARTICULAR BRAND TO A LIFESTYLE, ACCESS NICHE MARKETS,
PROVIDE OPPRTUNITIES FOR THE ENTERTAINMENT OF CLIENTS, DEMONSTRATE PRODUCT
CAPABILITIES AND CREATE MERCHANDISING OPPRTUNITIES
66
Peranan sponsor
Konsep yang baru, para sponsor tidak hanya sebatas memberikan uang atau barang dan jasa saja.
Para sponsor juga turut berperan aktif untuk kesuksesan Event tersebut.
Para Sponsor maupun EO sama-sama mendapatkan benefit berupa Peningkatan Citra dari keberhasilan event
tersebut.
Prospek Sponsor
1. Organisasi (untuk mendapatkan massa segemented)
2. Asosiasi Profesi (Mendapatkan massa dari profesi tertentu)
3. Media massa (untuk publikasi dan promosi)
4. Kelompok atau komunitas (Hobi, agama, pencinta seni, masyarakat daerah dan sebagainya)
5. Lembaga dan instansi Pemerintahan (Power dan pengaruh kepada khalayak luas)
6. Lembaga dan instansi swasta (LSM dan Yayasan kemanusiaan)
7. Perusahaan Swasta (Produsen, Supplier, agen, distributor)
67
68
69
Jenis-jenis Sponsorhip
1.
Platinum Sponsorship: sponsor yang membiayai keseluruhan event tersebut. Sponsor ini berhak
menentukan berbagai kebijakan, misalnya pembatasan mengenai peserta seminar, supplier yang
akan berpartisipasi dalam event termasuk publikasi dan promosi yang akan dilakukan.
2. Gold Sponsorship sponsor tersebut membiayai sebagian besar pelaksanaan event, tetapi haknya tidak
sama dengan sponsor tunggal.
3. Bronze Sponsorship. Sedangkan pengertian sponsor pendamping hanya memberikan sebagian kecil
biaya untuk mendukung event.
Perbedaannya harus terlihat jelas sehingga calon sponsor memilih bentuk sponsor yang tepat dan sesuai
target dan anggaran mereka.
Mencari sponsor
Inventarisasi dari berbagai data misalnya dari B to B di Internet, yellow pages, Katalog Pameran, kartu nama
relasi, media massa seperti iklan di majalah, tabloid, surat kabar dan sumber lainnya.
Dapatkan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial. Untuk tahap awal pilih prioritas yang menjadi
target utama.
70
71
72
73
Hambatan sponsorship
1. Harga sponsorship yang terlalu tinggi
2. Kurangnya benefit yang diberikan
3. Ruang Lingkup/Scope program yang tidak sesuai dengan sponsor
74
76
Supported By
78
79
NEWSPAPER
Publications
SHOW PREVIEW
Publications
82
83
REPORTING EVENT
KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR
(RECORD AND REPORT).
LAPORAN DIBAGI 2 YAITU :
1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN,
REKOMENDASI
2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN,
SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH
DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA
LAINNYA
84
TUGAS :
1. CARI ARTIKEL MENGENAI AKTIVITAS BISNIS MICE DI KORAN
2. CARI 10 BUAH REFRENSI/BUKU MENGENAI BISNIS MICE
3. CARI 1 COMPANY PROFIL BISNIS MICE
4. BUATLAH PROPOSAL EVENT
5. BUATLAH RESUME 1 BUAH BUKU MENGENAI BISNIS MICE
87
88
89