PRESENTED BY : IRMA RAHYUDA

CONVENTION MANAGEMENT
VS
EVENT MANAGEMENT

Convention Management
— Meeting (conference, workshop, seminar or other
event designed to bring people together for the
purpose of exchanging information) and do not
include exhibits
— Convention is An Event in which meetings are
combined with exhibition
— Convention or MICE ( meetings, incentives,
conferences, and exhibitons
— E di belakang dari MICE juga kadangkala mengacu
pada suatu kegiatan atau kita sebut dengan EVENT
dan C mengacu pada conventions
— Mengelola sekelompok orang / sebuah group
pertemuan
— Direncanakan dengan baik sebelumnya
— Dan memiliki suatu tujuan tertentu
— Exhibition
— An event designed to bring together providers of products,
equipments, and services in an environment in which they
can demonstrate their products and services to a froup of
participants in a convention or trade show

— Incentive
— Komponen MICE dapat dipahami dengan baik kecuali
kegiatan “Incentive” insentif. Kegiatan pariwisata pada
katagori insentif biasanya dilakukan dan diberikan oleh
perusahaan sebagai jenis penghargaan kepada karyawan yang
telah memenuhi dan melampau target atau melakukan
pekerjaan dengan baik.
— Kegiatan incentif ini lebih banyak dilakukan dalam kegiatan
hiburan dan bukan sebagai tujuan profesional atau
pendidikan.
— Meeting industri dan event industri merupakan suatu
kegiatan industri yang istilah umumnya memiliki
ruang lingkup arti yang luas sebagai suatu kegiatan
pertemuan dan pengelolaan acara atau kegiatan yang
profesional.

Kesimpulan
— Meeting industri adalah program pertemuannya
— Event industri atau event management, pengelolaan
kegiatannya
CONVENTION:

— Memiliki arti pertemuan, suatu perkumpulan individu yang

merencanakan pertemuan dengan waktu dan tempat yang
telah ditentukan .
— Conventions sering di rencanakan dan diatur oleh seorang
professional meeting and convention planners
— Istilah MICE, banyak digunakan di Asia sebagai gambaran
suatu industri, Konvensi adalah dsalah satu elemen yang
paling dinamis dalam segmen MICE, dan industri ini
umumnya di atur dalam sektor pariwisata.
— Dalam arti teknis , konvensi adalah pertemuan delegasi atau
perwakilan.
— Pada tahun 1947, Newfoundland National konvensi, adalah
contoh klasik mengenai konvensi politik yang disponsori
negara.
— Meeting and convention planner adalah orang yang
mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan dan
operational seerta logistik yang diperlukan dalam
memproduksi suatu acara. Meeting and convention
planner dapat di gunakan atau di sewa oleh
perusahaan , asosiasi, pemeritahan dan organisasi
lainnya.
— Professional conference organiser/ professional
congress organiser (PCO) atau sederhanaya kita sebut
conferece company adalah sebuah perusahann yang
khusus menyelenggarakan congresses, conferences,
seminars and similar events.
PLANNERS
— PERORANGAN ATAU GROUP YANG
MERENCANAKAN MEETING (PERTEMUAN),
CONVENTIONS, AND EXHIBITIONS

— KATAGORI:
— CORPORATE MEETING PLANNERS
— ASSOCIATION MEETING PLANNERS
— INDEPENDENT MEETING PLANNERS
HOST FASILITIES:
— Provide lodging, meeting rooms, food andd beverages
— Example:
— Hotels
— Conference centers
— Resort hotels
— Universities
— Bed and breakfast inns,ets
— PCO ruang lingkup nya sebagai seorang konsultan untuk akademik
dan sebuah asosiasi yang profesional. Yang melingkupi:
— conference design,
—program development,
—registration,
—site and venue selection and booking,
—audiovisuals,
— IT support,
— logistics,
—leisure management,
—marketing, p
—rinting and web services,
—sourcing speakers,
—funding,
—sponsorship and sexhibitor sales,
—finalcial management and budget control.
PROSES PERENCANAAN EVENT
— Bidding proposal EVENT
— Biding adalah invitasi/undangan penawaran
penyelengaraan event oleh penyelenggara sebagi tuan
rumah (host)
— Proposal adalah blueprint from which the event is built
— Aspek aspek bidding:
— Aspek umum
— Aspek teknis
— Transportasi,
— Organisasi
— financial
OUTLINE PROPOSAL BIDDING
— Cover letter
— Destination review
— Hotel information
— Day by day detailed itinerary
— Grid
— Cost summary breakdown sheet
— Detailed program inclusion
— Food and beverage
— Detail list of what is not included
— Program options and enhancement
— Company profile
— Refrences
— Back up material
CONTOH PROPOSAL BIDDING KONVENSI DAN
PAMERAN DI KOTA DENPASAR
A. Latar belakang
B. Isu International
C. Isu national dan isu regional
D. Tantangan
E. Nama program
F. Tema
G. Tujuan program
H. Target prospek
I. Strategi
J. manfaat./benefit
K. Bentuk program
L. Publikasi dan promosi
M. Struktur organisasi
N. Pendanaan
O. penutup
STRATEGI BIDDING
— Bidding Biro Konvensi adalah Bidding yang beorientasi pada upaya
menawarkan kepada pihak sponsor agar destinasinya (Negara/
Wilayah ) yang ditunjuk sebagai Tuan Rumah (host) kegiatan konvensi
— BIDING pco/PEO adalah bidding yang berorientasi pada upaya
merealisasikan kegiatan konvensi yang telah ditunjukan sebagai tuan
rumah (Host)
— Informasi Bidding oleh Biro konvesi sbb: undangan, penjelasan awal,
tempat penyelenggaraan dan akomodasi, program, atraksi dan
pelayanan pendukung
— Bidding oleh PCO: alasan mengapa memilik lokasi acara, program
yang ditawarkan, panitia pelaksana, tempet pengelenggaraan, eksibisi
yang mungkin dilakasanaka, jenis akomodasi, rencana keuanga,
penyelenggaraan lokal, kegiatan sosiap program,. Fasilitas pelayanaa
transportasi dan informasi tambahan lainua
— Teknik strategi Bidding: mencari informasi tentang penyelegnggaraan
koncesi, menentukan pihak yang menjadi penghubung, meneliti paket
bidding, meminta saran dan dukungan dan mempresentasikan secara
profesional.
EVENT MANAGEMENT
— Merupakan aplikasi dari project management untuk
menciptakan dan mengembangkan festivals, Events and
conferences.
— Festivals or Gala adalah suatu kegiatan yang merupakan
ajang kebiasaan yand dipentaskan oleh masyarakat
setempat dan yang berpusat pada perayaan masyarakat
yang unik.
— Feast adalah kegiatan pesta yang diselenggarakan untuk
menghormati tuhan atau dewa dewa
— Pesta dan festival secara historis memiliki makna yang
hampir sama yaitu merayakan dan sering sekali bertukar
arti, namun ketiga digunakan , festival lebih mengacu pada
kegiatan perayaan keagamaan daripada festival seni.
JENIS JENIS FESTIVALS:
— SEASONAL FESTIVALS: Chinese new year,
Indundation of Ancient Egyptians at the Nile River
— Catagory festival:
— Japanese culturea festival
— Fork festival
— Fire festical
— Music festival
— Beer festival
— Wine festival
— Winter festival
PERENCANAAN PROYEK EVENT
ATAU FESTIVAL
— Event can be classified into four broad categories
based on their purpose and objective:
— Leisure event : leisure sport, music, recretion
— Cultural events: ceremoial, religious, art, heritage, and
folklore
— Personal events : wedings, birthdays, anniversaries
— Organizational events: commercial , political ,
charitable , sales, product lauch, expo
— Perencanaan strategis membahas gambaran umum
yakni mencari sasaran jangka pangang event, dan
strategi yang dibutuhkan untuk mencapainya
— Perencanaan operational yaitu membahas langkah
langkah tertentu yang dibutuhkan untuk menerapkan
strategi tersebut
— Perencanaan bukanlah suatu proses yang tetap
— Perencanaan yang baik harus terjadi selama masa
suatu event dan event mungkin berubah sesuai
dengan situasi pada kondisi dan keadaan yang
berubah saat ini
— Tentukan pernyataan visi yang menggambarkan
sasaran jangka panjang dari festival atau event (
pernyataan mencerminkan posisi masa depan yang
diingikan yang dapat membantu memusatkan dan
mengarahkan kegiatan2 penyelenggaraan)
— Contoh: kecak festivals
— Visi: mengembangkan suatu festival yang unik dan
inovatif bertaraf international
— Pernyataan misi dimana menunjukana bagaimana
suatu festival atau event akan bergerak ke arah visinya.
— Contoh pernyataan misi:
— Revitalisasi kesadaran atas budaya melalui penyelengaraan
sebuah fesival kecak, yang menyajikan nyanyian dan tarian
khas dan hiburan yang bermut tinggi dan mendidik bagi
khalayak ramai ( pernyataan misi mulai menyampaikan
pertanyaan kapan , apa dan kenapa dilaksanakan)
— Sasaran dari kecak festival:
— Sasaran adalah pernyataan umum yang memberi arahan
kepada mereka yang terlibat dlam penyelenggaraan
suatu festival atau event.
— Contoh: sasaran dari kecak festival adalah:
— Merayakan identitas, warisan budaya dan gaya hidup unik
dari budaya bali
— Mengembangkan kemitraan dengan pemerintah
— Memaksimalkan dampak ekonomi masyarakat melalui
festival
— Menumbuhkan kesadaran masyarakat akan budaya di bali
— Tujuan dari kecak festival:

Tujuan berupaya mengukur kemajuan dalam penerapan

sasaran festival atau event:

Contoh:
Tujuan dari kecak festival
— Memprogram event event yang mencerminkan
warisan budaya
— Melestarikan dan berkomitment untuk meningkatkan
pariwisata budaya di Bali
— dll
Rencana operational
Contoh:
— rencana keuangan
— Rencana sdm
— Rencana pemasaran
— Rencana penggalangan dana
— Rencana pemrograman
— Rencana pergelaran
— Rencana logistik
— Rencana pengelolaan penonton
— Rencana transportasi
— Rencana keselamatan
— Rencana komoukasi lokasi