LAPORAN KUNJUNGAN PT.

DYANDRA COMMUNICATION

TUGAS INDIVIDU PRAKTEK PENYELENGGARAAN EVENT

ADITHYA INDRA PUTRA

1406639245

PROGRAM VOKASI

BIDANG STUDY PARIWISATA

PEMINATAN BISNIS EVENT 2014

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT. bahwa saya telah menyelesaikan tugas
individu laporan kunjungan mengenai Praktek Penyelengaraan Event perihal PT. Dyandra
Communication.

Dalam penyusunan tugas ini, tidak sedikit hambatan yang saya hadapi. Namun saya
menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan tugas ini tidak lain berkat bantuan, dorongan
dan bimbingan Ibu/Bapak dosen, sehingga kendala-kendala yang saya hadapi bisa teratasi. Oleh
karena itu saya mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Nurhayati S.E., M.M. selaku dosen mata kuliah Praktek Penyelengaraan Event
yang telah membimbing saya dalam menyelesaikan tugas ini.
2. Ibu Tutti selaku President Direktur dari PT. Dyandra Communication yang telah
meluangkan waktunya untuk memaparkan presentasi mengenai PT. Dyandra
Communication itu sendiri
3. Orang tua yang telah memberi dukungan dan mengawasi saya sehingga saya dapat
menyelesaikan tugas ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak
yang membutuhkan, khususnya bagi saya sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Terima Kasih.

Depok, November 2016

Adithya Indra Putra

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan Penulisan
1.3 Manfaat Penulisan
1.4 Sistematika Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Integrated Event Organizer

2.2 Meeting, Training & Conference
2.3 Gathering, Awarding & Corporate Anniversary
2.4 Product Launching, Press Conference & Exhibitions
2.5 Struktur Organisasi

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan
3.2 Saran

LAMPIRAN

3
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

MICE adalah akronim dari meetings, incentives, conferencesand exhibitions. Wisata MICE
merupakan salah satu sektor dalam industri pariwisata yang berkembang sangat pesat dan
wisata MICE juga telah berkembang pesat di Bali beberapa tahun terakhir ini. Yang menjadi
dasar pemikiran di balik setiap wisata MICE adalah kegiatan yang diperuntukkan guna
menyatukan para penyedia informasi dengan penerimanya. Kegiatan wisata MICE melibatkan
berbagai sektor seperti sektor transportasi, perjalanan, rekreasi, akomodasi, makanan dan
minuman, tempat penyelenggaraan acara, teknologi informasi, perdagangan dan keuangan
sehingga wisata MICE dapat digambarkan sebagai industri multifaset. Di banyak daerah tujuan
wisata, kegiatan MICE dikategorikan di bawah payung industri event. Setiap istilah dalam MICE
memiliki arti yang berbeda-beda walaupun kegiatan MICE itu sendiri merupakan kegiatan
jangka pendek yang memiliki signifikansi ekonomi yang besar bagi pariwisata.

Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.
Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE. Menurut Kesrul (2004:8),
Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang
tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan
profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan
pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan. Menurut
Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan
perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama”.

Incentives Travel dalam MICE adalah kegiatan perjalanan yang semua biaya
perjalanannya ditanggung oleh organisasi sehingga dapat digunakan sebagai faktor yang
memotivasi karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja dalam memenuhi tujuan
yang diinginkan organisasi, seperti target penjualan. Istilah incentive mengacu kepada jenis

4
perjalanan di mana sebuah perusahaan membayar karyawannya untuk bepergian, untuk
menghadiri konferensi atau pameran, untuk kesenangan, sebagai penghargaan atas kinerja yang
berhubungan dengan pekerjaan. Dengan demikian incentives travel merupakan alat motivasi
yang digunakan oleh perusahaan untuk mendorong dan meningkatkan kinerja karyawan dengan
memberikan penghargaan untuk tiap peningkatan produktivitas atau tiap pencapaian tujuan
perusahaan (Hall, 2003). Menurut SITE, incentive travel adalah alat manajemen yang
menggunakan pengalaman perjalanan sebagai salah satu bentuk penghargaan kepada peserta
untuk tiap peningkatan kinerja guna mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Conferences merupakan elemen ketiga dari wisata MICE yang dapat diartikan sebagai
suatu pertemuan partisipatif yang dirancang terutama untuk tujuan diskusi, mencari dan
berbagi informasi, memecahkan masalah dan konsultasi. Conferences biasanya memiliki
keterbatasan waktu dan memiliki tujuan khusus. Conference mirip dengan meeting di mana
suatu acara conference melibatkan 10 orang atau lebih selama minimal empat jam dalam satu
hari atau lebih dan kegiatan conference diadakan di luar perusahaan itu sendiri menyatakan
bahwa conferences pada umumnya dapat dipahami sebagai suatu pertemuan besar yang
dihadiri oleh sekelompok individu yang memiliki pemikiran yang sama yang datang bersama-
sama dengan tujuan profesional atau pribadi, untuk keperluan membangun jaringan dan untuk
tujuan pendidikan. Terdapat dua tujuan utama yang menjadi alasan bagi seseorang untuk
menghadiri conference (konferensi) terutama jika konferensi tersebut diadakan di luar negeri.
Yang pertama adalah menghadiri konferensi itu sendiri dan yang kedua adalah memanfaatkan
semaksimal mungkin destinasi atau tempat di mana konferensi tersebut dilaksanakan.

Istilah Exhibitions digunakan untuk menggambarkan event yang dirancang untuk

mempertemukan pemasok produk, peralatan industri dan jasa di suatu tempat di mana para
peserta dapat mendemonstrasikan dan mempromosikan produk dan jasa yang mereka
tawarkan. Exhibitions dapat berkaitan dengan perdagangan dari industri tertentu saja di mana
seluruh pengunjung bekerja dalam industri terkait yang sedang dipamerkan, atau exhibitions
bisa terbuka untuk umum sehingga setiap orang dapat menghadiri exhibitions tersebut.
Exhibitions juga dikenal sebagai exposition karena exposition memiliki tujuan untuk

5
mempertemukan pemasok yang berbeda di dalam suatu lingkungan di mana para suplier
tersebut dapat mempromosikan produk atau jasa mereka kepada peserta exhibitions. Fokus
utama dari kegiatan ini adalah menciptakan hubungan antar bisnis – business to business
relationship - baik untuk mempromosikan produk baru maupun untuk mendapatkan klien baru.

Dewasa ini Indonesia telah mulai diperhitungkan oleh pasar wisata MICE sebagai salah
satu tempat diselenggarakannya event MICE. Hal ini dapat dilihat dari sejumlah kegiatan besar
bertaraf internasional yang mulai diselenggarakan di Indonesia sebagai bentuk kepercayaan
masyarakat dunia terhadap Indonesia. Wisata MICE di Indonesia semakin berkembang karena
keadaan pertumbuhan ekonomi, stabilitas politik dan keamanan yang kian membaik. Keadaan
ini menyebabkan meningkatnya ketertarikan investor asing maupun lokal untuk berinvestasi
dalam menyelenggarakan event maupun hanya sekedar berpartisipasi sebagai peserta dalam
suatu event MICE.
Industri MICE merupakan salah satu indikator perkembangan ekonomi suatu negara di
mana pada tiap penyelenggaraan sebuah event baik yang bertaraf nasional maupun bertaraf
internasional memerlukan dukungan perangkat keras berupa infrastruktur fisik, dan perangkat
lunak yang meliputi dukungan sumber daya manusia yang ahli yang memiliki mentalitas
pelayanan kelas utama. Agar Indonesia dapat lebih diperhitungkan oleh pasar wisata MICE
maka dukungan infrastruktur seperti akses udara, jalan atau rel kereta api, convention center
serata sarana akomodasi yang berkualitas sangatlah penting. Selain dukungan infrastruktur yang
memadai faktor-faktor lain yang perlu diperhatikan karena dapat meningkatkan nilai tambah
suatu destinasi adalah keatraktifan destinasi itu sendiri, adanya jaringan pemasaran yang baik
serta terdapat professional conference organizer (PCO) nasional/lokal yang ahli dan berkualitas.
Pemerintah Indonesia juga merumuskan kebijakan untuk mendukung perkembangan
wisata MICE di Indonesia. Dalam kebijakan tersebut pemerintah telah menetapkan 10 kota
utama dan 3 kota yang berpotensi untuk dikembangkan sebagai tujuan MICE di Indonesia.
Sepuluh kota utama tujuan wisata MICE di Indonesia,yaitu: Medan, Padang/Bukit Tinggi, Batam,
Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Bali, Makasar dan Manado. Sedangkan 3 daerah yang
memiliki potensi untuk dikembangkan sebagai tujuan wisata MICE adalah Palembang, Lombok
dan Balikpapan. Selain kota-kota yang telah disebutkan tersebut, tidak menutup kemungkinan

6
bagi kota-kota lain di Indonesia untuk dapat menjadi daerah tujuan wisata MICE di mana
Pemerintah Daerah memiliki peran yang sangat penting dalam upaya untuk mengembangkan
wisata MICE di daerah masing-masing. Perkembangan wisata MICE di Indonesia juga didukung
oleh perkembangan agresif industri perhotelan yang memungkinkan adanya hotel disetiap
ibukota provinsi sehingga kegiatan MICE berskala nasional bahkan internasional dapat
diselenggarakan di ibukota-ibukota provinsi.

1.2 TUJUAN PENULISAN

 Untuk meningkatkan pengetahuan penulis/mahasiswa mengenai MICE secara lebih

mendetail

 Untuk memahami secara lebih mendalam PT. Dyandra Communication sebagai

Integrated Event Organizer

1.3 MANFAAT PENULISAN

A. Teoritis

Hasil dari penulisan ini secara teoritis dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam
memperkaya wawasan masyarakat mengenai industry MICE khususnya Professional Event
Organizer. Manfaat lain adalah sebagai bahan pembelajaran dan pengalaman baru bagi penulis
dan juga untuk bekal wawasan terhadap jenjang karier di dunia MICE untuk hari kedepan nya.

B. Praktis

Manfaat praktis dari penulisan makalah ini adalah untuk memberikan informasi dan
pemahaman mengenai PT. Dyandra Communication selaku pelaku industry MICE. Sangat
diharapkan informasi yang ada dapat menjadi bahan pembelajaran bagi penulis apabila ada
kesalahan dalam penulisan ataupun pengartian definisi yang ada.

7
 1.4 SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika yang digunakan dalam penyusunan tugas individu ini adalah sebagai berikut :

BAB I: Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar lelakang penulisan laporan kunjungan ini. Pada bab ini pun
dijelaskan informasi dasar mengenai MICE sebagai gambaran mengenai pembahasan pada
laporan individu ini. Selain itu bab ini juga berisi tujuan penulisan laporan serta manfaat
penulisan laporan.

Bab II: Pembahasan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bab ini akan membahas mengenai pokok
bahasan dari laporan kunjungan ini. Adapun pembahasan tersebut terkait dengan mata
kuliah Praktek Penyelengaraan Event yaitu laporan kunjungan ke PT. Dyandra
Communication yang dihadiri oleh hampir seluruh Mahasiswa Bisnis Event 2014
Universitas Indonesia.

BAB III: Penutup

Bab ini merupakan rangkuman dari bab sebelumnya. Penulis dapat menarik kesimpulan, kritik
dan saran atas kunjungan yang telah dilakukan.

8
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 INTEGRATED EVENT ORGANIZER

PT. Dyandra Communication

Jalan Johar no. 9 10350 Menteng - Gondangdia
Jakarta Indonesia
Telp : 0213100705
Fax : 0213102770

Dyandra Communication merupakan anak dari perusahaan PT. Dyandra Media

International Tbk. Yang berdiri pada tahun tahun 1994 dan pada tahun 2005 Dyandra
Commnication resmi berdiri bukan sebagai Professional Event Organizer melainkan sebagai
Advertising Agency. Seiring dengan perkembangan zaman maka Dyanda Communication beralih
menjadi Professional Exhibitions Organizer (PEO) dan mempunyai kapasitas dalam bidang
service dengan mengutamakan system One Stop Service.

Sampai saat ini PT. Dyandra Communication sendiri memiliki kurang lebih sekitar 30
kayawan yang mayoritas sedang berada di dalam usia produktif, hal itu pula yang menjadi factor
untuk mewujudkan visi nya seperti yang telah saya sebutkan tadi yaitu One Stop Services.
Dyandra Communication memiliki services di dalam bidang Awarding, Incentive, Seminar,
Indoor Activity, Convention, Corporate Anniversary, Exhibitions dan juga Product Launching.

9
10
 2.2 MEETING, TRAINING & CONFERENCE

The Projects :

 IIF Summit Seminar

 MFTBCDAC 2015
 Mandiri CFO Forum
 Public Expose Dyandra & Co
 Annual Seminar Lembaga Penjamin Simpanan
 Mitsubishi Dealer Annual Convetion

2.3 GATHERING, AWARDING & CORPORATE ANNIVERSARY

The Projects :

 Launching BRI INFINITE Card

 HUT BRI 120 Tahun

 Bank Mandiri Customer Gathering Jogja & Cirebon

 Bank Mandiri Malam Apresiasi Pensiunan

 Mandiri Excellence Awards 2015

 Telkomsel TruBEX Experience Awards 2015

 Syukuran & Lauching Buku 50 Tahun Kompas

 HUT Kompas 50 Tahun

 Gala Dinner 18th Komite Olympiade Indonesia

 45th Year KTB Anniversary

 Gala Dinner 660A Line off All New Kijang Inova

11
 2.4 PRODUCT LAUNCHING, PRESS CONFERENCE & EXHIBITIONS

The Projects :

 Mitsubishi Special Exhibition @ Central Park, Mall Kelapa Gading dan Kota Kasablanca
 Launching Mitsubishi New Triton 2015
 Launching Mitsubishi All New Pajero Sport 2016
 Lembaga Sandi Negara Launching Web System
 Japan Education Fair in Jakarta & Surabaya
 Launching Tata Aria, Tata Vista dan Tata Strome (Tata Motors)
 Ceremonial Ground Breaking New Priok Port (PT Pelabuhan Indonesia II)
 Karawang Engine Plant Ground Breaking Ceremony
 The Launch of Mitsubishi Outlander Sport, The Ritz Carlton Hotel Pasific Place Jakarta
 Pertamina at Indonesia International Motorshow (PT. Pertamina (Persero)) JIEXPO
Kemayoran Jakarta
 Mandiri Pasar Indonesia at Jakarta Fashion Week (PT Bank Mandiri Tbk) Senayan City,
Jakarta
 Press Conference & Off Air Program-Panasonic Gobel Awards, (PT Panasonic Gobel
Indonesia) Ballroom XXI DJakarta Theater

12
 2.5 STRUKTUR ORGANISASI

PT. Dyandra Communication mempunyai beberapa divisi didalamnya, yaitu

Account, Produksi, Creative, Finance, Human Resourch Development dan juga GA. Yang
dimana setiap divisi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing masing dalam
menjalankan sebuah event. Divisi Account bertnggung jawab untuk mencari client dan
menghadiri Project Brief, apabila ada pertemuan dengan client mengenai pembahasan
konsep dan juga tekhnis maka divisi Account lah yang akan menghadiri Project Brief
tersebut. Sedangkan Produksi bertanggung jawab untuk memproses semua bahan
produksi yang dibutuhkan dalam menjalankan sebuah event mulai dari Equipment hingga
percetakan dan juga bekerja sama dengan para vendor yang terlibat.
Sedangkan Divisi Creative akan mengunggu hasil Project Brief yang dilakukan oleh
Divisi Account dalam proses brainstorming yang dilakukan oleh pihak internal dari
Dyandra Communication. Dalam tahapan brainstorming ini konsep yang telah dibicarakan
sebelumnya akan diolah kembali dengan menggunakan konsep 5W1H (Where, Why,
What, When, Who, How) dengan output Divisi Creative akan menghasilkan design 2D
ataupun juga 3D sesuai dengan kebutuhan sedangkan Divisi Account akan menghasilkan
Proposal yang akan diberikan untuk client dan Divisi Produksi bisa menentukan harga
produksi untuk sebuah event yang akan diselenggarakan, semua proses ini merupakan
tahapan awal dari penyelengaraan sebuah event. Faktor modal merupakan faktor kunci

13
untuk memenangkan bidding dengan perusahaan atau client dalam sebuah project brief
selain konsep yang bagus.
Sedangkan Divisi Finance mempunyai tanggung jawab didalam perihal keuangan
secara penuh, setelah Divisi Produksi memberikan penaaran harga kepada pihak finance
maka Divisi ini akan melakukan pengecekan kembali apakah budget yang telah diberikan
akan sesuai dengan kekuatan dana yang dimiliki oleh Dyandra Promosindo, apabila
sekiranya dana tidak mencukupi maka pihak finance pasti akan mengurangi tools yang ada
di dlama biaya produksi dengan tujuan untuk mengurangi cost dengan tidak membedakan
kualitas item yang akan dikurang atau diganti. Apabila budget dirasa cukup maka Divisi
Finance akan mencairkan uang untuk dipakai dalam semua kebutuhan untuk persiapan
sebuah event.
Human Resourch Development bertanggung jawab untuk menjadi perantara
antara client dengan PT. Dyandra Promosindo dan juga berperan sebagai client services
sedangkan GA berperan secara teknis dilapangan ketika preparation dan juga show days.
Waktu luang digunakan oleh GA untuk jalan jalan dengan tujuan untuk mencari inovasi
baru dan konsep yang baru karena industri MICE khususnya penyelengaraan event selalu
memberikan inovasi baru dari tahun ke tahun, dimaksudkan agar PT. Dyandra
Communication selalu mempunyai inovasi baru yang akan diluangkan ke dalam proposal
dan itu akan menjadi nilai plus dimata client.
Apabila di dalam Project Brief yang dihadapkan adalah event dengan skala besar
atau client dari beberapa perusahaan besar maka yang akan menghadiri Project Brief
tersebut adalah Divisi Account, Produksi dan Creative agar ketiga divisi tersebut
memahami secara detail apa yang diinginkan oleh client. Tidak lupa pula di dalam Project
Brief team telah mempersiapkan proposal yang memperhatikan Latar Belakang, sikap
objektif, sekilas tentang perusahaan (PT.Dyandra Communication), target audience,
rencana pelaksanan event dan juga tahapan dari event yang akan dilaksanakan sesuai
dengan brainstorming yang dilakukan oleh internal team di hari sebelum nya sebelum
melakukan project brief dengan client.

14
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

PT.Dyandra Promosindo selaku Professional Event Organizer telah melakukan tugasnya

dengan baik terbukti dengan banyaknya tawaran tawaran dari client dan branding awareness
masyarakat sudah terbentuk karena nya. Itu merupakan salah satu impact positif yang
dimilikinya. Untuk kedepan nya harus selalu bisa memberikan inovasi dan pemikiran baru bagu
industry MICE karena industry ini sangat haus akan inovasi baru dan juga untuk perkembangan
sector MICE di Indonesia sendiri khususnya.

3.2 SARAN

Diharapkan PT.Dyandra Promosindo selalu memegang teguh visi utama perusahaan nya
yaitu One Stop Services karena dengan begitu client akan merasa terpuaskan dengan excellent
services yang mereka berikan. Dan perusahaan inipun telah suksess membuat masyarakat luas
semakin mengenal dunia MICE khususnya exhibitions terbukti dengan beberapa pameran yang
telah PT. Dyandra Communication suksess lakukan.

15
LAMPIRAN

16