PRODI : DKV

MATA KULIAH : EVENT MANAJEMEN

SEMESTER : VI
PENGAMPU : AHMAD FAISAL. S.Pd, MM
PERTEMUAN : #3
TEMA : TERMINOLOGI KONFERENSI DAN EVENT

Setelah mempelajari bab ini diharapakan mahasiswa dapat memahami:

1. Termonologi yang dipakai dalam dunia konferensi dan event

2. Tipe dan jenis konferensi dan event
3. Pengertian industri MICE

Pengantar:

Untuk memahami dengan baik dunia konferensi dan event, maka pemahaman mengenai
penggunaan terminologi yang dipakai dalam dunia konferensi dan event menjadi pintu masuk
yang sangat penting. Diakui, penggunaan terminologi ini bukanlah suatu hal yang mudah
karena banyak pihak yang berkepentingan di dalamnya memberikan pendapat atau definisi
yang berbeda-beda. Namun, hal itu bukanlah menjadi kendala serius untuk dapat memahami
dengan baik dunia kon- ferensi dan event, malah membantu untuk memahami persoalan-
persoalan yang berkembang.

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 1
Ada begitu banyak terminologi seputar dunia konferensi dan event. Beragamnya penggunaan
terminologi itu kemungkinan bisa terjadi karena:

1. Perbedaan ukuran atau skala

2. Perbedaaan asal peserta
3. Perbedaan tipe sesi/format
4. Perbedaan segmentasi pasar
5. Perbedaan tingkat interaktivitas/partisipasi peserta
6. Perbedaan reguler atau tidak, berotasi atau tidak
7. Perbedaan kebiasaan penggunaan terminologi berdasarkan geografis

Perbedaan kebiasaan penggunaan berdasarkan geografis misalnya dalam kasus penggunaan

terminologi conference yang umum digunakan di Amerika. Kata confer berasal dari Latin yang
berarti to converse atau to consult dan kata congress yang umum digunakan di Eropa, yang
pengertiannya sama dengan conference.

Adanya perbedaan tersebut di atas akan sangat mempengaruhi gaya maupun struktur sebuah
konferensi dan event, termasuk pengorganisasiannya Hanya saja, harus pula diakui ada nilai
positif dari beragamnya penggunaan terminologi ini, yakni semakin cepatnya proses sosialisasi
industri ini ke publik, karena masing-masing aktivitas bisnis yang membangun MICE Industry
(kadang disebut juga Meeting Industry atau Conference Industry) tampak berupaya keras
melakukan publisitas usaha maupun kegiatan, termasuk upaya yang dilakukan oleh berbagai
organisasi atau asosiasi yang secara khusus membidani kelahiran kegiatan tersebut.

Menjadi menarik adalah ketika kita melihat Industri MICE sebagai sebuah usaha yang saling
melengkapi satu sama lain, yang mencerminkan berbagai peluang kreativitas. Misalnya, jika
sebuah perusahaan merupakan perusahaan penyelenggara usaha jasa konfe rensi, konvensi atat
kongres, perusahaan tersebut bisa memadukan kegiatan pameran sebagai pendukung dalam paket
pengorganisasian konferensi. Sebaliknya, perusahaan yang mengkhususkan diri pada
penyelenggaraan pameran dapat memadukan konferensi atau bentuk meeting lain ke dalam paket
pameran.

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 2
Seperti telah disinggung pada bab sebelumnya, di Indonesia, kondisinya memang sedikit unik,
karena perizinan penyelenggaraan MICE terpisah-pisah ke dalam dua institusi, yaitu Departemen
Kebudayaan dan Pariwisata (untuk konferensi) dan Departemen Perindustrian dan Perdagangan
untuk pameran dan event, sekalipun dalam praktiknya hal itu tidak menutup berbagai kreativitas.

Memahami Berbagai Terminologi

Conference dalam buku ini merupakan istilah yang generik yang merujuk pada sebuah
pertemuan yang diikuti lebih dari 50 orang peserta, ditandai dengan penggunaan ruangan
pertemuan yang dibayar untuk pemakaian menimal setengah hari, dan dipersiapkan melalui
serangkaian persiapan. Sedangkan Event merujuk pada kegiatan pertemuan yang sifatnya
kegiatan sosial budaya, perayaan-perayaan, hobi, hiburan, sport khusus, dan lainnya. Berikut ini
akan dijelaskan berbagai definisi atas terminologi yang digunakan dalam dunia kon- ferensi dan
event. Namun sebelumnya, ada dua hal yang perlu menda- pat perhatian untuk memecahkan
persoalan yang terkait dengan ter- moninologi yang beragam ini ke depan.

Pertama, perlu definisi atau batasan-batasan yang baku untuk masing-masing aktivitas MICE,
terutama mengenai kriteria meeting international dan kelengkapannya (misalnya penggunaan
hotel, ruang pameran, dan lainnya hingga kepastian jabaran statistik berdasarkan tipe pertemuan
apakah bisa digolongkan kepada konvensi, kongres, konferensi dan seterusnya), hingga
penegasan data mengenai bauran kegiatan antaraktivitas (misalnya apakah sebuah event pameran
yang juga diisi dengan konferensi dimasukkan sebagai eksibisi saja atau kegiatan konferensinya
dimasukkan sebagai poin dalam statistik yang berbeda). Kedua, mempersilakan definisi yang
berlaku umum, tanpa upaya mempermasalahkan batasan besaran angka-angka di dalamnya.

Dengan demikian, pada suatu saat kita tidak hanya akan mene- rima statistik yang sifatnya
umum, misalnya atas apa yang telah diupa- yakan selama ini oleh ICCA (International Congress
and Convention Association) atau UIA (Union of International Association), tetapi juga harus
mampu menjelaskan secara rinci berapa angka Meeting International itu yang bisa dikenali
sebagai Convention /Conference Congress atau Exhibition atau juga Incentive.

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 3
TERMINOLOGI SEPUTAR JENIS PERTEMUAN

Business Tourism

Business tourism (wisata bisnis) adalah bagian dari pariwisata berupa pemberian pelayanan
fasilitas dan jasa kepada seseorang yang melakukan perjalanan ke suatu tempat untuk
mengadakan pertemuan (meeting) dengan seseorang atau lebih dan atau mengikuti konferens,
pameran, atau peristiwa bisnis lain serta perjalanan insentif

Untuk memahami terminologi business tourism lebih baik, kita dapat memperbandingkannya
dengan terminologi leisure tourism Perbedaan utama di antara kedua jenis wisata ini adalah
mengenai tujuannya, jika leisure tourism bertujuan untuk semata-mata mencan kesenangan,
namun dengan pertimbangan yang sangat ketat terhadap harga (biaya), business tourism
bertujuan untuk bisnis dan kesuk sesannya dan pada umumnya tidak terlalu mempersoalkan
mengenai harga (biaya). Salah satu alasannya adalah bahwa biaya itu pada umumnya sudah
dipersiapkan jauh-jauh hari oleh sebuah institusi atau perseorangan dan umumnya mereka adalah
pihak yang memiliki kewenangan dalam pengambilan kebijakan.

Ada banyak lagi perbedaan lain, namun dua yang sangat pen- ting lainnya adalah menyangkut
length of stay (lama tinggal) di suatu destinasi serta kemampuan promosi destinasi yang
diakibatkan dari suatu event. Business tourism biasanya berlangsung untuk durasi wak tu yang
lebih lama (4-5 hari) dan dampak promosi destinasi yang lebih besar karena mendapat liputan
media nasional maupun internasional secara luas tergantung kepada ukuran atau skala event-nya.
Itulah sebabnya, selalu disarankan penggunaan anggaran promosi wisata yang lebih tepat jika
diadakan berdasarkan event yang diselengga- rakan dalam satu tahun daripada hanya
berdasarkan anggaran dalam tahun tertentu.

Meeting

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 4
Meeting juga merupakan terminologi yang generik, namun dalam perkembangnnya telah
menjadi salah satu bagian jenis usaha dari MICE, yang ditandai oleh akronim "M" dalam MICE
Sebuah meeting biasanya berupa event kecil, sering melibatkan beberapa eksekutif, namun
begitu dengan meluasnya penggunaan terminologi meeting, maka meeting bisa juga mencakup
sebuah pertemuan dengan segmen pasar internasional, nasional maupun daerah dengan jumlah
peserta yang lebih besar.

Beberapa tipe meeting adalah sebagai berikut:

1. Diskusi, yang merupakan pertemuan dua orang atau lebih untuk maksud tukar-menukar
informasi dan atau penyelesaian peserta yang lebih besar masalah atau situasi.

2 Corporate meeting (sales meetings, top management meetings. dan lain-lain), merupakan
pertemuan yang diadakan oleh peru- sahan dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan.
Corpo- rate meetings dapat dibagi berdasarkan tujuannya yaitu perte- muan dalam rangka
peningkatan pemasaran yang antara lain dapat berupa penjualan langsung maupun tidak
langsung (sales meetings atau promotion meetings), maupun untuk tujuan peme- cahan masalah-
masalah yang terjadi pada manajemen peru- sahaan.

3. Seminar. Sejatinya adalah pertemuan sekelompok mahasiswa di bawah pimpinan seorang

profesor untuk menyampaikan atau mendiskusikan hasil studi atau informasi yang mereka
dapatkan dengan mengundang peserta lain dalam sebuah kelompok kecil. Dalam
perkembangannya seminar adalah ceramah kuliah dan dialog yang memungkinkan para
partisipan untuk bertukar pengalaman pada suatu bidang tertentu di bawah panduan seorang
pembicara yang ahli dalam bidang tersebut, namun dengan topik yang terbatas.

4. Workshop. Sebuah seminar yang menekankan pada diskusi gratis, tukar-menukar gagasan,
mendemonstrasikan metoda dan aplikasi prinsip dan keterampilan praktis, juga pertemuan bebe-

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 5
rapa orang dengan diskusi intensif. Perbedaan antara seminar dan workshop dapat dijelaskan
bahwa jika seminar memiliki ahli pada bidang tertentu untuk menyampaikan informasi untuk
didiskusikan, maka dalam workshop merupakan sekelompok orang dalam suatu bidang tertentu
bersama-sama memecahkan masalah atau situasi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manu-
faktur menemukan bahwa kuota produksi mereka belum terca- pai, maka manajemen
mengundang para eksekutif dan super- visor untuk membahas masalah ini secara bersama-sama.
lompok ini berupaya untuk menemukan solusi permasalahan tersebut melalui workshop

5. Simposium yang merupakan pertemuan sejumlah ahli (expert) dalam bidang tertentu yang
membahas makalah. Dalam simpo sum, sering kali lebih dari satu sesi secara simultan dengan
format presentasi individual atau panel. Mirip forum, tetapi lebih formal.

6. Forum merupakan pertemuan yang menonjolkan banyak alur diskusi, dipimpin oleh panelis
atau presenter, dan moderator akan menyimpulkan dan memimpin diskusi.

7. Program training merupakan pertemuan yang diadakan untuk meningkatkan kapasitas dan
kapabilitas melalui seorang atau lebih instruktur ahli dalam bidangnya.

8. Press conference yang merupakan pertemuan yang mengundang jurnalis (wartawan) untuk
menyampaikan sebuah informasi dari pihak tertentu, baik dalam rangka klarifikasi maupun untuk
penyampaikan informasi terbaru yang dianggap penting.

9. Assembly adalah pertemuan sekelompok orang untuk tujuan deliberasi dan perundang-
undangan, pemujaan, atau pertunjuk kan oleh suatu badan legislasi. Kata "assembly" biasanya
meru juk pada pertemuan para pejabat pembuat undang-undang. namun juga sangat akrab
digunakan dalam sekolah atau univer sitas yaitu berkumpulnya lembaga-lembaga pelajar di
sekolah atau universitas tersebut.

10. Retreat Sebuah pertemuan periodik yang dilakukan sekelom pok orang untuk berdoa,
meditasi, studi, dan instruksi di bawah seorang pemimpin. Tujuan dari jenis pertemuan ini adalah

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 6
un- tuk reflekst, relaksasi, sinergi, dari berbagai tekanan atau kom- pleksitas persoalan yang
selama ini dihadapi para peserta.

11 Kuliah umum adalah pertemuan yang digelar dengan menam- pilkan seorang pembicara yang
ahli dalam bidang tertentu, dengan peserta yang lebih banyak dan ruangan yang lebih besar
daripada kuliah biasa. Biasanya terminologi ini digunakan dalam dunia akademik, yaitu dengan
mengundang pembicara luar institusi (bisa dari universitas atau institusi lain di dalam maupun
luar negeri), namun juga digunakan dalam bentuk lain dengan institusi berbeda.

12.Kelas (Class) adalah pertemuan siswa maupun mahasiswa da- lam waktu pertemuan yang
reguler untuk belajar mata pelajaran kuliah yang sama.

IAPCO sendiri memberikan definisi "meeting" sebagai "gene- ral term indicating the coming
together of a number of people in one place, to confer or carry out a particular activity.
Frequency: can be on an ad hoc basis or according to a set pattern, as for instance annu- al
general meetings, commitee meetings, etc.

Sebagai tambahan, definisi yang secara umum diterima teruta- ma menyangkut kriteria atau
batasan adalah "Meeting aims are to share ideas, discuss, motivate, Minimum of ten participants
in a venue where there is payment for usage for a minimum of a half day.

Huges (1988) memberikan penjelasan lebih rinci yaitu "diikuti 15 orang atau lebih (ada juga
yang memberi batasan 10 orang) untuk pertemuan minimum enam jam, dengan agenda yang
pasti dan termasuk seminar dan kursus training

Kendati demikian, batasan-batasan itu terus berubah-ubah, ter- masuk misalnya jika ada yang
bertanya bagaimana jika peserta dalam meeting ada 14 orang, apakah hal itu otomatis menjadi
bukan meet- ing? Namun, meskipun angka itu membingungkan, oleh tuntutan data dan statistik
kita dipaksa untuk memberikan batasan, baik jumlah pesertanya maupun durasi pertemuannya.

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 7
Dari berbagai pendapat itu, serta dengan mempertimbangkan berbagai hal, maka definisi meeting
sebaiknya adalah sebagai berikut:

Meeting adalah sebuah pertemuan oleh minimal dua orang untuk waktu minimal 15 menit,
dengan agenda pertemuan yang sudah diren canakan sebelumnya serta dengan pembayaran
tempat minimal untuk setengah hari pertemuan

Definisi ini diberikan karena beranjak pada kenyataan bahwa banyak kegiatan meeting dilakukan
tidak mencukupi 15 orang atau 10 orang seperti batasan yang umumnya dipakai pada saat ini.
Contoh- nya, pertemuan dua kepala negara atau pertemuan pemimpin negan negara G-8 yang
hanya terdiri dari delapan kepala negara, apakah ini tidak termasuk meeting? Tentunya, ya.
Itulah sebabnya, perlu kelu- wesan, namun tetap mengacu kepada syarat lain yaitu: melalui peren
canaan dan menggunakan tempat (venue) yang dibayar untuk minimal setengah hari.

Untuk meeting dengan peserta lebih banyak seperti dalam kasus seminar atau diskusi, maka hal
yang membedakannya dengan konfe rensi atau pameran adalah peserta meeting bisa membayar
untuk ikut pertemuan, bisa juga tidak.

Meeting International

Bagaimana dengan definisi international meeting? Ada dus institusi penting yang sejauh ini telah
memberikan definisi dan batas an-batasan mengenai apa yang dimaksud dengan meeting interna
tional.

ICCA memberikan kriteria international association meeting sebagai berikut.

1. Dihadiri oleh peserta sedikitnya 50 partisipan

2. Diorganisir dalam sebuah pertemuan yang bergilir (regular) dan tidak termasuk pertemuan
yang diadakan hanya sekali waktu.
3. Bergilir sedikitnya tiga negara yang berbeda

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 8
Sedangkan UIA membuat definisi sebagai berikut:

1. Jumlah minimum partisipan 300 orang

2. Jumlah minimum partisipan asing (luar negeri) 40%
3. Jumlah minimum negara/kebangsaan 5 negara
4. Lama minimum (durasi) penyelenggaraan meeting 3 har

Dua lembaga ini setiap tahunnya mengeluarkan The World Top International Meeting
Cities/Countries. Selain itu, sebenamya upaya untuk menyatukan persepsi atas penggunaan
terminologi meeting international dicoba dilakukan dengan melibatkah berbagai asosias seperti
yang dilakukan oleh UN-WTO, ICCA, MPI, RTE (Reed Travel Exhibition). Tahun 2006 lalu,
lembaga-lembaga ini mencapai suatu kesepakatan sebagai berikut:

 Menggunakan terminologi The Meeting Industry sebagai des- kripsi umum industr MICE

 Mengadopsi tujuan umum untuk memotivas: bisnis, share gagasan, pembelajaran,

network dan diskusi

 Diikuti minimal 10 orang peserta

 Tempat pertemuan yang dibayar untuk minimal setengah hari (empat jam) atau lebih

Namun begitu, kita diharuskan untuk berhati-hati dalam mem- baca kriteria-kriteria yang
diberikan dua lembaga internasional ini, sebab seperti telah disebutkan terdahulu, acuan yang
berbeda tentu akan memberikan hasil yang berbeda pula. Atau setidaknya oleh klasifikasi yang
berbeda, sebuah event internasional yang diadakan di Indonesia menjadi tidak termasuk dalam
daftar.

Misalnya atas kriteria "bergulir", sedikitnya tiga negara dengan pertimbangan bahwa banyak
event internasional diadakan di Indonesia dengan jumlah peserta melebihi 100 orang dari lebih
dari tiga negara, namun hanya digelar sekali saja. Demikian pula dalam konteks cor- porate

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 9
meeting, yang kemungkinan besar banyak digelar mengingat jumlah corporate dengan jenis
multinational corporate juga tergolong banyak, namun tidak pernah tercatat secara resmi.

Namun, harus juga diakui kemungkinan adanya kelemahan dari pihak kita sendiri yang memang
tidak aktif mendata dan melaporkan berbagai kegiatan meeting ini ke lembaga-lembaga
internasional. Hal yang berbeda dengan Singapura, misalnya, yang sebenarnya lebih banyak
menggelar sebuah international meeting dalam skala kecil (jumlah peserta dan durasinya),
namun aktif melaporkan, meski juga patut dipertanyakan keabsahan data-data statistik mereka
itu.

Terlepas dari semuanya, harus diakui mereka memang cerdik dan berani dalam memanfaatkan
promosi (apa pun) untuk memperkuat posisi meeting industry mereka ke dunia internasional,
suatu hal yang kita sadari kurang kita miliki.

Mk-event-manajemen—ahmad-faisal-dkv-itbAD 10