Anda di halaman 1dari 17

Seputar event organizer

1. 1. SEPUTAR EVENT ORGANIZER Posted by Gadingmoore on 23:36 in Archives


Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara
alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anakanak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan
korporasi. Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu?
Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang
menyelenggarakan sebuah acara agar ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi
nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha tersebut pada saat ini
memberikan keuntungan yang besar. Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah
Event Organizer ? A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event
Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit yang kadang tak terduga. Misalnya urusan
transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin sebelumnya tidak
terpikirkan. Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ? A :
Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola
dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya
memiliki sebuah nama di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak
ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah
punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam
konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk terspesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena
bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang
yang sangat dikuasainya. Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki
nama ? A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah.
Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan
melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan
demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata
yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer. Q : Bagaimana meningkatkan
brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat? A : Ada dua cara. Pertama,
menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh
kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer
cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri
akan jauh
2. 2. lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya
menunggu bola (kecuali sebuah Event Organizer memang telah memiliki network
yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer. Pada awalnya kami mengadakan
event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya. Q :
Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang
profesional ? A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang
membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya
menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event Organizer berfungsi
mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya. Q : Apa
yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer? A : Dalam memilih
sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan
dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut
mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempattempat promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah

punya akses ke radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya
akses yang baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya.
Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan. Kedua,
lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra
bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal
yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra
perusahaan yang memakai jasanya. Untuk membangun citra , selain profesionalisme
dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang terbuktikan karena pemakaian
berulang-ulang . EO adalah event organizer , artinya adalah mengorganisir kegiatan
yang bersifat evently (sewaktu-waktu) tidak kontinyu dan obyek yang di kerjakan
selalu berubah. Pertama yg anda lakukan adalah menentukan JENIS event yang akan
anda bisniskan , Apakah itu sebagai : EO pameran EO pagelaran kesenian (music ,
teater , ext) EO seminar EO pendidikan EO launching (promo) produk baru
3. 3. EO wedding EO aniversary EO wisuda EO Olah Raga Dan lain-lain Setelah kita
mengarah kepada "jenis" EO nya, barulah pelajari secara mendalam secara detail
"jenis" tersebut Perbanyak jaringan / relasi yang berkaitan dengan kegiatan EO untuk
mempermudah menentukan budget dan anggaran, seperti : Pengelola Gedung /
Tempat / Mall Perijinan : Kepolisian (Polsek/ Polres) , RT s/d Kecamatan Pemberi
Sponsor / Sumber Dana Manjemen Artis Penyewaan Sound System, Panggung,
Lighting Caterring (makanan & minuman) Dekorasi (seniman) Media Elektronik &
Cetak (termasuk wartawan) Advertising Ahli Hukum (utk membuat Kontrak / MOU)
Sebaiknya EO dikelola sedikit personil (max 5 orang) yang lainnya lebih baik
outsourching dan di rekrut pada saat menjelang hari H Pastikan pekerjaan yang
diterima ada Dananya, pastikan anda mendapatkan termin pembayaran pasti dan
tertuang dalam perjanjian hitam diatas putih (kontrak) Jangan mencari keuntungan
yang berlebih (mark up) dengan maximum fee cukup sebesar 10 %, keterbukaan
dalam membuat anggaran akan memudahkan klien mempercayai kinerja EO, dan
lebih baik klien diajak berdiskusi dan berunding hal bugget , dan jangan lupa selalu
menyertakan Pajak .
4. 4. Selamat berbisnis.... Bagaimanakah memilih Event Organizer ? Semua proses
pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. Sebagai contoh, kriteria yang kita
pakai dalam memilih baju adalah warna dan modelnya. Selain itu ada kriteria harga
dan ukuran. Lalu kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer
? Jawaban atas pertanyaan ini bisa bermacam-macam menurut tiap-tiap orang. Ada
yang menggunakan kriteria harga, ada juga yang menggunakan kriteria prestige, dan
ada juga yang menggunakan kriteria sistem kerja. Tetapi pada kenyataanya,
kebanyakan orang memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara,
klien, vendor atau siapapun yang bisa dipercaya. Bagaimana dengan anda ? Kriteria
apa yang akan anda pakai ? Saran kami, sebaiknya pemilihan event organizer
berdasarkan kriteria produk yang dijual EO dan kebutuhan anda sebagai klien. Semua
orang tahu kalau tugas - tugas EO adalah menkonsepkan suatu acara, mengatur, dan
melaksanakannya. Apakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer ? Betul,
dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja. Kriteria pertama yang
harus anda gunakan apabila menggunakan jasa EO. Bagaimana sistem kerjanya dalam
merencanakan event anda. Kriteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda
menyewa orang untuk bekerja kepada anda. Pertanyaan yang seharusnya anda
tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya dan event apa saja yang telah
dikerjakan event organizer itu. Terakhir, apa kebutuhan anda ? Model event seperti

apa yang anda inginkan ? Siapakah market target atau audience anda? Berapa budget
yang anda sediakan? Apa yang diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event
nantinya dan target seperti apa yang anda inginkan? Sebagai kesimpulan kami,
memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer yang tepat untuk
kebutuhan anda. Tetapi beberapa kriteria di atas telah terbukti membantu banyak
calon klien kami untuk memilih event organizer yang tepat!
5. 5. Bagaimana Mempromosikan EO Anda 1. Membuat Data / Company Profile Bentuk
ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap wajar dari perusahaan
yang bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan,
administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui
oleh klien. 2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun Setelah adanya Company
Profile apa yang harus kita lakukan? Tentu saja mendistribusikannya ke berbagai
pihak yang kita rasa potensial untuk menerimanya.Misalnya ke Perusahaanperusahaan, Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain, vendor-vendor. Bisa juga diberikan
kepada orang yang punya pengaruh kuat. 3. Promosi Out Door Promosi bentuk ini
dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan semacamnya.
Dibuat se-efisien mungkin dengan menerakan nama-alamat serta misi serta motto
secara jelas. 4. Event & Entertainment Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat
mengundang banyak massa. Keberhasilan sebuah event akan merupakan kredit point
dimata para calon klien kita. 5. Menggunakan Jaringan Internet Website bertujuan
untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan informasi
mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga kita
tidak lagi ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna
jasa EO mudah memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan
mempromosikan sebuah Event Organizer serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari
penggunaan media cetak seperti brosur, majalah sehingga dapat mengurangi biaya
promosi. Bentuk ini merupakan trend paling akhir yang digunakan untuk berpromosi.
Melalui sarana internet dapat dengan mudah mengakses pihak mana yang
dikehendaki. Begitu pula sebaliknya.
6. 6. Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO 1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan
bagian-bagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri,
teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian
tertentu. Kemudian menerapkan teamwork and leadership. Bekerja di dunia EO
adalah melulu tentang teamwork, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan
sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda.
Bagaimana kita akan mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola
perusahaan/tim sendiri saja tidak bisa. 2. Miliki Spesifikasi Tertentu. Ada banyak
segmen dalam event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer,
Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll.
Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu
segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk
menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi
sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah
event. 3. Negotiation And Lobbying Anda harus punya kemampuan negosiasi dan
melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan klien atau sponsor untuk
menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun
personal. 4. Presentation Skill Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah

project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda.
Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor
untuk menangani event mereka. 5. Ide Inovatif Jangan takut untuk mewujudkan ide
gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran
ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda
7. 7. 6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan.
Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan menghadapi event
tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini.
Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.
Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan
budget yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya
tidak kalah penting. Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue,
vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dll. Yang tetap penting
adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik
dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan
dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja
kadang masih ada kendala saat event berjalan. 7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor.
Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi
tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor
tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. 8. Memiliki
Database Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya,
misalkan database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal
mungkin untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani
database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk
mengumpulkan database ini, internet misalnya. 9. Manejemen Emosi. Kerja EO
apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan
bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan
untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan
muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan
internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara
secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama
dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO
anda, klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya...
8. 8. 10. Quality Oriented. Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah
membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun
akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan
EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru. 11. Coba Juga Terjun Ke
Kegiatan Sosial Sesekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat
sosial. Selain untuk mengasah kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal
bukan. EO: Ide Kreatif Dan Inovasi WASPADA Online "Acaranya bagus, bintang
tamunya oke, panggungnya keren," Pujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita
menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah
pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang
tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event
Organizer". Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang
aktifitas EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang
yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang
gampang. Kita membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak

membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan
banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim
yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang. Dalam satu tim, bukan orang yang
otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita
butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi,
cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya
sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh
waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu,
kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari "H" semua
berjalan lancar. Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara
berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah
kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan
dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa
bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali
pertama kita bikin EO. Kunci utama disini adalah
9. 9. komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan
tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana
caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau
bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan berusaha
untuk dapat memuaskan mereka. Membuat acara yang bagus, menarik dan
berkualitas, dalam waku yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main
dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan
proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promosi, membuat rundown
(skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya. Sejarah
Event Organizer Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta
adat dimana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk
mendukung suksesnya suatu acara. Sedangkan istilah EO di Indonesia mulai populer
sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis
dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja
dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain
seperti EO. EO sendiri adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri
dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan,
kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan
deadline, target, sceduling, pressure dan teamwork solidity. Sedangkan peran EO
adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan
konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional. Yang Mesti Ada Di EO
Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk
mendirikan sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar
yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity,
imagination dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal
yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan.
"Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut
adalah kumpulan orang-orang kreatif yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian.
Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat
membuat EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat,
Pentas Seni, Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah. Apalagi
yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya mengadakan Prom Nite, dan biasanya
yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak

masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide
kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan
10. 10. menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada, baru deh kita memikirkan bagaimana
bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan. Dan kalo kita
berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling penting
adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh
lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya
setelah acara berlangsung, atau setelah dananya ada. Ditambahkan bos Procom salah
satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO.
"Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar kecilnya event yang
ditangani," kata Bang Sofian. Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak
menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara. Di Jakarta dan
Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlomba-lomba membuat pentas seni,
bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah
digandrungi anak muda. Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas,
sekarang saatnya kamu belajar untuk memenej diri sendri dan orang lain. Yang
berjiwa pemimpin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong
dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari sponsor dan
mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal
dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung
jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama yang solid. Peran
IT di Dunia EO Peran IT dalam dunia EO amat sangat penting, karena IT selalu
dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses
membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut :
Membuat Proposal. Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal
yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien
untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak
membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program
penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal
yang kita buat menjadi lebih menarik. Presentasi. Pada saat presentasi adalah momen
yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama
dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut
profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan
presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang
sangat menentukan. Pada saat tersebut sebaiknya kita dapat memaksimalkan teknologi
yang dimiliki untuk mendukung presentasi kita, misalnya dengan menampilkan
database yang dimiliki, design yang menarik atau bahkan bisa membuat simulasi
acara dengan menggunakan program pendukung seperti 3D Studio Max atau yang
lainnya.
11. 11. Time Table. Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software,
seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang
terpenting isi dari time table tersebut harus detil, mulai dari item pekerjaan,
penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal
tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting.
Data Base. Data Base yang lengkap dan baik akan sangat membantu EO dalam
mengerjakan sebuah project. Karena dalam mengerjakan project kita biasanya
membutuhkan data-data yang lengkap, misalnya data sponsor, artis, perlengkapan,
venue dan lain sebagainya. Alangkah baiknya setiap kita membuat event data-data

tersebut kita simpan dalam sebuah data base karena kelak data tersebut dapat
digunakan oleh seorang Project Manager untuk mengerjakan projectnya. Report.
Banyak EO membuat laporan hanya untuk external atau klien, sedangkan laporan
internal yang dibuat hanya laporan keuangannya saja. Padahal report ini sangat
membantu pada saat kita akan membuat event yang sama di waktu mendatang.
Laporan keuangan wajib dibuat tapi dalam isi laporan tersebut sebainya ditambahkan
dengan hasil evaluasi, data-data pendukung project dan saran-saran apabila akan
membuat event tersebut di waktu yang akan datang. Hal ini yang dapat membuat EO
kita akan selalu menjadi lebih baik. Internet. Pada era globalisasi saat ini Internet
sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita
bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari
internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita
bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari
pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di
internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsepkonsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau
kuno. Masih banyak lagi manfaat Teknologi yang bisa membantu perkembangan
bisnis EO kita, misalnya untuk design, akunting, administrasi dan yang lainnya
bahkan untuk mengembangkan ide-ide kreatif dari sebuah EO. Oleh karena itu jangan
sampai EO kita menjadi EO yang gaptek. Mencermati EO Untuk mengatur
pelaksanaan sebuah acara sehingga bisa berlangsung sebagaimana mestinya, pada
umumnya penggagas acara akan menggunakan jasa event organizer (EO) untuk
mengatur segalanya, termasuk penyewaan alat musik dan penyewaan sound system.
Mulai dari acara perlombaan hingga pesta pernikahan. Dan jumlah event organizer
yang beredar di Indonesia pun sangatlah banyak. Tapi bagaimana caranya memilih
EO yang baik? Berikut ini beberapa
12. 12. poin yang perlu diperhatikan dalam memilih berdasarkan pengalaman gw
berhubungan dengan EO geblek: 1. Memiliki Konsep Holistik Acara Sebelum
sebuah acara dilaksanakan, setiap pihak terutama EO harus memiliki konsep yang
benar dan menyeluruh terhadap acara yang akan dilaksanakan, termau=suk tentang
penyewaan alat musik dan penyewaan sound system. Setelah pihak penggagas acara
menjabarkan gambaran umum mengenai acara yang akan digelar, sebaiknya calon EO
yang akan ditunjuk telah menghasilkan sebuah konsep mendetil dan dapat
menggambarkan lebih rinci mengenai persiapan hingga action plan yang akan
dilakukannya. Dari sini kita bisa melihat apakah EO tersebut menguasai bidangnya
atau tidak. 2. Memiliki SDM yang Memadai EO yang baik setelah memiliki konsep
yang lengkap mengenai acara, mereka harus dapat menjamin bahwa mereka memiliki
SDM yang memadai baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Memang SDM yang
dimaksud ini tidak harus 100% adalah tim dari EO yang bersangkutan, sangat
dimungkinkan untuk outsource. Hanya saja kepastian jumlah dan kualitas yang
diperlukan haruslah dijamin oleh sang EO. Jangan sampai acara berlangsung dengan
kekurangan SDM yang pada akhirnya sang penggagas acara harus turun tangan
sendiri dan mengerahkan tenaga tambahan internalnya. Pemilik konsep dan uang
harus dipisahkan dari tim pelaksana. Kalau pemilik uang juga yang melakukan
eksekusi, untuk apa menyewa jasa EO? 3. Portofolio Klise memang jika kita
membicarakan poin yang satu ini. Tapi bagaimana pun juga portofolio sebuah EO
akan menunjukkan kemampuan sebenarnya dari EO yang bersangkutan. Termasuk di
dalamnya referensi dari para klien EO tersebut yang mera puas dengan hasil kerjanya.
Jangan sekali-kali memilih EO yang tidak jelas asal muasalnya, atau bahkan EO yang

pernah berbuat kesalahan yang sangat fatal. Untuk Anda yang sedang atau akan
bergerak di usaha bidang jasa yang satu ini, hendaknya baik-baik menjaga kredibilitas
nama baik Anda dan profesionalisme kerja sebelum kegagalan Anda dapat
menghancurkan Anda dan karyawan Anda sendiri. Dan untuk Anda yang akan
menyewa jas EO, ingatlah hukum ini : Ada Uang Ada Rupa! Menghadapi krisis
finansial global, salah satunya adalah kreatif dalam mencari alternatif solusi atas
kondisi tersebut. Sahabat Enterprise yang setiap tahun menggelar berbagai acara mau
tidak mau juga dituntut kreatif dalam mengelola dan menanganinya karena adanya
efisiensi dalam perusahaan.
13. 13. Dalam pelatihan ini, para instruktur membekali peserta dengan materi antara lain,
fungsi kerja EO, pembuatan konsep, perencanaan dan perancangan, persiapan dan
produksi, hingga eksekusi dan finalisasi acara. Menurut Achmadi Kamruddin, ada
beberapa indikator dalam mengukur kesuksesan sebuah event atau acara. Bisa dari
jumlah tiket, penonton, atau undangan yang hadir. Minimal 70 persen dari total
estimasi. Bisa dari antusiasme, interaksi serta apresiasi dari penonton atau undangan
yang hadir terhadap acara yang digelar. Bisa juga acara yang digelar itu tidak
mengalami gangguan yang berarti. Tidak kalah pentingnya, para undangan yang hadir
membawa pengalaman baru dengan suguhan acara yang baru disaksikan dan
dialaminya, terang Fajar Junianto. Dalam melaksanakan suatu acara, tujuan utama
sebuah Event Organizer tentunya memuaskan kliennya, untuk itu dibutuhkan sikap
profesional sehingga klien merasa puas karena kesuksesan acara mereka. Agar acara
yang loe buat bisa sukses seperti buatan Event Organizer, berikut ini beberapa tips
yang patut loe simak: - Sukses tidaknya sebuah acara ditentukan oleh adanya
persiapan yang matang. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, tentu
berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Agar acara yang dibuat
dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama
tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara. - Dengan
konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada
beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara. Untuk
masalah konsep dibagi menjadi tiga bagian : 1. Konsep baku, di mana konsep ini
sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal
melaksanakan saja. 2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian
dipresentasikan kepada klien (perusahaan). 3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan
pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat. Terakhir dan
terpenting untuk mengadakan suatu acara adalah budget, karena besar kecilnya budget
perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget
perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin.
(aa/SM)
14. 14. Bisnis di dunia industri hiburan, terutama bisnis event organizing merupakan
bisnis yang sangat menarik, karena kesempatan investasi yang begitu luas, dan
didukung pula antusiasme konsumen yang cukup tinggi. Berbeda dari bisnis pada
umumnya dimana aset utama diwujudkan lewat benda seperti mesin ataupun tanah,
aset utama dari bisnis ini adalah kepercayaan konsumen, tingkat kreatifitas, serta
tingkat kerja keras dari event organizer itu sendiri. Jenis event organizer yang akan
dibahas dalam business plan ini adalah event organizer yang mengkhususkan
operasinya di klub, dengan cara membuat, dan mengatur acara di klub. Pada mulanya,
sebuah event organizer harus mampu menjual ide, serta konsep dari sebuah acara
kepada klub. Pada tahap berikutnya, klub akan menerima ataupun menolak konsep

acara tersebut, dan jika diterima, maka perjanjian mengenai acara tersebut, antara
event organizer dan klub akan dibuat. Dalam bisnis ini, klub memiliki kewajiban
untuk menyediakan tempat serta fasilitas standar yang biasanya sudah tersedia,
sedangkan event organizer berkewajiban menyediakan talent, menanggung biayanya,
dan tentunya menjalankan acara. Perkembangan bisnis ini sangat erat kaitannya
dengan pertumbuhan kebudayaan musik elektronik, dimana kebudayaan tersebut
mendorong munculnya klub klub baru, dan tentunya para konsumen konsumen baru.
Dengan berkembangnya kebudayaan tersebut, event organizer akan sangat
diuntungkan, karena pasar yang semakin lama semakin meluas, serta banyak hal atau
ide baru yang bisa dikembangkan berkaitan dengan kebudayaan musik elektronik.
Item utama yang dijual dari bisnis ini adalah kemampuan event organizer dalam
membuat suasana menggunakan fasilitas yang tersedia, serta menggunakan talen yang
ada. Event organizer dituntut untuk membuat para konsumen merasa nyaman dengan
suasana yang mereka buat, sehingga konsumen merasa tertarik untuk membeli produk
produk yang dijual olek klub. Dalam prakteknya, keuntungan sebuah event organizer
diambil berdasarkan persentase keuntungan klub, yaitu sebesar 15%, atau sesuai
dengan perjanjian yang telah dibuat oleh kedua belah pihak, tentu saja semakin baik
acara yang dibuat oleh sebuah event organizer, maka semakin besar pula keuntungan
yang akan diraih. Selain tingkat keuntungan, keberhasilan dari sebuah event organizer
dinilai dari beberapa faktor, seperti kemampuan event organizer dalam menjaga acara,
dan tentunya konsistensi dari kualitas acara tersebut, serta keunikan, karena konsumen
sangat tertarik dengan acara yang memiliki identitas tersendiri, dan tentunya sudah
tugas dari event organizer untuk membuat sebuah acara hiburan ini menjadi
bermakna. Promosi merupakan senjata yang sangat ampuh dalam menjalankan bisnis
ini, karena sebaik apapun kemampuan event organizer dalam menjaga kualitas acara,
dan sehebat apapun talent
15. 15. yang dipakai dalam acara tersebut, para konsumen tetap tidak akan datang tanpa
promosi yang maksimal. Bandung memiliki pangsa pasar yang sangat luas, dimana
animo masyarakat untuk menikmati hiburan sangat tinggi, dimana hal tersebut bisa
kita lihat lewat jumlah rata rata konsumen yang datang dalam setiap acara, dan para
penikmat hiburan malam ini terdiri dari berbagai kalangan dimulai para mahasiswa,
hingga para konsumen yang sudah cukup berumur. Tantangan terbesar dari bisnis ini
adalah penjagaan nama dari perusahaan, dimana seperti yang kita ketahui,
kepercayaan dari klub dan konsumen merupakan hal yang krusial yang harus dijaga
oleh perusahaan karena merupakan aset yang sangat mahal, dan sulit untuk dibangun,
karena butuh waktu yang tidak sedikit bagi sebuah perusahaan event organizer agar
namanya dapat dipercaya. Bagaimana cara memulai bisnis EO? Tidak ada yang dapat
saya sarankan selain segeralah mengambil tindakan. Tindakan apapun yang anda
lakukan dalam usaha anda merealisasikan bisnis EO anda adalah penting. Sekecil
apapun tindakan itu, walaupun hanya berupa menghubungi teman terdekat anda untuk
meminta sarannya, adalah penting. Karena tidak ada yang benar-benar dapat anda
pelajari dari ebook ini, selain dengan cara melakukan. Seorang teman pernah
mengajukan sebuah ide membuat event pelatihan internet marketing. Ia
menggambarkan dengan detail langkah-langkah yang bisa ia lakukan. Ia telah
memikirkan siapa target marketnya, bagaimana cara memasarkannya, hingga
kelanjutan pelatihan itu kedepannya. Hanya satu yang ia minta dari saya untuk
membantunya, yaitu mencarikan seorang trainer, dan membuat materi pelatihannya,
karena ia tidak punya waktu yang cukup luang untuk melakukannya. Yahakhirnya
ide itu tidak pernah bisa direalisasikan. Anda tahu mengapa? Karena inti dari bisnis

adalah produk yang unggul, dan pemasaran yang menarik. Bila anda tidak dapat
meluangkan waktu anda untuk benar-benar memikirkan hal ini, maka sesungguhnya
anda tidak memiliki bisnis. Karena bila anda menyerahkan hal yang sangat penting ini
kepada orang lain, maka hanya ada dua kemungkinan yang akan terjadi pada bisnis
anda, yang pertama: event anda gagal, yang kedua: ide anda akan dicuri orang lain.
Seorang teman pernah berkata bahwa otak kita sesungguhnya telah memiliki semua
jawaban atas segala permasalahan. Ketika kita ingin memulai bisnis EO,
sesungguhnya otak kita telah
16. 16. menyuguhkan berbagai alternatif jalan untuk merealisasikannya. Masalah
sesungguhnya adalah, maukah kita mengambil tindakan atas berbagai alternatif itu?
Kita selalu menunda-nunda untuk take action karena merasa belum memiliki
pengetahuan yang cukup mengenai bisnis ini. Namun sebenarnya disitulah urgensinya
kita untuk segera mengambil tindakan tindakan apapun yang dapat memberi kita
solusi pada akhirnya. Jadi mulai sekarang apabila anda menemui hambatan dalam
memulai bisnis event organizer ini, jangan lagi bertanya apa yang harus saya ketahui
dari bisnis ini? namun ubahlah menjadi apa yang harus saya lakukan untuk
mengatasinya?. Dengan pola pikir ini, otomatis anda akan belajar lebih banyak dan
lebih cepat untuk segera sukses dalam bisnis EO. Event Organizer sudah berkembang
pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak
di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai
wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat
mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary,
exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai
dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing
sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan
kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan
para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO.
Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. Fungsi EO dalam mekanisme
sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support
kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll,
media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran
Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus
dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop,
raker/rakernas dll. Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi
Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau
perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri.
Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan
tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk
menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau
trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan
semua bisa ditangani sendiri?.
17. 17. Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang
dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu? Ternyata tidak.
Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan
makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka
kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking,
lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. Untuk sementara ini saya ingin

mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi
pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event
Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer: 1.
Kemampuan 2. Tuntutan Tugas 3. Situasi yang dihadapi 4. Analis 5. Mampu
mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji,
merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi 6. Desain, Segmentasi peserta,
memilih pengajar, rekomendasi 7. Sistematis 8. Mampu menyusun alur, jadwal,
serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya
sebuah event training 9. Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan,
menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan
gagasan dalam On-stage 10. Customer Oriented 11. Sensitif terhadap situasi-situasi
yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani
dengan tetap bersikap ramah 12. Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi
belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati,
kertas flipcard habis dll 13. Dinamis
18. 18. 14. Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat,
cekatan, ekspresif, memiliki selera humor. 15. Menjadi MC, ice breaker, energizer,
pemimpin game,leadership situasional dll 16. Up-date Knowledge/informasi,
Tuntutan untuk tahu dan memahami background Traineer dan perusahaannya,
menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang
menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet,
diskusi). 17. Desain, Report, Rekomendasi 18. Administratif Ini sangat penting.
Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan
kemampuan yang satu ini. Surat-menyurat, pendataan peserta, record training,
perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll 19. Komunikatif,
Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel,
menyediakan waktu untuk gaul, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa
yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan
meeting TNA, mengendus persoalan Traineer Event Organizer: Mempermudah Segala
Kegiatan Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan.
Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu
sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan
dan menuntut kerjasama sebuah tim. Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat
kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah
sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masingmasing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses
tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia.
Jika tidak, pastilah acara akan berantakan. Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian
yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang
dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah
muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia" yang bisa mengorganisir berbagai
macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal
sebagai event organizer.
19. 19. Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang
dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event.
Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran
konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan
kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event

organizer atau inisiatif event organizer sendiri. Bentuk pemanfaatan event organizer
juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk show,
penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan
yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada
saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan
ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan
sebagainya. Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang
melanda negara ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang
menggembirakan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk
perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan,
tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer. Event organizer
atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan
hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer
panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung
lainnya. Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan
mereka saat ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang
event organizer. Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah
menjadi semacam kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person
menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling
mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja
EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan
ide-ide penyelenggaraan event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susahsusah memikirkan semua [xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event
organizer! Sukses Acara Kreativitas dan Budget Mewujudkan kesuksesan sebuah
acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep yang benar-benar matang.
Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa berlangsung
dengan sukses.
20. 20. Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar
acara yang direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas
mungkin. Bahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak
seperti animasi, bukan hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh
gambaran yang jelas dan lengkap. "Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO
harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas
acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan
tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat," terang Williem
Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer ketika ditemui Global pekan
lalu. Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien.
Biasanya pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan.
Dengan mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba
memberikan visi dan misi acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu
membuat sebuah acara yang sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya.
"Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu
acara kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat
utama dalam membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus
pada satu acara saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management
konsepnya sama dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose
The Integrated Marketing Communication. Tergantung Budget Membuat sebuah
acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah perusahaan. Jika
perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus didukung dana

yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja, artinya ingin
membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak mencukupi.
"Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya
besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan
perusahaan," terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind. Ungkapan yang sama juga
diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer. Menurut
Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar acara tersebut bisa
dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara, kira-kira berapa
budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.
21. 21. Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated
Marketing Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan
menurutnya, kalau memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu
dipaksakan. "Event harus disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya. Faktor
yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam
melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut
diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau
outdoor. Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada
klien yang pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus
menyewa lapangan golf tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony
Apple Advertising & Event Organizer. Selain itu, peralatan yang digunakan dalam
acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan
perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. "Selain tempat, yang
membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam pembuatan iklan televisi. Kadang
kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena di Medan masih kurang," jelas
Johny S Tyo. Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang
menyebabkan perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena
itu, harga rata-rata yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka
puluhan juta hingga ratusan juta. Sinergi EO dan PR Pesatnya perkembangan
perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis. Hal ini juga
mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO
seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan. Setidaknya EO bisa membantu
peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini,
PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan
promosi produk misalnya. Hubungan sinergi antara event organizer dengan public
relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh
good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari
pihak lain. PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan
memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak.
Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu
keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat
(khalayak). PR dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik
maupun eksternal publik.
22. 22. Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising
(periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR.
Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal
perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah,
peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu. "Sepertinya tidak ada kesan
tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya EO, maka PR

perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas
internal ataupun eksternal lain," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The
Integrated Marketing Communication. Tidak adanya tumpang tindih antara tugas PR
dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi, Direktur Mastermind Event Organizer.
Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari PR. "Biasanya PR
itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. Jadi
dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR, karena semua
kegiatan promosi sudah ditangani EO," paparnya. Keberadaan EO memang telah
membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam
perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO
profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun
eksternal dengan lebih intens. SKETSA COMMUNITY Sketsa Kommunity adalah
Bisnis Modal kecil : EVENT ORGANIZER Bagi Anda yang senang berorganisasi dan
berhubungan dengan banyak orang, bisa jadi kesenangan itu akan menjadi jalan untuk
meraih pendapatan bisnis yang lumayan. Berbekal pengalaman berorganisasi, Anda
bisa mulai merintis bisnis event organizer (EO) yang kini semakin banyak
bermunculan. Peluang bisnis di bidang ini memang makin menjanjikan seiring
meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa event organizer profesional. Bisnis ini
bisa kita mulai dengan menangani event yang skalanya kecil terlebih dahulu.
Misalnya acara peringatan tujuh belasan di perumahan, peringatan hari besar nasional
atau hari besar agama. Nah, kalau sudah terbiasa dengan pola kerja seorang EO,
barulah bisa kita tingkatkan
23. 23. menjadi pengelola even yang lebih besar dan profesional seperti seminar,
workshop, atau training. Kebutuhan utama dari bisnis ini terletak pada ide dan
ketrampilan eksekusi di lapangan. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mendesain
sebuah acara agar sesuai dengan kebutuhan klien. Untuk itu diperlukan kemampuan
untuk mengamati dan melakukan implementasi secara detail pada saat even
berlangsung. Meski peluang masih sangat terbuka, agar jasa kita terus menerus
dipakai oleh klien, ada beberapa hal yang perlu kita bangun. Hal utama yang harus
terus kita asah adalah kreativitas, karena hal itulah yang menjadikan kita berbeda
dengan jasa EO lainnya. Sebagai EO kita harus kreatif dalam mengemas sebuah
konsep menjadi sebuah acara yang menarik sehingga tujuan yang diinginkan oleh
klien bisa tercapai. Untuk itu kita harus berani mengajukan ide yang kreatif dan
berbeda. Jika ide tersebut bisa diterima oleh klien dan terbukti sukses, mereka akan
puas dan bisa jadi akan terus memakai jasa kita untuk menangani even even
selanjutnya. Ketika bisnis sudah mulai berjalan, ada baiknya kita memiliki beberapa
set property atau peralatan yang dibutuhkan untuk terselenggaranya sebuah event.
Biayanya memang bisa jadi cukup mahal, tergantung spesifikasi yang dibutuhkan.
Sebagai solusi, kita bisa mengajak EO lain untuk bekerja sama dalam penyediaan
peralatan setiap kali ada order yang masuk. Agar tampil lebih profesional, sebaiknya
kita mempunyai sekretariat atau kantor yang kita pakai sebagai pusat aktivitas.
Tempat ini bisa kita pakai buat meeting, presentasi atau tempat janji bertemu dengan
para klien. Sekretariat tersebut perlu dilengkapi dengan seperangkat komputer yang
terkoneksi dengan internet, telepon dan mesin faximile untuk kemudahan komunikasi.
Selain staf administrasi, kebutuhan karyawan biasanya adalah beberapa pekerja
panggung/lapangan yang bisa dibayar per acara. Staf administrasi perlu dibekali
dengan kemampuan untuk membuat surat dengan redaksional yang baik. Hal ini
karena seorang EO pasti akan berhubungan dengan berbagai pihak, diantaranya
adalah pihak media massa, baik cetak maupun elektronik. Selain staf administrasi,

bisnis ini praktis tidak banyak memerlukan karyawan tetap. Semua tenaga kerja yang
dibutuhkan pada saat event berlangsung bisa diperoleh dengan cara outsourcing.
Tantangan seorang EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep
acara dan membreak downnya kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai
tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika kita
hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar
itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait
dan mendukung. Apabila tema besar
24. 24. yang diangkat cukup menarik, hal ini akan menjadi magnet tersendiri dan besar
kemungkinan akan memikat para sponsor untuk ikut berpartisipasi. Makin sukses
sebuah event yang kita buat, kita akan makin dipercaya oleh klien untuk menangani
berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, kita bisa ikut
pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga
pemerintah atau berbagai perusahaan swasta. Salah satu keuntungan bisnis ini adalah
adanya pembayaran di muka. Biasanya klien akan memberikan down payment
minimal sekian persen, tergantung dari kesepatakan yang kita buat. Besarnya nominal
tentu saja tergantung dari proyek yang kita tangani. Bisa jadi hanya puluhan juta
rupiah, tapi bisa juga sampai miliaran rupiah. Perlu Punya Database Dalam mengelola
bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database
sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri.
Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang
harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena
kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau
tidak mau kita harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang
cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat
tinggi dan jaringan yang luas. Ada baiknya kita juga mempunyai database gedung
pertemuan atau hotel agar sewaktu waktu kita membutuhkan tempat, mereka bisa
menyediakan segera setelah kita melakukan kontak. Menjalin hubungan baik dengan
para pengelola gedung pertemuan atau hotel tersebut juga sangat penting untuk
memudahkan bisnis EO kita . Biasanya kita juga akan mendapatkan diskon khusus
jika melakukan booking sebuah ruangan di hotel untuk suatu periode tertentu.
Seorang EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala
perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system,
LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau
advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan
harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah
percetakan saja. Akan lebih aman jika kita mempunyai beberapa supplier percetakan
sehingga kita bisa membandingkan harga dan membagi order jika kita dikejar oleh
tenggat waktu yang ketat. Kemampuan Menjual Kemampuan menjual sebuah acara
juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga
untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini
biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih
dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan
membooking
25. 25. berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi.
Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan
mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung
dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita

selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka. Berpikir Detail Tantangan lain
seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah
acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macammacam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan
semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa
diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang
dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang
dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan
tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal. Dalam
hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi
ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye
catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan
teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika
tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa
di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee
yang telah disepakati. Pada saat hari H, sebagai EO kita juga harus memastikan juga
bahwa arus lalu lintas berjalan normal. Jika ada kondisi khusus seperti program car
free day untuk hari tertentu, kita harus mengantisipasinya sejak awal. Sebagai contoh,
jika kita mengadakan acara pada hari minggu di sebuah gedung di sepanjang jalan
Sudirman Thamrin, maka kita perlu memastikan apakah pada hari tersebut ada
program car free day atau tidak. Jika memang bertepatan dengan program car free
day, berarti kendaraan tidak boleh lewat untuk waktu atau jam tertentu. Hal ini harus
diantisipasi dengan memberikan informasi sebelumnya mengenai jalur alternatif yang
bisa ditempuh oleh para undangan agar mereka mereka tidak kesulitan sampai ke
tempat event berlangsung. Pengalaman mengenai car free day ini pernah penulis
rasakan, ketika penulis dipercaya untuk mengelola sebuah event komunitas
entrepreneur di sebuah gedung di Jl Thamrin Jakarta Pusat. event tersebut
dilaksanakan pada hari minggu dan bertepatan dengan program car free day. Penulis
segera melakukan antisipasi dengan mengirimkan informasi selengkap mungkin,
termasuk mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh para undangan. Untuk itu
seorang EO
26. 26. juga perlu mengenal dengan baik, lokasi serta rute menuju tempat sebuah event
akan diselenggarakan. Bagi Anda yang ingin menekuni bisnis Eo, ada baiknya
menyimak beberapa tips berikut ini : 1. Buat tim khusus yang terdiri beberapa orang.
Bisa dengan kawan sendiri. Yang penting punya komitmen yang tinggi. Tim inilah
yang nantinya akan berbagi tugas dalam menangani sebuah acara. 2. Tentukan segmen
yang akan dipilih. Bisa kalangan masyarakat umum, ataupun kelas tertentu, seperti
kalangan korporasi atau menengah ke atas. 3. Hindari ide yang biasa-biasa aja. Jangan
takut mewujudkan ide yang kelihatan gila tapi cukup inovatif. Usahakan sebuah tema
yang menarik dan berbeda untuk setiap acara yang ditangani. 4. Bangun relasi yang
baik dengan para sponsor dan media. Jaringan ini penting untuk membantu
kesuksesan acara yang kita selenggarakan. 5. Utamakan kualitas, bukan profit. Uang
akan ikut dengan sendirinya manakala kita mampu memberikan value bagi klien. Jika
klien merasa puas, mereka akan memakai jasa kita lagi di masa mendatang. Mereka
pasti juga akan bercerita dan itu akan menjadi promosi gratis buat kita. 6. Untuk
membangun brand awareness, jangan sungkan-sungkan untuk menangani acara sosial.
Hal ini akan berdampak baik bagi publisitas bisnis dan diri kita. Sekali lagi, yang
penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. Seorang EO pada dasarnya berjualan
kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk

itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal. Bagaimana Gampang
kan ?