Cara membuat sebuah Event

By adi krismanto -
 
Mar 6, 2015
0
10335

Share on Facebook
 
Tweet on Twitter
  

Bagaimana cara membuat sebuah acara/event ? ini yang sering kali jadi
pertanyaan. Dalam kesempatan kali ini, Kakak AADC akan berbagi pengalaman
bagaimana langkah awal membuat sebuah acara / event. Pasti semua sudah
pernah menjumpai sebuah gelaran acara / event kan ? dan muncul pertanyaan,
gimana cara buatnya ya ? Oke, mari kita bahas.

Ada 3 Tahapan awal membuat sebuah acara / event yaitu :

1. Tahap Persiapan
2. Tahap Pelaksanaan
3. Tahap Pasca Pelaksanaan
Tahap Persiapan

Ini adalah tahapan awal dalam membuat acara / event, dalam tahap ini
membutuhkan waktu kurang lebih 3 bulan untuk membuat rencana dan
konsepnya sebelum hari H ( Pelaksanaan ). Dalam rencana pembuatan konsep
acara kita harus kritis dengan trend yang sedang terjadi di sekitar kita, nasional
dan International. Kita harus berani melakukan experimen dalam pembuatan
sebuah konsep, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah dibayangkan
orang sehingga membuat orang selalu terkenang. Berikut Tahapannya :

1. Pembentukan Team Inti

          Team inti ini terdiri dari Project Officer (Ketua Pelaksana), Team Acara &
Sekretaris.

2. Brain Storming

     Brain Storming diperlukan untuk memunculkan ide kreatif dan konsep yang
akan di wujudkan dalam      sebuah event, hal ini dilakukan oleh team inti.

3. Survey Lapangan

Pemilihan gedung / venue untuk mencari informasi secara detil. ( Letak mudah
di kunjungi, Kapasitas,         Fasilitas dan Harga )

4. Menggali sedalam mungkin potensi Kota tersebut ,seperti :

 Jumlah Kampus, SMA, SMP, SD dan TK

 Hari libur atau tanggal merah secara akademik
 Ulang Tahun Kota itu
 Event apa aja yang pernah diadakan di Kota itu
 Jumlah Pusat Perbelanjaan, Mall, Bioskop dan Tempat Hiburan lainnya
 Mata Pencaharian Rata-rata penduduk di Kota tersebut
 Dan lain-lain yang berhubungan pada penyelenggaraan event
 5. Pembuatan Proposal

Dalam menyusun sebuah proposal harus memiliki ide-ide baru dalam

penyelenggaran event yang baru di buat untuk pertama kali maupun untuk
event yang sudah ada. Pembahasan cara pembuatan proposal lengkap dengan
anggaran akan dibahas pada artikel selanjutnya.

Isi proposal secara umum sesuai Term Of Reference (TOR)

 Maksud dan tujuan Event (konsep)

 Jenis Event ( Untuk komersial atau non komersial )
 Tempat, Tanggal pelaksanaan Event
 Organizer
 Supporting Organizer
 Sasaran Peserta / Tenant
 Sasaran Pengunjung
 Acara Pendukung
 Program Promosi
 Perkiraan Anggaran Biaya
 Dibuat formal ukuran A4 ( 210cm x 297mm ) dan dicetak manual
dilengkapi sampul berwarna dan jilid manual

6. Melakukan penjajakan terhadap perusahaan atau instansi yang akan di

jadikan sponsorship

Hal yang harus di perhatikan bila negosiasi dengan perusahaan atau instansi ,
menekankan bahwa event tersebut adalah event social, bertujuan
meningkatkan kreatifitas muda, dan sebagainya.
Tips Membuat Acara Lebih
Berkesan
 E-mail

Rate this item

 1

 2

 3

 4

 5

(36 votes)

 
Pastinya anda akan mempunyai kebanggaan tersendiri disaat orang-orang yang anda undang
pada suatu acara, entah itu acara kantor, keluarga, reuni dan lain-lain, tersenyum lebar yang
mencerminkan kepuasan dan kesan yang mendalam akan acara tersebut. Namun membuat
suatu acara yang nantinya akan membuat kesan yang luar biasa tidaklah mudah, karena
membutuhkan perencanaan matang dan kerjasama team yang solid.

Kerinduan dan nostalgia masa lalu tak bisa ditumpahkan hanya lewat jejaring dunia maya atau
perangkat telepon seluler. Bahkan justru media internet dan seluler turut mendorong orang
untuk bertatap muka. Meskipun demikian, pekerjaan yang tidak mudah mengumpulkan dan
menarik atensi rekan-rekan lama dengan berbagai kesibukannya masing-masing. Cara-cara
berikut semoga bisa membantu anda untuk membuat acara yang lebih berkesan dan
berlangsung dengan meriah :

1.   Buatlah daftar peserta yang akan Anda undang, lengkap dengan data diri mereka. Jangan
sampai nanti ada pertanyaan ‘kok aku gak     diundang?’, ‘kok aku enggak tahu?’ di kemudian
hari.
2.   Buatlah panitia kecil, terdiri dari orang-orang yang semangatnya sama dengan Anda untuk
membuat acara. Pilih orang-orang yang mewakili golongan-golongan atau grup di tempat dulu
Anda sekolah atau bekerja. Bisa ketua kelas atau orang yang bisa masuk ke semua golongan
dalam sekolah atau keluarga Anda.

3.   Tentukan tema acara, acara besar atau acarakecil, tanggal pelaksanaan acara, tempat
acara. Jangan terlalu mepet dan jangan terlalu lama. Kalau acara besar, artinya Anda akan
mengumpulkan kawan-kawan yang sudah puluhan tahun tak bertemu, jangka waktu
pengumuman 6 bulan sampai satu tahun sebelum acara rasanya cukup memadai.

4.   Tentukan anggaran acara. Carilah penyandang dana sehingga dapat menutupi separuh dari
anggaran yang ada, syukur-syukur kalau ada yang menanggung semua. Kalau tak ada,
sesuaikan acaradengan kemampuan peserta. Ingat, Anda ingin bersenang-senang bertemu
teman lama, bukan ingin menambah masalah dalam hidup Anda.

5.   Buatlah blog atau grup di Facebook atau BB, whatsapp, atau media social lain untuk acara
Anda. Buatlah percakapan yang ringan-ringan, jangan hal-hal yang mengandung perdebatan
atau memicu permusuhan. Ingat, Anda sudah tahunan atau puluhan tahun tak bertemu dengan
rekan-rekan Anda, orang pasti sudah banyak berubah.

Manfaatkan media jejaring sosial. Kita tahu bahwa media jejaring sosial ( social network) dapat
kita manfaatkan untuk apa saja, marketing, promosi, undangan suatu acara dan lain-lain.
Namun disini kita manfaatkan media jejaring sosial untuk merekam dan mengetahui sejauh
mana kesan yang diperoleh para undangan akan acara yang telah selesai kita selenggarakan,
entah seminggu atau sebulan yang lalu. Misalkan di media Twitter, sebelum acara reuni, kita
membuat sebuah hashtag (#) dengan nama #ReuniSMP86. Setelah acara selesai, kita dapat
melihat sejauh mana para undangan mengingat dan merasa terkesan dengan acara reuni yang
kita selenggarakan dari hashtag tersebut masih menjadiTranding Topic di Twitter ataukah
tidak.

6.   Panitia mesti rajin-rajin menyapa kawan lama secara pribadi, baik lewat telepon atau lewat
sms, terutama untuk rekan-rekan yang kurang aktif berkomunikasi. Katakan bahwa
kehadirannya sungguh berarti. Reuni bukan tempat memamerkan keberhasilan, bukan juga
tempat menunjukkan ketidakmampuan.

7.   Pemilihan tempat sebaliknya disesuaikan. Ingat, kondisi ekonomi rekan Anda berbeda-

beda. Jangan pilih tempat terlalu mewah, tapi juga jangan terlalu murah (misalnya di pasar).
Dewasa ini banyak tempat misalnya kafe atau restoran yang menawarkan paket khusus acara.
Pilihlah yang sesuai kemampuan. Tempat juga harus mudah dijangkau, Jangan lupa membuat
petunjuk arah yang jelas menuju tempat acara. Kalau acara sampai harus menginap, perlu
dipikirkan pula akomodasi yang ada, misalnya untuk peserta acarayang mempunyai bayi yang
tidak bisa ditinggal dsb. Kalau acara diselenggarakan di luar kota, panitia bisa menyewa
kendaraan antar-jemput ke tempat lokasi. Tentukan titik kumpul keberangkatan dan
kepulangan yang paling memungkinkan.

8.   Buatlah tanda pengenal diri yang bisa ditempel di masing-masing peserta. Wajah kita tentu
sudah banyak berubah dan mungkin kawan lama kita sudah tidak lagi mengenali. Acara
biasanya mengandung tiga acara pokok: perkenalan, kesan dan pesan dari peserta, lalu hiburan
dan makan bersama. Buatlah acara yang bervariasi, misalnya yang mengandung permainan-
permainan, kuis-kuis, dsb. Jangan lupa, biasanya peserta jaga image alias jaim sebelum acara
dimulai. Panitia harus mampu memilih orang yang tepat untuk mencairkan kejaiman tersebut.

9.   Jangan mengabaikan peran MC. Seorang MC sering menjadi tolok ukur para peserta untuk
menilai kesan acara tersebut. Tak hanya membuat para peserta menjadi jenuh, namun MC juga
dapat mempengaruhi suasana acara secara keseluruhan. Dengan bumbu humor dari MC, para
peserta bisa dibawa ke suasana santai dan kekeluargaan. Dan MC yang baik akan membuat
pembicara-pembicara selanjutnya menjadi tanpa kendala.

10.   Melibatkan peran para peserta. Entah itu secara langsung atau tidak langsung,
memberikan kesepempatan para peserta untuk ikut andil berperan dalam acara anda dapat
memberikan kesan lain yang begitu mendalam. Misalkan pada acara reuni anda, dengan
meminjamkan beberapa buah kamera video atau kamera digital kepada beberapa peserta untuk
terlibat mengambil beberapa gambar dan melihat berbagai macam peristiwa dari berbagai
perspektif. Dan anda tidak ragu untuk membaginya melalui media online.

11.   Berbagi informasi dengan para peserta. Tidak ada salahnya berbagi informasi yang
nantinya akan mempermudah anda disaat ingin mengadakan acara semacamnya kembali.
Contoh, dalam acara reuni, anda selaku panitia membagikan sebuah buku agenda kepada para
peserta, dan pada beberapa bagian dibuku agenda itu terdapat daftar akun facebook, twitter
dan lain-lain akun jejaring sosial lainnya dari semua peserta yang sebelumnya anda kumpulkan.
Dan jangan lupa untuk mencantumkan hashtag dari acara anda.

12.   Tambahkan hidangan sebagai media koneksi. Ada satu waktu dalam acara yang anda
selenggarakan, membiarkan para peserta untuk saling bertatap muka dan bercengkrama santai.
Hal ini baik agar para peserta dapat membangun koneksi dengan peserta yang lain. Namun
untuk menemani mereka bercengkrama santai, tak ada salahnya anda sediakan hidangan yang
dapat membuat mereka terkesan. Tak harus mewah dan mahal. Anda bisa menghidangkan
makanan atau minuman yang dapat mengingatkan mereka akan suatu memori indah, misalkan
masa sekolah SMP.
13.   Berikan para peserta kesan yang lebih mendalam. Sebuah acara adalah peristiwa yang
akan menjadi pengalaman tersendiri bagi setiap orang. Dengan memberikan sebuah bingkisan,
misalkan kaos, flashdisk, mouse pad, gantungan kunci dan lain-lain dapat menambah kesan
akan acara yang anda selenggarakan dengan sesuatu yang nyata. atau Door prize yang
memikat bisa menjadi daya tarik tersendiri. Siapa yang tak mau datang reuni bertemu teman-
teman lama sambil mengintip peluang membawa voucer yang bisa ditukar dengan LED TV atau
kulkas empat pintu?

14.   Kaus dan suvenir reuni tidak mesti mahal, tapi harus enak dipakai dan pantas serta punya
nilai guna. Biasanya rekan-rekan yang bekerja di bidang promosi mempunyai sampel produk
dari tempatnya bekerja. Produk tersebut bisa Anda tambahkan ke dalam goody bags reuni
sekolah Anda.

Bagaimana membuat Konsep event serta tips untuk PENSI

(pentas seni) part 1
Posted on 11 January 2014by mariodevan

Oke friends kali ini tulisan yang menyambung dari link ini (link) silahkan dikunyah-
kunyah dulu, sudah banyak yang masuk menanyakan konsep dan event di artikel
tersebut, terima kasih atas suportnya, walaupun saya meminta maaf karena kesibukan
jadi tidak bisa membalas satu persatu pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang masuk
sangat banyak, dan ada satu pertanyaan yang sangat sering ditanyakan mengenai acara
PENSI atau pentas seni, acara ini rasanya menjadi acara wajib setiap sekolah atau
universitas, dan seperti ada aturan tidak tertulis bahwa acara ini akan diadakan tiap
tahun, biasanya bertepatan dengan penyambutan murid baru di sekolah, atau
universitas.
Karena banyak pertanyaan yang masuk menanyakan mengenai pensi, maka saya
merasa perlu untuk menulis artikel khusus untuk Pensi, memudahkan saya juga agar
tidak menjawab pertanyaan yang diajukan berulang-ulang hehehe.

Oke, berikut saya berikan tips atau bisa juga disebut SOP PENSI ala MD blog.
Bentuk Team Panitia Yang Solid
Hal pertama yang harus dilakukan adalah bentuk team yang solid, acara ini tidak bisa
dilakukan seorang diri guys, jadi bentuklah team yang terbaik, saran saya :

 Team inti lebih baik sedikit saja, terdiri dari max 5 orang, inilah yang mempunyai kuasa dan
akses, mereka harus orang yang kreatif dan yang utama mau kerja, karena banyak teman-
teman yang mau gabung karena pingin eksis, hal ini akan merepotkan dalam pelaksanaan
nantinya, dan pengambilan keputusan, karena semakin banyak orang semakin banyak
pikiran, dan susah dalam memutuskan sesuatu
 Lakukan pertemuan seintens mungkin dan sesantai mungkin, tidak perlu terlalu kaku,
bahkan mungkin waktu meeting bisa dilakukan sambil liburan di pantai, Ide bisa datang
dari mana saja, bahkan bagi saya selalu datang saat saya dalam kondisi rileks
 Kalo team inti sudah terbentuk, buatlah team pembantu (tapi jangan sebut team pembantu
ya, ngambek ntar teman-temannya) namakan mungkin official crew biar keren, pilih teman-
teman yang menjadi ’murid favorit’ di sekolah, jadi lebih mudah dalam mengajak teman-
teman yang lain berpartisipasi
 Team inti harus segera menyiapkan proposal, dan juga daftar Sponsor yang mau dimasukin.

Kenali sekolahmu
Yup, awal mula dalam membuat konsep atau acara  untuk Pensi, kita harus mengenali
sekolah kita, karena ini penting untuk menentukan konsep, target dan budgeting juga,
kenali apakah sekolah anda

 Sekolah yang termasuk sekolah favorit? Atau biasa-biasa saja, dengan

memperhatikan hal ini, tentu akan memudahkan kita dalam mengatur besar kecilnya acara,
sekolah yang favorit di tempatnya tentu akan lebih mudah mendapatkan dana sponsor, dan
juga mendatangkan pengunjung.
 Murid, siswa, teman-teman, atau guru? Kenali kesukaan teman-teman itu apa? Hoby?
Jumlah murid, dan juga apakah ada prestasi-prestasi yang membanggakan dari teman-
teman, atau ada alumni yang sekarang menjadi artis? Atau bahkan guru yang memiliki
bakat??  Hal ini sangat berguna saat kita menyusus pengisi acara/talent, biar lebih irit
hehehe, tidak lupa apakah ada orang tua atau wali murid yang memiliki jabatan atau
pekerjaan yang bagus, atau orang berpengaruh? Ini berguna untuk pencarian sponsor,
branding dll semua data ini bisa didapat dengan melakukan pendekatan ke teman-teman,
osis maupun guru
 Data pendukung lainnya? Mungkin ada data pendukung lainnya yang berguna, seperti
fasilitas sekolah, lapangan yang bisa diadakan tempat acara, apakah sekolah terdapat di
pusat kota, atau dipinggir kota, hal ini bisa dilakukan dengam mapping area, hal ini berguna
untuk mencari pusat-pusat tongkrongan anak muda di sekitar sekolah, untuk mensuport
datang ke acara