PMER (Planning Monitoring Evaluasi Reporting) Dalam

Tanggap Darurat Bencana

A. Sub Pokok Bahasan :

Monitoring dan Evaluasi (Monev)

B Tujuan Pembelajaran :

Setelah proses pembelajaran pokok bahasan ini,pembelajar mampu

Memahami makna Monitoring dan Evaluasi dalam TDB

Memahami aspek-aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam

melaksanakan Monitoring atau Evaluasi dalam operasi TDB

Memahami dan Menganalisa hasil Monev

Memahami dan menggunakan Tabel Telusur Indikator

C. Waktu :
4 x 45 menit

D. Media :
LCD Projector, Flipchart board, White board, spidol,form ITT

E. Metode :
Ceramah informatif, Curah pendapat, Diskusi kelompok,penugasan

F. Proses Pembelajaran :

1. Pengantar :

◙ Mengawali sesi, fasilitator memperkenalkan diri

◙ Fasilitator melakukan curah pendapat
◙ Fasilitator menjelaskan isi sub pokok bahasan serta maksud dan tujuan
penyajian materi dimaksud.

2. Kegiatan Pembelajaran :

1) Setelah fasilitator membuka sesi pengantar,fasilitator melanjutkan

dengan presentasi materi.
 2) Fasilitator menjelaskan arti penting sebuah kegiatan monev dalam
kegiatan operasional tanggap darurat bencana.

3) Peserta kemudian dibagi kelompok untuk mendiskusikan lebih dalam

tentang arti monitoring dan evaluasi, karakteristik monitoring dan
evaluasi, manfaat monitoring dalam tanggap darurat bencana
PMI.Dilanjutkan dengan presentasi hasil diskusi oleh perwakilan
kelompok.

4) Fasilitator menjelaskan tentang Tabel Telusur Indikator (ITT)

5) Fasilitator meminta peserta untuk kembali membentuk kelompok dan

mendiskusikan penggunaan table telusur indicator.

3. Penutup

1) Fasilitator dan peserta menarik kesimpulan dari materi yang

diberikan
2) Fasilitator menutup sesi dan mengucapkan terima kasih.

G. Evaluasi dan Latihan

1. Apa yang anda pahami tentang monitoring dan evaluasi dalam TDB

2. Aspek-aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam melaksanakan

monitoring atau evaluasi dalam operasi TDB

3. Bagaimana anda memahami dan menganalisa hasil monev

5. Jelaskan cara menggunakan Tabel Telusur Indikator (ITT)

G. Referensi :

1. Buku Referensi PMER

2. Bencomm Guidelines IFRC
3. Manual lain yang relevan
1.Pengertian

 Monitoring/ Pemantauan adalah metode pengumpulan data secara sistematis yang

berkelanjutan terhadap indikator tertentu untuk menginformasikan kepada
manajemen dan pihak terkait berkaitan dengan perkembangan, pencapaian, dan hasil
dari sebuah operasi/program.

Jenis – jenis :
a. Monitoring hasil memantau efek dan dampak
b. Monitoring dampak kegiatan
c. Monitoring kepatuhan
d. Monitoring konteks (situasi)
e. Monitoring penerima manfaat
f. Monitoring Keuangan
g. Monitoring Organisasi

 Evaluasi adalah sebuah penilaian yang sistematis dan obyektif dari sebuah
operasi/program/kebijakan yang sedang berjalan atau telah selesai terhadap
rancangan, implementasi, dan hasilnya. Tujuannya untuk menentukan keterkaitan dan
pemenuhan sebuah sasaran juga efisiensi, efektifitas, dampak, dan keberlanjutannya.

PMI mengadopsi definisi dari IFRC, yaitu sebuah “penilaian, yang sesistematis dan
seobyektif mungkin, terhadap suatu proyek/program yang sedang berjalan atau telah
selesai, termasuk kebijakan, rancangan, implementasi dan hasil yang dicapai.

Tujuannya adalah untuk menilai relevansi proyek/program terhadap kebutuhan,

pencapaian tujuan, efisiensi dan efektivitas pelaksanan, dampak dan keberlanjutan.
Evaluasi harus memberikan informasi yang kredibel/terpercaya dan berguna, untuk
pembelajaran dan pengambilan keputusan.

Perbedaan utama antara monitoring dan evaluasi adalah waktu dan fokus penilaiannya.
Monitoring dilakukan sepanjang operasi TDB berlangsung dan cenderung berfokus pada apa
yang terjadi. Di sisi lain, evaluasi dilakukan pada waktu tertentu untuk menilai seberapa
baik pelaksanaan dilakukan dan perbedaan apa yang telah dibuat

Walaupun monitoring dan evaluasi berbeda, namun keduanya saling terkait. Monitoring
biasanya menyediakan data untuk evaluasi, dan beberapa elemen evaluasi muncul saat
melakukan monitoring.
Evaluasi dapat menggunakan informasi monitoring untuk menilai perbedaan yang muncul
atau diupayakan setelah adanya pelatihan, misalnya meningkatkan penggunaan kondom,
dan apakah kegiatan itu relevan untuk menurunkan penularan HIV.

2. Manfaat Monitoring dan Evaluasi

 Sebagai penguatan fungsi Monitoring dan Evaluasi dalam siklus kegiatan
operasi / program
 Meningkatkan akuntabilitas penggunaan/alokasi sumber daya
 Meningkatkan fokus kegiatan pada pencapaian tujuan
 Sebagai bahan dasar dari proses pengambilan keputusan
 Sebagai bahan promosi dan berbagi pengetahuan

3. Monitoring dan Evaluasi dalam Situasi Tangggap Darurat

Perencanaan M & E untuk operasi tanggap darurat memiliki tujuan operasional yang
konteks yang berbeda dari proyek pembangunan jangka panjang.

Dalam situasi seperti ini,tidak mungkin menerapkan system monev yang

kompleks.Sebaiknya merencanakan system yang sederhana dan efisien,melakukan
monitoring secara berkala dan tepat waktu serta evaluasi yang cepat seperti evaluasi
waktu riil (real time evaluation)

Contoh kegiatan M & E dalam situasi Tanggap darurat :

1. Asesemen awal
2. Monitoring
3. Evaluasi real time
4. Update rutin operasi
5. Evaluasi final

4. Kode Etik Monev

Kegiatan monev meliputi pengumpulan, analisis, dan pengkomunikasian informasi
tentang manusia – karena itu,monev harus dilakukan dengan cara yang etis dan sah.
Berikut adalah standar etika dan tanggung jawab monev:

1. Harus menjunjung 7 prinsip dasar gerakan Internasional Palang Merah dan Bulan
Sabit Merah Internasional
2. Harus menghormati adat,budaya dan martabat sendiri
3. Tidak membahayakan
4. Jika memungkinkan dan sesuai harus partisipatif
5. Harus memastikan keluhan dan pendapat stakeholder didengar
5. Hal yang perlu dimonitor dan dievaluasi

 Input
Sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan atau program, seperti
staff, relawan (KSR, SIBAT, Satgana), peralatan, dana, dll. Perlu juga untuk
dimonitor dan dievaluasi bagaimana sumberdaya ini digunakan dan perubahan-
perubahan yang terjadi jika dibandingkan dengan perencanaan yang telah dibuat.

 Output
Meliputi perubahan, manfaat dan dampak yang terjadi akibat intervensi perubahan
atau aktivitas yang telah dilaksanakan terhadap penerima manfaat.

 Outcome
- Meliputi perubahan, manfaat dan dampak yang terjadi akibat intervensi
perubahan atau aktivitas yang telah dilaksanakan terhadap penerima
manfaat
- Dampak jangka panjang dari intervensi perubahan yang telah
dilaksanakan,
- Aspek-aspek lainnya seperti : nilai-nilai, pendekatan, dll

6. Tabel Telusur Indikator (ITT)

Tabel Telusur Indikator (Indicator Tracking Tabel-ITT) adalah alat manajemen
data untuk merekam dan memantau kinerja indikator proyek/program.

ITT berbeda dengan rencana M&E karena rencana M&E fokus pada bagaimana
mempersiapkan pengumpulan data indikator proyek/program, sementara ITT
merupakan alat pengkuran indikatdor yang dicatat secara berkelanjutan.
Laporan narasi kemudian akan menjelaskan kinerja indikator yang tercermin
dalam ITT.

Contoh Tabel ITT

TABEL TELUSUR INDIKATOR
Manajer Proyek/Program Periode Pelaporan

No/ID Proyek/Program Tanggal Mulai Proyek/Program

Lokasi Proyek/Program Tanggal Berakhir Proyek/Program

Sektor Proyek/Program

Periode atau Tgl/bulan/tahun Tgl/bulan/tahun Tgl/bulan/tahun

INDIKATOR Waktu
Pengukuran
Target Aktual % Capaian Target Aktual % Capaian Target Aktual % Capaian
Outcome 1
Informasi yang ada dalam ITT adalah sebagai berikut:

1. Informasi dasar (Nama/Judul Proyek/Program, Sektor, Lokasi Proyek/Program, Periode

Pelaksanaan, Manajer Proyek/Program).

2. Daftar semua indikator untuk masing-masing tujuan, outcome, output.

3. Periode pengukuran (aktual per triwulan/pertahun/akhir proyek/program; atau bersifat

kumulatif dari waktu ke waktu). Penentuan periode pengukuran ini sangat tergantung
pada pernyataan indikator. Contohnya: “Jumlah Laporan Program yang dikirimkan
dalam 3 bulan”; ini tentunya akan diukur secara aktual setiap triwulan. Sebaliknya,
“Jumlah desa yang mengadakan HVCA selama setahun”, dapat dinilai secara kumulatif
setiap triwulan.

4. Nilai baseline dan tanggal pelaksanaannya. Nilai Baseline biasanya hanya relevan untuk
indikator-indikator tertentu di tingkatan outcome (misalnya indikator pengetahuan,
sikap, dan perilaku). Namun pada tataran output, nilai baseline biasanya “NA (Not
Applicable)” atau “Tidak berlaku”.

5. Nilai target, pencapaian aktual, dan perbandingan antara aktual dengan target (dalam
%) untuk tiap triwulan, tahunan, dan selama masa proyek/program.
A. Sub Pokok Bahasan :
Pelaporan Tanggap Darurat Bencana

B Tujuan Pembelajaran :

Setelah proses pembelajaran Pokok Bahasan ini,

pembelajar diharapkan mampu :

Mengidentifikasi informasi yang relevan untuk bahan

pelaporan

Menyusun Laporan

C. Waktu :
2 x 45 menit

D. Media :
LCD Projector, Flipchart board, White board, spidol

E. Metode :
Ceramah informatif, Curah pendapat, Diskusi kelompok

F. Proses Pembelajaran :

1. Pengantar :

◙ Mengawali sessi, fasilitator memperkenalkan diri dan menjelaskan isi

sub pokok bahasan serta maksud dan tujuannya.
◙ Fasilitator menjelaskan isi sub pokok bahasan serta maksud dan tujuan
penyajian materi dimaksud.

2. Kegiatan Pembelajaran :

6) Fasilitator menjelaskan tentang arti penting sebuah laporan dalam

kegiatan apapun, termasuk dalam kegiatan operasional tanggap darurat
bencana.
7) Fasilitator meminta peserta untuk mendiskusikan lebih dalam tentang
arti laporan, karakteristik laporan, manfaat laporan serta jenis dan
bentuk laporan bencana PMI.
 8) Fasilitator selanjutnya menyajikan presentasi tentang laporan.

3. Rangkuman :

1) Fasilitator bersama pembelajar menarik kesimpulan tentang Sub Pokok

Bahasan yang disajikan, mengacu pada Tujuan Pembelajaran.

2) Fasilitator mengucapkan terima kasih, sekaligus menutup sesi.

G. Referensi :

1. Pedoman Penanggulangan Bencana PMI

2. Protap Tanggap Darurat PMI
3. Manual lain yang relevan

H. Latihan dan Evaluasi

Beberapa contoh pertanyaan untuk mengetahui daya serap dan pemahaman

peserta tentang materi yang disajikan :

------Latihandan
------Latihan danEvaluasi-----
Evaluasi-----
Jelaskanartiartipenting
pentinglaporan
laporan? ?
Jelaskan
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
Jelaskanfungsi
fungsiposko
poskotanggap
tanggapdarurat
darurat? ?
Jelaskan
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
Jelaskanperbedaan
perbedaanpokso
poksokesiapsiagaan
kesiapsiagaandan
danposko
poskotanggap
tanggapdarurat
darurat? ?
Jelaskan

......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
 KUNCI MATERI

1. Pengertian

 Laporan adalah salah satu bentuk pertanggungjawaban atas sebuah

kegiatan yang sedang ataupun sudah berlangsung. Laporan dapat bersifat
verbal, maupun tertulis. Namun untuk dapat dipertanggungjawabkan
dikemudian hari, cara tertulis menjadi pilihan utama dalam pembuatan
laporan.

 Laporan yang baik adalah laporan yang memenuhi persyaratan berikut :

1) Berdasarkan fakta di lapangan, dengan data – data yang akurat

2) Bersifat menyeluruh dan transparan
3) Dapat dipertanggungjawabkan
4) Konsisten

2. Manfaat laporan

 Alat untuk memantau kemajuan-kemajuan yang telah dicapai dari suatu

rangkaian kegiatan.

 Sumber panduan dalam rangka penyusunan Kebijaksanaan ataupun

kerangka tindakan lebih lanjut.

 Sumber informasi resmi tentang kegiatan suatu Lembaga.

3. Ciri – ciri laporan

 Berdasarkan fakta di lapangan (spesifik, aktual dan relevan)

 Memuat data-data yang akurat (terukur)
 Bersifat menyeluruh (komprehensif)
 Bersifat transparant (terbuka)
 Konsisten dengan periodisasi penyampaian laporan
 Dapat dipertanggungjawabkan (reliable)
4. Karakteristik laporan

 Dari karakteristiknya, laporan dapat dibagi berdasarkan jenis, bentuk,

dan kerangka waktu, yang saling berkaitan satu sama lainnya.
 Berdasarkan Jenis Laporan , Laporan dibedakan atas : Laporan umum,
dan Laporan Situasi Darurat
 Berdasarkan bentuknya, Laporan, ada yang berbentuk terformat atau
tidak terformat.
 Berdasarkan kerangka Waktunya, ada Laporan Harian, Mingguan dan
Bulanan.

5. Jenis & bentuk laporan bencana PMI

Jenis Bentuk Substansi Kerangka Waktu

Laporan Tidak • Kegiatan sehari-hari yang Pada masa

Harian terikat sudah atau sedang darurat setiap
dilaksanakan; hari;
• Informasi tentang
perkembangan situasi di
lapangan;

Laporan Terformat • Kegiatan yang sudah Mingguan;

Periodik dilaksanakan sesuai
rencana; Bulanan;
• Kemajuan yang dicapai dari
setiap kegiatan; Triwulan;
• Hasil yang diperoleh dari
kemajuan-kemajuan yang Semester;
dicapai;
Tahunan;

Laporan Terformat • Tentang kronologi 2/3 hari sekali,

Situasi Peristiwa Bencana (kapan, kemudian dapat
(Bencana) dimana dan bencana apa); diperbaharui
• Tentang dampak bencana
dalam waktu
(kerusakan atau kerugian
material, korban jiwa, seminggu/sekali,
jumlah pengungsi, tergantung dari
mengungsi dimana); perkembangan
• Tindakan Pemerintah; situasi di
• Tindakan PMI setempat; lapangan
• Rekomendasi bantuan
tambahan;
Pendekatan Siklus Kegiatan :

• Identifikasi Masalah, Kebutuhan dan Kapasitas;

• Formulasi Program/Kegiatan;
• Implementasi Program-Program;
• Tindak Lanjut/Penyelesaian Akhir
Siklus Implementasi Tindak Lanjut
Identifikasi Masalah Formulasi Program
Kegiatan Program Penyelesaian Akhir

• Analisa • Kerangka • Laporan2 • Kesimpulan

Permasalahan Kebijakan kegiatan dan rekomendasi
• Evaluasi • Kerangka • Verifikasi • Pelajaran yang
kegiatan pada Kerja dan atau diperoleh dari
waktu lalu Kegiatan Pengamatan pelaksanaan
Perihal yang
• Dokumen • Tujuan lapangan kegiatan
perlu dikaji terkait Program • Hasil yang • Hal-hal yang
• Data2 primer • Hasil yang dicapai perlu diperbaiki
• Kapasitas diharapkan • Data2 atau ditambahkan
lembaga • Input yang statistik
diperlukan • Laporan
lain-lain
Pengurus PMI
Pengurus PMI
Pembina Program Pembina Program Pembina Program
Pelaksana Pembina Program
Pelaksana Program Pelaksana Program Pelaksana Program
Pihak Donor
Pihak Donor

Tools Monitoring dan Evaluasi

 Laporan.
 Questioner
 Observasi
 Rapat evaluasi

A. Sub Pokok Bahasan :

Exit Strategy
A. Tujuan Pembelajaran :
Setelah proses pembelajaran pokok bahasan ini, pembelajar diharapkan
mampu :

 Memahami tenta exit Strategi Recovery dalam tanggap darurat bencana

C. Waktu :
1 x 45

D. Media :
Papan Flipchart/ papan tulis, gambar dalam power-point presentation

E. Metode :
Diskusi Kelompok, tanya jawab, curah pendapat, Berbagi Pengalaman.

F. Proses Pembelajaran :

1. Pengantar :

 Jelaskan apa yang dimaksud dengan exit strategy dalam tanggap

darurat bencana
 Jelaskan bahwa tujuan akhir dari sesi ini adalah perencanaan dan
pembuatan exit strategy dalam tanggap darurat bencana.

2. Kegiatan Belajar :

☻ Bersama-sama dengan peserta lakukan diskusi secara lebih mendalam

tentang alasan – alasan exit strategy harus dibuat dalam operasi
tanggap darurat bencana
☻ Setelah itu simpulkan materi mengarah pada uraian materi.

3. Latihan dan Evaluasi :

☻ Sebutkan 3 jenis strategi dalam pengakhiran suatu kegiatan operasi

tanggap darurat bencana ?
☻ Mengapa suatu operasi tanggap darurat bencana harus diakhiri ?

G. Referensi
Strategi Pengakhiran(Exit Strategy) (Rogers and Macias 2008:4)