EVENT STAKEHOLDERS

Program Pengembangan Produk Wisata

dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
COURSE OBJECTIVES
Setelah mendapat materi ini peserta diharapkan dapat :
a. Mampu mengidentifikasi stakeholders yang terlibat dalam sebuah event
b. Mampu memahami peran masing-masing serta keterkaitan antar
stakeholders yang terlibat dalam sebuah event
c. Mampu membangun hubungan baik dengan para stakeholders yang
terlibat dalam sebuah event
• Dalam beberapa tahun ke belakang, industri event telah
menaruh perhatian ekstra terhadap pentingnya membina
hubungan yang baik dengan para stakeholders event terkait.
• Stakeholders adalah setiap orang/organisasi yang memiliki
kepentingan/memiliki pengaruh/terlibat dengan event yang
akan kita selenggarakan
• Seorang perencana dan pelaksana event yang baik, bukan hanya
seseorang yang pandai dalam mempersiapkan, merencanakan
dan mengorganisir sebuah event. Ia juga dituntut untuk dapat
mengelola beragam kebutuhan dan keperluan dari seluruh
stakeholders yang terlibat di dalam event tersebut.
• Tingkat pengaruh yang mungkin dimiliki setiap stakeholders
bergantung kepada beberapa hal, seperti :
-Peran masing-masing stakeholder
-Kontribusi dari masing-masing stakeholders
• Jumlah stakeholders yang terlibat di dalam persiapan dan
penyelenggaraan sebuah event sangatlah bervariasi, biasanya
tergantung kepada:
-Tipe event
-Skala event
-Venue event
-Tema event
-Durasi penyelenggaraan event
-Acara/Program
-Profil peserta/pengunjung
 JENIS-JENIS
1
STAKEHOLDERS
• Stakeholders Internal
• Stakeholders External
 Stakeholders Internal
Dalam perencanaan dan penyelenggaraan sebuah event, dibutuhkan
sebuah tim organizer/panitia internal yang dapat bekerja dengan baik.
Biasanya tim internal terbagi menjadi 2, yaitu
1. Steering Committee (Panitia Pengarah)
2. Organizing Committee (Panitia Pelaksana)
● Steering Committee (Panitia Pengarah) biasanya bertugas
untuk menetapkan mission, aims & objectives dari
sebuah event serta membuat regulasi & kebijakan yang
akan diterapkan selama proses perencanaan, persiapan STAKEHOLDERS
dan penyelenggaraan event.
● Organizing Committee (Panitia Pelaksana) biasanya INTERNAL
bertugas untuk mempersiapkan dan melaksanakan event
berdasarkan regulasi & kebijakan serta memenuhi
mission, aims & objectives yang telah ditetapkan oleh
Steering Committee.
● Jumlah Organizing Committee (Panitia Pelaksana)
hendaknya menyesuaikan dengan Konsep & Skala
penyelenggaraan event tersebut.
● Organizing Committee biasanya akan membagi tim
berdasarkan tahapan penyelenggaraan dan kebutuhan
STAKEHOLDERS
event. INTERNAL
● Dalam tahapan pre dan post-event biasanya jumlah
panitia akan sedikit, sementara pada saat during event
jumlah akan bertambah.
 STAKEHOLDERS
INTERNAL
Contoh Susunan Kepanitiaan
(Organizing Committee)
● Pre Event
- Project Manager (Ketua Panitia)
- Sekretariat
- Keuangan
- Acara/Program
- Operasional
- Design/IT/Multimedia
- Marketing/Promosi/Humas/Publikasi/Sponsorship
- Dokumentasi (Foto/Video)
- dll
 PROJECT
MANAGER / OFFICER
SECRETARY
/ FINANCE

PROGRAM OPERATIONS DESIGN MARKETING

LOGISTICS /
PROMOTION
EQUIPMENT

F&B MEDIA

TRANSPORT SPONSORSHIP

HOTEL
 STAKEHOLDERS
INTERNAL
Contoh Susunan Kepanitiaan
(Organizing Committee)
● During Event
○ Project Manager (Ketua Panitia)
○ Registrasi
○ Keuangan
○ Show Team (Show Director, Stage Manager, Floor Manager, MC,
MC Crew, Stage Crew, Talent, Backstage Crew, FOH team, dll)
○ Operasional
○ Design/IT/Multimedia Operator
○ Dokumentasi
○ Humas/Publikasi
○ Usher/Runner/LO
○ Volunteer
○ dll
CONTOH STRUKTUR : DURING EVENT
 STAKEHOLDERS
INTERNAL

Contoh Susunan Kepanitiaan

(Organizing Committee)
● Post Event
○ Project Manager (Ketua Panitia)
○ Sekretariat
○ Keuangan
○ Dokumentasi
● Untuk membuat perencanaan SDM yang baik tentu saja
Project Manager perlu membuat identifikasi kebutuhan STAKEHOLDERS
(divisi & jumlah orang) yang disesuaikan dengan konsep
event. INTERNAL
● Setelah itu maka akan dibuat struktur kepanitiaan yang
dilengkapi dengan Job Title, Job Description & Job
Requirement dari masing-masing posisi/divisi.
Stakeholders Eksternal
• Academic
• Business
• Government
• Community
• Media
 ● Academic
Dalam sebuah event, institusi pendidikan dapat berperan
sebagai mitra untuk :
○ Merumuskan konsep event,
○ Meningkatkan kapasitas pengetahuan dan
keterampilan,
STAKEHOLDERS ○ Pendampingan,
○ Monitoring,
EKSTERNAL ○ Evaluasi.

Contoh Institusi yang bisa dilibatkan :

Kampus yang memiliki Jurusan/Program studi Pariwisata
dan atau Event.
 ● Business
Dalam sebuah event, para pelaku industri berperan sebagai :
- Pelaksana (enabler)
STAKEHOLDERS - Supplier/Vendors
EKSTERNAL - Modal
- Networking
 ● Business
Berdasarkan jenis eventnya, para pelaku sering disebut
1. Organizer
1. Meeting Planner
2. Incentive House
3. Professional Conference Organizer (PCO)
4. Professional Exhibition Organizer (PEO)
STAKEHOLDERS 5. Event Organizer (EO)
6. Wedding Planner/Organizer
EKSTERNAL 2. Supplier/Vendor
1. Venue Owner
2. Contractor
3. Event Production
4. dll
 ● Business
Di industri event Indonesia ada beberapa Asosiasi Event
yang sudah berdiri, seperti :
INCCA (Indonesia Congress & Convention Association)
STAKEHOLDERS SIPCO (Society of Professional Convention Organizer)
ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia)
EKSTERNAL IVENDO (Indonesia Event Industry Council)
Forum Backstager Indonesia
dll
 ● Government
Dalam sebuah event, pemerintah memiliki peran sebagai :
- Regulator
STAKEHOLDERS - Kontroler
EKSTERNAL - Inisiator
 Beberapa contoh Dinas yang terlibat dalam penyelenggaraan
sebuah event:
● Dinas Pariwisata
● Kesbangpol
STAKEHOLDERS ● Dinas Pendapatan Daerah
● Dinas Perhubungan
EKSTERNAL ● Dinas Kesehatan
● Kepolisian
● TNI
● Satpol PP
● Pemadam Kebakaran
● dll
STAKEHOLDERS ● Community
Dalam sebuah event, masyarakat dapat berperan sebagai :
EKSTERNAL - Akselerator
- Pelaksana
 ● Media
STAKEHOLDERS Dalam sebuah event, media dapat mengambil peran sebagai :
- Ekspander publikasi & promosi
EKSTERNAL - Branding
- Informasi
 STAKEHOLDERS
EKSTERNAL

Contoh kerjasama yang bisa dilakukan dengan media:

PRE EVENT: DURING EVENT: POST EVENT:

Advertising Liputan Liputan
 MENGELOLA EVENT
2
STAKEHOLDERS
 MENGELOLA
● Setiap stakeholders mungkin memiliki tujuan dan motif
yang berbeda-beda ketika terlibat dalam sebuah event.
EVENT
Sehingga ini menjadi tantangan yang harus dipahami dan
diatasi oleh setiap penyelenggara event.
STAKEHOLDERS
MENGELOLA EVENT STAKEHOLDERS

● Strategi yang dapat diterapkan ketika bekerjasama

dengan para event stakeholders:
1. Stakeholders Mapping : Pada tahap persiapan
event, pelaksana harus melakukan analisis yang
mendalam dalam mengidentifikasi siapa saja pihak
yang terlibat dalam tahap persiapan dan
penyelenggaraan event tersebut. Selain itu kita
juga harus dapat memahami peran dari masing-
masing stakeholders.
MENGELOLA EVENT STAKEHOLDERS
2. Menentukan pengaruh dan kekuatan dari masing-masing
stakeholders : Memahami level pengaruh dan kekuatan dari setiap
stakeholder dapat menjadikan penyelenggara lebih mudah untuk
berhadapan dengan mereka.
■ Skala Tinggi : menunjukkan stakeholder yang memiliki
pengaruh dan kekuatan yang besar untuk mempengaruhi
keputusan, timeline atau capaian dari event tersebut
■ Skala Menengah : menunjukkan stakeholder yang memiliki
pengaruh yang besar tapi kekuatan yang kecil untuk
mempengaruhi event
■ Skala Rendah : menunjukkan stakeholder yang memiliki
pengaruh dan kekuatan yang kecil untuk mempengaruhi event
MENGELOLA EVENT STAKEHOLDERS

Setelah mengidentifikasi tingkat pengaruh dan kekuatan dari setiap

stakeholders maka penyelenggara dapat mengerti berapa banyak waktu dan
perhatian yang harus diberikan kepada mereka
MENGELOLA EVENT STAKEHOLDERS

3. Memahami tujuan dari masing-masing stakeholders : Setiap

stakeholders pasti memiliki tujuan masing-masing ketika terlibat
dalam sebuah event yang harus dimengerti oleh penyelenggara.
Ketika tujuan tersebut tidak dapat dipahami dengan baik maka
penyelenggara sulit untuk memastikan para stakeholders puas dalam
keterlibatan mereka.
 MEMBANGUN
HUBUNGAN KERJA
3
DENGAN
STAKEHOLDERS
 Membangun Hubungan Kerja dengan
Stakeholders

● Menciptakan komunikasi yang jujur, terbuka dan reguler kepada

stakeholders adalah salah satu kunci penting keberhasilan event.
● Membangun hubungan yang efektif bukan hanya tentang jumlah waktu
bertemu yang dihabiskan bersama dengan para stakeholders, tetapi tentang
seberapa berkualitasnya kah pertemuan tersebut.
 Membangun Hubungan Kerja dengan
Stakeholders

● Hubungan yang baik hendaknya dibangun melalui suatu percakapan

dimana penyelenggara dapat mengenal stakeholders secara personal serta
dapat mengetahui lebih banyak tentang motivasi mereka.
● Pada tingkat yang paling mendasar, stakeholders hanya akan merasa
nyaman dengan penyelenggara ketika mereka percaya bahwa ada
pemahaman di antara kedua belah pihak.
 Membangun Hubungan Kerja dengan
Stakeholders

● Jika terdapat banyak stakeholders yang terlibat, maka penyelenggara dapat

mengadakan rapat koordinasi, menulis laporan yang membahas progress
persiapan event, hingga membuat grup berbasis social messenger untuk
mempermudah komunikasi.
 Post Event

● Setelah event selesai, para pemangku kepentingan harus tetap melanjutkan

kerjasama. Hal ini dikarenakan, setelah event selesai masih banyak yang
harus dilakukan dan melibatkan para stakeholders.
● Salah satu hal yang bisa dilakukan adalah mengadakan pertemuan dengan
para stakeholders untuk mendapat sudut pandang tambahan terkait
keberhasilan/kekurangan event tersebut serta mencari rekomendasi
perbaikan untuk event selanjutnya (laporan kegiatan).