PROPOSAL KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

BIDANG HUMAS

di PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang

Disusun oleh :

Ihda Aulia Rahma

14030115060078

PROGRAM DIII HUBUNGAN MASYARAKAT

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2016
1.1 Bidang Kegiatan

Hubungan Masyarakat

1.2 Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah organisasi, bagaimana
organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya tanpa ada komunikasi didalamnya.
Komunikasi dalam sebuah organisasi digunakan untuk menciptakan adanya kesamaan
pemahaman antara atasan dan bawahan, maupun antar karyawan. Melalui komunikasi
yang baik, tujuan sebuah organisasi akan tercapai. Peranan komunikasi organisasi dapat
mendukung operasionalisasi perusahaan sehari-hari demi tercipta tujuan organisasi.
Komunikasi organisasi membuat perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain
dan lebih terbuka kepada publik. Humas menyembatani perusahaan dalam berinteraksi
dengan publik internal maupun publik eksternal secara intens.
PT. Kereta Api Indonesia (KAI) Persero adalah perusahaan BUMN (Badan Usaha
Milik Negara) yang menyelenggarakan jasa angkutan kereta api pertama sejak 28
September 1945. Perkembangan PT. KAI semakin meningkat dari tahun ketahun, mulai
dari perluasan jalur Kereta Api, pembangunan rel, peron dan stasiun-stasiun yang
ditempatkan diseluruh wilayah strategis di Indonesia. Ketelitian PT. KAI dalam
membangun dan mengelola turut dipertimbangkan oleh pihak-pihak manajemen. Direktur
Kereta Api mengklarifikasikan perwakilan daerah menjadi beberapa wilayah, agar lebih
mudah dalam memantau operasional perusahaan secara efektif. Salah satu pembagian
Perwakilan Daerah tersebut adalah Daerah Operasi IV Semarang.
Pentingnya komunikasi juga dirasakan oleh PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop IV
Semarang, sehingga menempatkan Humas sebagai bidang yang membina hubungan baik
dengan berbagai pihak melalui upaya komunikasi yang menyeluruh. Sebagai tujuan
mempengaruhi persepsi, opini, keyakinan dan sikap dari publik internal dan eksternal
yang mempunyai pengaruh terhadap perusahaan.
Publik internal turut serta dalam pengelolaan dan pengembangan operasional
perusahaan, dan publik eksternal memiliki pengaruh besar dalam penciptaan citra positif
di kalangan publik/masyarakat. Publik Eksternal tidak terlibat langsung dalam
operasional PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop IV Semarang, akan tetapi
 perkembangan pesan dan informasi yang ada dalam benak publik eksternal turut
menciptakan persepsi, opini dan paradigma tentang perusahaan.
Pengelolaan program komunikasi eksternal yang efektif dan maksimal dapat
menumbuhkan dampak positif terhadap PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop IV
Semarang. Terlebih pencapaian terbaik yang diharapkan adalah memiliki dan
mempertahankan citra dan reputasi yang cemerlang dikalangan publik.
Program-program dan kegiatan PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop IV yang
mengarah kepada pulik internal dan eksternal tersebut, antara lain memonitoring berita
yang muncul di media-media, melakukan berbagai macam peliputan, adanya dialog
interaktif dengan masyarakat melalui radio, dan beberapa kegiatan lain yang tidak sedikit
jumlahnya. Dalam pencapaian hasil program dan kegiatan yang optimal, perlu adanya
suatu upaya peningkatan kualitas sumber daya kehumasan melalui pelatihan salah satunya
dengan adanya kegiatan magang mahasiswa. Sebagai mahasiswa yang berbekal
pendidikan formal bidang komunikasi, diharapkan mengetahui berbagai informasi
penting sehingga dapat mengantisipasi dan mengatasi masalah yang seketika bisa muncul
di era globalisasi seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, mahasiswa Diploma III Hubungan Masyarakat Universitas
Diponegoro bermaksud untuk mengadakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) di PT Kereta Api
Indonesia (KAI) Daop IV. Dengan harapan mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang
sudah didapatkan dibangku perkuliahan serta mempelajari tentang standar kerja yang
diterapkan pada perusahaan dan mendapatkan pengalaman atau bekal di dunia kerja.

1.3 Tujuan Kegiatan

1.3.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dari Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini yaitu berharap
mahasiswa akan memperoleh pengalaman dan pengetahuan kinerja humas di PT
Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang serta mampu menjadikan
mahasiswa sebagai sumber daya yang siap kerja.

1.3.2 Tujuan Khusus

Secara khusus Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini bertujuan untuk :

1. Memperoleh kesempatan untuk melihat, mengamati serta memahami kegiatan

kehumasan di PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang.
 2. Menambah pengalaman dan pemahaman di bidang kehumasan dengan
menjalankan fungsi dan program kehumasan secara langsung.

3. Dilibatkan dalam mengelola hubungan yang baik dengan publik internal

maupun eksternal.

4. Dilibatkan untuk mengikuti peliputan dalam kegiatan PT Kereta Api Indonesia

(KAI) Daop 4 Semarang.

5. Dilibatkan dalam special event baik internal maupun eksternal PT Kereta Api
Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang.

1.4 Pelaksanaan

1.4.1 Pelaksana

Nama : Ihda Aulia Rahma

NIM : 14030115060078

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Program/Jurusan : Diploma III Hubungan Masyarakat

Alamat Rumah : Tambor, Nyamok, Kajen, Pekalongan

Telepon : 083838568989

Email : auliayi98@gmail.com

1.4.2 Instansi / Lembaga

PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang

JL. M.H Thamrin No.3, Kota Semarang, Jawa Tengah

Telp. (024) 3544606

Email: kontak_pelanggan@kereta-api.co.id

Website: https://kai.id/
 1.4.3 Waktu

Kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dilakukan selama 2 bulan

03 Juli 2017 s/d 03 September 2017, atau berdasarkan kebijakan dari lembaga
atau perusahaan tempat praktek kerja (magang).

1.5 Materi Magang

Pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Divisi Humas di PT Kereta
Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang, mahasiswa melaksanakan kegiatan yang telah
diberikan oleh pihak PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang dan dilibatkan
dalam kegiatan kehumasan yang meliputi:

1.5.1 Internal Relations

Berperan serta terlibat dalam menjalankan kegiatan internal pada suatu

perusahaan dan berkontribusi dalam membina hubungan yang baik dengan
seluruh karyawan maupun stakeholder. Antara lain:

1. Employee Relations rutin antara sesama karyawan maupun dengan atasan.

Seperti kegiatan outbond antar karyawan PT KAI Daop 4 Semarang.

2. Menyebarkan “Broadcast Message” untuk menjembatani informasi penting

yang harus diterima semua karyawan tentang acara, kegiatan, ataupun
informasi mengenai PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasional 4
Semarang.

3. Ikut serta dalam pembuatan materi MIP (Media Internal Perusahaan) yang
diberi nama KONTAK (Komunikasi Antar Karyawan).

4. Mengikuti rapat koordinasi yang dilakukan tentang suatu permasalahan agar

kinerja kedepannya semakin membaik dan terarah.

5. Kegiatan Coffee Morning yang dilakukan rutin dalam rangka mempererat

seluruh karyawan dengan EVP dan Deputy. Sekaligus melaporkan
perkembangan kinerja permasing-masing unit bagian.
1.5.2 Eksternal Relations

1. Media Relations
 Dilibatkan dalam pembuatan Press Release, yaitu berita atau informasi
mengenai kegiatan di lingkup PT Kereta Api Indonesia Daerah
Operasional 4 Semarang dan dikirim ke rekan media untuk
dipublikasikan kepada masyarakat.
 Ikut serta dalam peliputan event dan kegiatan.
 Media Gathering yang dilakukan bagian Humas PT KAI Daop 4
Semarang dengan awak media.
2. Costumer Relations
Menjalankan fungsi kerja Public Relations untuk memelihara dan membina
hubungan yang baik dengan konsumen. Dibuat agar konsumen menjadi loyal
dan percaya serta selalu menggunakan jasa angkutan layanan dari PT Kereta
Api Indonesia. Kegiatan costumer relations seperti :
 Talkshow Dialog Interaktif di beberapa radio di
Semarang. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan
kesempatan kepada konsumen pengguna jasa layanan
moda transportasi kereta api untuk bisa berdialog
langsung dengan PT Kereta Api Indonesia Daop 4 Semarang. Seperti
menanyakan hal yang berkaitan denga KA dari segi
jadwal keberangkatan, pelayanan, fasilitas, dan juga
sharing pengalaman mereka selama memakai jasa kereta
api.
3. Community Relations
Berpartisipasi di berbagai macam aktivitas yang dijalankan oleh komunitas
besama dengan PT Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 4 Semarang untuk
tetap menjaga hubungan yang baik dalam bentuk event komunitas. Karena
terdapat banyak komunitas pecinta kereta api, salah satunya bernama KRDE
(Komunitas Railfans Daop Empat) yang bekerja sama dengan PT Kereta Api
Indonesia Daerah Operasi 4 Semarang pada setiap event – eventnya.
4. Media Monitoring
Menganalisis pemberitaan di media cetak seperti koran dan juga media
elektronik seperti portal news tentang publisitas perusahaan. Untuk
 mengantisipasi terjadi pemberitaan miring yang tidak sesuai dengan kenyataan
di lapangan. Dibuat dalam bentuk kliping.
5. Special Event
Merupakan kegiatan yang dilakukan humas dalam rangka memperingati suatu
peristiwa - peristiwa tertentu dalam penanggalan. Memiliki tujuan untuk
pencapaian tujuan organisasi, menciptakan citra positif serta membangun
kepercayaan publik.
6. Dokumentasi
Mendokumentasikan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang
nantinya akan diserahkan ke kantor pusat. Selain untuk diserahkan kepada
pusat, hasil dokumentasi juga digunakan untuk kepentingan release atau untuk
diarsipkan jika sewaktu – waktu dibutuhkan untuk keperluan lain.

1.6 Evaluasi

Bimbingan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diberikan oleh :

1. Dosen Pembimbing mempunyai fungsi memberikan bimbingan secara akademis.

2. Pihak PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang yang ditunjuk untuk
memberikan bimbingan, pengawasan dan arahan tentang semua materi magang.

Keberhasilan mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP)

di PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang ditentukan oleh beberapa faktor antara
lain :

1. Dimensi Moral meliputi kesopanan, kejujuran, tanggung jawab, dan kedisplinan

mahasiswa dalam melaksanakan tugas.

2. Dimensi Profesional meliputi kemampuan dan kecermatan dalam melaksanakan

tugas dengan baik sesuai dengan materi dan waktu yang diberikan.

3. Dimensi Sosial meliputi kemampuan beradaptasi dengan lingkungan kerja dan

bekerjasama yang baik.

4. Dimensi Pengetahuan meliputi wawasan yang dimiliki terhadap bidang tugas yang
akan dilaksanakan.
 Evaluasi keberhasilan mahasiswa dapat dinilai dalam bentuk angka, kisaran 0-100
oleh pembimbing di PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang dan dosen
pembimbing.

1.7 Penutup

Demikian proposal kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini saya buat sebagai
lampiran surat pengajuan magang di PT Kereta Api Indonesia (KAI) Daop 4 Semarang.
Hal-hal yang belum tercantum dalam proposal ini diusulkan kemudian, apabila dirasa
perlu oleh pihak instansi.

Lembar Pengesahan:

Semarang, 19 Juni 2017

Pembimbing

Dra. Sri Widowati H, MS

NIP. 19560314.198103.2.001
Mengetahui,
Ketua Program Studi
D-III Hubungan Masyarakat

Agus Naryoso, S.Sos, Msi

NIP. 197.508.31.200212.002

Menyetujui,
Ka. Bag Humas PT Kereta Api
Indonesia (KAI) Daop 4
Semarang

Edy Koswoyo