Week V: Pengelolaan & SDM MICE

Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par

 Sumber Daya
Manusia MICE
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par
◉ Pemilihan SDM bagi MICE harus berdasarkan kriteria yang sesuai dengan kegiatan yang akan
dilaksanakan, baik itu staff maupun sukarelawan.
◉ Kualifikasi yang dibutuhkan untuk staf pertemuan dan penyelenggaraan pameran mungkin berbeda.
Oleh karena itu, penting bagi setiap staf yang terlibat untuk menerima pelatihan yang relevan dengan
kegiatan yang akan mereka selenggarakan

3
Kualifikasi SDM MICE

1. Mampu merencanakan & menyusun Proposal event & bidang.

2. Mampu menyusun acara untuk konvensi/event MICE lainnya.
3. Mampu merancang, menerapkan & mengevaluasi rencana kegiatan sponsorship.
4. Mampu menyusun, menerapkan & memonitor sistem dan prosedur manajemen event.
5. Mampu mengkoordinasi kegiatan registrasi bagi delegasi di lokasi event.
6. Mampu menyediakan/melaksanakan pelayanan yang memadai pada saat event berlangsung.
7. Mampu memproses dan memonitor pelaksanaan registrasi pada saat event.
8. Mampu menyelenggarakan kegiatan ramah tamah.
9. Mampu merencanakan & mengkoordinir kegiatan budaya.

4
Tiga tahapan penetuan kebutuhan
staf event

◉ Getz (1997) mengemukakan tiga tahapan dalam menentukan kebutuhan staf untuk sebuah event:
1. Mengembangkan program dan rencana operasional menjadi beberapa tugas utama, seperti
pembuatan stand, persiapan lokasi, pembuatan logo, penyiapan panggung, pengaturan peralatan, dan
penerapan teknologi baru.
2. Menentukan jumlah staf yang dibutuhkan untuk setiap tugas, dengan mempertimbangkan
apakah tugas tersebut dapat dilakukan oleh orang yang sama atau berbeda, dan apakah tugas tersebut
dapat dilakukan secara bersamaan atau memerlukan banyak staf.
3. Membuat daftar individu dan ahli yang tepat untuk membentuk tim yang efektif dalam
penyelenggaraan acara.

5
Tiga tahapan penetuan kebutuhan
staf event

◉ Getz (1997) mengemukakan tiga tahapan dalam menentukan kebutuhan staf untuk sebuah event:
1. Mengembangkan program dan rencana operasional menjadi beberapa tugas utama, seperti
pembuatan stand, persiapan lokasi, pembuatan logo, penyiapan panggung, pengaturan peralatan, dan
penerapan teknologi baru.
2. Menentukan jumlah staf yang dibutuhkan untuk setiap tugas, dengan mempertimbangkan
apakah tugas tersebut dapat dilakukan oleh orang yang sama atau berbeda, dan apakah tugas tersebut
dapat dilakukan secara bersamaan atau memerlukan banyak staf.
3. Membuat daftar individu dan ahli yang tepat untuk membentuk tim yang efektif dalam
penyelenggaraan acara.

6
Rekrutment & Seleksi

◉ Rekrutmen dan seleksi adalah proses penting dalam mengisi posisi dengan individu yang berkualitas.
◉ Umumnya kriteria ini mencakup tingkat pendidikan, pengalaman kerja, jenis pelatihan yang telah
diikuti, kondisi kesehatan, kemampuan bersosialisasi, dan kekuatan mental.
◉ Gambar di bawah ini menunjukkan proses rekrutmen dan seleksi untuk staf yang akan digaji dan
sukarelawan yang akan bekerja dalam kegiatan MICE.
◉ Proses ini dimulai dengan pertimbangan tentang kemampuan sosial dan kompetensi teknis, diikuti oleh
analisis pekerjaan, rekrutmen, seleksi, wawancara, dan keputusan seleksi. Setelah itu, dilakukan
pengenalan dan sosialisasi, dan diakhiri dengan peninjauan efektivitas prosedur.

7
 Proses rekruitment & seleksi team kegiatan MICE

HR planning process

Consider Job Analysis Recruitment Selection

 Sociability  Job description  Sources of labour  Application
 Technical  Job specification  Methods  Process
competence

Legal requirement
Interview
 Collect information
Review Introduction Selection decision  Use interview plan
 Style (formal/informal,
 Effectiveness of  Introduction  Clear reporting
type of question, body
procedures  Socialization  Use of grading scheme
language)

Sumber: Mullins (1999), Bowdin dkk (2003) dalam Noor (2019)

Biaya

◉ Pembiayaan proses seleksi wajib disetujui semua divisi pada saat penetapan anggaran penyelenggaraan
acara.
◉ Alokasi anggaran hanya untuk biaya rekrutmen, pembayaran agen tenaga kerja, biaya iklan untuk
mencari staf, dan biaya lainnya yang berhubungan dengan pencarian tenaga kerja.
◉ Fakta lapangan bahwa: banyak penyelenggara event yang menggunakan jasa agen tenaga kerja paruh
waktu untuk memudahkan mereka mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria yang
diinginkan & biaya yang murah.
◉ Agen penyedia tenaga kerja menjadi solusi yang efisien dan efektif, untuk mengisi posisi ketika hanya
dibutuhkan saat event berlangsung (part timer).
◉ Kenapa demikian?

9
Sukarelawan

◉ Sukarelawan pada penyelenggaraan event dapat berasal dari berbagai kalangan, termasuk, yaitu:
◉ Pertama: Individu yang diutus oleh sponsor sebagai bagian dari perjanjian sponsorship. Biasanya
memiliki keahlian khusus, seperti manajemen, perencanaan keuangan, dan pemasaran.
◉ Kedua: Mahasiswa dan pelajar, merupakan sumber potensial untuk sukarelawan, terutama jika institusi
mereka mengadakan acara seperti konferensi, pertemuan, festival, atau pameran.

10
Tiga pendekatan untuk recruitment
dan seleksi

◉ McCurley dan Lynch (1998), Bowdin dkk (2003) mengidentifikasi tiga pendekatan untuk melakukan
recruitment dan seleksi, yaitu:
1. Warm body recruitment
○ Recruitment ini dilakukan untuk posisi yang dapat dilakukan oleh banyak orang dan dapat dengan mudah
ditemukan di antara sukarelawan. Metode yang dilakukan adalah menyebar poster, memuat iklan di
media, atau bekerja sama dengan organisasi masyarakat setempat.
2. Targeting recruitment
○ Recruitment ini dilakukan untuk mencari orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat sesuai
dengan event yang akan diselenggarakan. Untuk mencari sukarelawan, dasar pertimbangan latar belakang
pendidikan dan pekerjaan menjadi hal yang penting juga untuk posisi di event.
3. Concentric circle recruitment
○ Recruitment ini dilakukan dengan cara menghubungi jaringan penyelenggara event. Biasanya dilakukan
karena adanya kedekatan dengan anggota tim pada penyelenggara event sehingga yang menjadi
sukarelawan adalah orang dekat, keluarga, tetangga, anggota kelompok, atau saudara.

11
Kesimpulan
◉ Pada kenyataannya dapat disimpulkan bahwa tipe
atau jenis event yang diselenggarakan akan
mempengaruhi juga tipe sukarelawan.

12
Proses seleksi

◉ Proses seleksi adalah proses untuk memilih calon tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi untuk
mengisi posisi yang dibutuhkan oleh penyelenggara event.
◉ Proses seleksi biasanya dimulai dengan pelamar mengisi formulir aplikasi yang berisi tentang data diri
pelamar dan riwayat hidupnya.

◉ Fakta lapangan: Umumnya terkadang penyelenggara event lebih menggunakan jasa agen yang
menyediakan tenaga kerja yang sudah sesuai dengan kebutuhan dibandingkan melakukan seleksi
sendiri.

13
Metode seleksi

◉ Ada banyak metode yang dapat digunakan dalam proses seleksi. Bowdin dkk (2003) mengklarifikasikannya dalam 3
kelompok, yaitu:
1. Past Behaviour (Perilaku Masa Lalu):
○ Metode ini dilakukan untuk menilai dan memprediksi bagaimana perilaku di masa depan seseorang berdasarkan
perilakunya di masa lalu. Metode ini dilakukan dengan menilai dari surat lamaran, riwayat hidup, surat
keterangan, dan surat keterangan supervisor dalam penilaian.
2. Present Behaviour (Perilaku Saat Ini):
○ Metode ini dilakukan untuk menilai sikap dan keterampilan seseorang saat ini. Metode yang dilakukan dengan
menggunakan tes psikologis, wawancara, dan tulisan tangan. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan respon
dari pelamar dan pewawancara harus cepat menilai respon tersebut.
3. Future Behaviour (Perilaku Masa Depan):
○ Metode ini dilakukan untuk melihat kemampuan seseorang dalam melaksanakan tugasnya di masa depan yaitu
pada konteks tugas pokok. Metode ini dapat dilakukan dengan menggunakan simulasi, seperti jika posisi yang
ditawarkan adalah manajer sponsor maka pelamar diminta untuk membuat proposal sponsorship.

14
Orientasi

◉ Orientasi adalah proses untuk memperkenalkan pegawai dan sukarelawan baru kepada perusahaan dan event
yang akan diselenggarakan.

◉ Getz (1997) menyarankan beberapa elemen efektif dalam program orientasi:

1. Memberikan informasi dasar tentang event (misi, tujuan, stakeholder, biaya, lokasi, dan detail produk)
2. Melakukan tur ke lokasi event, kantor, dan tempat lain yang mungkin digunakan selama event berlangsung.
3. Memperkenalkan setiap pegawai baru dan sukarelawan.
4. Menjelaskan budaya organisasi.

◉ Pegawai baru dan sukarelawan harus diberikan pengetahuan dasar tentang hal-hal seperti: laporan tahunan,
pesan selamat datang dari pimpinan perusahaan, name tag, daftar pegawai, seragam, daftar sponsor, daftar
stakeholder, dan barang-barang lain yang berhubungan dengan event

15
Pelatihan

◉ Pelatihan adalah proses untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap pegawai dan
sukarelawan agar dapat berkontribusi secara efektif pada event.
◉ Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan rasa percaya diri, kemampuan, dan keahlian baru staf dan
sukarelawan.
◉ Pelatihan diberikan apabila dirasa membutuhkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan setelah
melakukan identifikasi.
◉ Identifikasi kebutuhan pelatihan dapat dilakukan dengan menggunakan metode berikut:
1. Penilaian terhadap staf dan sukarelawan.
2. Analisis job requirement.
3. Survey pada staf dan sukarelawan.

16
Pelatihan

◉ Pengembangan program pelatihan harus terselenggara secara efektif dan terstruktur, mencakup:
1. Tujuan pelatihan: diberikan kepada setiap peserta tentang apa yang harus dicapai setelah pelatihan
selesai.
2. Kurikulum yang jelas: isi dari pelatihan sesuai dengan hasil yang diharapkan.
3. Strategi instruksional yang tepat: pelatihan yang diselenggarakan dapat disajikan dalam diskusi
kelompok, pengajaran, case study, role play, demonstrasi atau praktik kerja nyata.
4. Evaluasi: yaitu menilai bahwa setiap peserta telah mencapai keterampilan yang diharapkan.

17
Motivasi

◉ Motivasi adalah faktor yang mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu. Motivasi karyawan dan
sukarelawan penting untuk mencapai tujuan penyelenggaraan event.

18
Teknik Membangun Tim bagi
Sukarelawan

◉ Menurut Battle (1988) dan Mc Duff (1995) dalam Bowdin dkk (2003), ada beberapa langkah efektif untuk
membangun tim bagi sukarelawan, yaitu:
1. Menentukan jumlah tim berdasarkan ukuran yang tepat, tim yang ideal adalah 2-25 orang. Jika lebih,
sebaiknya dibagi menjadi beberapa tim.
2. Memberikan pelatihan kepada tim sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan.
3. Membangun semangat kebersamaan untuk saling mendukung, menghargai tujuan yang akan dicapai, dan
memberikan kepercayaan kepada rekan kerja.
4. Membangun komunikasi yang efektif (Komunikasi yang efektif perlu dibangun secara vertikal dan
horizontal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi antara atasan dan bawahan, sedangkan komunikasi
horizontal adalah komunikasi antara sesama anggota tim.)
5. Membangun rasa tanggung jawab
6. Memberikan penghargaan yang sama kepada setiap anggota tim atas keberhasilan event
7. PCO atau Event organizer mempromosikan sukarelawan sebagai tim dan menganggap sebagai mitra

19
Kesimpulan
◉ Dalam penyelenggaraan MICE dan Event, sumber
daya manusia memainkan peran penting dan
melibatkan berbagai aspek seperti rekrutmen dan
seleksi, biaya, perekrutan sukarelawan,
pengambilan keputusan berdasarkan hasil seleksi,
orientasi, pelatihan, motivasi karyawan dan
sukarelawan, serta teknik dalam membangun tim
sukarelawan. Keseluruhan proses ini bertujuan
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh
organisasi dalam penyelenggaraan MICE dan
Event.

20
 21

Fin
Email:
restuaristu4@gmail.com