MANAJEMEN MICE

Dosen:
Syul Rosli Sanam
 PERTEMUAN V
ANGGARAN & PROPOSAL
Pedoman Pengelolaan Keuangan
Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang anggaran adalah
 Penyusunan anggaran realistis (kenaikan biaya anggaran & biaya
tidak terduga)
 Dalam penyusunan anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu :
Menahan laju kenaikan biaya anggaran dan biaya tidak terduga,
sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki peluang untuk
diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran yang
terkontrol.
 Sediakan Plan A, B, C, D untuk mengantisipasi meningkatnya biaya
yang telah tersusun.
Pembagian Pembiayaan Event

DP sewa ruang, Promosi, Pemasaran,

Cost Before Event dsb.

Cost During Event

Konsumsi, transportasi, akomodasi,
honor pengisi acara, dsb.

Cost After Event

Biaya pemberitaan media, penambahan

fasilitas dsb.
Seni Mengontrol Anggaran
1. Mengatur “termin” pembayaran ≠ tanpa perhitungan.
2. Down Payment (uang muka).
- Strategi mengatur keuangan.
- Pelunasan mengacu pada jadwal pemasukan uang
dari sponsor, penghitungan tiket dan sumber lainnya.
Aturan variasi “termin” pembayaran
1. Pembayaran pada tahap awal (pertama)
a. Perizinan
b. Uang Muka sewa tempat
c. Uang Muka penampil
d. Uang Muka perlengkapan panggung, dekorasi, tenda, dan sebagainya
e. Uang Muka Soundsystem f. Biaya Komunikasi & Transportasi
2. Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara :
a. Honor penampil
b. Konsumsi
c. Honor Keamanan
d. Biaya Publikasi pers
e. Biaya pajak Tontonan
3. Pembayaran lunas setelah selesai acara (maks. 3 hari) :
a. Honor petugas operasional
b. Honor LO (Liasion Officer) VO (Volunteerr Officer)
c. Biaya dokumentasi

4. Pembayaran lunas :
a. Akomodasi Hotel
b. Biaya Sewa Kendaraan
 Membuat Proposal Event
Identifikasi Proposal Menyusun Proposal
Pengunjung Gambaran Umum
Nilai Event Rincian Event
Keuntungan bagi sponsor
Rencana Pemasaran
Kerjasama denfan sponsor lain
Riset sponsor
Sumber dana perusahaan
Pendorong
sponsor
Karakteristik event Paket Manfaat
Reputasi EO Investasi
Hubungan Kegiatan Event=Sponsorship
Penjualan produk perusahaan secara langsung.
Memperkenalkan produk baru perusahaan dalam bentuk eksibisi yang
dilakukan bersama dengan event.
Talk show tentang produk perushaan dengan pembawa acara orang
terkenal.
Kegiatan sosial perusahaan dalam event
Jenis kegiatan pendukung yang diselenggarakan bersama dengan event
dapat menjadi bagian dari penyelenggara event yang tentunya akan
membawa citra tersendiri bagi event.
 Tujuan Utama Pembuatan Proposal
Menjelaskan konsep dan ide dasar dari event yang akan
dibuat secara detail sebagai upaya untuk meyakinkan
calon klien bahwa konsep itu ditawarkan dengan banyak
kelebihan sehingga calon klien diharapkan memilih
konsep tersebut.
Proposal Ringkas
Proposal ringkas merupakan proposal yang terdiri dari 2-3
halaman yang berisi ikhtisar acara, audiens sasaran, pemasaran,
strategi promosi, dan manfaat utama yang ditawarkan. Cara 24 ini
merupakan cara yang efektif untuk mengundang minat calon
sponsor. Jangan lupa cantumkan nomor kontak Anda agar mudah
dihubungan oleh calon sponsor. Sebagai pedoman, jumlah
halaman sebuah proposal minimal 4 – 5 halaman sedangkan
maksimalnya 12 halaman, lebih dari itu, proposal Anda tidak akan
disentuh oleh calon sponsor. Selain itu, proposal harus mudah dan
cepat dibaca.
Menetapkan Harga
Menetapkan harga merupakan bagian paling sulit sekaligus paling vital.
Pertama dan terpenting, biaya total harus sedikit lebih mahal daripada
bila sponsor menjalankan acaranya sendiri (pramelani.blogspot.go.id).
Proposal Anda harus dapat membuktikan bahwa sponsor akan lebih
untung berinvestasi pada sponsorship dari pada kalau beriklan. Nilai
keuntungan lebih tersebut kira-kira 150% sampai 200%. Karena ada
kecenderungan perusahaan akan tetap bertahan pada zona nyaman
dengan beriklan. Satu hal yang amat penting adalah jangan beberkan
rencana biaya pengeluaran Anda, karena akan merusak citra dan
mengindikasikan Anda lebih mementingkan kebutuhan Anda sendiri
daripada harga diri organisasi.
Menghitung Harga Sponsor
Selisih antara biaya penyediaan manfaat dengan harga
sponsorship adalah keuntungan (atau kerugian)
Biaya untuk penyediaan manfaat yang ditawarkan Biaya
staf dan administrasi + Biaya penjualan + Biaya
pelayanan = Biaya total
Sistematika Penyusunan Proposal Event
Pendahuluan
Latar Belakang
Tujuan
Target Audiens
Jadwal Kegiatan/Waktu
Anggaran
Evaluasi
SISTEMATIKA PENYUSUNAN PROPOSAL
In House Production Profesional EO
SISTEMATIKA Proposal
Tidak ada aturan baku bahwa isi proposal event harus seperti yang dicontohkan tetapi rata-rata
memiliki pola yang sama.

Isi proposal biasanya terdiri dari :

a. Latar Belakang
b. Tujuan
c. Sekilas pasar sasaran
d. Tema Acara
e. Implementasi tema acara
f. Mekanisme rangkaian acara
g. Pendukung Acara/ Talent
h. Set Panggung, dan sebagainya.
Modal yang dibutuhkan untuk usaha jasa pameran: Rp. 32.500.000

Jika dalam 1 bulan pertama sebanyak 2 kali event pameran dengan

tarif jasa Rp. 15.000.000/ event, maka :
1. Omset = Rp. 30.000.000
2. Pengeluaran = Rp. 22.500.000
- Perlengkapan Acara = Rp. 10.600.000
- Biaya Operasional = Rp. 11.900.000
3. Keuntungan Bersih (25%) = Rp. 7.500.000

Return on Investment (Balik Modal) setelah 4 bulan/1 kali Event

 Contoh Komposisi Anggaran Pameran
.No
 A Pengeluaran
Mata Anggaran
 
Budget
 
Sponsor
 
Budget Rill
1 Penampilan 30,000,000   30,000,000
2 Sewa Tempat (Ball Room Hotel) 5,000,000 2,500,000 2,500,000
3 Perijinan 1,000,000   1,000,000
4 Akomodasi Hotel 2,600,000 1,300,000 1,300,000
  400x3x2 malam      
Perlengkapan
5 - Panggung set: 5.000.000 8,000,000   8,000,000
- Backdrop 3.000.000

6 Dekorasi Interior 2,000,000 1,000,000 1,000,000

7 Sound System & Tata Lampu 10,000,000 2,000,000 8,000,000
8 Konsumsi (Penampilan , rapat, GR, Hari H 5,000,000 2,000,000 3,000,000
Dokumentasi
- Foto 5 Roll @250.000
9 - Video @ 2.000.000 3,250,000 1,500,000 1,750,000
 Transportasi
. Artis: Pesawat Bali-Jakarta 12,800,000 12,800,000
10 4 orang PP 1.600.000x4x2 4,800,000 1,800,000 3,000,000
Sewa Mobil: 3x400.00x4 hari 1,000,000 1,000,000
Cadangan
Promosi & Publikasi
Iklan Koran 3,000,000 1,500,000 1,500,000
Spot Radio 2,000,000 2,000,000
Cetak Leaflet 600,000 600,000
11 Cetak Poster 800,000 800,000
Booket 4,000,000 1,000,000 3,000,000
Baliho 2 unit 3,000,000 3,000,000
Cetak Tiket 500,000 500,000
Pers 1,500,000 1,500,000
12 Honor SDM dan Petugas 8,000,000 8,000,000
13 Sekretariat & Administrasi 5,000,000 5,000,000
14 Pajak Penonton 2,000,000 2,000,000
15 Mulitmedia 3,000,000 3,000,000
16 Keamanan 1,000,000 1,000,000
17 Lain-Lain 5,000,000 5,000,000
Jumlah Anggaran Awal 124,850,000 34,300,000 90,550,000
 Pemasukan & Perkiraan Saldo Event
B
Pemasukan
. 1
Sponsor utama + Pembuatan Materi Promosi 25,000,000
2
Sponsor Pendukung I 15,000,000
3
Sponsor Pendukung II 10,000,000
4
Sponsor Pendukung III 10,000,000
5
Sponsor Pendukung IV 10,000,000
6
Sponsor Pendukung V 5,000,000
7
Sponsor Pendukung VI 5,000,000
8
Sponsor Pendukung VII 5,000,000
9
Sponsor Pendukung VIII 5,000,000
Jumlah 90,000,000
10 Pemasukan Tiket Bersih 25,000,000
Total Budget 115,000,000

C Perhitungan Perkiraan Saldo Event

1 Pemasukan 115,000,000
2 Pengeluaran 90,550,000
Perkiraan Saldo Event 24,450,000