Week IX:

Penyelenggaraan
Exhibition
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par
Pengertian exhibition/pameran

◉ Pameran adalah suatu kegiatan memamerkan atau mempromosikan

suatu produk atau kegiatan tertentu pada suatu tempat dengan tujuan
agar diketahui publik secara luas.

◉ Fokus utama dari kegiatan ini adalah menciptakan hubungan antar bisnis
(business to business relationship), baik untuk mempromosikan produk
baru maupun untuk mendapatkan klien baru

◉ Saat ini kegiatan pameran dapat dilakukan baik secara offline maupun
online melalui media internet.

2
Macam-macam pameran

◉ Menurut Focus London Exhibitions yaitu perusahaan jasa exhibitions global, macam-macam pameran yaitu:
1. Consumer Exhibitions/Public Shows: Pameran untuk khalayak umum yang bertujuan mempromosikan produk
kepada calon konsumen.
○ Contoh: Indonesia International Motor Show (IIMS), Jakarta Fair, Jakarta Travel Fair, Bali & Beyond Travel
Fair, ITE Jakarta, ITB Berlin
2. Trade Exhibitions: Pameran perdagangan antar pelaku industri untuk transaksi bisnis.
○ Contoh: IndoBuildTech, Food Ingredients Asia Expo, Food & Hotel Indonesia, Pameran UKM.
3. Specialty Exhibitions: Pameran spesifik untuk industri tertentu, seperti otomotif, teknologi, kesehatan, dan lainnya.
○ Contoh: Indonesia Pharma Expo, Indocomtech Expo.
4. Sales/Retail Exhibitions: Pameran bagi perusahaan ritel untuk memamerkan produk kepada pelanggan.
○ Contoh: Jakarta Great Sale, ASEAN Retail Show.
5. Product Launch Exhibitions: Pameran peluncuran produk baru ke pasar.
○ Contoh: Peluncuran ponsel Samsung terbaru, mobil listrik Daihatsu.

3
Tujuan penyelenggaran pameran

◉ Tujuan diadakan penyelenggaraan pameran secara umum, yaitu:

1. Memberikan informasi yang benar kepada publik
2. Menunjukkan eksistensi perusahaan
3. Menjaga image produk
4. Sebagai alternatif yang baik untuk menjual
5. Meraih calon pelanggan dan bisnis baru
6. Saling menjajaki aktivitas pesaing
7. Dapat mencari partner usaha/menggandeng investor
8. Mempelajari metode penjualan dan promosi dari usaha pesaing
9. Sebagai marketing intelligent system

4
Tujuan penyelenggaran pameran

◉ Beberapa tujuan utama penyelenggaraan pameran di sektor MICE, yaitu:

1. Memamerkan atau meluncurkan produk dan jasa perusahaan kepada khalayak luas
2. Memperkenalkan perusahaan/merek kepada khalayak sasaran
3. Menjalin hubungan bisnis dengan klien, rekanan, atau mitra potensial
4. Mencari peluang investasi dan pendanaan untuk perusahaan
5. Riset dan survei terhadap produk dan tren pasar
6. Memperoleh data dan insight pelanggan
7. Membangun citra dan reputasi positif bagi perusahaan
8. Meningkatkan penjualan dan profit bagi perusahaan
9. Mendekatkan jarak antara produsen dan konsumen

5
Hal yang perlu diperhatikan dalam
pameran

◉ Tujuan pameran: menentukan arah dan fokus pameran.

◉ Target pengunjung: menentukan jenis konten yang ditampilkan.
◉ Waktu dan tempat: memastikan bahwa pameran dapat diakses oleh target pengunjung.
◉ Materi dan sarana pameran: memastikan bahwa pameran dapat menyampaikan pesan yang diinginkan.
◉ Pemasaran dan promosi: menarik pengunjung ke pameran.
◉ Keamanan: memastikan pengunjung dapat menikmati pameran dengan rasa aman.

6
Elemen penunjang kesuksesan pameran

◉ Berikut ini hal-hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas dan kesuksesan pameran, yaitu:
○ Satisfy the needs (memuaskan kebutuhan)
■ Pameran harus memenuhi kebutuhan target pengunjung, baik secara fisik maupun emosional.
○ Tantalize the scene (menggoda citarasa)
■ Pameran harus menciptakan suasana yang menarik dan mengundang pengunjung. Seperti dekorasi, entertainment
berupa musik dll
○ Analyze the site (analisa lokasi)
■ Pameran harus diselenggarakan di lokasi yang mudah dijangkau dan nyaman, serta memiliki fasilitas yang memadai,
seperti tempat parkir, toilet, dan tempat ibadah.
○ Guide guest impressions (arahkan ekspresi tamu)
■ Pameran harus memastikan bahwa pengunjung memiliki kesan yang positif terhadap pameran.
○ Establish the atmosphere (bangun atmosfir event)
■ Pameran harus menciptakan suasana yang menyenangkan dan berkesan.
7
6 Layer an Event Experiences
(6 Lapis Pengalaman Event)

◉ 6 Layer an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event) merupakan model yang digunakan untuk memahami dan
meningkatkan pengalaman peserta dalam suatu acara pameran untuk kesuksesan pameran.

◉ Antisipasi Kegiatan

○ Berkaitan dengan ekspektasi peserta, jadi perlu ada persiapan rencana cadangan & cepat dalam pengambilan
keputusan dalam menghadapi masalah.

◉ Kedatangan peserta

○ Berkaitan dengan kesan pertama peserta dilokasi, perlu ada penyambutan, registrasi dan lain-lain

◉ Atmosfir/Suasana.

○ Berkaitan dengan suasana pameran secara keseluruhan yang menunjang pameran.

8
6 Layer an Event Experiences
(6 Lapis Pengalaman Event)

◉ Lanjutan 6 Layer an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event)

◉ Selera Peserta

○ Berkaitan dengan minat dan kebutuhan peserta (menyesuaikan dengan segmen pasar).

◉ Aktivitas Event/Peserta.

○ Berkaitan dengan aktivitas peserta. Perlu adanya kegiatan interaktif seperti demo produk, diskusi, workshop, games
dll.

◉ Amenities/Souvenir.

○ Berkaitan dengan fasilitas dan souvernir. Pemberian souvenir / kenang – kenangan kepada peserta seperti tas,
merchandise, dll

9
Perencanan

◉ Yang perlu dilakukan diperhatikan dalam perencanaan pameran, antara lain:

○ Mencocokan dan memadukan rencana kerja dengan tujuannya
○ Berfokus pada hasil yang dapat diukur
○ Mempersiapkan “Time Frame” yang realistis/masuk akal
○ Mengidentifikasikan peranan stakeholder
○ Memonitor kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan

10
Target pengunjung dan
klasifikasi pameran

Target pengunjung Klasifikasi pameran

Target pengunjung adalah target pasar dari pameran Klasifikasi umum dalam penyelenggaraan pameran
yang dibuat

◉ Pameran Lokal (tingkat Propinsi, daerah)

◉ Business to Business (B2B)
◉ Pameran Nasional (Pekan Raya Jakarta)
◉ Business to Customer (B2C)
◉ Pameran Internasional (Indonesian Expo)
◉ Government to Government (G2G)

11
Point penting dalam proses
perencanan

◉ Poin penting dalam proses perencanaan, antara lain:

○ Show the rules on chart
■ Menampilkan aturan dan pedoman acara secara visual, seperti dalam bentuk bagan atau diagram.
○ Think relationship
■ Mempertimbangkan segala kemungkinan hubungan yang terjadi antara berbagai elemen pameran seperti peserta, penyelenggara, dan
sponsor.
○ Assign & prioritize
■ Menugaskan tugas kepada anggota tim dan menentukan prioritas tugas-tugas tersebut.
○ Find natural linkage
■ Mencari keterkaitan atau hubungan antara berbagai aspek acara.
■ Misalnya, jika tema acara adalah green technology, Anda mungkin ingin mencari pembicara, sponsor, dan vendor yang memiliki
keterkaitan dengan topik tersebut.
○ Final approval & distibution
■ Mendapatkan persetujuan final untuk semua aspek acara dan mendistribusikan informasi yang relevan kepada semua pihak yang terlibat.

12
Perencanan pameran

◉ Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat merencanakan pameran, yaitu sebagai berikut:
○ Menetapkan tujuan pameran
○ Langkah awal menetapkan terlebih dahulu tujuan pameran tersebut. Penyelenggaraan pameran dapat saja
bertujuan untuk menggalang dana yang bersifat komersial, sosial atau kemanusiaan.
○ Menentukan Tema Pameran
○ Penentuan tema berfungsi untuk memperjelas tujuan yang akan dicapai, dengan adanya tema dapat memperjelas
misi pameran yang akan dilaksanakan.
○ Menyusun Kepanitiaan Kegiatan Pameran
○ Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi.

13
Perencanan pameran

◉ Lanjutan: hal yang perlu diperhatikan saat merencanakan pameran, yaitu sebagai berikut:
○ Menentukan Waktu dan Tempat Kegiatan Pameran
○ Penentuan waktu dan tempat pameran disesuaikan dengan jumlah serta karakteristik karya yang akan
dipamerkan dan jumlah peserta yang di undang.
○ Menyusun Agenda Kegiatan Kegiatan Pameran
○ Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu
(biasanya dalam bulan, minggu dan tanggal).
○ Menyusun Proposal Kegiatan Kegiatan Pameran
○ Penyusunan proposal kegiatan sangat bermanfaat dalam kegiatan persiapan pameran. Proposal kegiatan dapat
digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pameran.

14
Persiapan pameran

◉ Kegiatan utama dalam persiapan pameran adalah menyiapkan dan memilih karya serta perlengkapan pameran.
○ Menyiapkan dan memilih karya/product untuk dipamerkan
■ Mencatat dan meneliti seluruh karya yang akan diserahkan pada pameran, lalu mencantumkan beberapa
deskripsi supaya lebih mudah dipahami pengunjung.
■ Menyediakan tempat khusus untuk menyimpan karya yang supaya tidak rusak.
■ Membuat booklet yang berisi catatan-catatan karya yang akan dipamerkan. Booklet tersebut dapat dijadikan
sebagai pedoman pengunjung pameran.

15
Persiapan pameran

○ Menyiapkan perlengkapan pameran karya/product untuk dipamerkan

■ Ruang pameran dengan adanya meja, panel, dan kursi.
■ Meja penerimaan tamu.
■ Buku tamu.
■ Buku kesan dan pesan
■ Panel: berfungsi sebagai penyekat ruangan dan media menempelkan karya seni dua dimensi.
■ Poster atau brosur: Berfungsi untuk menginformasikan kegiatan pameran yang akan dilaksanakan.
■ Katalog: Berisi identitas seniman beserta karya seninya,berfungsi sebagai penjelasan mengenai seniman dan karya
seni yang dipamerkannya.
■ Folder: berisi daftar karya seni dan harga (apabila pameran yang diselenggarakan bersifat komersial).
■ Lampu penerangan. Digunakan untuk memperjelas karya yang dipamerkan.
■ Sound system.

16
Pelaksanaan pameran

◉ Pelaksanaan pameran mencakup kegiatan pelaksanaan kerja panitia secara bersama-sama, penataan ruang, pelaksanaan
pameran dan penyusunan laporan.

◉ Pelaksanaan Kerja Kepanitiaan

○ Semua panitia diharuskan berkerjasama dan siap untuk kelancaran kegiatan pameran.

◉ Penataan Ruang Pameran

○ Sebelum dilakukan penataan ruang pameran, panitia pameran terlebih dulu membuat rancangan fisik pameran. Hal
ini berfungsi untuk mengatur arus pengunjung, komposisi penataan yang serasi, pengaturan jarak pandang dan
tinggi rendah pandangan terhadap karya dua dimensi dan tiga dimensi.

17
Hal-hal teknis yang diperhatikan pada
pelaksanaan pameran

◉ Hal-hal teknis yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pameran, yaitu:

○ Gapura/gerbang
○ Parkir
○ Arus Perputaran Pengunjung
○ Kenyamanan
○ Stand peserta
○ Layanan informasi
○ Layanan pendukung (kafe, wartel, kantin, toilet, P3K)
○ Layanan Entertainment
○ Tata suara, lampu
○ Promosi
○ Tenaga SDM Profesional

18
Laporan kegiatan pameran

◉ Laporan kegiatan pameran secara tertulis dibuat oleh panitia pameran sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan
pameran. Laporan ini ditujukan kepada pihak yang bertanggungjawab terhadap segala kegiatan.

◉ Laporan berfungsi juga sebagai alat untuk mengevaluasi kegiatan pameran sehingga kelemahan dan kekurangan dalam
penyelenggaraan pameran dapat diperbaiki oleh panitia dalam kegiatan pameran pada masa yang akan datang.

19
Evaluasi kegiatan pameran

◉ Dalam mengevaluasi suatu pameran, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Evaluasi harus berdasarkan data dan informasi yang dapat dipercaya

2. Evaluasi membutuhkan perencanaan yang spesifik

3. Evaluasi harus melihat proses pelaksanaan kegiatan

20
Thank you!
Any question?

21
Evaluasi kegiatan pameran

◉ Kegiatan pengevaluasian pameran, hal-hal yang perlu evaluasi adalah:

◉ Analisis proses pelaksanaan kegiatan

◉ Evaluasi proses pelaksanaan kegiatan

◉ Evaluasi perangkat/instrumen kerja

◉ Evaluasi strategi pemasaran, penjualan, dll

22
Koordinasi pada pelaksanaan
pameran

◉ Koordinasi harus diperhatikan dalam penyelenggaraan pameran, antara lain:

◉ Komunikasi, Meeting, Hospitality

Komunikasi Meeting Hospitality

23
6 Layer an Event Experiences
(6 Lapis Pengalaman Event)

◉ 6 Layer an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event) merupakan model yang digunakan untuk memahami dan meningkatkan pengalaman peserta dalam suatu acara pameran untuk
kesuksesan pameran.
1. Antisipasi Kegiatan
○ Berkaitan dengan ekspektasi peserta terhadap acara jadi perlu persiapan rencana cadangan & cepat dalam pengambilan keputusan dalam menghadapi masalah.
○ Misalnya, jika Anda mengadakan konferensi teknologi, peserta mungkin berharap untuk mendapatkan wawasan terbaru tentang tren teknologi dan memiliki kesempatan untuk
berjejaring dengan profesional lain di bidang tersebut.
2. Kedatangan peserta
○ Berkaitan dengan kesan pertama peserta saat tiba di lokasi acara yaitu penyambutan, registrasi dan lain-lain
○ Misalnya, penyelenggara bisa menyediakan pendaftaran yang mudah dan cepat, serta menyambut peserta dengan ramah saat mereka tiba.
3. Atmosfir/Suasana Event.
○ Berkaitan dengan suasana pameran secara keseluruhan.
○ Misalnya, penyelenggara bisa menciptakan suasana pameran yang menunjang tema event dengan cara dekorasi yang menarik, pencahayaan yang baik, dan musik latar yang
sesuai.
4. Selera Peserta
○ Berkaitan dengan minat dan kebutuhan peserta. (penyesuaian segmen pasar)
○ Misalnya, Menyediakan berbagai jenis stand pameran yang menarik dan relevan dengan minat peserta. Selain itu jika peserta adalah profesional IT, penyelenggara bisa
menyediakan sesi yang membahas topik-topik terkini di bidang IT.
5. Aktivitas Event/Peserta.
○ Berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan peserta di pameran bisa berupa demo produk, presentasi, diskusi panel, atau workshop.
○ Misalnya, penyelenggara bisa menyediakan berbagai kegiatan interaktif, seperti workshop, diskusi panel, atau games.
6. Amenities/Souvenir.
○ Berkaitan dengan fasilitas dan souvenir yang diberikan kepada peserta, seperti tas goodie, brosur, atau merchandise dari pameran.
○ Misalnya, penyelenggara bisa memberikan tas goodie yang berisi barang-barang berguna atau souvenir yang menarik sebagai kenang-kenangan dari pameran sehingga Ini bisa
meningkatkan kepuasan peserta dan membuat mereka merasa dihargai.

24
Acuan Persiapan pameran

◉ Tema Pameran (dalam rangka apa, tujuan, materi, sasaran pasar)

◉ Diskusi (rencana penyelenggaraan, situasi lapangan yang sedang terjadi)

◉ Survey (lokasi, sponsor peserta, pengunjung, waktu)

◉ Perhitungan Keuangan (sponsor, stand, transaksi dagang peserta, tiket pengunjung)

◉ Penyusunan Proposal (ringkas, singkat, informatif, detil, menarik dan mudah mengerti)

◉ Pra Pelaksanaan (penyebaran proposal, publikasi, figure pembuka pameran, persiapan teknis, koordinasi SDM)

◉ Pelaksanaan (pencapaian target jumlah peserta, pengunjung, transaksi dagang, lancar, tertib dan berkesan)

25