PEMBUATAN PROPOSAL

TOR (TERM OF REFERENCE)

• Kata lain dari TOR adalah Kerangka Acuan
yang digunakan untuk menyusun sebuah
proposal dalam suatu kegiatan. Setelah
kerangka Acuan ditetapkan, maka Event
Organizer mulai menyusun pra-proposal
seperti contoh di bawah ini:
 TOR (TERM OF REFERENCE)
TOR
1 Konsep Kegiatan (Event Concept)
Maksud dan Tujuan
2 Jenis Kegiatan/ Type of Event
3 Judul kegiatan/ Title of Event
(Optional Title)
4 Tempat Kegiatan/ venue (Optional
Venue) (Gross/nett) dll.
Preliminary Proposal
Lebih rinci termasuk sasaran makronya
sama dengan di TOR
Harus dijelaskan, apabila kegiatannya
pameran seperti apa yang akan
diselenggarakan, pameran konsumen atau
pameran dagang atau lainnya.
Harus diuraikan alasan pemilihan judul
tersebut.
Dilengkapi dengan penjelasan alasan
pemilihan lokasi, luas yang diperlukan.
5 Tanggal Kegiatan/Hours (daily
opening, closing etc)
6 Penyelenggara/organizer
7 Pendukung/Supporting Organizer,
Intuition, endorser, officials, etc.
Termasuk Penjelasan apakah jam buka
kegiatan dibatasi bagi kalangan
tertentu/umum, jam upacara
pembukaan/penutupan, dll.
Apakah ada host organizer, excecutive
organizer (pelaksana), CoHost, dll.
Uraikan siapa saja yang mendukung
kegiatan ini, termasuk yang dinamakan
Official Steering Committee (kalau ada),
Official Freight Forwarder, Official Travel &
Ground Handling Service, Official Hotel,
pihak-pihak lain yang memberikan
endorsment, Official Supporting
Association/Organization/Intuition dan
Official lainnya. Kadangkala beberapa
official bisa menjadi Sponsor, contohnya di
Sport Event ada Official Drink, Official Time
Clock dll.
8 Sasaran peserta/ target attendee
9 Sasaran Pengunjung/ Target Visitor
(Audience)
10 Acara pendukung (Suplement
pelengkap/Programme & Occasion)
Dibagi berdasarkan bidang usaha
(Exhibition, Atendees etc) Line of
Business/Manufacture, Distributor, Agent,
dll), kategori produk/industri, geografis
(dalam/luar negeri dll), Informasi yang
lengkap dan jelas akan membantu kegiatan
Humas/promosi.
Diuraikan berdasarkan kelamin, usia,
domisili, golongan sosial, profesi, dll.
Tujuannya agar kegiatan humas/promosi
dalam rangka perolehan pengunjung bisa
terarah (targeted/narrowed).
Dalam pra proposal sebaiknya acara
pendukung harus sudah direncanakan,
agar mudah menyiapkan anggaran dan
penempatan lokasi kegiatan serta manfaat
kegiatan pendukung ini bagi kegiatan
utama.
11 Program Humas & Promosi (PR &
Promotion Programme)
12 Anggaran Biaya
13 Lain-lain, umum/others
Miscellaneous, general
Secara umum sektor ini sebaiknya
diuraikan dalam 3 (tiga) tahapan
a. Ex prom – Humas/promosi untuk
mendapatkan peserta kegiatan
(Exhibitor dll)
b. Vis Promo – Humas/ promosi untuk
mendatangkan pengunjung.
c. PaS – Humas/promosi selama kegiatan
berlangsung.
Perencanaan anggaran/ budgeting plan
yang disertakan di pra proposal hanya
ringkasan rencana anggaran, termasuk
rencana pendapatan. Pembiayaan
(budgeting plan & expenses sheet), rincian
anggaran lengkap/ final budgeting detail
baru akan dilampirkan di final proposal.
Visualisasi program humas/ promosi juga
baik untuk disertakan.
 PRA-PROPOSAL/PRELIMENARY
PROPOSAL
• Merupakan proposal yang belum tuntas dikemas
penampilannya. Penggunaannya tidak hanya untuk keperluan
internal, tetapi juga sudah dapat diajukan sebagai proposal
tahap awal kepada pihak-pihak tertentu, tetapi belum bisa
ditampilkan sebagai penawaran resmi ataupun untuk dijadikan
sales kit.
• Sebuah pra-proposal sudah bisa memberikan gambaran cash
flow perusahaan dalam satu tahun mendatang, apabila semua
pameran yang direncanakan sudah disusun dalam format Pra-
proposal.
• Pra-proposal juga bisa dijadikan bahan penyusunan sales kit
maupun informasi yang akan disebarluaskan untuk keperluan
public relation & promotion (baik di media cetak, media
elektronik maupun media internet).
 FINAL PROPOSAL
• Adalah sebuah penyempurnaan dari Preliminary
Proposal yang sudah dikemas secara baik dan layak
diajukan sebagai sebuah penawaran, misalnya
dalam penawaran sponsorship, permohonan
endorsement atau official supporting letter dan lain-
lain. Konsep penampilannya adalah formalitas.
Biasanya berukuran A4 (210mmx297mm) dan
dicetak secara manual (computer print out),
dilengkapi dengan sampul berwarna dan dijilid
secara manual pula (metal/plastik/ring binder dll)
 Isi Proposal Pameran
1. Tujuan pameran berisi alasan dan maksud dari
pameran tersebut diadakan.
2. Nama, alamat dan nomor telepon Event
Organizer pameran.
3. Tema, lokasi dan waktu pameran.
4. Denah ruangan pameran.
5. Ukuran-ukuran dan harga stand (event organizer
dapat menawarkan kepada peserta harga paket
maupun harga sewa per meter persegi)
6. Sarana promosi: jumlah pemasangan iklan di
media massa, brosur, undangan, web site,
banner atau media luar ruang seperti baliho,
spanduk, selain itu juga media promosi
pendukung yang akan dibuat seperti: souvenir
topi, T-shirt, jaket, ballpoint, dan sebagainya.
Dalam proposal dijelaskan jumlah promosi yang
akan dilakukan, bagaimana bentuk, ukurannya
dan jumlahnya serta tempat pendistribusian.
7. Peraturan dari event organizer dan pengelola
area pameran seperti tanggal dan jam masuk
barang, keluar barang, pembuatan partisi,
design stand, kewajiban mengisi formulir
untuk penitipan barang pameran di malam
hari. Kewajiban penggunaan name tag untuk
memasuki arena pameran dan sebagainya.
8. Susunan dan jadwal acara-acara yang akan
disajikan dan personil yang akan tampil pada acara
tersebut dan sebutkan pula acara tersebut akan
berlangsung di panggung, di ruang khusus atau di
dalam stand.
9. Cara pembayaran sewa stand pameran: Bertahap
seperti menyerahkan uang muka dan pelunasannya
sebelum atau pada saat pameran berlangsung dan
menggunakan transfer rekening atau pembayaran
langsung.
10.Daftar tim kerja atau panitia yang terlibat pada
pameran tersebut.
11.Perkiraan biaya penyelenggaraan pameran yang
terdiri dari perkiraan pemasukan dan
pengeluaran seluruh kegiatan pameran.
12.Target peserta pameran.
13.Target pengunjung yang akan datang sehingga
para peserta mengetahui target pasar yang akan
diraih.
14.Peluang kerja sama dan penawaran paket
kepada para sponsor.
15.Fasilitas yang diperoleh: ruang full AC, meja,
kursi, penerangan, aliran listrik, karpet, karcis
parkir gratis, karcis toilet.
• Pihak event organizer juga dapat menyediakan tenaga paruh
waktu bagi perusahaan peserta pameran yang akan berfungsi
sebagai penjaga stand pameran. Sebagai catatan, bila pameran
ini bukan yang pertama kali diadakan, maka sertakan pula foto
dokumentasi dari pameran sebelumnya untuk memberi
gambaran kepada pihak yang terkait.
• Bila pameran berskala nasional, sebaiknya terdapat kata
sambutan tokoh yang berkaitan dengan pameran tersebut untuk
memberikan keyakinan kuat bahwa pameran tersebut
mempunyai reputasi baik. Proposal ini disiapkan untuk diberikan
kepada calon peserta pameran, para sponsor, lembaga atau
instansi pemerintah atau organisasi pendukung.
 SALES KIT
• Adalah sebuah final proposal yang dikemas
khusus untuk keperluan penjualan pameran
tersebut.
• Design dan konsep penampilannya akan sangat
berlainan karena perwajahan komersial dan
atraktif merupakan salah satu kunci
keberhasilan sebuah sales kit.
• Pada umumnya dicetak dengan mutu dan
design yang dirancang secara profesional.
• Penampilannya sangat atraktif dan dibuat oleh
seorang perancang grafis (Graphic designers)
yang ahli di bidangnya. Ukuran sales kit sangat
bervariasi, tetapi kebanyakan berukuran A4
(210mmx297mm) atau lebih kecil bahkan
dilengkapi dengan tempat untuk formulir.