Week X:

Bidding document
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par
Pengertian bidding

◉ Bidding merupakan penawaran penyelanggaraan MICE yang dibuat oleh perusahaan MICE organizer untuk sebagai
tuan rumah penyelenggara.

◉ Menurut Kesrul tentang “Meeting, Incentive Trip, Conference, dan Exhibition Bidding adalah proses dimana seorang
organizer mengajukan permohonan untuk mengundang diselenggarakannya kegiatan MICE, selanjutnya permohonan
itu menjadi sesuatu yang resmi setelah didokumentasikan.

◉ Bidding merupakan surat penawaran penyelenggara MICE (meeting, incentive, convention, and exhibition) yang
dibuat oleh perusahaan MICE seperti Event Organizer dengan tujuan untuk perbandingan calon klien untuk
menyeleksi Event Organizer yang akan dipilih sebagai tuan rumah penyelengaran event.

2
Persyaratan bidding

◉ Sebelum membuat suatu penawaran (bidding) terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi dan diperhatikan.
◉ Menurut Silvy T. Sambuaga (2018) dalam dikutip dari dalam buku petunjuk penyelenggaraan Konvensi di Indonesia
Tahun 1997-1998, Direktur Jenderal Pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut:
1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision makers) dari penyelenggara MICE dengan mengajukan suatu
bidding
2. Dokumen bidding harus mengandung :
○ Surat pengantar sponsor
○ Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut
○ Keterangan perihal fasilitas penyelenggaraan MICE yang tersedia
○ Perkiraan biaya, program-program, kemudahan-kemudahan dalam penyelenggaraan MICE

3
Persyaratan bidding

3. Bila bidding disetujui, maka bentuklah komite pengarah (stering commite), yang menerima sasaran dan asistensi dari:
○ Perusahaan penerbangan (airlines)
○ Pejabat pariwisata (tourism authoities)
○ Biro konvensi (convention bureau)
○ Konsultan profesional (profesional consultants)

4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui:

○ Perkiraan jumlah peserta
○ Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial, program untuk para istri dan anak-anak serta
tamu-tamu VIP)
○ Penentu lokasi
○ Penentu jadwal
○ Penyusunan anggaran sementara

4
Persyaratan bidding

5. Pembentukan komite pelaksana serta sekretariat dan subkomitenya.

○ Di Indonesia, peraruran teknis operasional penyelenggaraan MICE telah diatur pemerintah Indonesia melalui instansi
terkait, namun untuk kegiatan persidangan konvensi berskala internasional, penawaran atau bidding bisa datang dari
berbagai negara yang ingin menjadi tuan rumah penyelenggara kegiatan.

5
Persiapan bidding

◉ Terdapat beberapa hal yang perlu dipersiapkan dalam mengajukan sebuah bidding. Hal-hal tersebut juga mempengaruhi
kesuksesan dalam memenangkan suatu bidding menurut M.Kesrul (2004:66) hal-hal yang perlu disiapkan, yaitu :

1. Menentukan sasaran

○ Asosiasi atau organisasi

○ Company atau corporate

EO Perlu memiliki database yang lengkap mengenai daftar nama dan alamat dari seluruh asosiasi atau organisasi dan
perusahaan/corporate yang potensial beserta jadwal pertemuannya.

2. Mengirimkan Company Profile

○ Sebagai awal perkenalan, perlu melakukan komunikasi melalui surat menyurat yang dilengkapi dengan company profile
organisasi atau perusahaan kepada seluruh sasaran yang kita anggap potensial.

6
Persiapan bidding

◉ Lanjutan:

3. Menyiapkan Bid Docoment (proposal), Bid Document dikemas dalam format ekslusif yang berisikan:

○ Surat pengantar dari organisasi yang akan mensponsorinya.

○ Message dari pejabat pemerintah yang membidangi dan ada hubungan dengan penyelenggaraan pameran tersebut.

○ Informasi mengenai sarana dan fasilitas konvensi dan pameran bila diperlukan.

○ General Information, seperti way of life, jumlah penduduk, iklim, cuaca, mata uang bahasa, dan lain-lain.

○ Perkiraan biaya penyelenggaraan konvensi, bila diperlukan.

○ Program yang siap disajikan kepada para peserta termasuk spouse/accompanying.

7
Persiapan bidding

◉ Lanjutan:
4. Pengajuan Bidding
○ Pengajuan bidding bisa langsung atau tidak langsung.
○ Penawaran langsung: menyampaikan secara resmi kepada pengambil keputusan saat pertemuan berlangsung.
○ Penawaran tidak langsung: mengirimkan proposal event.

5. Bidding langsung
○ Penawaran langsung lebih efektif karena ada kesempatan berinteraksi dengan klien.
○ Lebih baik lagi jika mengadakan jamuan untuk pengambil keputusan.
○ Jika penawaran diterima, siapkan materi presentasi sesuai dokumen penawaran.

8
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Hal-hal yang harus dilengkapi dalam proposal sesuai dengan skala konvensi adalah sebagai berikut.

1. Konvensi Internasional dan Regional

○ Untuk melengkapi proposal bidding konvensi internasional dan regional, maka beberapa hal berikut harus dimasukkan dan
dibuat serinci mungkin, yaitu sebagai berikut.

■ Alasan mengapa Indonesia patut dipilih.

■ Panitia lokal.

■ Kota/daerah di mana even tersebut akan diselenggarakan

● Kondisi layak suatu kota dijadikan lokasi konvensi

● Akses menuju kota tersebut

● Jarak kota tersebut seperti dari Jakarta atau Airport Internasional

● Kondisi musim daerah

● Budaya dan ragamnya

9
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Hal-hal yang harus dilengkapi dalam proposal sesuai dengan skala konvensi adalah sebagai berikut.

■ Rencana program.

■ Hotel/Venue.

■ Hotel satelit untuk akomodasi peserta.

■ Tema konvensi dan program ilmiah.

■ Para pembicara dan judul makalah masing-masing.

■ Program peserta pendamping.

■ Program sosial.

■ Tour/pasca konvensi.

■ Rencana anggara (budget).

■ Biaya pendaftaran (registrasi).

10
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Hal-hal yang harus dilengkapi dalam proposal sesuai dengan skala konvensi adalah sebagai berikut.

2. Konvensi Nasional

○ Proposal yang perlu dipersiapkan sehubungan dengan penyelenggaraan suatu event yang berskala nasional adalah sebagai
berikut.

■ Tanggal, bulan dan tahun penyelenggaraan

■ Tempat/daerah

■ Hotel/venue

■ Transportasi

■ Registrasi (biaya pendaftaran)

■ Pembicara

■ Materi persidangan

■ Jadwal sidang
11
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Hal-hal yang harus dilengkapi dalam proposal sesuai dengan skala konvensi adalah sebagai berikut.

3. Asosiasi Profesi Internasional

○ Sebelum disusun proposal bidding, terlebih dahulu harus mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan asosiasi internasional
yang menyelenggarakan kongres tersebut, meliputi.

■ Alamat lengkap yang bisa dihubungi baik melalui pos, telepon dan faksimili.

■ Nama sekretaris jenderal dan alamatnya.

■ Riwayat singkat berdirinya asosiasi tersebut.

■ Tujuan dan objektivitasnya

■ Struktur organiasi

12
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Hal-hal yang harus dilengkapi dalam proposal sesuai dengan skala konvensi adalah sebagai berikut.

3. Asosiasi Profesi Internasional

■ Selain itu, perlu juga diketahui data dan informasi yang berkaitan dengan kongres tersebut, misalnya:

● Sudah berapa kali dan di mana kongres serupa diselenggarakan.

● Berapa tahun sekali diadakannya.

● Jumlah peserta dari kongres-kongres yang pernah diselenggarakan (minimal 3 kongres sebelumnya).

● Tema dan tujuan dari masing-masing kongres yang sudah diselenggarakan.

● Bahasa yang dipergunakan selama kongres berlangsung.

● Alat bantu yang dipergunakan seperti OHP, Slide, Simultaneous Interpreting System (SIS), komputer dan
sebagainya.

● Sistem keuangan.

● Tata cara upacara pembukaan dan penutupan kongres.

13
Persiapan Bidding Event Konvensi

◉ Untuk menyukseskan suatu kegiatan konvensi yang berskala internasional yang diselenggarakan oleh sebuah asosiasi internasional,
maka sekretariat asosiasi internasional dan panitia lokal masing-masing memiliki tanggung jawab dan wewenang yang saling
berkaitan erat dan saling mendukung.

1. Asosiasi Internasional: memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut.

○ Membuat rencana acara konvensi.
○ Profesionalisme.
○ Sistem keuangan dan persetujuan budget.
○ Pendapatan dari hasil kongres.
○ Penggandaan dan penyebaran semua hasil kegiatan konvensi.
○ Komunikasi dan kehumasan konvensi.

14
Persiapan Bidding Event Konvensi

2. Panitia lokal: memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut.

○ Mengelola pemasukan dan pengeluaran keuangan sesuai dengan budget.
○ Membuat dan menyebarkan semua dokumen konvensi sebelum dan pada saat konvensi berlangsung.
○ Menyiapkan ruangan konvensi dan perlengkapan audiovisual.
○ Menandatangani kontrak kerja sama dengan pihak-pihak terkait.
○ Menyiapkan tenaga staf, sebelum dan selama konvensi berlangsung yang meliputi tenaga supervisi teknisi, registrasi, tour,
kasir, penerjemahan, dan lainnya.
○ Menyediakan alat-alat bantu penerjemah (simultaneous interpreting system).
○ Promosi.
○ Pendaftaran peserta.
○ Sosial program.
○ Penyediaan kamar hotel.
○ Pre/post congress tour.
○ Press release.
15
Proses bidding international
Proses bidding nasional
Negosiasi bidding document

◉ Negoisasi kontrak dengan pihak ketiga harus memiliki data

historis yang berkaitan penyelenggaran event sebelumnya.

◉ Sebelum negosiasi penyelenggaran harus meneliti secara

seksama mengenai:
○ Struktur harga
○ Fasilitas
○ Penyelenggara lain yang pernah melaksanakan ditempat
tersebut
○ Harga nilai dollar
○ Kebijakan dan perbandingan harga

18
Tahapan negosiasi

Membangun hubungan yang

Pra-negosiasi Masuk
efektif dengan pihak lain

Mempelajari proses tawar

Mencapai kesepatakan Membuat konsesi
menawar

19
Cara menyukseskan & memenangkan
persaingan bidding

◉ Dalam membuat suatu bidding, diperlukannya strategi yang benar agar penawaran kita dapat diterima oleh klien.
Menurut Richards, Greg & Lénia Marques (2015) terdapat lima (5) kriteria menyukseskan suatu bidding, yaitu:
1. Membentuk team yang berkompeten dalam pembuatan proposal.
2. Membuat presentasi yang sangat baik dan menarik untuk klien.
3. Membuat setiap proposal seunik mungkin sehingga menjadi beda dari yang lain.
4. Menunjukan rekam jejak event-event besar yang sebelumnya sudah pernah di kerjakan kepada klien.
5. Membantu organisasi lain untuk membuat tawaran yang lebih baik.

20
Thank you!
Any question?

21
Proses perencanaan event

◉ Bidding adalah merupakan invitasi undangan penawaran penyelenggaran event oleh penyelenggara sebagai
tuan rumah (host)

◉ Proposal adalah blueprint from which the event is built

◉ Aspek-aspek bidding:
○ Aspek umum
○ Aspek teknis
○ Transportasi
○ Organisasi
○ Financial

22
Outline proposal bidding

◉ Draft outline proposal bidding:

○ Cover letter: Surat pengantar yang berisi penjelasan singkat mengenai proposal.
■ Contoh: Menjelaskan maksud dan tujuan proposal.
○ Destination review: Ulasan singkat mengenai destinasi.
■ Contoh: Lokasi, iklim, budaya, daya tarik wisata.
○ Hotel information: Informasi mengenai hotel yang diusulkan.
■ Contoh: Nama, lokasi, fasilitas, tipe kamar.
○ Detailed day-to-day itinerary: Rincian jadwal perjalanan per hari.
■ Contoh: Tanggal, waktu, dan deskripsi kegiatan.
○ Grid: Tabel yang berisi ringkasan kegiatan per hari.
○ Cost summary breakdown sheet: Rincian biaya per komponen.
■ Contoh: Akomodasi, transportasi, makan, aktivitas.

23
Outline proposal bidding

◉ Lanjutan Draft outline proposal bidding:

○ Detailed program inclusion: Rincian hal yang sudah termasuk dalam program.
■ Contoh: Tiket, akomodasi, makan, guide.
○ Food and beverage: Daftar makanan dan minuman yang disediakan.
○ Detail list of what is not included: Daftar hal yang tidak termasuk.
■ Contoh: Tips, souvenir, asuransi.
○ Program options and enhancement: Usulan program opsional.
■ Contoh: Optional tour and activity.
○ Company profile: Profil singkat perusahaan.
○ References: Referensi klien sebelumnya.
○ Back up material: Informasi pendukung seperti brosur, peta, dll.

24
Contoh Proposal Bidding
Konvensi dan Pameran
Kota Bandung Kota Denpasar
Draf Draf
• Latar belakang: Isu internasional, nasional, regional • Latar belakang
• Tantangan • Isu International
• Nama program • Isu national dan isu regional
• Tema • Tantangan
• Tujuan program • Nama program
• Target prospek • Tema
• strategi • Tujuan program
• Manfaat/ benefit • Target prospek
• Bentuk program: utama dan pendukung • Strategi
• Publikasi dan promosi • Manfaat./benefit
• Struktur organisasi • Bentuk program
• Pendanaan • Publikasi dan promosi
• Penutup • Struktur organisasi
• Pendanaan
• Penutup
25
 Week X:
Bidding document
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par