Profile - BGP PT Buana Gelar Pariwicara, salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Meeting, Incentive, Congress dan

Exhibition (MICE) serta Launching Product, Outing, Gathering dan lainnya. PT Buana Gelar Pariwicara (d/h MICE Division PT Bayu Buana,Tbk) telah berpengalaman sejak tahun 1984 dalam menangani acara besar. Selain itu, perusahaan induk PT Buana Gelar Pariwicara PT Bayu Buana, Tbk; merupakan perusahaan di bidang perjalanan wisata yang memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan mempunyai kantor cabang di Jakarta, Bogor, Cilegon, Bandung, Semarang, Surabaya, Balikpapan, Sanggata dan Denpasar, serta afiliasi biro-biro perjalanan di luar negeri. PT Buana Gelar Pariwicara sebagai salah satu perusahaan yang sudah berpengalaman dalam penanganan kongres dan sudah mendapatkan lisensi dari Pemerintah, dapat membantu Anda dalam penanganan Meeting, Incentive, Congress, Exhibition yang akan Anda selenggarakan. A. Sebagai Konsultan Official Congress Organizer sebagai konsultan dari Panitia dalam manajemen kongres, yaitu: I. Perencanaan (Planning), antara lain: - pemilihan waktu dan tempat - pembentukan panitia - penyusunan anggaran keuangan - penyusunan program kerja II. Pengorganisasian (Organizing): - Menentukan pembagian kerja di antara anggota panitia - Menentukan sistem administrasi: * Keuangan * Registrasi * Surat menyurat * Kearsipan III. Pengawasan dan pengontrolan (Controlling), antara lain: - Memberikan usulan kepada Ketua Panitia untuk mengadakan meeting dengan masing- masing bidang kepanitiaan secara rutin, dan bila diperlukan di luar meeting rutin. - Mencatat semua keputusan meeting dan mengecek pelaksanaan dari keputusan tersebut untuk dilaporkan pada meeting berikutnya sebagai evaluasi dari pelaksanaan keputusan tersebut. B. Sebagai Pelaksana

I. Perizinan: - Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku. - Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah. - Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah. II. Perencanaan: - Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara keseluruhan. - Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres. III. Penyambutan di Bandara: - Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane - Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP selama kongres berlangsung. - Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh para gadis dengan berpakaian adat. - Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian atau Reog Ponorogo gegap gempita. IV. H o t e l : - Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk mengadakan block booking atas semua fasilitas hotel yang diperlukan termasuk alat alat audio visual. - Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel untuk mendapatkan tariff khusus untuk kongres. - Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel kepada para peserta. - Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel agar dalam pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar. - Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama kongres berikut harganya. - Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan. - Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan. - Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan kamar hotel. - Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang bersangkutan dan menyerahkan uang muka pemesanan. - Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan hotel bila diperlukan. V. Makanan dan Minuman : - Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan event berlangsung - Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga khusus kepada para peserta yang menginap di hotel tersebut. - Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran selama event berlangsung. VI. Pendaftaran Peserta: - Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan. - Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta dengan sistim yang disetujui panitia. - Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta. - Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian dengan panitia.

VII. Keuangan: - Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan meminta persetujuan panitia. - Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim yang telah ditentukan bersama panitia. VIII. Sekretariat: - Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan panitia sebagai sekretariat kongres sesuai kebutuhan. - Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui telex, telepon dan facsimile. - Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi catatan catatan dan korespondensi. - Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada peserta saat registrasi ulang. - Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di tempat kongres. - Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres. - Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun laporan. - Menyusun laporan apabila kongres selesai. IX. Ilmiah: - Membantu Seksi Ilmiah : - Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres. - Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua sidang dan sekretaris sidang. - Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan. - Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan. - Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada kesalahan teknis bersama petugas hotel. X. Transportasi: - Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk penjemputan dari airport, shuttle service hotel venue hotel, acara sosial dan tour. - Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di airport untuk diantar ke hotel. - Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue hotel. - Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di tempat kongres. XI. Acara Sosial: - Mengurus tempat upacara pembukaan dan penutupan, menurut sistim dan protokoler yang berlaku. - Menghubungi artis untuk acara malam kesenian (cultural evening), pesta selamat datang (welcome party) dan pesta perpisahan (farewell party). - Memesan dan merekonfirmasi lokasi untuk field trip / technical visit. - Memberikan masukan kepada panitia untuk acara-acara tertentu (permainan-permainan) yang diperlukan untuk acara. XII.Tour dan Acara Pendamping: - Menyusun acara tour dan ladies program. - Menerima pendaftaran untuk acara tersebut. - Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.

XIII.S p o n s o r : - Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk panitia. - Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia. XIV.Pameran: - Menghubungi kontraktor booth pameran. - Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran. - Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran. - Mengawasi saat booth didirikan. XV. Publikasi: - Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau pelaksanaan acara tersebut. - Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan dan penayangan iklan kongres. - Mengirimkan poster ke alamat-alamat sesuai petunjuk panitia. Disamping itu untuk menangani acara tersebut di atas tentunya akan menyita banyak waktu, tenaga, pikiran dan juga biaya, seyogyanya Anda tidak harus kehilangan semua itu, sehingga tidak menggangu kegiatan pokok yang lebih penting daripada penanganan acara tersebut, sementara acara itu pun harus tetap berjalan lancar dan sukses, percayakanlah pada Kami. PT Buana Gelar Pariwicara MICE Division of PT Bayu Buana Tbk Jl. Ir. H. Juanda III No. 2A , Jakarta 10120 - Indonesia Phone : + (62 21) 3801705, 3455332 ext 270 - 274 Fax : + (62 21) 3517432, 3861955 Email : bgp@bayubuanatravel.com Visit us at : http://www.bayubuanatravel.com