URAIAN TUGAS PANITIA

PERESMIAN GEDUNG BARU RS. SANTA CLARA,

PESTA NAMA PELINDUNG RS. SANTA CLARA & HUT RI KE 71

1. Penasihat
- Sebagai badan pertimbangan untuk semua acara & kegiatan
- Memberi masukan kepada Panitia agar acara berjalan dengan baik

2. Ketua Panitia
- Bertanggung jawab atas semua kegiatan
- Memimpin rapat dan mengambil keputusan dalam rapat
- Mengkoordinir semua petugas/ seksi dalam kepanitiaan
- Mengkomunikasikan hasil rapat kepada pejabat terkait (Ketua Pengurus Yayasan & Direktur)
- Membuat laporan pertanggung jawaban pada akhir kegiatan/ kepanitiaan

3. Wakil Ketua
- Membantu Ketua Panitia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
- Menggantikan tugas Ketua Panitia pada saat dimana Ketua tidak dapat hadir, dalam rapat maupun
saat kegiatan berlangsung

4. Sekretaris
- Menyiapkan rapat, antara lain membuat undangan, daftar hadir, notulen, menyiapkan tempat dan
konsumsi rapat
- Membuat surat surat untuk lingkup internal maupun eksternal
- Membuat proposal kegiatan
- Mengarsipkan dokumen-dokumen kegiatan
- Membantu Ketua Panitia dalam membuat laporan pertanggung jawaban

5. Bendahara
- Mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan
- Menyimpan/ mengarsip bukti transaksi : kuitansi, nota, dsb
- Berkoordinasi dengan donatur/ penggalian dana
- Melayani permintaan uang dari Panitia sesuai dengan proposal yang diajukan
- Membuat laporan keuangan

6. Pengarah Acara
- Memberikan pertimbangan dan arahan kepada seksi acara supaya acara berjalan dengan baik
- Berkoordinasi dengan seksi acara

7. Seksi Acara
- Berkoordinasi dengan pengarah acara
- Menyiapkan dan berkoordinasi dengan petugas terkait : MC, penerima tamu, pengisi acara,
dekorasi, dokumentasi, perlengkapan, dsb.
- Merancang dan membuat konsep kegiatan
- Membuat rundown/ susunan acara
- Menentukan segmen & jumlah peserta : tamu undangan, karyawan, warga, peserta, dll.

8. Seksi Liturgi
- Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan Misa
- Berkoordinasi dengan Romo, Paduan Suara dan petugas yang lain
9. Koordinator koor
- Mengkoordinir anggota paduan suara untuk Misa dan acara yang lain
- Berkoordinasi dengan Sie Liturgi dan Sie Acara

10. Koordinator Penerima Tamu

- Menyiapkan dan mengkoordinir penerima tamu
- Menyiapkan seragam untuk penerima tamu
- Menyiapkan buku tamu
- Membuat lay out untuk penerima tamu
- Menyiapkan ruang transit untuk tamu yang tidak mengikuti Misa
- Membagi tugas kepada para penerima tamu
- Berkoordinasi dengan Sie Acara

11. Seksi Dekorasi Altar

- Menyiapkan tempat dan dekorasi Altar untuk Misa
- Berkoordinasi dengan Sie Liturgi

12. Seksi Dekorasi Umum

- Menyiapkan dekorasi untuk kegiatan/ acara selain Misa/ dekorasi Altar
- Berkoordinasi dengan Sie Acara dan Sie perlengkapan

13. Seksi Dokumentasi

- Mendokumentasikan semua kegiatan dengan kamera dan video
- Mengedit dan mencetak hasil dokumentasi sebagai laporan
- Menghindari permintaan foto narsis yang membuat acara gaduh
- Berkoordinasi dengan Sie Acara

14. Seksi Konsumsi

- Menyiapkan konsumsi untuk setiap acara
- Menyediakan permintaan konsumsi dari Panitia : untuk rapat, kerja bakti, dll
- Berkoordinasi dengan vendor/ supplier supaya konsumsi sesuai dengan pesanan dan tepat waktu
- Mengatur pendistribusian konsumsi
- Berkoordinasi dengan Sie Acara dan Panitia lain

15. Seksi Perlengkapan

- Menyiapkan perlengkapan untuk semua acara/ kegiatan
- Berkoordinasi dengan vendor : Terop, sound system, dll
- Melakukan pengecekan perlengkapan sebelum acara dimulai
- Berkoordinasi dengan Sie Acara, Sie Kemanan dan Sie Kebersihan

16. Seksi Keamanan

- Menjaga keamanan pada saat persiapan sampai dengan acara/ kegiatan selesai
- Menjaga keamanan perlengkapan dan sarana pra sarana rumah sakit
- Mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan
- Berkoordinasi dengan aparat kepolisian dan petugas parkir
- Berkoordinasi dengan Sie Acara dan Panitia lain

17. Seksi Kebersihan

- Memastikan kebersihan lokasi kegiatan/ acara sebelum, pada saat acara dan selesai acara
- Berkoordinasi dan melakukan kerja bakti dengan urusan CS rumah sakit
- Berkoordinasi dengan Sie Acara dan Panitia lain